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被告：大同市土地管理局。
1993年11月23日，原告山西泰豐大酒店有限公司（以下簡稱泰豐公司）與被告大同市土地管理局（以下簡稱大同市土地局）依據《中華人民共和國城鎮國有土地使用權出讓和轉讓暫行條例》的有關規定，經協商一致簽訂了《國有土地使用權出讓合同》，大同市土地局將位于大同市城區鼓樓西北角面積為8939.77平方米的國有土地使用權有償出讓給泰豐公司，使用期40年，土地出讓金額為8045793元。合同約定：合同簽訂后30日內，泰豐公司向大同市土地局繳付土地使用權出讓金總額的15％，計1206868.95元人民幣作為合同的定金；泰豐公司應在簽訂合同后60日內，支付完全部土地使用權出讓金，逾期30日仍未全部支付的，大同市土地局有權解除合同，并可請求泰豐公司賠償；泰豐公司在向大同市土地局支付全部土地使用權出讓金后5日內，依照規定辦理土地使用權登記手續，領取《中華人民共和國國有土地使用證》，取得土地使用權。 合同簽訂后，原告泰豐公司于1993年12月27日給付被告大同市土地局定金1206868.95元及土地出讓金2793131.05元，兩項合計400萬元。1993年12月28日，大同市土地局給泰豐公司核發了8939.77平方米土地的土地使用權證書。后泰豐公司向大同市土地局提出書面申請，稱因資金周轉困難和冬季無法施工，請求將余款4045793元的付款日期延長至1994年4月1日。大同市土地局研究后表示同意。到1994年4月1日，泰豐公司未將余款交付大同市土地局，大同市土地局多次催促泰豐公司履行合同，泰豐公司均未履行。1994年9月22日，大同市土地局書面通知泰豐公司，限其于9月30日前全部履行合同，否則將按有關規定處理。泰豐公司接到通知后，至9月30日仍未履行合同。1994年9月30日，大同市土地局依照《中華人民共和國城鎮國有土地使用權出讓和轉讓暫行條例》第14條和《山西省城鎮國有土地使用權出讓和轉讓實施辦法》第11條的規定，決定解除合同，收回土地使用權，所發土地使用證注銷登記，對泰豐公司已支付的定金1206868.95元和土地出讓金2793131.05元不予退還。大同市土地局將該決定通知書于1994年10月24日送達泰豐公司。泰豐公司在接到通知書后，曾于1996年3、4月在向大同市人民政府的有關請求報告中主張過權利，但均無結果。
為此，泰豐公司以大同市土地局單方撕毀合同為理由，于1997年8月20日向大同市中級人民法院提起訴訟，要求被告大同市土地局退還土地使用權出讓金2793131.05元，并賠償因此造成的一切經濟損失；或者繼續履行已簽訂的《國有土地使用權出讓合同》，將約定出讓的土地確定由其使用。 被告大同市土地局答辯稱：從1994年4月1日至9月30日，原告泰豐公司應當支付違約金792萬元，再加上剩余款，原告已經無能力履行合同。在這種情況下，我局依據有關規定決定解除合同，已交付的定金及出讓金不予退還。另外原告泰豐公司起訴已經超過訴訟時效，人民法院依法應當裁定駁回其起訴。
「審判
大同市中級人民法院經審理認為：根據我國民事法律的有關規定，民事活動應當遵循自愿、公平、等價有償、誠實信用的原則來進行。原告與被告簽訂的《國有土地使用權出讓合同》為有效合同。原告在合同規定的期限內未按約定交清土地出讓金，屬于違約行為，其所支付的定金依法不予退還。但被告大同市土地局沒收原告泰豐公司已經交納的除定金以外的部分土地出讓金，于法無據，依法應予返還。被告大同市土地局辯稱以該部分土地出讓金賠償因違約造成的損失，因其不能提供證據證明其損失已超過原告所付定金數額，故本院不予支持。原告泰豐公司所訴利息一節，因導致解除合同系原告違約所致，亦不予支持。被告大同市土地局辯稱原告泰豐公司的起訴已經超過訴訟時效期間一節，因原告泰豐公司在法庭審理中已經提供合法有效證據，證明其曾于1996年3、4月主張過權利，故據此足以認定訴訟時效中斷，原告泰豐公司的起訴未超過訴訟時效期間。被告大同市土地局所辯無據為證，不予認定。依照《中華人民共和國民法通則》第四條、第八十九條第（三）項之規定，該院于1997年11月27日判決如下： 被告大同市土地局在本判決生效后10日內退還原告泰豐公司土地出讓金2793131.05元。
宣判后，大同市土地局不服，向山西省高級人民法院提出上訴，稱：一、雙方簽訂的《國有土地使用權出讓合同》是完全按照《中華人民共和國城鎮國有土地使用權出讓和轉讓暫行條例》和《山西省城鎮國有土地使用權出讓和轉讓實施辦法》執行的，其對泰豐公司的2793131.05元土地出讓金依法是不予退還，而不是沒收。國務院《中華人民共和國城鎮國有土地使用權出讓和轉讓暫行條例》第14條雖未明確規定在受讓方違約時不予退還已交納的部分出讓金，但也未規定應該退還；而山西省人民政府根據國務院授權制定的《山西省城鎮國有土地使用權出讓和轉讓實施辦法》第11條明確規定定金和出讓金不予退還。二、關于訴訟時效問題。我局于1994年10月24日將解除合同的書面通知送達泰豐公司，在此后近三年的時間中，泰豐公司向我局提出過的要求是重新受讓土地，始終未主張過退還出讓金。泰豐公司于1997年8月20日起訴，已遠遠超過了訴訟時效，一審判決所述“原告主張權利”只是一個模糊的說法。我局與泰豐公司同為平等民事主體，泰豐公司主張權利只應向我局主張或向法院起訴，而不應向別的人或上級單位主張。 泰豐公司答辯稱：一、大同市土地局解除土地使用權出讓合同并收回頒發的國有土地使用證，不符合《中華人民共和國土地法》第十九條規定，應依法確認該轉讓合同有效。二、我公司曾于1996年3月16日正式向大同市人民政府遞交過請示報告，主張過權利，不存在超過訴訟時效的問題。
山西省高級人民法院經審理認為：大同市土地局與泰豐公司依法簽訂的《國有土地使用權出讓合同》為有效合同。泰豐公司在規定期限內未按約定交清土地出讓金屬違約行為，其所支付的定金適用定金罰則，不予返還。大同市土地局對泰豐公司已交納的部分土地出讓金不予退還，其所依據的《山西省城鎮國有土地使用權出讓和轉讓實施辦法》第11條的規定，超越了國務院《中華人民共和國城鎮國有土地使用權出讓和轉讓暫行條例》第53條規定的授權范圍，故其行為缺乏法律依據，其主張依法不予支持。大同市土地局所稱泰豐公司的起訴已超過訴訟時效一節，因泰豐公司已向大同市政府行文主張權利，大同市政府系大同市土地局的主管部門，故應視為與向大同市土地局主張權利有同等效力，應認定時效中斷。綜上所述，對大同市土地局的上訴請求依法不予支持。原審判決認定事實清楚，適用法律正確。根據《中華人民共和國民事訴訟法》第一百五十三條第一款第（一）項之規定，該院于1999年7月28日判決如下： 駁回上訴，維持原判。
「評析
一、雙方簽訂的《國有土地使用權出讓合同》為有效合同 合同法律效力是合同依法成立后所發生的法律后果。根據《民法通則》第五十五條關于民事法律行為生效要件的規定，合同生效的一般條件是：第一，當事人在訂立合同時必須具有相應的訂立合同的行為能力。第二，合同當事人的意思表示真實。第三，合同不違反法律或者社會公共利益。這就是有效合同的標準。本案中，原告泰豐公司與被告大同市土地局根據《民法通則》規定的民事活動應當遵循自愿、公平、等價有償、誠實信用的原則，依據《中華人民共和國城鎮國有土地使用權出讓和轉讓暫行條例》的有關規定，經協商一致簽訂了《國有土地使用權出讓合同》，該行為是雙方當事人的真實意思表示，且合同不違反法律或者社會公共利益，符合法律規定的合同生效的一般條件，所以說泰豐公司與大同市土地局簽訂的《國有土地使用權出讓合同》為有效合同。
二、原告泰豐公司所支付的定金不予退還 定金是一種古老的債的擔保方式。它是指合同當事人一方，以保證合同履行為目的，在合同未履行之前，在法律規定的范圍內給付對方一定數額金錢的擔保形式?！睹穹ㄍ▌t》規定，當事人一方在法律規定的范圍內可以向對方給付定金；債務人履行債務后，定金應當抵作價款或者收回；給付定金的一方不履行債務的，無權要求返還定金，接受定金的一方不履行債務的，應當雙倍返還定金。定金的成立不僅應有當事人的合意，而且應有定金的實際交付。定金合同成立后，根據法律規定，可以發生以下三方面的效力：一是證明合同的成立；二是在合同履行后，定金可以抵作價款；三是在合同不履行時，適用定金罰則。 本案原告泰豐公司在與被告大同市土地局簽訂合同后，根據合同約定，給付大同市土地局定金1206868.95元，合同中的定金條款成立，對雙方當事人發生法律效力。之后，原告泰豐公司在合同規定的期限內未按規定交清土地出讓金，違反合同約定，其所支付的定金適用定金罰則，泰豐公司無權要求返還定金。法院認定泰豐公司所支付的定金依法不予返還是正確的。
三、原告泰豐公司已交納的部分土地出讓金是否應予退還 這是本案爭議的焦點所在。大同市土地局援引《中華人民共和國城鎮國有土地使用權出讓和轉讓暫行條例》第14條、《山西省城鎮國有土地使用權出讓和轉讓實施辦法》第11條的規定，認為對泰豐公司已支付的部分土地出讓金不予退還。對此，法院在審理過程中對適用法律問題進行了審查?！吨腥A人民共和國城鎮國有土地使用權出讓和轉讓暫行條例》第14條未明確規定解除合同后是否退還已交納的土地出讓金?！渡轿魇〕擎倗型恋厥褂脵喑鲎尯娃D讓實施辦法》第11條規定了“受讓方不履行合同的，出讓方可以依法解除合同，所支付的定金及出讓金不予退還?！钡摋l規定超越了《中華人民共和國城鎮國有土地使用權出讓和轉讓暫行條例》第14條的規定，與之相抵觸，實際造成對于未足額交納出讓金的土地受讓人而言，交的出讓金越多，損失越大，即違約輕的懲罰重，違約重的處罰輕，該條規定不應適用。大同市土地局不予退還泰豐公司的部分土地出讓金的行為缺乏法律依據，其主張依法不予支持。一、二審法院判令大同市土地局退還泰豐公司土地出讓金是正確的。
責任編輯按： 對于本案的處理，有必要再多說幾句。
一、關于合同的解除。從原告的起訴理由和上訴答辯理由中，可以明顯感到不同意被告解除雙方之間業已成立的土地使用權出讓合同。這涉及到被告所行使的合同解除權是否正當的問題。從合同關系來看，合同一方當事人有權在出現合同約定的或者法律規定的事由時，依約定或法定條件行使合同解除權。本案合同中約定了受讓方應在簽訂合同后60日內支付完全部土地使用權出讓金，逾期30日仍未全部支付的，出讓方有權解除合同。其后，雙方之間雖有延期付款的約定，但至所延付款期滿即開始發生計算逾期30日的法律效果，從此時起經過30日受讓方未全部支付的，出讓方即有權解除合同。本案出現了這樣的事實，所延付款期滿，經出讓方多次催促，受讓方在逾期30日后仍未付余款，根據合同約定的條件，出讓方通知受讓方解除合同，即為合法有效。同時，出讓方的這種行為，也符合當時有效施行的《經濟合同法》第二十六條第一款所規定的允許解除合同的情形之一，即合同一方在合同約定的期限內沒有履行合同（有疑問的是沒有履行是指全部沒有履行，還是也包括部分沒有履行，規定不明）的，另一方有權解除合同。 結合自1999年10月1日起施行的《中華人民共和國合同法》的規定來看，本案被告作為出讓方行使合同解除權，也是正當的，即被告的行為符合該法第九十三條規定的在當事人約定了解除合同的條件情形下，解除合同的條件成就時，解除權人可以解除合同的規定。但對本案合同約定的“逾期30日仍未全部支付，大同市土地局有權解除合同”，對該“逾期30日”可否理解為該法第九十五條所規定的“當事人約定解除權行使期限”，是不可以的。因為，“逾期30日”僅是解除權產生的條件，或者說為解除權開始行使的條件，在未滿30日之前，大同市土地局還不享有解除權。因此，如按該法處理，不發生期限屆滿當事人不行使解除權的，該權利消滅的問題。
【關鍵詞】 合同 管理 規范化
一、合同管理在企業中的重要性
合同是企業經營管理的重要內容，是實現經營行為的主要手段，是現代化管理的必然要求。如果要最大限度發揮合同的作用，就必須加強合同管理，加強合同的標準化管理。因為標準化是制度化的最高形式，是規范化的最高要求，是科學化的最佳途徑。只有加強合同的標準化管理，才能避免合同風險，規范經營行為，實現經營目標，提高企業競爭實力。
二、企業合同管理中出現的問題
煤炭企業涉及合同方面的內容很多，其中大家最常見和熟悉的有物資管理合同、銷售管理合同等。這些合同都有專門的單位或部室人員進行管理，這些合同基本都有相對的時間、客戶、管理格式等，有一定的規律可循，所以管理相對較為容易。但是，機關和后勤等涉及的對外合同，由于涉及種類多，部門多，格式內容等也比較多，部分部室人員由于專業性的限制，對合同需要的各項資料不了解，往往存在資料確實缺失情況，管理起來存在一定難度，需要多個部門的聯合把關，也需要專門部室人員的管理。尤其是各礦廠機關后勤，分公司購買的設備、搞的土建工程等，缺少專門部室管理和監管，給企業合同管理埋下隱患。迫切需要鑫龍煤業專門部室及專門人員進行管理。
為避免公司機關、后勤服務部門以及分公司購買的設備、搞的土建工程、進行的各項設備、設施維修、租賃等，涉及的對外合同缺少專門管理。存在以下問題：
1.缺乏必要的法律知識，部分內容存在法律風險。
2.合同的審查、簽訂不規范，亂，對合同的履行缺乏行之有效的監督。
3.缺乏供應商的資質的審查。
4.部分合同存在對合同雙方在合同執行過程中的責任與權利約定不明確、表述不清等問題。
這些都給企業合同管理埋下隱患。鑫龍煤業企業規劃部根據公司領導要求，于2014年5月起接手了鑫龍煤業機關、后勤和各子分公司地面涉外合同管理工作，并安排專門人員進行了管理，根據合同工作的各項要求，對后面所有的合同全面進行了規范化的管理。
三、合同規范化管理的主要做法
1.完善合同管理制度，優化合同管理流程。為規范各分公司、機關部室的合同管理工作、滿足合同管理工作需要，實現合同管理的制度化，預防和減少合同糾紛的發生，維護公司合法權益，制訂了《安陽鑫龍煤業（集團）有限責任公司合同管理辦法》鑫煤〔2014〕207號，使各分公司、機關部室的合同管理做到有章可循。合同管理制度的主要內容包括：合同管理機構的建立及其職責的明確界定；合同簽訂前的供應商資格、價格、質量與履約能力審查；合同簽訂的程序、權限設定、法人授權委托書辦法、合同專用章的管理；合同履行與糾紛的處理等具體內容。
2.及時啟用“安陽鑫龍煤業（集團）有限責任公司合同專用章”，并予以公布，指定專門人員進行管理。
3.重點要求各責任單位在合同簽訂前，加強對供應商的資格審查。對供應商的資質、商品價格與質量、履約能力的審核。合同管理部門在對供應商材料進行審核并形成審核意見后，要將審核報告上報主管部門審核。
4.編制了安陽鑫龍煤業（集團）有限責任公司合同審批表，確保在合同簽訂過程中，各專業部門或領導及時發現問題，及時處理。
5.對不同合同規定不同的上報材料，加以區分。通過議標簽訂的合同，報合同會簽單與會談紀要；通過招標簽訂的合同，報合同會簽單與中標通知書；通過領導批示簽訂的合同，報相關請示和領導批示。
6.編制了安陽鑫龍煤業集團有限責任公司合同管理臺帳，涉及序號、合同名稱、經辦部門、經辦人、簽訂日期、合同期限、合同價、對方單位、存檔份數、歸檔日期、備注等11項內容，確保各項合同查找有據可依，查詢方便。如下表：
7.合同查詢時，做好查詢、借用等相關手續（查詢借用人員需要填寫查詢、借用登記表，并將借用、查詢時間及歸還時間填寫清楚，借用時除了填寫登記表外，還要打借條），防止合同備份資料的遺失。
四、實施效果
通過對公司機關部室及分公司涉外合同管理進行了規范管理以來，公司合同管理工作獲得了長足發展。
1.通過制度的制定和完善，為機關部室及分公司涉外合同簽訂前、簽訂過程和簽訂后備案等工作提供了管理流程和依據。
2.規避了部分法律風險。
3.加強了機關部室及分公司涉外合同的監管工作。
R集團公司是一個擁有多家子公司、分公司、控股公司及直屬單位，多年來，在探索、加強合同管理的實踐方面形成一套符合自己實際、行之有效的管理方式、方法?，F做匯報，以期拋磚引玉之效。
一、確立合同管理模式
R集團公司明確：集團公司范圍內（包括各級單位）的合同由集團公司管理，集團公司采取統一與授權相結合、綜合與專業相結合的管理模式對合同進行管理。具體：在集團公司與各單位合同管理分工上，集團公司總部合同、各單位重要合同由集團公司統一管理，各單位非重要合同由集團公司授權各單位管理（重要合同與非重要合同的劃分標準由集團公司確定，集團公司參照合同標的額、履行周期等進行確定。如對于工程類合同，R集團公司在劃分重要合同與非重要合同時，標的額超過一億元或履行期限超兩年的合同定義為各單位重要合同，此類合同由R集團公司統一管理）；在職能部門合同管理分工上，各專業合同由職能部門歸口管理（如R集團公司范圍內工程類合同、設備類合同分別由工程部、設備部管理），合同綜合管理部門對合同涉及風險最后審查把關。
二、加強合同環節管理
對合同過程各環節進行分解分析，加強合同各環節管理、管控，實現合同風險管控。R集團公司的具體做法：
（一）對合同當事人審查
（1）審查內容。1）合同當事人的基本情況。合同當事人是否適格，《企業法人營業執照》或《營業執照》及其年檢是否在有效期限之內；2）合同當事人的履約能力。審查當事人的注冊資本、凈資產是否與合同履行相適應，有無不良信譽記錄等；3）合同當事人的簽約資格。當事人是否具有簽約授權，授權是否合法，有無越權等。
（2）審查程序。集團公司統一管理的合同，由集團公司合同專業管理部門負責對當事人審查；授權單位管理的合同，由各單位合同管理部門對當事人審查。
通過對當事人審查，將無簽約資格，或有簽約資格而無履約能力的當事人排除在外。
（二）合同起草管理
R集團公司規定集團公司及各單位設置專職或兼職合同管理員，合同管理人員負責合同起草。合同起草參照以下要求：（1）內容符合法律法規；（2）編號統一一致；（3）合同名稱與合同內容一致；（4）主、從合同相應內容一致，合同附件齊備；（5）明確合同履行方式；（6）明確違約責任及承擔方式；（7）合同設立擔保的，明確擔保的方式和范圍；（8）明確管轄法院或仲裁機構等。
（三）合同會簽管理
（1）合同會簽。合同會簽，是R集團公司職能部門按職責分工分別對合同進行審查，會簽是R集團公司合同管理的重要特點。R集團公司總部合同、各單位重要合同經R集團公司合同管理部門按一定順序會簽。下面舉例R集團公司合同會簽及順序（見下表）：
（2）會簽操作。職能部門在對合同進行審查時，審查意見可在合同會簽稿上修訂或批注，并及時反饋給合同承辦單位或部門，由承辦單位或部門采納，或說明后不予采納。
最后，R集團合同綜合管理部門對合同合法性、有效性進行審查把關。
（四）合同簽訂管理
合同經會簽審查后，送R集團公司分管領導審查，報主要負責人審批（或主要負責人授權他人審批），最后，由合同管理員根據審批后的合同會簽稿制作合同正式文本。合同正式文本由法定代表人或授權人簽署。合同正式文本加蓋合同專用章，并加蓋騎縫章。
（五）合同履行管理
（1）合同履性計劃。R集團公司總部合同、各單位重要合同經各方當事人簽署后，承辦單位或部門按照合同特點，對合同履行做總體規劃，確定合同履行階段或履行節點，制定履行計劃，并明確履行階段或節點目標。合同履行按計劃、分階段全面履行。
（2）合同備案。R集團公司總部合同、各單位合同簽署后，副本由承辦單位或部門報合同綜合管理部門備案，總部合同和各單位重要合同備案時附合同履行計劃。R集團公司合同綜合管理對備案合同登記、建賬、備查，加強合同履行監管。
（3）合同履行跟蹤。R集團公司總部合同、各單位重要合同履行情況由承辦單位或部門定期報合同綜合管理部門和合同專業管理部門。合同綜合部門對報送的合同信息及通過其他途徑掌握的信息進行匯總、整理、分析，協調解決合同管理存在問題，進一步規范合同管理，促進合同管理改進。
（六）合同驗收、歸檔管理
合同驗收由承辦單位或部門組織，在驗收中發現不符合要求的事項，在規定時間內向對方當事人提出書面異議及整改意見，并督促及時整改；驗收合格的，由驗收人員簽署書面驗收報告。
合同管理員對在簽訂、履行合同過程中的信件、電報、電傳、傳真、電子數據交換、電子郵件和合同文本等憑證妥善保管，并按R集團公司檔案管理要求辦理歸檔。
三、合同管理體系的構建
為實現合同管理，為保證合同及合同管理規范、有效運行，R集團公司建立起與合同管理相適應的、其行之有效的管理體系。
（一）組織體系
R集團公司建立起由董事長總經理合同綜合管理部門分管領導和合同專業管理部門分管領導集團公司合同管理部門集團公司各單位各單位分管領導合同管理員的組織保障體系。組織體系的建立健全，明確了各合同管理職能部門職責，進一步落實合同管理責任。
（二）制度體系
為適應合同管理，R集團公司進一步完善、明確了由合同法及相關法律法規R集團公司合同管理制度及相關規定R集團公司各專業合同管理制度各單位合同管理規定的多層級的合同管理制度，保障了合同管理有章可循、有據可依。
（三）合同及合同管理動態運行機制
1.根據公司實際情況，建立合理的組織架構，系統化管理合同。
筆者所在的公司實施總法律顧問制度，由公司一位高管擔任總法律顧問，下設法律事務管理部門，配備專業的企業法律顧問。法律事務管理部門在公司逐步實行綜合歸口與分級、分類相結合的合同管理體制。例如在公司市場營銷部、物資采購部、科技部等有合同業務的部門，設立了兼職合同管理人員，分類專項管理其本部門的合同，逐步對公司的合同進行全方位、全過程的系統化網絡管理。在管理手段上，公司的合同管理涵蓋合同管理制度建設、合同審查、合同文本管理、合同專用章管理、合同檔案管理、合同考核、合同兼職管理人員培訓等多個方面。
2.深入分析，健全合同管理制度；優化流程，強化合同管理職責分工。
法律顧問首先從合同管理建章立制開始，對原有的合用管理辦法在實施中的效果、存在的問題進行了分析和評估。在此基礎上，修訂公司《合同管理辦法》，梳理了合同管理核心流程，對合同的訂立、簽訂權限和職責審查、合同履行與評估等方面進行明確和規范。對公司合同管理制度的修訂，即是對公司合同管理內部控制的完善，旨在達成《內部控制指引》的目標要求，即規范和加強合同管理，確保合同談判、簽訂、執行、變更、解除等過程合法有效，印章保管、使用合理規范，防止未經授權的經濟行為，降低運營風險，保護公司合法權益。
3.充分注重事前防范，做好合同條款法律審核、示范文本推廣。
有效的事前防范不僅可以為企業節約大量的管理成本，而且有助于企業全面提高管理水平。筆者所在公司的合同審查，由項目責任部門、歸口管理部門、財務部、法律部等各個專業部門各司其職對合同進行把關，有效地將合同訂立納入公司的各項管理之中，有效地實現風險的控制和事前防范。法律顧問一年中審查各類合同逾兩千份，都逐字逐句嚴格審查，重大項目則在項目前期就參與談判和論證，把好“事前防范”這一關。合同示范文本有利于規范公司某一類合同的簽訂，在合同簽訂這一環節進行法律風險的防控。法律顧問堅持開展了相關合同示范文本的推行工作，根據公司合同種類合同業務量特點，相繼制定了《采購合同》、《加工承攬合同》、《設備維修合同》及《技術開發合同》等示范文本。法律顧問首先查閱了以往大量的合同，進行歸類整理；然后提煉總結完成合同示范文本草案，再與相關部門進行了交流討論，最終修改定稿。以技術合同為例，示范文本不僅明確合同內容，還從法律專業的角度對簽訂和履行環節、技術項目進度、履行期限和方式、雙方權利義務、驗收標準和方式、價款支付以及在知識產權歸屬等重要內容上做出相應說明，包括合同簽訂內容表述指引和法律風險說明及提示。從管理的角度上，實現在合同內控管理流程與管理、研發的具體結合，提高合同簽訂的水平和效率。
4.細化合同專用章管理，嚴格公司合同檔案管理。
法律顧問的嚴謹與細致等優點，還應發揮在公司合同章及合同檔案的管理工作環節之上。應明確合同專用章的用印審批相關要求，以及外帶合同專用章的原則、申請程序、攜帶使用要求。合同文本明確記載著合同雙方的權利義務，在一定時期內具有重要的保存價值，生效的合同文本應納入經營檔案管理。建立完善的合同檔案管理制度并分類保存并不可少。正由于此，對于審結用印的合同，筆者所在的公司以書面目錄和電子文檔兩種方式建立了合同臺帳，及時記錄合同編號、承辦部門、合同名稱及對方當事人等信息，并要求各業務部門妥善保管合同訂立及履行過程中的有關資料。形成便于查找的電子信息和紙質合同檔案，使合同自始至終都處于受控狀態。事實證明，完整合同檔案的建立，也便于總結合同履行情況，吸取經驗和教訓。
5.狠抓合同管理考核，加大公司內部合同管理檢查的力度。
為有效防范合同法律風險，公司法律事務部門形成了對各一級建制單位合同管理情況進行年度現場檢查的貫例。檢查內容主要涉及各單位內部的合同管理職責分工、合同審查、簽訂及履行情況、合同文本管理、合同臺帳管理、合同評估、合同印章管理以及上年度合同檢查整改等情況，并與相關負責人和兼職合同管理員進行座談交流。檢查會形成《年度合同管理現場檢查情況通報》，逐一分析各單位在執行公司合同管理制度中尚存在的問題，評價相關部門合同管理工作，提出改進意見；重點是促進各業務單位對合同履行和合同評估、部門合同管理方面工作的開展和規范。對于不認真執行公司合同管理制度和審查程序的單位和個人，給予績效考核負評價。合同考核和現場檢查工作，能督促各單位執行公司合同管理制度，在合同履行中誠實守信和全面履行。合同經辦部門逐步重視對合同執行中的質量、安全、進度等履約情況的跟蹤處理，注意利用后履行抗辯權、同時履行抗辯權和不安抗辯權等合同履行原則，依法保障自身權益。
6.注重法律知識普及，加強合同管理人員培訓。
公司合同管理的每個環節涉及到不同部門的人員，人員的素質保證是合同管理的重點。筆者所在的公司在各單位設有兼職合同管理員30多人，法律顧問對合同兼職管理員和經辦人員建立了培訓機制，每年組織一次集中培訓。培訓圍繞“合同法律風險防范”的主題，結合實務、配合案例宣講基礎法律知識，剖析合同從簽訂到終結的全過程，針對各環節進行風險防范提示，還制作令人喜聞樂見的PPT、動畫片在公司內部宣傳媒介上播放，以強化學習效果，增強了法律意識。法律顧問對合同管理人員培訓的加強和重視，一方面促使公司合規文化生根開花，另一方面使合同管理工作有了法律武器保駕護航，從深層次地鞏固了公司的合同管理內控體系。
二、結語
一、今年以來的主要工作
（一）加強學習宣傳，提高合同管理人員的整體素質
為適應合同審查、管理、監督工作的高標準、嚴要求的工作性質，更好地為企業生產經營服務，一月份以來，我廠組織合同管理人員全面、系統地學習了《***礦業集團有限責任公司合同管理辦法》、《***礦業集團有限責任公司合同管理實施細則》和《***礦業集團公司審批自購機電設備、配件、材料物資管理辦法》及相關法律法規，強化合同管理人員職業素質教育和職業道德教育，嚴格規范合同審查工作人員行為，明確合同審查工作程序，依法履行合同審查工作職責，提升了合同管理戰線的整體素質，為維護企業的正常經濟秩序和企業利益奠定了基礎。
（二）細化合同管理，保證了成本效益年活動的全面、深入開展
按照《***礦業集團有限責任公司合同管理辦法》、《***礦業集團有限責任公司合同管理實施細則》和《***礦業集團公司審批自購機電設備、配件、材料物資管理辦法》的要求，積極協助合同簽訂單位依法簽訂合同，參加重大合同的起草與簽訂，嚴格審查合同，1-10月份以來，共簽訂三類自購合同共計14份，其中：由供應科簽訂的自購材料合同8份，總標的額86199元；由機電科簽訂的自購配件合同5份，總標的額24789元；自購機電設備合同1份，總標的額56248元，所有合同條款、簽訂手續和形式均由本部門管理，各類合同簽訂時均經局、廠聯審，程序合法，杜絕了不完善和不合法的合同的出現，依法檢查合同履行情況，協助合同承辦人員處理合同中出現的問題和糾紛，會同合同承辦人員辦理有關合同文書，建立合同檔案，有效制止了不符合法律、行政法規規定的合同行為，并依法監督合同承辦人員的工作職責履行情況，依法執行合同審查制度，有效地保證了企業成本效益的全面、深入開展，切實維護了企業的合法權益。
總的來看，今年我廠合同管理工作以依法治廠為方針，基本達到了集團公司法律事務處的要求。但客觀地講，也存在一些問題。一是合同管理人員的素質和工作水平相對來說還有待提高。二是組織機構還有待完善。三是合同管理還需進一步細化。這些問題需要在來年的工作中加以解決。
二、二00六年的工作設想
（一）加強學習，全面提高合同管理人員的素質
按照集團公司法律事務處的會議精神和工作部署的要求，原創：進一步加強和改進學習。重點學習“三個代表”重要思想和合同管理辦法、實施細則與相應的法律法規，提高合同管理人員的政治素養和業務素質，強化合同管理人員的職業道德教育和遵紀守法意識，最大限度地保護企業利益不受損失，維護企業改革發展穩定的大局。
（二）完善組織機構，依法履行職責
完善我廠合同管理二級負責制，明確合同審查員和合同承辦人員的工作職責，對其職責范圍內工作定期檢查，發現不符合法律行政法規規定的合同行為，及時制止，并嚴厲追究其承辦人員責任。對造成企業經濟損失的違法合同，實行責任追究制度，對涉案人員移交司法機關進行法律制裁，督促合同管理人員依法履行職責。
合同管理規定
一、合同是公司的重要文檔，是公司有關業務開展的憑證。根據《江蘇阿爾法電梯有限公司管理辦法》及國家有關法規，為規范合同的調研、起草、審查、談判和簽訂、合同執行及歸檔管理的全過程的操作，特制定本規定。
二、本辦法適用于公司合同事務及管理。
三、合同承辦人--指具體經辦合同有關事宜的人員。
統一采辦--指將各部門可通用的、消耗類的或其他物資和服務采辦，由公司行政部統一組織，形成規模效益的采辦。
四、銷售部負責業務合同的的談判，并按合同及時催款及安裝協調溝通。
合同管理員負責合同資料的整理歸檔、保管，合同管理員須根據合同及時和廠里協調安排生產計劃及，保證生產及時，準時供應。
財務部合同的審核、合同管理和執行情況的檢查監督、考核評審。
五、管理內容
（一）、合同的調研
1、合同的調研由銷售人員進行，主要調查了解合同對方，包括但不限于
（1）資信能力；
（2）履約能力；
（3）資質情況；
（4）支付能力；
2、與合同對方進行初步接觸，了解合同相關要素，為起草合同創造條件。
（二）、合同的起草
1、一般由合同承辦人員或合同管理員起草，要求：
（1）起草人應參加合同談判；
（2）涉及技術方面的合同，應有相關技術人員參加。
2、合同起草要求：
（1）各類合同應當采用書面形式；
（2）起草合同，要做到內容合法、語言規范、結構嚴謹；
（3）合同起草應參照使用有關合同范本，合同格式及內容應符合有關法律、法規的規定。
（4）公司合同文本須按規定編制合同號。合同如若對方起草，也須按本規定合同號編制辦法編制公司合同號附在合同文本上，并使用此合同號進行統計、申報、匯總等。
（三）合同的談判
1、由銷售人員負責合同的談判，必要時邀公司領導參與。
2、銷售人員協商洽談，擬訂談判方案，研究洽談對策和目的，洽談中視情況適時進行補充、修正。
3、抓住重點，商定合同具體條款，并予以確認。
（四）合同的評審與審查
1、合同管理員組織合同評審，然后依據合同管理類別報送財務部組織審查；
2、未經審查的合同，公司財務部將不辦理財務手續。
3、具體評審要求根據業務實際狀況制定。
（五）合同的簽訂
1、合同簽訂時，簽字人出示并與對方交換法人代表證明文件或授權委托書。
2、銷售人員需要對外簽訂合同時，必須取得公司法定代表人的批準授權。
3、需要辦理法定手續的合同，應：
（1）法律法規強制或合同雙方要求進行合同鑒證或公證的合同，需到有關部門辦理鑒證或公證手續；
（2）法律法規規定需要辦理批準、登記、過戶等手續的合同，應在法定時限內辦理批準或許可手續。
（六）合同的履行
1、合同履行的跟蹤
（1）合同履行實行項目負責制，由銷售人員自行負責本人的項目。
（2）合同管理員應通過下列方式掌握合同履行情況：
1）銷售人員就本人的項目合同履行情況向合同管理員報告；
2）合同管理員根據合同規定時限對有關人員提醒及對合同履行情況進行檢查。
2、合同履行中的變更
合同簽訂后，或在合同履行過程中，如果本方或對方要求變更合同內容，應
（1）雙方要確定變更內容，并簽字確認，需要時再按本規定第五條第四款進行審查；
（2）對變更事項，銷售人員應以書面形式通知合同管理員；
3、合同履行中的糾紛
其處理按合同約定或按法律程序進行；
（七）合同情況統計上報
每月第一個工作日合同管理員向西安公司負責人報送下列報表，以便公司及時掌握合同總體情況：
1、每月及年終匯總上報《合同統計報表》；
2、每年年終匯總上報《合同臺帳表》。
（八）合同的歸檔
1、合同歸檔
（1）合同原件的移交
1）合同簽訂完后，銷售人員應在簽訂完成后5個工作日內（以最后簽訂者的日期為起點）將交合同管理員保存正本一份，同時分別送財務部保存合同正本一份、工程部保存合同安裝部分正本一份。
2）在外地簽訂的合同原件應在回到部門后3個工作日內交合同管理員；
3）合同管理員收到合同原件后，應填寫《合同登記卡》；
4）合同管理員對合同文本原件進行整理；
5）有商業秘密的合同應實行密級管理。
（2）合同相關資料的移交
1）合同履行過程中的一些文件、信件、電報、電傳、傳真等書面材料原件，合同承辦人應在收到原件之日起10個工作日內交合同管理員；
2）合同管理員將其與合同原件裝訂成冊。
（3）銷售人員對合同及相關資料的使用
1）一般使用復印件；
2）嚴格控制再次復印。
（4）合同原件及相關資料的保存
1）合同管理員應妥善保存合同文本及相關資料；
2）履行完畢的合同，應交檔案室歸檔保存，其歸檔時間和保管年限按法律、法規和公司有關規定辦理。
（5）合同資料的借閱
1）借閱資料應填寫《合同資料借閱登記表》；
2）經合同管理負責人簽字批準后才能提供復印件；
3）如需使用原件，應經主管部門領導簽字批準。
本文主要通過合同管理實踐工作，結合廣東、福建地區X銷售企業在2000年至近期的經營管理情況闡述合同管理如何與企業發展相結合，最終達到適應市場變化的目的?？偨Y經驗，提煉成果。有針對性的對廣東、福建地區迅速成長的銷售型企業的合同管理提供參考借鑒。
【關鍵詞】
銷售企業；合同管理；適應市場
廣東、福建等省經濟活躍、經濟形式復雜多變，做為設立在該地區的銷售企業，隨近十幾年來國家經濟發展，快速發展。為適應市場變化，企業需要積極開展多種方式的改革。本文以某企業廣東區公司在華南地區的分支機構變化為例加以闡述。從2000年以來，該企業在華南地區跨省多次分立、整合。2004-2009年以華南區公司為主，管理本地區（廣東、福建、海南）業務，人員合并辦公。2010年后華南區公司各項工作重新分立為各省區公司管理。組織機構先后經歷了省市級管理方式―省級公司直接管理模式（組織扁平化、垂直管理）―省地市級管理方式三個階段模式。所轄地區也分別經歷了各省獨立―廣東、福建、海南三省合并―廣東、海南兩合并加福建省獨立―各省獨立。公司內部管理方式、管理地域范圍不斷變化、所處的經濟環境復雜，需要從多方面不斷完善合同管理工作。
1 公司合同管理制度制定
在華南區管理時期，最早結合總公司制度制定華南區合同管理制度，廣東區合同管理制度是結合本區當前的實際情況，在原華南區制度基礎上修訂制定。并同時制定《合同管理權限及合同審查審批程序》?，F行制度建立統一授權、歸口把關、各負其責、相對集中的合同管理體制。公司所屬各地市公司、公司本部各部門應嚴格按照各自的職責權限進行合同的論證、審查、簽訂、履行、監管等工作。
1.1建立統一管理、各負其責、相對集中的管理體制
改變原來的多部門管理，按相對集中歸口把關、相對集中的方式管理。原來的由各主要業務部門各自承辦合同、審核合同、簽訂合同、履行合同的即做運動員、又做裁判員的模式，變為相對集中統一管理后，成為現在的由公司所屬各地市公司、機關各處室應嚴格按照各自的職責權限進行合同的論證、審查、簽訂、履行、監管等工作，形成職責清晰，工作明確、有效監督、規范控制的合同管理體制。
制度明確規定訂立書面合同的標準要求。從基本環節控制風險。
1.2“各負其責”，嚴格“三項審查”制度
按照“事前預防、統一授權、相對集中管理、分專業審查把關、各負其責、全過程監督”的原則，公司所有合同在簽訂之前，必須由各業務主管部門分別對合同項目的經濟合理性、可行性、合法性、嚴密性、規范性、立項依據、資金渠道、技術質量要求等方面進行審查；公司法律部門及合同管理人員對合同的簽訂、履行、變更和終止等進行統一管理和監督。
公司簽訂合同實行分專業歸口審查、各負其責的管理體制，包括法律審查、專業技術審查、經濟商務審查。對未履行三項審查及審批手續的全同，一律不得簽訂。
1.3公司合同審核以公司本部、地市分公司兩級為審核主體
針對銷售公司最基層單位人員工作性質側重具體銷售業務，法律專業人員極少，工作管理中心不同于省、市級管理性公司的特點。將合同審核的管理性工作上移至省市級分公司，即減少基層工作負擔，又縮短合同審批流程、提高合同審批效率，符合各級工作側重點。
1.4加強新業務、高風險項目的法律審查
對于招投標類合同、投資類高風險合同，公司制度明確規定：“立項、選商、談判、會審、簽訂的程序進行?！薄皩贤椖窟M行必要的考察、論證、落實資金渠道、項目計劃等保證合同全面履行的條件?！薄皩贤瑢Ψ疆斒氯说闹黧w資格、資信情況進行審查?！薄斑M行合同談判、組織招標、投標”。
1.5公司合同管理與招投標工作緊密結合
廣東區公司招投標管理制度規定：“招標人應與中標人簽訂書面合同”。
廣東區公司充分發揮合同管理信息系統的優勢，在合同管理信息系統設置伊始，即將所有列入招標類別的合同審查流程設置招投標審核。所有相關合同，必須首先在合同管理信息系統中進行招投標審核，達到招投標標準而未通過招投標審核的合同將被退回，從而避免產生規避招標、虛假招標的情況發生。
2 合同管理信息化推廣
以制度做保障，積極、快速推動合同信息化管理。
把合同管理進行網上審查審批等內容明確寫入現行制度中。三省合并管理時期，合同數量大，公司合同管理工作也處于起步階段。但按上級公司的總體安排，借助于當時的垂直管理、專業線分工的集中、統一特點，大力推動合同管理全面網絡化、信息化的工作，積極組織多種形式的人員培訓，強化合同信息系統的終端用戶使用。加強與當時三省各專業線、各區域和各相關處室的溝通協調，各專業線從初期的不適應信息管理方式至形成習慣、到支持認可合同管理信息系統，認識到管理三省各級合同，合同管理信息系統有著無法比擬的時間、空間優勢，即節約人力物力成本，又提高工作效率。使公司成為當時最早一批合同全面上線的企業之一，系統使用覆蓋廣東、福建、海南三省分公司，用戶數量超過550個，合同系統運行合同管理范圍下至零售網點合同上至省級公司投資項目，合同運行數量達30057份。
3 合同管理細致與效率平衡
作為一個大型企業，合同管理的細致性和對控制風險的高要求往往與合同簽訂效率相互制約。需要企業對合同管理審批環節的流程優化常抓不懈。公司的流程優化是從“娃娃”抓起的，基礎好，也更易治理。從合同流程設置伊始，便充分考慮到實際工作需要、工作效率要求，以滿足于瞬息萬變的市場變化要求為目的。除重大合同外，合同審核流程簡潔、無重復的專業技術性審核。公司重視做好平時的預防工作，避免頭痛醫頭，腳痛醫腳，日常治理的效果顯著。
合同管理信息系統初始化的早期，流程即是一級審核即可完成三項重要審查，效率高為特點。公司的現行管理制度同時也明確“歸口審查、各負其責”，在現在行制度的同時，也有明確的《合同審查權限及審查審批流程》，即避免了審查審批流程的事后確定的隨意性，也免于造成流程不定的相互推委。
區分不同類別、不同性質、不同情況的合同，本著實際情況，按工作需要進行相應調整。關聯交易合同、有標準文本的合同 、對時限性要求高的合同，符合三項審查及審批要求為上限要求。一般只通過一級審核，少用二級審核，避免相同專業性、技術性重復審查。
使用標準文本、金額較小、對時限性要求高、法律關系簡單的合同，如：公司主要產品銷售、主要產品采購、零售網點銷售、零售網點維修、零售網點房屋租賃等合同，實行一級審查審批，只在二級分公司完成三項審查和審批即可簽訂，通常不同性質的審核節點4個，在承辦人及時督辦的情況下，能夠在短時間內完成所有審查審批環節并簽訂。對于其它法律關系簡單的買賣、租賃、技術服務等合同審查審批合同審核節點總數一般為5個，金額小的4個。只有投資建設類的合同，法律關系復雜、金額大、無固定的標準文本，而實行二級審核，以嚴控各種風險。
日?？刂屏鞒萄娱L，由于部分工作部門的內部工作分工需要，時常有相關部門要求增加流程審核要求。日久天長，流程便會逐漸加長。為控制這一情況發生。公司流程變化、調整實行審核制，流程調整由主要負責人審批，方可增加。同時，不定時安排合同審核流程檢查瘦身。達到日?？刂企w重，效果好于超重后服藥減肥。
4 應急合同審核控制
銷售企業面向市場，工作難免需要應對“突發事件”，對時間及價格波動異常敏感的合同也需要應對這類“突發事件”。這客觀上造成了個別合同事前審核不充分，事后補辦。隨著公司規模擴大，各類人員的加入，這類情況也隨之復雜。為控制這一情況，公司將其納入二級單位主要負責人的人事業績指標考核范圍。自上而下，重視合同提前充分審批簽訂的必要性和重要性，最大限度減少這一情況發生幾率。
5 合同管理薄弱環節強化
履行控制，尋找最薄弱環節，明確職責。
合同履行是一個時時變化、需要不斷更新的動態管理。合同的履行環節分散、不易集中；部分履行時間長、地域分散、履行承辦人員更疊、銜接不順暢。要求合同履行的直接管理部門有高度的相關性和責任感。合同履行歷來是合同管理工作中的重點、難點和風險控制的關鍵點。廣東區現行合同管理制度，結合廣東區工作實際，明確“合同承辦單位全面負責合同履行”。做為銷售企業，合同承辦單位通過是該合同的需求部門，也是該合同的執行部門。直接掌握合同的全部履行過程，做為履行的責任部門，責無旁貸。
