時間：2022-10-23 15:48:36
序論：在您撰寫辦公室工作建議時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
【關鍵詞】辦公室；行政管理；員工素質
1 辦公室行政管理工作的重要作用
1.1 它是組織上傳下達的咽喉
從行政管理角度看辦公室工作，主要完成的是上級部門下達的各項行政工作，處理的是領導和各部門工作人員之間的關系。辦公室是一個組織內的重要助手，其助手作用體現在：辦公室結合本單位的實際情況來貫徹和執行上級機關部署的各項任務和工作，并且監督檢查實施落實的結果。辦公室是一個組織內的重要參謀，其參謀作用表現在：辦公室工作人員的重要工作之一是深入員工，了解基層情況和需求，廣泛聽取基層意見和建議，及時向相關領導提出建設性意見，提出改進建議。
1.2 它是組織協調左右的紐帶
辦公室是一個綜合性的辦事部門，是保證組織正常運轉的中介和橋梁。辦公室在組織內通常大量地溝通上下工作，聯系部門工作人員，通過對事務和工作人員的合理、及時銜接，來完成上級下達的各項任務。鑒于上級下達事務的時效性和重要性不同，辦公室工作的重點就要放在快捷、周密，以及規范地對其進行傳達和實施。隨著工作節奏的不斷加快，辦公室協調左右的紐帶作用也日益明顯。作為組織服務的核心的辦公室，辦公室的天職是服務組織，立足于服務組織是辦公室工作的主要特點之一。辦公室的服務作用首先體現在為領導服務，辦公室從屬于相關領導機關，服務于領導是每個員工的工作職責。辦公室行政工作就是為組織和領導提出科學合理、及時有效的意見和建議。其次是為組織和基層服務，辦公室工作及時地掌握組織的決策方向和基層的需求情況，為解決組織和基層存在的問題出謀劃策。最后是為員工服務，辦公室工作中對外工作的部分即是為員工服務的體現。簡言之，辦公室是組織行駛服務職能的核心。
2 辦公室行政管理工作的現狀和存在的問題
2.1 辦事效率低下，不能及時地上傳下達
作為一個綜合全面的辦事機構，辦公室行政工作在宏觀層面，肩負著傳達、執行、監督和服務等諸多方面的整體職能；在微觀層面，擔負著起草文件、處理文書、傳遞信息和進行接待等眾多事務。通常是組織承上啟下、協調左右和聯系內外的橋梁和樞紐。在改革開放日益深化的今天，各組織的職能劃分越發清楚、各司其職，各部門的分工也越發細致。@樣的職能劃分導致眾多的機構辦公室行政工作承擔組織事宜，上級機關傳達的任務和精神層層下達，中間經過眾多的部門和人員，造成不必要的時間浪費。所以，隨著辦公室行政工作的細致劃分，導致上級命令和精神下達的程序變得繁瑣，時間花費更長，從而降低了辦公室行政工作的效率。
2.2 辦公室行政工作人員工作能力較差
辦公室行政工作事務繁多而瑣碎，因此有部分工作人員對待工作缺乏認真求實的精神，得過且過。面對上級下達的任務和精神，出現與自己意見相左的情況時，不能做到客觀對待，主觀上產生敷衍情緒，導致潦草處理的結果。同時，面對當今社會金錢物質等各方面的誘惑，部分工作人員不能正確對待，以至于步入的歧途。另外，還有個人能力方面的問題，有的工作人員辦事馬虎、缺乏嚴謹細致的品質，導致辦公室行政工作的執行不能沿著預期的軌道進行和發揮作用。最后，辦公室行政人員服務員工的意識不夠強烈，甚至認為為員工服務是員工有求于自己，在工作中出現“擺架子”、“端姿態”的不良現象。以上這些辦公室行政工作人員個人能力和品格方面的問題是他們工作能力不夠、工作素質較低的體現，這些問題都有待在日常工作中不斷改進。
3 做好辦公室行政工作的建議
3.1 精簡辦公部門和機構，提高辦事效率
要提高辦公室行政工作的辦事效率，首先要做的是精簡辦公機構和部門。減少中間部門的設置，才能使命令、精神的下達更加地快捷和有效。與此同時，辦公室行政工作要切實負責起本業務系統的本職工作，每一環節的工作都及時準確地進行銜接和處理，才能做到各個機構部門的協調一致。各部門和機構只有找到并且認識清楚辦公室行政工作的特定內容和職能，才能樹立起全局觀念，從而積極努力地為領導辦事、為基層服務、為員工謀利。簡言之，辦公室行政部門要對機構的設置進行精簡，各職能部門要各司其職，才能提高自身辦事效率，以自己良好的“服務”形象，為組織內外“做實事”，為基層為員工“辦大事”。
3.2 加強對辦公室行政工作人員的培訓，提升員工素質
作為辦公室行政工作人員，為了適應辦公室工作的新要求，首先要一如既往堅持學習，培養自己觀察、分析和解決問題的能力。辦公室繁雜的工作事務不僅要求工作人員要能高效處理好急需解決的事務，還要當好領導的助手和參謀。同時始終保持自己良好的工作態度，從被動工作逐漸轉變為主動工作，探索做好行政工作的新方法和好路子。還要注重對新知識的學習、新問題的研究，用新的有用的知識去解決新的問題，做到與時俱進。最后，還要樹立和加深全心全意為人民服務的思想，提高自己的服務能力，在繁雜的工作中甘于吃苦、樂于奉獻、敢為人先，提高自己的工作能力和工作素質，充分發揮自己的價值。
4 結束語
辦公室行政工作是一個組織機構不可或缺的工作環節，它對組織機構的正常運轉和各項事務的順利處理，起著承上啟下的橋梁作用，是協調左右的紐帶和服務工作的核心。但是現階段辦公室行政工作的問題在于，機構的繁復和人員的冗雜造成的辦事效率低下、工作人員素質有待提高，以及外界社會認知的偏頗。針對這些問題，辦公室行政機構需要精簡和規范，以提高辦事的效率；工作人員要不斷學習、樹立正確的思想意識，以更好地進行行政工作；同時，各機構部門要努力糾正外界社會的認知偏頗，使之成為自己完善工作的不竭動力。只有這樣，才能充分體現和發揮辦公室行政工作的積極作用。
【參考文獻】
關鍵字：高校；院(系)辦公室管理；對策
中圖分類號：G451 文獻標識碼：A
1．高校院(系)辦公室管理工作的特點
1．1事務繁雜
院(系)辦公室的工作繁多復雜，但大體可分為教學管理和行政管理兩部分。教學管理包含教務管理、學籍管理、成績管理、教學檔案管理、教學督導、教學工作量核算等內容，它不但要協助系部領導做好教學管理工作。還要協調與主管部門的業務關系，既要對教師、學生做到熱情服務，又要對細小的工作一絲不茍、精益求精，否則就會給教學工作帶來不便。行政管理除了教學管理外，其他工作原則上都要歸并其中，諸如公文收發、會議通知、水電維修、設備維護、安全衛生、統計報表、日常考勤、津貼發放、教學辦公資金的管理以及有關科室工作督促檢查等，每一項工作看起來都很瑣碎，但都很重要，缺一不可。
1．2組織和協調作用
院(系)辦公室是系部管理工作過程中的中樞部門。從行政管理體系的縱向看，院(系)辦公室面對下屬各教研室及相關科室；從行政管理體系的橫向看，院(系)辦公室面對學校各黨務機關和行政部門。為使系部所屬各教研室在教學科研和其它活動中與學校各黨務機關及行政職能部門思想、行動保持一致，就要通過院(系)辦公室(在系部黨政領導的指揮下)對全系部所屬的各教研室及相關科室甚至各位教師進行協調，使全系部的各種活動統一到黨及領導機關的總體目標上來。院(系)辦公室在全系部的行政管理系統中所處的這個特殊位置，決定了它必須承上啟下、聯系內外、溝通左右，協調好各方面的關系，保證全系部的教學、科研工作及其它活動順利進行和高效運作。
1．3參謀和智囊作用
院(系)辦公室的首要工作是經常參與研究系部里的重大問題，及時向系部黨政領導反映情況，并提出建議。特別是在學校內部體制深化改革的過程中，系部作為辦學主體，會有許多新的決策要出臺。這些新的決策，一方面要以學校的規章制度為依據，另一方面還要借鑒其他高校及校內各系的經驗，同時更要結合本系部的實際情況及專業特色來制定適合本系部發展的策略。因此在系部黨政領導決策之前，院(系)辦公室應該協助領導調查研究，搜集信息并加以分析，綜合各方面的情況，提出可供參考的建議和方案。因此，要十分重視做好日常信息的搜集和整理工作，掌握信息要及時并且準確，要善于捕捉到那些超前信息和執行政策的反饋信息。前者可以幫助黨政領導超前決策。后者則可以總結經驗教訓，使決策不斷趨于完善。
2.新時期高校院(系)辦公室管理遇到的問題
在高等教育改革與發展步伐不斷加快的今天，我國高校建設正面臨著諸多方面的挑戰。高校在擴大辦學規模、加快科研教學設施建設、提高辦學質量和學術聲譽、改善師生員工學習生活條件等方面壓力更大，任務更為艱巨。學校的全面改革與建設是一個龐大的系統工程，它涉及到學校管理的方方面面。作為服務于高校各項事業發展的院(系)辦公室也必然面臨著挑戰。認清以下幾方面挑戰，將對高校的全面發展起重要作用。
2．1辦公室職能和目標模糊不清
高校院(系)辦公室要發揮其最大的功效，為領導和師生員工提供一流的服務，在高校改革與發展中起到更大的作用，就應當先明確院(系)辦公室應有的職能和應達到的工作目標。而職能與目標又不是一成不變的靜態指標，隨著各種新問題的出現，院(系)辦公室職能與目標都會有相應的改變，尤其是工作目標，其動態性更加明顯。在實際工作中，高校院(系)辦公室很多時候只是按部就班地完成日常工作，就很難解決一些需要創新思維和充分發揮主觀能動性的問題。一些不斷涌現的新業務，看似與辦公室管理無關，實際上仍是院(系)辦公室業務的擴展。而一些看似歸屬院(系)辦公室管理的工作，實際上又不屬于其管轄范圍，院(系)辦公室人員極易“越俎代庖”，這一切都從一個側面說明高校院(系)辦公室存在著對職能與目標認識不清的問題。
2．2辦公室工作人員整體素質不高
辦公室工作要講高效率、高質量，這是現代化社會發展的客觀要求。工作效率包括兩個方面的內容：一是辦事速度，二是辦事質量。只有在保證辦事質量的前提下，加快工作速度，才是真正的高效率。高校院(系)辦公室工作人員只有具備過硬的政治素質、熟練的業務能力、扎實的工作作風，才能滿足工作的要求。但現實情況是部分院(系)辦公室人員素質起點較低，得到培訓與學習的機會又少，他們在思想、業務各方面與高校管理的需要還有一定的距離。主要表現在：一是思想政治方面的挑戰。作為高校院(系)辦公室人員如果沒有良好的政治素質，工作就沒有方向性，處理事情就難依法辦事和依據政策辦事。一是工作態度方面的挑戰。如果辦公室人員工作態度不端正、服務意識淡薄，那么就會辦事拖沓不積極，能推就推，而一但觸犯到他們的個人利益又立刻會暴跳如雷。三是業務水平方面的挑戰。高校院(系)辦公室人員的業務水平高低是與其自身所掌握的專業技能直接相關的。這就要求他們必須了解高校的運作過程、本專業設置、教學過程、科研工作、學生工作、人事工作等等，通曉教育行政管理知識，掌握高校教育教學的發展規律。
2．3高校辦公室管理缺乏有效的運行機制
在實際工作中，高校院(系)辦公室工作往往處于被動狀態，突出表現在工作“四靠”，即靠會議、靠文件、靠上級下達任務、靠行政命令指導工作和處理問題，工作的計劃性和針對性不強，“忙亂”現象十分突出。究其原因，主要是缺乏一套健全的管理制度，難以形成辦公室工作人員共同遵守的辦事規程和行為準則；缺乏一套行之有效的辦公室工作評估制度和激勵機制；缺乏自我評價的標準和方法等等。導致工作處于無序狀態，整體工作水平提升緩慢。
2．4高校辦公室管理方式和手段滯后
隨著高等教育水平的不斷提高，高校正進入一個全方位的網絡環境。信息化專業的飛速發展，使計算機和相關技術得到廣泛應用，給社會的發展提供了前所未有的動力。目前，各行各業都在向信息化方向發展，高校院(系)辦公室也不例外，這無疑對辦公室提高工作質量和服務水平提出了更高、更新的要求，尤其是對辦公室處理信息的系統性、時效性要求越來越高。高校院(系)辦公室現有的辦公設備設施落后，以及傳統的工作方法和模式，顯然已經難以適應信息化社會發展的現實需要。實現高校辦公室辦公手段的自動化、信息化、網絡化，成為提高管理水平和工作效率的迫切要求。
3．如何改進和完善高校院(系)辦公室管理
3．1認清職能，明確目標，更新觀念，提高認識觀念是行動的先導。作為高校管理的基層部門首先應當明確院(系)辦公室的具體業務內容，明確指定各辦公室人員的職責，科學制定工作計劃，形成辦公室管理目標體系。其次，社會的日新月異和教育的長足發展，辦公室傳統的埋頭悶干、奉命撰文、照章辦事等簡單的服務方式已不能適應當前高校的發展形勢，要求辦公室人員隨時代的變遷不斷樹立新的管理觀念，才能順利完成新形勢下的新任務。第三、高校院(系)辦公室尤其要樹立管理上以人為本、丌拓創新、團結協作等觀念、樹立智能型服務、超前服務的目標，強化服務意識，努力提高辦公室工作水平和效率。
3．2強化人員素質與技能，提高服務的質量和績效
辦公室人員素質的高低，是能否做好服務工作的前提和基礎。政治思想是做好工作的前提，業務知識則是做好工作的基礎。因此，高校院(系)辦公室人員首先應當加強政治理論學習和黨性修養，提高思想認識水平。尤其要認真學習鄧小論，深入學習、領會江總書記“三個代表”重要思想的豐富內涵，有針對性地倡導全心全意為師生員工服務的理念。通過黨性教育，提高辦公室人員的思想認識，增強辦公室的服務意識。只有學習和掌握這些科學理論，才能使辦公室人員站得高、看得遠，增強服務的主動性，從而有效地提高辦公室的工作水平、質量和績效。其次，高校院(系)辦公室人員應當提高文化素質。合理的文化知識結構和廣博的知識，是視野開闊、思想敏銳、富于開拓創新的前提。辦公室人員只有全方位地提高文化素質，才能全面提高文字處理能力、組織協調能力、綜合分析能力、自理突發事件的應變能力、操作現代化辦公設備的能力，從而提高辦公室的服務質量和績效。第三，高校院(系)辦公室人員還必須提高業務素質。業務素質是順利完成崗位工作任務的根本保證。隨著科學技術的發展，知識更新的速度日益加快，辦公室人員必須具有超前意識，樹立終身學習的理念，不斷提高自身的業務素質，更新知識，掌握辦公現代化管理的方法和手段，從而適應不斷復雜化的高校管理工作。
3．3 以人為本，做好本職工作
高校院(系)辦公室作為一個綜合性的基層單位，教師也常常把它作為了解信息、溝通情況、交流思想的場所。因此，高校院(系)辦管理人員盡量處理好與教師的關系，做教師的知心朋友，向教師虛心請教，盡可能地為教職工提供方便，為生活排憂解難，配合工會做好教職工生老病死等慰問服務工作。高校院(系)辦公室還承擔著學生的學籍管理、成績管理工作，不同年級、不同專業、不同性格的學生常常要到辦公室咨詢各種情況，辦理成績打印等手續，院(系)辦管理人員以愛心對待學生，給予理解與關懷，真誠地服務于學生。高校院(系)辦作為窗口，還時常有其它部門或單位的人來咨詢、聯系工作。對這些來賓，系辦管理人員力盡地主之誼，熱情接待，詳細解答，妥善安排，以塑造系部的良好形象。
3．4逐步實現辦公自動化
辦公自動化是以電腦為核心復雜的“人一機”信息處理系統，它集管理、控制、服務等功能于一體，目前已步入到統一的大型智能信息集群管理服務系統辦公時代。院(系)辦公室通過采用計算機網絡辦公，可擺脫長期以來基于紙質的傳統辦公方式，逐步實現向依托計算機網絡和電子數據的無紙化辦公的根本性轉變，實現辦公室工作事務的信息化、自動化、系統化、網絡化。真正體現辦公室工作的方便、快捷、高效。第一，可利用校園局域網，查閱、接收校各行政部門的發的通知、文件材料，并將這些通知及時通過網絡轉發給有關領導和師生，就可以大大降低人力、物力的消耗。第二，教師可通過網絡將考試試卷發送到考務部門直接印制，將學生成績直接發送到教務部門，這樣方式快捷、準確。第三，在學籍管理方面，教學秘書可在院(系)的網頁上將本院系的各年級學生的課程課表、考試信息、成績等公布出來，師生可通過網絡查閱自己所需要的信息。第四，建立院(系)領導意見箱，讓廣大師生員工參與院(系)管理，使院(系)管理真正做到公開化、民主化。
總之，在新時期，高校院(系)辦公室人員要切實做好辦公室的工作，必須了解辦公室工作性質、作用、特點以及應遵循的基本原則，解放思想、更新觀念、與時俱進，轉換角色和轉變工作作風，強化辦公室的服務意識。增強服務功能，從而促進高校院(系)辦公室管理的科學化、智能化、信息化、自動化、網絡化，主動、高效、優質地做好辦公室工作，使之真正起到管理樞紐和橋梁的作用。
參考文獻：
1.程振響、劉玉駒《學校管理新視野》南京師范大學出版社 2004年7月
2、孫榮．《辦公室管理》 復旦大學出版社．1999．【M】
關鍵詞 新形勢；農業科研院所；辦公室工作；挑戰；建議
中圖分類號 C931.4 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739（2017）05-0250-03
隨著市場經濟快速發展和政治經濟體制改革不斷深入，我國經濟社會發展呈現出一些新的特征：經濟增長模式告別簡單粗放、經濟增長速度趨于平穩適宜、電子信息技術飛速發展、政府作風趨于陽光透明、社會發展呈現科學高效，今天的我們已經站在了新的歷史起點上。
辦公室是單位負責人實施科學決策和有效領導的綜合辦事機構，是一個單位溝通上下、聯系左右的橋梁和紐帶，也是展示單位形象的“窗口”，肩負著調查研究、督察督辦、參謀服務、綜合協調等重要職能，其工作關系千絲萬縷，錯綜復雜。隨著我國經濟社會發展進入新形勢，農業現代化建設進入新階段，農業科技創新也面臨許多新情況、新問題。如何適應新的形勢，與時俱進為單位搞好優質服務，成為擺在辦公室人員面前迫切需要解決的問題。
1 山西省農業科學院辦公室概況
山西省農業科學院辦公室目前下設行政文秘、機關財務、宣傳報道、檔案管理4個科室；共有在職職工14人，其中，主任（正處級）1名，副主任（副處級）1名，行政文秘科5人，機關財務科3人，宣傳報道科1人，檔案管理科3人。
1.1 行政文秘科主要職責
督查院屬各部門、各單位貫徹落實院行政決策和工作部署；組織協調需多個部門共同辦理的綜合性行政工作；負責組織起草以院或院領導名義發出的報告、總結、決議、通知、意見、函等文件，組織擬定全院性的規章制度，組織撰寫行政管理事項的通告等；負責外單位來文的簽收、批辦、留存、歸檔等工作；負責機關各行政處室發文的登記、留存、歸檔等工作；負責院章、院長名章等公章的用印及保管；負責介紹信、證明等便函的開具；負責全院作息時間調整及國家法定節假日機關職工的排班值班工作；負責全院計劃生育、保密、接待等工作。
1.2 機關財務科主要職責
組織制定本單位的財務、會計制度并負責貫徹執行；組織開展會計核算和會計監督；監督各項資金的使用和分配，負責轉賬和開具現金憑證，負責記賬憑證的匯總；負責應收、應付款的結轉和清理工作并負責登記往來賬；負責各職能處室業務費、各項目資金的記賬工作并監督各項資金的使用情況；負責本單位工資的核算工作，監督并管理工資資金的使用情況；負責審核報銷機關職工差旅費；負責固定資產明細賬的登記工作，核算本單位固定資產的增減變動情況；負責本單位財政國庫支付系統工作等。
1.3 宣傳報道科主要職責
負責全院信息公開工作；負責全院各類科研新成果、新技術、新產品的宣傳報道工作；負責辦公室日常新聞的工作；負責與電臺、報紙等新聞媒體的聯絡和溝通工作；負責“京津冀晉豫蒙農（牧）科院六院信息”中本單位信息的收集、編寫工作等。
1.4 檔案管理科主要職責
負責院機關檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作；負責對院屬各單位檔案工作的指導和監督工作；負責本部門各種門類和不同載體檔案的統一管理工作，維護檔案的完整、準確和安全；按照規定向有關檔案局移交檔案材料；負責檔案統計工作；負責對檔案（資料）的保管狀況進行定期檢查核對，對破損的檔案及時進行修補、復制或其他技術處理等。
2 面臨的挑戰
2.1 人員配備不齊
2012年以前，辦公室有正處1人，副處3人，正科、副科及科員21人。近幾年，隨著事業單位機構改革，農科院內設機構做了部分調整，加之老員工逐u退休，辦公室人員變動較大。目前，只剩1名正處、1名副處、12名科級人員，人員總數較之前減少11人，現有人員大多身兼數職。在如今形勢日新月異、工作任務日益繁重、工作要求不斷提高的情況下，辦公室出現嚴重人員緊缺問題。
2.2 統籌意識淡薄
辦公室工作的服務性和從屬性，容易使人形成程式化的思維和處事模式[1]。面對瑣碎繁雜的事務性工作，辦公室人員習慣自我定位成“辦事員”，每天忙于日常性的事務和領導交辦的任務，很少從整體上思考布局和主動進行超前規劃。
辦公室的工作雖看似零碎、繁雜，但總結下來，也不乏時間性和規律性。如每年的全院工作會議、干部述職大會、公開招聘會議、全院匯報大會等會議的召開及個人總結、部門年度總結、《山西年鑒》《山西經濟年鑒》等材料的撰寫，都有固定的時間安排，需做的準備工作也大致相同。相關工作人員完全可以早做準備，但因習慣了被動等待領導分配，往往在這些任務突然來臨時措手不及。
2.3 不重視溝通協調工作
溝通協調是辦公室的一項重要工作，單位的上下之間、部門之間、內外之間往往會出現許多矛盾和沖突，這都需要辦公室人員通過精心、細致的溝通協調來解決。
在現行的行政管理體系中，山西省農業科學院各職能部門間按層次型功能框架建立，各領域保持獨立，無責任關系，但在很多情況下，文件的傳達、會議的召開、規章制度的落實、材料的上報等都涉及到若干部門，如果沒有各個部門間的良性溝通與合作是不可能完成的。有一次省督導組給院辦公室打電話讓上報單位現任領導的住房數與住房面積、領導干部辦公室的使用面積和綜合辦公樓的使用情況、機關公務用車的使用情況及機關全體在職人員的花名冊等材料，這些材料分別由院辦公室、黨委辦公室、組織部、人事處、后勤處等多個部門掌握，由于時間緊任務重，辦公室的同志與其他部門的溝通工作做得不夠充分，導致在上報時有2個部門出現相互推諉的情況，耽誤了工作進程。
2.4 形象化建設亟待加強
辦公室是單位的窗口，其點點滴滴都影響著單位的整體形象和聲譽，反映部門的能力水平[2]。辦公室的工作對象廣泛而復雜，涉及方方面面的問題和公共關系，稍不注意就有可能損壞單位的整體形象。院屬各單位職工或外單位人員到單位辦事，一般都會先去辦公室，辦公室人員的一次接待洽談、便函開具、印章使用，甚至一次電話的受理等，都能從一個側面反映出單位的思想作風和精神風貌，甚至反映出單位的工作效率。
每年開春，行政辦公室每天都要接聽幾十個甚至上百個咨詢電話。有一次，該科室工作人員因一直忙于接聽咨詢電話而耽誤了手頭的工作很是惱火，竟與來電咨詢的員發生爭吵，導致雙方都很不愉快，單位形象也因此受到損害。辦公室的部門性質和工作特點容易使人產生較大壓力，甚至產生煩躁情緒[3]，如何處理好日常工作和維護單位形象是辦公室人員今后都應該注意的問題。
2.5 辦公自動化發展程度低
隨著信息產業飛速發展，辦公自動化的程度越來越高，傳統的辦公條件逐漸被計算機、通訊網絡等先進技術所取代。如今，山西省農業科學院每個辦公室都配有計算機等一些現代化設備，但由于缺乏系統的學習和培訓，也沒有專門的辦公室管理軟件開發人員和設備維護人員，大部分部門信息利用程度較低，辦公自動化程度普遍不高。比如山西省農業科學院有30家下屬單位，其中有11家分布在太原市以外的地區，每次為領取一份文件或上報一份材料，都需派專人前往，浪費了大量的人力、物力和財力，嚴重影響了工作效率。
3 工作建議
新形勢下，要在立足本職崗位和為全院事業發展服務的基礎上，轉變思想、改進作風，大力提升行政辦公水平，積極履行好“參與政務、處理事務、搞好服務”的職責。
3.1 配齊人員，提高素質
按崗定編，配齊人員，扭轉一人多職的工作現狀。通過公開選拔、民主推薦、調任、公開招聘等方式增加2名副處級干部和若干名干事，明確其崗位分工及職責。同時，制定合理的辦公室工作人員專職化發展方案，逐步實現辦公室人員的專職化。
辦公室人員素質的高低是能否做好各項工作的前提和基礎，要注重辦公室人員綜合素質的培養和提高。一是要提高政治理論素質。作為辦公室的成員，要不斷學習黨規、政策法規、系列重要講話精神等，不斷提高自己的黨性修養，以科學的思想武裝頭腦，在工作中把握正確的政治方向。二是要提高文化素質。合理的文化知識結構和廣博的知識是視野開闊、思維敏銳、富于開拓創新的前提[4]。面對日益嚴峻的形勢挑戰和不斷復雜化的工作內容，辦公室人員應不斷學習，建立起層級的知識儲備和開放性的知識結構，為做好各項工作打好文化基礎。三是要提高業務素質。隨著科學技術的發展，知識更新的速度日益加快，辦公室人員必須樹立終身學習的理念，不斷提高自己的業務能力，掌握綜合分析、組織協調、現代化辦公管理等方法和手段，從而適應不斷復雜化的管理工作，順利完成崗位工作任務[5]。
3.2 樹立超前意識
辦公室所處的地位和職能作用決定了其工作大多是服從性的，但這不能與被動性“劃等號”。要做好辦公室工作，必須發揮主觀能動性，增強超前意識。對年終匯報會議、全院年度工作會議等規律性和周期性的工作，要提前準備，超前謀劃，增強主動性；對全院的重點工作，以及主要領導的“關注點”、院屬單位的“閃光點”、職工群眾的敏感點等，要主動開展調研并及時跟進，調查了解進展情況及存在的問題，為領導決策提供參考意見；對領導臨時交辦的任務、應急事件和突發事件等，要有靈活的應變能力，做到忙而不亂。
3.3 提高溝通協調能力
辦公室工作千頭萬緒，做好部門之間、上下級之間、內外之間的溝通協調工作，對處理好辦公室事務非常重要。首先，要當好各職能部門間的溝通協調者。辦公室要從既維護全局利益又保護部門工作積極性的角度做好溝通協調工作，主動而不專擅越權，發揮好中介和橋梁作用，保證部門之間形成合力，避免不必要的扯皮和內耗。其次，要當好上下級之間的溝通協調者。要了解清楚上級的意圖和工作要求，以便更好地傳達落實，同時也要注意關注基層動向，廣泛聽取職工的意見和建議，實事求是地向上級進行反饋。三要當好本單位與外單位的溝通協調者。與外單位進行協調時，要采取積極措施，注意增進友誼、互通情況、合作交流，以得到社會各界的支持和幫助，為單位發展創造一個和諧的外部環境。
另外，在進行溝通協調時應注意以下幾點：一是原則性。凡事都要堅持原則，講究公正，照章行事，以理服人。二是謀略性。對各種矛盾都要深入調查，弄清事情的來龍去脈，不隨便發表意見，不亂表態。三是靈活性。面臨矛盾，要靈活應變，做到堅持原則不呆板，靈活處理不亂套[6]。
3.4 加強形象化建設
辦公室是單位的“門面”，是代表領導同志處理問題、辦理事務、反映領導意圖的“窗口”，時刻體現著單位的形象和風貌，在工作中須高度重視辦公室形象化建設。要努力做到不讓領導交辦的事項在手中延誤、不讓辦理的文件在手中積壓、努力避免各種差錯和失密現象發生；要熱情接待每一位來訪者，耐心答復他們咨詢的問題，切忌給人留下“門難進、臉難看、事難辦”的印象，積極塑造辦公室求真、務實、高效、和諧的良好形象。辦公室的每一位同志也要珍惜在辦公室工作的機會，立足本職，盡心竭力做好每一項工作，不嗵岣咦約旱囊滴袼刂剩努力做到博學、勤奮、求實、快捷，為維護辦公室的良好形象做出自己應有的貢獻。
3.5 推進辦公自動化系統建設
計算機的普及和互聯網的飛速發展為辦公自動化提供了豐備的物質條件，合理高效利用現代網絡技術，大力提高行政辦公效率，已是形勢所趨。辦公自動化是一項系統工程，運用規模越大，功能配套越好，應用效率就越高，效益就越大。農科院院機關辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和行政服務等繁重工作，與院領導、機關各部門、院屬各單位等都有著不同程度的聯系，充分利用網絡信息化技術，可大大降低行政運行成本，提高行政辦公效率和行政管理水平。
首先要引進先進實用的辦公軟件，建立公文管理、會議管理、領導日程管理、部門事務處理等模塊，把日常工作中文件的收發、起草、歸檔、查詢，領導日程安排、信息收集上報、接待安排、督查、會議室管理、領導用車管理、部門請示報告審批等都納入到模塊中，并邀請專人進行軟件使用、測試及維護等方面的培訓；其次，在系統建設與應用的過程中，辦公室的每一位成員都要提高自覺性，增強主動性，帶頭熟練掌握系統的操作流程，帶頭運用辦公自動化系統，帶頭執行電子公文運行的管理規范，做辦公自動化學習、使用和推廣的楷模[7-9]。
4 參考文獻
[1] 楚延峰.辦公室工作無小事[J].辦公室業務，2010（1）：23-24.
[2] 董斌彬.高職院校辦公室管理工作現狀及對策淺析[J].吉林農業科技學院學報，2012，21（1）：51-52.
[3] 黃得林，李海亮.基于分類管理理念的農業科研單位辦公室工作實踐[J].農業科技管理，2014，33（1）：45-47.
[4] 陳薇.高校院系辦公室管理面臨的挑戰與對策[J].武漢科技學院學報，2005，18（10）：95-97.
[5] 李本華.淺談新形勢下如何做好辦公室工作[J].貴州農機化，2008（2）：26.
[6] 姚麗英.小議辦公室工作人員的角色承擔和能力發展[J].中國石油和化工標準與質量，2011（2）：112.
[7] 楊廷慧.煤礦企業辦公室管理工作存在問題及對策[J].東方企業文化?企業管理，2012（7）：66.
高職院校辦公室工作水平提高效率
伴隨著高職院校管理體制的改革，高職院校的作用逐漸變大，任務量逐漸增多。為適應新形式下高職院校的發展現狀，提高職院校辦公室的工作水平勢在必行。一旦高職院校辦公室的工作水平得到著實有效的提高，那么學校整體的運行就會變得更加良好，有利于提高學習整體的辦學水平，提高高職院校的綜合實力。但是就目前高職院校辦公室的現狀來看，其工作水平、工作效率令人堪憂。所以提高職院校辦公室的工作水平，整頓高職院校辦公室的工作作風，是新形勢下的必然結果。
一、加強道德教育，提高專業素質
由于高職院校體制的改革，學校對辦公室的工作人員的數量有了更多的需求。極度膨脹式地吸納高職院校辦公室人員所導致的必然結果，是工作人員道德水準低下，專業素質較差。若想進一步提高高職院校辦公室的工作水平，必須培養一批專業素質過硬，思想道德品質優良的工作團隊。
1.加強思想道德教育
高職院校辦公室的工作人員的工作直接面向的工作對象，就是進入到高職院校讀書的每一位大學生，工作人員的行為舉止時刻影響著學生的行為規范。作為一名高職院校辦公室的工作人員應時刻注意自己的行為，為大學生做出表率作用。學校應定期舉辦思想政治教育理論課程，其聽課對象不僅包括每一位大學生，更應該包括每一位高職院校的工作人員，通過思想政治教育課程的培養，提高工作人員的思想道德修養。堅定每一位工作人員的政治信念，提高政治素質。樹立起馬列主義世界觀，以科學的世界觀指導日常工作。只有高職院校辦公室工作人員的思想轉變過來，才能夠有效地提高高職院校辦公室的工作水平。
2.提高人員專業素質
現如今，國家和社會對高職院校辦公室人員的要求越來越高，不僅需要處理日常事物，而且還要兼顧各方運轉，所以高職院校辦公室的工作人員必須具備過硬的專業素質。經過長時間的實踐證明，辦公室人員所掌握的知識越多，掌握的知識面越廣，其工作效率越高，工作能力越強。所以，高職院校辦公室的工作人員必須自覺學習科學文化知識，定期接受社會和學校組織的專業素質培訓。同時在休息的時間廣泛閱讀各學科的專業書籍，如“政治學、經濟學、社會學、哲學等”。只有在每一位高職院校辦公室的工作人員的專業素質提高的前提下，高職院校辦公室的工作水平才會穩步提高。
二、轉變舊觀念，樹立新意識
隨著高職院校改革的不斷深入，原有的一些問題和矛盾不斷地被解決，高職院校的發展進入了一個新的歷史時期。同樣的伴隨著改革的推進新的問題也不斷的產生。這就要求高職院校辦公室轉變原有的思想觀念，樹立起新形勢下的新意識。以便更好地解決高職院校運行過程中產生的新問題，提高高職院校辦公室的功能工作水平。
1.提高責任意識
前文提到過，高職院校辦公室的工作人員直接面對的工作對象就是學生，肩負著學校和學生的各項工作，可以說責任重大。所以，每一位高職院校辦公室的工作人員必須提高責任意識，樹立起為人民服務的工作作風，求真務實的工作態度。在自己的日常工作中，認真完成自己的本職工作，決不能偷奸?；Ｖ灰呗氃盒＾k公室工作人員的責任意識提高，提高高職院校辦公室的工作水平便會更進一步。
2.加強服務意識
眾所周知，高職院校辦公室的主要工作性質可以總結為服務于各方。不僅要服務于學校，服務于學生，更應該服務于社會，服務于國家。高職院校辦公室的工作人員不僅僅是學校的工作人員，還是學生的公仆，只有工作人員真正的意識到這一點，才能夠切實有效的提高服務意識。所以，高職院校辦公室的工作人員必須加強服務意識，任勞任怨、勤奮工作，不斷提高專業素質，更好的為人民服務，提高高職院校辦公室的工作水平。
三、建立健全科學的規章制度，實行科學化管理模式
高職院校辦公室必須建立起完善的規章制度，用來規范工作人員的行為準則。建立起嚴格的監督機制，合理的獎懲機制，提高工作人員的工作效率，提高高職院校辦公室的工作水平。并且建立起科學有效的管理模式，使得每一位工作人員在更為寬松愉快的模式下工作。這樣，高職院校辦公室的工作水平必將提高。
1.建立健全科學的規章制度
高職院校辦公室的工作人員工作效率的提高離不開完善的規章制度的保障，建立起合理嚴密的規章制度，可以規范工作人員的日常行為，讓工作人員了解自己的工作范疇，嚴格按照規定工作。不越權，不偷懶，在規定的時間內完成自己的分內工作。并且學校根據工作完成質量、時間等標準進行獎勵。如此一來，高職院校辦公室工作人員的熱情將會得到空前的高漲，工作水平的提高會更加快捷。
2.實行科學合理的管理模式
在合理的規章制度下，實行科學化的管理模式，提高每一位工作人員的工作效率，對高職院校辦公室工作水平的提高也起到著關鍵的作用。如果每一位工作人員都能夠按照科學的模式，按部就班的進行自己的本職工作，那么其工作效率必將會得到很大的提高。而且辦公人員在科學管理模式下的工作，其犯錯誤的概率也將會大大降低，從而提高高職院校辦公室的工作水平。
高職院校辦公室工作水平的提升，有利于促進高職院校的整體水平的發展?，F如今，國家高素質人才的要求越來越高，而高職院校承擔著培養高素質人才的任務，可以說高職院校的任務相當重要且艱難。高職院校辦公室作為高職院校的核心機構，提高其工作水平、工作效率也就成為了高職院校發展的重要因素。只有加強對辦公室工作人員的管理，培養出思想道德良好、專業素質過硬、思想觀念先進、嚴于律己、刻苦工作的工作人員。并建立起嚴密的規章制度，實行科學化的管理模式，盡力健全監督制約機制，才能夠長足有效地促進高職院校辦公室的工作水平。
參考文獻：
[1]張麗麗.加強高職院校辦公室管理工作[J].企業家天地，2011，（01）.
一、政務督查工作目的
緊緊圍繞區委、區政府的中心工作，通過督促、檢查、協調、反饋等手段，及時了解情況，反映問題，提出建議，維護政令暢通，確保上級和區委、區政府各項決策、工作措施的貫徹落實。抓落實是政務督查的出發點和落腳點，要把抓落實貫穿于政務督查的全過程，在落實中抓督查，以督查促落實。
二、政務督查工作原則
（一）依法督查原則。嚴格依照法律法規、規章規定，開展政務督查工作，堅持令行禁止，維護黨和政府的權威性。
（二）客觀公正原則。堅持從實際出發，實事求是，全面準確地了解情況，客觀公正地處理和反映問題，防止以偏概全，杜絕弄虛作假。
（三）注重實效原則。著眼于及時有效地解決問題，認真扎實地抓好各項督查事項的落實，防止和克服形式主義。
（四）分級辦理原則。認真履行各級政府及其部門的督查工作職責，做到逐級負責，分工協作，分級辦理，積極負責地完成區委、區政府交辦的督查任務。
三、政務督查工作方法
根據督查工作實際，注意方法和策略，做到四個結合：（一）專題督查與調查研究相結合；（二）重點督查與專項督查相結合；（三）催報檢查與分析核實相結合；（四）現場督辦與電子政務相結合。
四、政務督查主要范圍
（一）對區委、區政府重大決策和重要工作的部署貫徹落實情況進行督查。
（二）對全區經濟社會發展目標考核任務和重點產業項目推進情況進行督查。
（三）對領導批示件和區政府辦文單的落實情況進行督辦。
（四）對人大及其常委會決定或決議的落實情況，人大代表建議、政協委員提案的辦理情況進行督辦。
（五）對省、市、區級領導信箱辦理事項進行督辦。
（六）對人民來信的回復情況進行跟蹤督查。
五、政務督查工作程序
（一）督查事項提出。區政府及區政府辦公室向各街道、各部門提出督查事項的形式包括：1、通過召開會議、文件，提出督查事項；2、根據領導要求，向有關單位發出《南京市*區人民政府辦公室政務督查通知》、《南京市*區人民政府辦公室辦文單》、《領導信箱轉辦件》等書面通知，提出督查事項；3、通過電話及其它形式向有關單位提出督查事項。
（二）督查事項辦理。承辦單位接到督查任務后，要高度重視，建立責任制，明確經辦部門和人員，認真及時辦理，按時按要求報告或反饋辦理結果，做到“有交必辦，有辦必果，有果必復”。對重大督查事項，主要領導要親自抓。在辦理過程中，主辦和協辦單位、各部門之間要加強協商溝通，遇到自身無法解決的問題或不能按期完成時，要及時向區政府辦公室報告，說明情況，以免延誤辦理。
（三）督查事項催辦。督查事項下達后，區政府辦公室將進行跟蹤催辦。對一些重要的督查事項，由區政府辦公室組織有關部門和人員，進行專題督查，必要時組成督查組，由區領導帶隊親自督查，以確保按時按要求全面落實到位。對未按時限回復或辦理結果不符合要求，以及根據工作需要或區領導要求需進一步辦理的，要進行跟蹤督辦。
（四）督查事項反饋。各承辦單位要按照《關于印發〈南京市*區辦理建議提案工作的規定〉的通知》（*委辦發〔2003〕21號）、《關于印發“區委書記、區長信箱”管理暫行辦法的通知》（*委辦發〔20*〕80號）和《關于進一步規范領導信箱辦理工作的通知》（*政辦發〔2009〕73號）等文件要求，根據辦理要求和時限規定，及時反饋辦理落實情況。
（五）督查結果通報。為確保督查質量和辦理效果，區政府辦公室定期以《政務督查》、《督查專報》形式對全區督查工作情況進行通報，對辦理成效好的單位進行表揚，對不符合辦理要求的進行通報批評。
（六）督查資料立卷歸檔。各街道、各部門要建立和健全督查文書管理制度，督查工作形成的材料要按公文處理規定立卷歸檔。
五、督查工作的組織領導
（一）區政府辦公室是區政府督查工作的牽頭部門，負責對全區政務督查工作的組織、指導、培訓、協調和檢查。
（二）各街道、各部門要高度重視，把督查工作放在突出位置，各承辦單位主要負責人是本區域和單位政務督查工作的第一責任人，并要明確一名負責人分管政務督查工作。
為進一步加強建議、提案的辦理工作，根據州政府《關于對人大代表建議、政協委員提案工作實行目標管理的通知》要求，州局經研究快定，制定辦理好州人大、州政協交辦的建議、提案主要措施如下：
1、要充分認識辦理好建議、提安明確重大意義。建議和提案，可以說是人大代表、政協委員的心血和汗水，寄托著人民群眾的希望和期盼。辦理好人大代表、政協委員的建議、提案，有利于政府了解民情，洞察民意，吸收民智，推進決策的科學化民主化；有利于開闊眼界，理清思路，創新工作。
2、建立責任制。建立以局長為第一責任人的辦理建議、提案負責制，明確承辦科、室為責任人，法制科要定期做好催辦、督辦工作。要把建議、提案辦理工作，當作重要職責，擺在重要議事日程上。局領導要親自參與，在交辦部署、調查研究、協調問題、走訪征詢和答復審核等環節上，要認真抓好，嚴格把關。
3、局領導對重點督辦建議和提案要直接主持辦理，直接走訪代表、委員，聽取他們對辦理工作的意見和建議。不斷提高議案、提案辦理質量，不斷提高代表、委員的滿意率。
4、要以負責的精神辦理每一件建議、提案。要把建議、提案辦好，從承辦科室負責人到具體承辦人都必須有對人民代表、政協委員負責的精神，認真細致地做好辦理工作。要防止簡單化，杜絕搪塞應付、敷衍了事，克服和避免辦理工作“文來文往"的現象。
5、要按照“解放思想，實事求是，與時俱進"的要求開展建議、提案辦理工作，并不斷提高承辦質量。屬于前瞻性的問題，要在深入調查、認真分析、充分論證的基礎上，提出供上級決策的意見。屬于眼前性的問題，能解決的要抓緊解決，不能拖著不解決；一時不能解決的要充分說明理由，告知解決的目標、措施和步驟以取得理解和支持；不能解決的也要把道理和情況講清楚，確保辦理質量。
6、注重辦理實效，做到真辦、實辦。要把落實相關質量技術管理的提案、建議貫穿于辦理工作的全過程，把解決問題作為第一要務。
7、建立溝通和聯系制度，提高辦理的透明度。要求承辦科、室責任人通過各種渠道與州人大代表、州政協委員密切聯系，準確理解代表和委員的要求。建議、提案的面復率要達到100％，滿意率要達到100％，結案率100%。
8、自覺接受監督，提高辦理水平。要求辦理人員加強與人大代表、政協委員的溝通的同時，自覺接受州人大代表、州政協委員的監督，認真學習州交通局、州監察局和吉首市政府等單位辦理工作的先進經驗，不斷改進辦理方法，全面提案辦理水平。版權所有
9、要督促檢查。法制科、辦公室要加強對辦理工作的督促檢查，經常了解辦理工作的進展情況，加強聯系、溝通和指導。該調研的要調研，該協調的要協調，該面商的要面商，確保議案、建議和提案辦理的每一個環節都落到實處。把建議、提案辦理工作的問題解決率、面商率、滿意率和按期辦結率“四率"情況，作為部門一項重要考查內容。對代表、委員反饋意見不滿意的，要進行督促重辦；對辦得好、做出成績的，要給予表彰鼓勵。
關鍵詞：高校；辦公室；工作效率；提升建議
為了滿足教育領域改革的相關要求，高校應當高度重視辦公室工作，詳細分析辦公室工作中存在的矛盾與問題，樹立科學發展觀，優化調整辦公室工作，提高工作效率，促使高校各項工作能夠正常運轉，滿足教育部要求，進而使高校在新形勢下又好又快的發展。
一、高校辦公室工作的職能與作用
基于教育領域改革相關要求來說，高校辦公室工作應當具備以下職責與作用：
1.管理服務職能
管理服務作為辦公室工作的重要組成部分，包括公文管理、事務管理、信息處理和服務幾個部分。
（1）公文管理，主要是負責文件的收發、傳遞、催辦等相關事宜，以使文件能夠得到有效的處理和使用。
（2）事務管理，主要負責會議安排、會場布置、接待上級等，同時兼顧辦公室值班、保衛、通訊聯系、維護環境等，使各項事務能夠順利進行。
（3）信息處理，主要是利用計算機網絡等現代化手段進行辦公。
（4）搞好服務，主要是為各個部門提供物質、精神兩方面的服務，使各個部門能夠良好運轉。
2.綜合協調職能
高效辦公室需要負責的工作內容是了解領導班子的正確決策，統一部署，使決策能夠貫徹落實；針對單位局部利益或存在的矛盾沖突要及時解決，促使單位內各部門能夠和諧相處、協調作業；依據領導班子決策落實情況，適當安排相關人員及相關事宜，保證決策工作可以順利進行，避免矛盾或意見相左的情況發生，影響決策工作的落實。總之，綜合協調相關人事，順利落實決策工作是辦公室綜合協調職能使用的最終目的。
3.監督指導職能
高效辦公室監督指導職能包括檢查工作進度、監督、排憂解難、制訂方針政策，通過一系列的工作，使得決策目標得以快速、準確、有效地完成。
4.參謀咨詢職能
高效辦公室參謀咨詢職能主要是利用計算機網絡等各種現代化手段來進行相關信息的收集，以便領導可以參考有價值的信息，制訂正確的決策。除此之外，還負責協助決策執行，即為決策的制訂提出相關參考或執行相關輔助工作，使正確的決策制訂得以完成。
二、提升高校辦公室工作效率的重要性及必要性
教育領域改革的不斷深化，使得高校教育工作深受影響，相應的辦公室工作變得復雜多樣，工作難度加大、工作量增多?；诖?，應當深刻認識到提高工作效率的重要性和必要性。
1.符合高校管理理念與方式變化的客觀要求
隨著高校規模的不斷擴大，高校內部組織結構越加復雜，分工越加細致。但因各個部門利益或處事方式的不同，很容易出現矛盾或沖突，導致高校部分工作無法有效落實。為了及時解決部門之間的利益矛盾或工作沖突，需要高校辦公室從中協調，并將相關問題進行有效處理。當然，要想做到這一點，需要保證辦公室工作效率較高，可以在矛盾或沖突發生的第一時間去化解，如此才能使高校良好地發展。而高校辦公室工作效率的提升，必然建立在現代管理理念和方式上，巧用管理方法來處理矛盾沖突，使得問題可以盡快得到解決。所以，提升高校辦公室工作效率必然要符合管理理念與方式變化的客觀要求。
2.符合高校實現新一輪跨越式發展的迫切要求。
隨著高校辦學規模不斷擴大、辦學自不斷增強、辦學壓力不斷增大，高校需要強化內部管理，并且堅持以人為本的理念，充分調動全體師生員工的積極性、主動性，共同輔助高校辦公室工作，促使辦公室充分發揮作用，促使高校各個方面正常運作，提升高校實力，以使高校實現跨越式發展。
所以，在高校追求全面發展的今天，需要注意強化辦公室職能，高質高效地完成各項工作，從而推動高校發展。
三、當前高校辦公室工作效率低的原因分析
高校辦公室工作效率的提升，利于高校良好發展。但目前諸多高校辦公室工作效率較低，究其原因主要是：
1.自身價值定位不準確，認識不足
盡管教育領域改革不斷深化，使得高校辦公室負責的工作越來越多，但也不能忽視自身價值定位。因為，高校辦公室正確定位自己的價值，并充分認識工作屬性，才能在規劃和落實各項工作中，明確工作任務、目標，從而有目的、有計劃、有序地落實各項工作，促使高校各個方面可以正常運轉。但是，目前很多高校辦公室自身價值定位不準確，認識不足，在高強度工作中出現“門難進、話難聽、事難辦”的現象，導致辦公室工作質量、效率大大降低，不能充分發揮辦公室職能。
2.制度不健全，管理不流暢
要想充分發揮辦公室在高校中的作用，需要健全制度，對高校辦公室的工作行為、服務態度等方面予以約束，促使辦公室工作有序、合理地落實。如此，不僅能夠提高辦公室工作質量和效率，還能夠使高校得到有效管理。但目前諸多高校并未建立完善的制度，如工作制度、激勵制度等，對工作范圍、工作人員等予以界定和約束，導致辦公室職能混亂，職權分工不明確、管理不到位等現象頻頻發生。
四、提升高校辦公室工作效率的建議
基于當前高校辦公室工作實際情況，應當采取適合的、有效的措施來調整和優化工作，從而使辦公室工作效率提升，充分發揮其作用，促進高校健康、穩定發展。我們的建議是：
1.管理科學化
首先，根據辦公室工作性質，合理分工，使工作人員各司其職，從責任出發，規范、合理完成各項工作，提高工作質量和效率。
其次，建立崗位目標責任制，將崗位職責落實到每位工作人員并提出工作要求，使工作可以細化、量化，高質量、高效率地完成崗位工作任務。
最后，制訂崗位工作質量、效率目標，要求崗位工作人員按照此目標進行工作，凡是超過目標者給予一定獎勵；反之，加以處罰，以示警誡。
2.協調規范化
為了使辦公室綜合協調職能充分發揮作用，協調好各個部門，在強化高校辦公室工作效率之際，應當注意協調規范執行。綜合高校實際情況，對辦公室工作內容進行合理地協調，保證各項工作都有一定彈性，能夠給工作人員一定發揮空間，加之適當的激勵，可以使工作人員在各自的崗位中做出卓越成績，提高工作質量和效率，促使辦公室充分發揮其職能和作用。
3.服務優質化
實現辦公室服務優質化的關鍵就是創新。針對高校實際情況及辦公室工作發展需求，在創新辦公室服務方面，應當做到以下兩點。
其一，注意在落實各項辦公室工作過程中總結工作經驗和規律，并以此為依據，適當調整以后的工作，使辦公室服務水平得以提高。
其二，科學規劃辦公室工作，完善辦公室工作，使工作切實得到落實，問題切實得到解決，并且避免矛盾或沖突的發生。
隨著我國教育領域改革的不斷深化，高校辦公室工作量越來越多、工作內容越來越復雜，但相應地工作質量和效率較低，這對高校未來的發展是非常不利的。對此，筆者建議強化高校辦公室工作職能，如管理科學化、服務優質化、協調規模化等，使辦公室職能充分發揮作用，快速且有效地解決各項工作，充分發揮辦公室的作用，促進高校健康、穩定的發展。
參考文獻：
[1] 關于提高高校辦公室工作效率的若干思考[J].集美大學學報（哲學社會科學版），2010，12（4）：107-111.
