時間：2023-07-13 16:30:09
序論：在您撰寫檔案工作規范化管理時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
1引言
在機關單位工作過程中形成的歷史記錄，即為機關檔案，它具有重要的保存價值，并對領導決策、職能履行與正確貫徹執行國家方針政策、強化內部管理具有決定性的意義。所以，實現機關檔案管理工作的規范化非常關鍵。鑒于目前我國部分機關檔案管理工作仍舊欠缺規范化，管理水平難以滿足實際需要，還影響到機關單位的正常運轉，因此需要對加強機關檔案規范化管理進行深入思考。
2機關檔案工作規范化管理的作用與意義
檔案是機關單位在業務工作、隊伍建設與管理任務等實踐活動中形成的書面文件、電子媒介或影像資料等原始記錄的統稱，它詳細記錄了機關單位的發展歷程。面對機關單位的新形勢與新要求，應當進一步提高檔案工作規范化的管理水平，有助于促進機關單位工作的進步和發展。第一，機關檔案忠實反映了機關單位工作中獲得的工作成果與艱辛勞動，是機關單位的一筆可貴財富，有利于推動機關單位工作科學發展的步伐。近些年來國家高度重視檔案管理工作，相繼出臺了一系列措施和制度來改進與加強檔案管理工作的規范化。完善的機關檔案能夠引導人們了解機關單位發展的主要歷史脈絡，及時跟進工作當中出現的問題，并且總結有關經驗教訓，屬于豐富的信息資源。第二，機關檔案是指導單位工作的必要依據，檔案的價值在于挖掘并利用信息資料的效益，充分有效地發揮檔案的作用，推動各項機關工作的順利開展。同時具體的單位工作能夠進一步豐富檔案的種類，提高檔案質量，有助于檔案工作更好地建設發展。伴隨我國法治建設的提高與完善，各級機關單位的檔案意識不斷增強，檔案的綜合利用率也在逐年提升，在機關單位的各項工作任務中具有舉足輕重的影響作用，在預防職務犯罪和行政監察監督等業務內容中，機關單位各部門利用檔案信息資源及時歸納和總結經驗，獲取了突出的工作業績。第三，規范化的機關單位檔案管理是提高其工作水平的關鍵保障。隨著我國法律法規的日益完善，機關單位的工作任務也逐漸變得繁重起來，檔案資料的內容大幅度增加。檔案工作還會出現資料收集不夠齊全，制度執行沒有到位，檔案安全存在隱患以及規范化水平有待提升的狀況與現象。這些問題在為機關單位的檔案管理任務施加壓力、帶來挑戰的同時，也為其進一步發展帶來了機遇。所以提高檔案管理規范化水平，充分發揮機關單位服務任務的作用要求，必須實現檔案的規范化管理，為機關單位各項工作的健康有序發展提供有力保障。
3提高機關檔案工作規范化管理的科學途徑
3.1完善現代機關單位檔案的管理體制
從檔案的收集、鑒定、保管與整理等任務中，構建統一的規范化管理系統，加強完善檔案管理制度的規范性。應當明確機關單位涉及的所有需要歸檔的資料信息，由檔案部門統一進行收集和整理，在歸檔環節中應當注重檔案的質量保證，重視歸檔的具體細節例如證件與附件，關注檔案整理的不同時間與資料的先后順序等信息。其中檔案資料的標題需要清楚填寫，且避免任意改動。及時處理有破損或字跡模糊不清的檔案資料，建立細節化明晰的歸檔細則，加強檔案資料信息的完整性、真實性和系統性。
3.2科學分類資源，完善檢索體系
首先要遵循文件材料的整合規律，保持各個文件之間的有機聯系，并且充分體現以人為本的基本原則。其次要做到文件的準確分類和鑒定，使編目、用品、紙張和字跡的規范化更明顯；要看歸檔的查全率、及時率與完整率是否達到了標準。再次，不同的檔案檢索工具構成了互為補充的檢索系統，從不同角度揭示了檔案資料的內容。檢索工具的種類與質量直接關系到檔案的查詢速度與查準率，完善的檢索體系能夠符合不同檢索渠道的要求。通常機關單位需要根據要求來設立和完善各種門類藏書的全部檔案案卷級與文件級的目錄數據庫，按照現實要求設置目錄專題數據資源庫。
3.3引進和利用現代化技術，更新檔案管理規范化模式
檔案管理人員應當利用先進設施與專業技術，對檔案進行電腦目錄輸入、檢索、統計檔案年報的編制、掃描圖紙及重大建設項目的檔案登記任務。為實現機關單位文檔的一體化管理，需要設計一系列適用于本單位實際工作情況的軟件，來確保文檔一體化有效實施。在電子檔案管理方面，對需要永久保存的電子檔案，例如建筑圖紙、重要的文獻材料和資源以及具有法律效力的文件憑證等，都應使用不可擦除型光盤；電子公文存儲歸檔的光盤應該貼有標簽提示。這些都是檔案規范化管理任務中不可或缺的工作，只要奠定好規范化管理的基礎，就可引領檔案管理工作向高效有序的方向發展。
4結語
隨著社會經濟發展和科技進步，機關部門的檔案管理工作需要更加科學與規范化。良好的檔案管理程序可以推動機關單位的工作發展，因此領導者必須注重檔案管理制度的完善，選拔專業化的檔案管理人員，培養高素質的檔案管理人才，加強檔案管理的科學性和實用性，促進檔案管理的規范化進程。
作者:翁亞潔 單位:河北省秦皇島市海港區民政局
參考文獻
[1]冼云嫦.提高機關檔案工作規范化管理的思考[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——企業管理模式創新學術研討會”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院:,2017(1).
[2]張立梅.關于檢察機關檔案工作規范化管理的思考[J].檔案天地,2016(11).
關鍵詞：國有企業；檔案工作；規范化管理
檔案資料是國有企業重要的生產成果和信息資源，是國有企業歷史的總結和相關經驗的積累，更是創新發展的重要參考依據。在新時代背景下，尤其是信息技術的發展，檔案管理工作面臨新的機遇和挑戰。因此檔案管理工作需要創新技術和方法，不斷推進規范化和制度化管理，適應國有企業管理信息化要求，才能為國有企業發展提供助力。
一、當前國有企業檔案規范化管理存在的問題
（1）長久以來，很多國有企業認為檔案管理并不重要，沒有直接的價值體現，所以對檔案工作也不重視。類似檔案管理的規劃、安全、人員配置，經費預算等問題得不到應有的重視，造成管理功能弱化，工作非?；靵y。（2）因為對檔案管理的不重視，在國有企業“減員增效”等改革背景的前提下，許多職能管理部門人員要求精簡，檔案部門往往就首當其沖。如檔案部門并入綜合部門下，檔案工作從業人員幾乎沒有專業人員，都是兼職人員，沒有接受過正規教育與培訓，缺乏專業化管理理論知識和操作技能，勢必出現許多問題，也一定程度上限制了檔案的管理水平。而且在人員的聘用上也較為隨意，只要能簡單的操作就可以錄用，這些人員在工作中都是按老方法，按部就班，不具備主觀能動性去推動檔案管理的規范化和科學化，大大降低了檔案的利用效率。（3）檔案管理是一項比較復雜的工作，有許多管理環節，如檔案資料的收集、整理、歸檔、存儲、借閱、銷毀等，每一個環節都有相應的規范化要求。許多國有企業檔案管理缺乏規章制度，收集不齊全，歸檔混亂，紙質資料存放不合理，借閱后不歸還，造成了檔案丟失，發霉受潮等情況，直接影響了檔案合理利用。（4）如今網絡和信息技術已經廣泛的應用到國有企業日常管理工作中，但許多國有企業在檔案管理中還遵循著傳統的模式，缺乏現代化的管理工具，管理軟件功能滯后，加之沒有與企業辦公系統搭建起有效的網絡通道，導致目前國有企業檔案數字信息化水平偏低，檔案信息開發和充分利用也得不到深入，檔案的安全和保密也面臨挑戰。
二、提高檔案規范化管理的對策
1.納入公司制度，提高檔案意識
為了優化檔案管理，提升規范化程度，首先是采取多種行之有效的措施，引導公司領導職工對檔案管理正確的認識和思想上的重視。將檔案工作納入本企業的工作計劃、目標管理和相關部門及人員的崗位職責，同企業各項工作同步發展。統一領導，統一機構，統一制度，制定由領導分管、綜合部門領導主管管的綜合管理制度，并且列入領導議事日程，這樣才能解決檔案管理中的實際問題，讓檔案管理發揮應有的作用和價值。
2.提升人員素質，適應信息化需求
國有企業檔案管理人員的業務素質直接關系到檔案工作的質量。要實現檔案管理的規范化，提高工作人員的素質，實現專業化的操作和技能勢在必行。為此，在檔案專業人員的選用上，要嚴把關口，選擇那些專業能力強，操作能力強的人才。更要加強培訓，借鑒優秀的檔案管理經驗，指導檔案從業人員工作，逐步培養規范化和信息化管理意識，進而激發工作熱情，能主動掌握時代脈搏，樹立適應形勢的主動服務理念。確保從業人員對資料信息的產生來源保持高度敏感，主動收集，調查了解用戶的潛在需要，針對性設計出不同的服務內容和范圍，尋求更為有效的服務新途徑，以提高檔案利用的質量和水平。
3.健全檔案制度，實現規范化管理
在檔案的管理過程中，制度是確保規范化管理的基石，也是最強有力的保障。在每一個管理環節，都應該構建規范化與科學化的制度。在收集資料的過程中，要建立相應的收集規范，明確部門和個人的職責，確保資料收集的完備；在資料的分類歸檔過程中，要建立詳細的分類法則，編號排序，這樣不但能清晰明確的把檔案分類完好，也便于以后的查閱利用；在檔案的保存過程中，完善檔案保管制度，加強庫房設施建設，減少外界條件對檔案造成的傷害；在檔案的應用過程中，信息化時代前提下，檔案管理制度與辦公業務管理、信息化管理密不可分的。在以國有企業良好的管理制度為依托，根據檔案信息化的要求，創新、規范化開發信息系統，積極主動整合檔案信息資源，保障其在應用過程中能適應不同階段、不同性質用戶的需要，從而才能發揮出檔案的最佳效能。
4.加強軟件開發，提升信息化水平
檔案管理的最終目的是檔案的開發和利用，是自身價值得以實現的直接手段和重要體現。新形勢下的檔案開發和利用，更是以信息資源的開發和利用得以實現的。應重點做好檔案的編目、編研工作，編制適合國有企業實際情況的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案匯編等參考資料，及時、系統、完整提供、滿足檔案利用工作的需求。國有企業應通過定制開發適合自身文化的信息管理系統，借助軟件編程和數據庫管理技術，構建網絡工作流程來支持、執行和管理公司的各項職能業務活動。在國有企業定制開發信息管理系統的同時，建立具有國有企業特點、匹配自身需求的檔案管理軟件，與企業其他辦公軟件緊密結合，架構起一個由網絡連接來實現的綜合數據庫，共享信息數據。行政辦公、生產經營和業務審批的工作流程與文檔一體化工作流程緊密集合起來，產生新的文件方式——電子文件，形成了一套從文件的生成、流轉到歸檔的全新流程，精簡工作冗余，提高工作效率，達到協同辦公的目的。在促進檔案管理工作的革新的同時，對檔案安全管理的要求也更加嚴苛，在硬件環節上，通過設置防護墻等技術手段，阻隔不安全因素保證系統安全穩定運行；在工作環節中，通過對工作流程、文件傳遞以及保管保密等方式加強管理，確保信息的安全可靠。綜上所述，在科技快速發展的今天，檔案資料的管理方式必須堅持與時俱進，革新管理的手段和技術，提高檔案管理的質量和利用效率，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。檔案管理作為一個國有企業管理活動的不可或缺組成部分，只有不斷的重視，培養專業人才，建立完善的制度保障體系，應用信息化系統提高檔案的開發和利用，實施檔案工作的常態化管理，不僅可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為國有企業的發展做出貢獻，這樣才能實現檔案的科學化和規范化管理。
參考文獻
[1]顧玉紅.加快檔案信息化建設提升檔案管理水平[J].辦公室業務，2013，（22）：129-130.
關鍵詞：高等學?！n案工作 規范化 制度化 程序化 標準化
一、高校檔案工作的地位及要求
高等學校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃[1]。從1987年4月23日原國家教委、國家檔案局的《關于加強高等學校檔案工作的幾點意見》（〔87〕教辦字016號）[2]、1989年10月10日國家教育委員會令第6號的《普通高等學校檔案管理辦法》[3]，到現行的2008年8月20日的中華人民共和國教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）等一系列直接針對高校檔案工作的法規性文獻，歷來都重視高校檔案管理工作?！掇k法》強調了高校檔案工作的重要性并提出了明確的要求：檔案工作作為高校工作的重要組成部分，是高校一項不可或缺的基礎性工作，要與高校整體發展同步。
二、規范高校檔案工作的意義
1、明確高校檔案工作領導體制
《辦法》在總則中明確規定：“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作?！薄皣覚n案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查?！辈⑹状沃该髁恕案咝n案工作由高等學校校長領導”，規范了高校檔案工作行政領導和業務指導體系，健全了高校檔案工作的領導體制，使高校檔案工作的行政管理和業務指導都有了明確的主體：高校檔案工作在行政管理上接受國家教育行政部門和省、自治區、直轄市教育行政部門的領導；業務上接受國家檔案局和省、自治區、直轄市檔案局的指導、監督和檢查。教育和檔案行政部門相互配合，共同組成和諧的行政主管、業務指導的管理體系，有利于高校檔案工作的規范和發展。
2、保障高校檔案機構建設
國家規范高校檔案管理的重大舉措，就是保障了高校檔案機構設置，如《辦法》明確了高校檔案機構的設置條件，指出未設立檔案館的高校應當設立綜合檔案室，并規范其職責，為開展高校檔案工作提供了組織保證。
3、促進高校檔案人才隊伍建設
專職檔案工作人員，是高校檔案工作的基本力量，高校檔案館（室）必須配備與本校檔案數量和工作任務相適應的一定數量和較高素質的專職檔案工作人員，保證檔案工作正常有序的推進，保持檔案工作不斷發展的活力。針對高校檔案工作人員學歷職稱層次偏低、專業結構不合理、隊伍不穩定、缺乏掌握現代技術的管理人才等問題，《辦法》規范了高校檔案館（室），應當配備具有檔案專業知識、相應科學文化知識以及現代化管理技能的專職檔案人員，并實行專業技術職務聘任制或職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。這些相關條文，規范了高校檔案人員配備的要求及待遇，反映出國家對高校專職檔案人才隊伍建設的關心和重視，為高校檔案人才隊伍的穩定和提高起到了至關重要的作用。
4、使高校檔案管理有章可循
高校檔案管理相關的規范性法規文件的頒布實施，適應高等教育發展的需要，符合高校檔案工作實際，是推進依法治校、依法治檔，規范新時期高校檔案工作制度化、科學化發展的重要依據。如教育部和國家檔案局為規范高等學校檔案工作、提高檔案管理水平、有效保護和利用檔案出臺的《辦法》，四川省教育廳、四川省檔案局制定的《四川省〈高等學校檔案管理辦法〉實施細則（試行）》，為高校檔案工作規范化管理提供了可靠的法律保障。
5、確保高校檔案工作可持續發展
為了改善高校檔案工作的發展環境，《辦法》提高和強化了高校檔案工作的地位與作用，主要從高校檔案工作的定位、領導體制、管理體系、機構設置與人員配備、檔案管理與利用以及檔案工作經費、檔案庫房建設和檔案設備配置等各方面強化了高校檔案工作有效運行的條件保障。這些相關的法規文獻，既適應了高等教育改革發展的需要，又符合高校檔案工作建設發展的實際情況，有利于高校檔案工作的規范化、檔案管理現代化、檔案資源信息化、檔案利用知識化、檔案傳遞網絡化，能確保高校檔案事業的健康和可持續發展。
三、高校檔案工作規范化管理的有效途徑
1、強化意識，更新觀念——人性化是前提
要規范高校檔案工作首先必須強化法制意識，牢固樹立依法治檔、依法管檔觀念，并以人性化理念管理高校檔案工作。
高校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄[4]。高校檔案的內涵，決定了高校檔案工作具有長期性、連續性、持久性、系統性的特征。時間在流逝，歷史在積淀，檔案在遞增，資源在積累，載體在變化，人員在更替，在這樣一種動態工作過程中，如果沒有合理的管理制度與政策法規來規范高校檔案工作，其后果不堪設想。同時，規章制度的制定與實施必須以人為本，貫徹人才興檔、人才強館理念：一方面，既要約束我們的檔案管理者，規范檔案管理行為，又要尊重知識、尊重人才，充分調動與激發檔案人的主動性與積極性；另一方面，要對利用者提供人性化的服務，才有利于高校檔案資源體系建設和檔案服務體系建設。轉貼于
2、專業培訓，科學管理——現代化是手段
高校檔案館（室）是保存和提供利用學校檔案的專門機構，《辦法》明文規定應配備專職檔案工作人員，且要具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能，實行專業技術職務聘任制。根據這一對高校檔案機構及其人員的定位和要求，專職檔案人員必須鉆研檔案學專業知識和科學文化知識，掌握現代化管理技能，如計算機技術、信息技術、網絡技術、多媒體技術、數據處理技術，這樣才能充分利用現代化管理手段，科學地管理檔案和快速便捷地提供利用，推動高校檔案工作從傳統管理模式向現代化管理模式轉變?？茖W化、現代化管理，是規范高校檔案工作的重要手段。
要規范高校檔案工作 ，實現檔案工作的現代化管理，人才是核心。然而，根據教育部辦公廳檔案處對教育部直屬高校檔案工作狀況的調查，全國72所教育部直屬高校共有專職檔案人員750名，其專業結構上，檔案學專業畢業的459人，非檔案專業畢業的291人，分別占總數的61.2%和38.2%；職稱結構上，研究館員19人，副研究館員150人，館員316人，助理館員112人，管理員40人，無職稱人員113人[5]。這種狀況的人才隊伍很難適應檔案信息化建設和現代化管理的要求，優化專職檔案人員隊伍結構，既是時代的要求，也是高校檔案工作自身發展的需要。因此，要通過多種渠道，如講座、進修、函授、自學、培訓、外派、引進，提高專職檔案人員的專業知識、業務技能與綜合素質。
3、健全規章，嚴格執行——制度化是保障
高校檔案機構是國家檔案事業的重要組成部分，一方面是負責保管本單位的檔案與提供檔案為高校和社會服務的職能，另一方面是負責對高校檔案工作進行業務指導、監督和檢查的管理職能，這兩大方面職責的正確履行，首先要規范行為，明確崗位職責，強化責任意識，做到依法治檔、依法管檔。高校檔案館（室），要認真貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，并以國家相關法律法規為依據，結合本校檔案工作實際，創新檔案管理制度化建設，建立和不斷完善本館的檔案管理規章制度，為檔案工作提供可靠的制度保障，使高校檔案工作有章可循、有法必依。因此，制度化建設是高校檔案工作規范化管理的保障。
4、過程控制，監督檢查——程序化是關鍵
高校檔案工作規范化管理的有效手段是程序化。要對高校工作系統的各個工作環節進行有效監督和控制，每項工作要設計完整的工作過程，事前有依據、計劃與布置，事中有檢查與監督，事后有驗收、總結、評價與反饋，這樣才能規范整個檔案工作過程，提高工作效率，從而保障檔案工作系統有條不紊地高效地運行。
5、達標認定，不斷提高——標準化是依據
要實現高校檔案工作規范化管理，最有效的途徑是進行高等學校檔案規范化管理認定。如四川省檔案局、四川省教育廳組織的“四川省高等學校檔案規范化管理認定”工作，就是為認真貫徹執行《高等學校檔案管理辦法》、《四川省檔案工作規范化管理辦法》（川辦函[2005]103號）和《四川省〈高等學校檔案管理辦法〉實施細則》（川教[2009]204號），全面提升我省高等學校檔案工作整體水平，不繼推動全省高等學校檔案事業的改革和發展而進行的，其評定標準是《四川省高等學校檔案工作規范化管理考核標準（試行）》，考核的主要內容包括組織管理、基礎設施設備、基礎業務建設、開發利用等四個部分，重點考核、評審其近三年（含當年）檔案工作規范化管理的情況，以開展檔案規范化管理認定工作為載體，使全省高等學校檔案工作逐步達到規范化管理標準，切實提高高等學校檔案管理和服務質量[6]。以上認定目的、指導思想、認定標準與考核內容表明， 四川省高等學校檔案工作規范化管理認定的相關文件及其標準，是保障四川省高等學校檔案工作規范化管理的主要依據。
6、數字存儲，知識服務——信息化是動力
高校檔案是高?？蒲?、教育、教學和日常管理以及各項事業發展的重要憑據，是高?？沙掷m發展不可缺少的信息資源。檔案的本質是原始記錄性，它是直接的、原始的歷史記錄，具有特殊的憑證價值。實體檔案，一旦損毀不可再生，于是檔案信息化建設被提上了議事日程?！掇k法》要求“將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展”。檔案信息化建設的內容，主要包括檔案資源數字化建設、檔案利用知識化建設、檔案信息安全保障體系建設、檔案管理應用系統建設、標準規范體系建設等方面，基本上覆蓋了檔案工作的各個環節和各門類檔案管理業務。因此，檔案信息化建設對高校檔案工作的規范化管理具有強大的推動作用。
參考文獻
[1]、[4]教育部 國家檔案局 高等學校檔案管理辦法.中華人民共和國教育部令第27號，2008.8.20。
[2]國家教委 國家檔案局 關于加強高等學校檔案工作的幾點意見〔87〕.教辦字016號，1987.4.23。
[3]國家教育委員會 《普通高等學校檔案管理辦法》，中華人民共和國國家教育委員會令第6號，1989.10.10。
關鍵詞：信息電子化；檔案創新服務；文書管理
檔案的征集是檔案整理、檔案歸檔以及檔案保管等工作的基礎，檔案的整理要以檔案征集的收集數據為基準，檔案的管理要以安放完好的檔案數據架構為前提，因此滿足這些前提的首要條件就是進行檔案征集工作，從而使接下來的檔案工作內容得到保障，因此在檔案征集工作上必須嚴肅對待，馬虎不得。這也是為后續的檔案歸檔、管理工作打下良好而穩定基礎的前提。為了使檔案的征集工作更具條理性，應該對檔案的征集工作進行一定的規范化管理，進而使其向我們所期望的方向順利發展。
1 檔案征集工作的環節
檔案征集工作主要指的是人力資源與社會保障局根據具體的征集計劃來征集所需線索、明確主要的征集對象，通過規范的程序征集對象進入館內，將實際征集的對象變成檔案館藏品的過程。我們通常將該過程劃分為以下幾個環節：首先是征集計劃的編制；其次是征集對象明確后，檔案征集工作人員和征集對象持有人間的互動過程；第三是對已選的征集對象進行評估鑒定和征集批準的過程；第四是和征集對象持有人進行征集手續的辦理過程。第五是檔案征集工作人員將征集檔案和有關文件遞交給館內相關部門的過程。
2 檔案征集工作規范化管理的手段
2.1 意向申請的規范化
任何工作的有序開展都需要一個正確而明晰的理論指導，以此為基，能夠使工作有條不紊地進行下去，進而使工作的效率和質量都得以保證，并促進此工作過程帶來的經濟效益和人文效益的提升。而檔案征集工作也不例外，檔案征集工作也需要有一個明確的目的和工作流程體系為指導。因此在進行檔案征集工作之前，首先要有一個檔案征集的意向，并將這意向通過單位的組織機構傳達到員工處。最少應傳達到兩人，在意向傳達之后，檔案征集相關意向的發起人要就這一事件填寫檔案征集的相關公文性意向書，以及規范檔案表格申請書，因為檔案作為一項嚴肅的書面文件具備一定的法律效益，不能由公民擅自書寫，檔案表格也應由國家統一，不能任由公民擅自復制。
在相關資料填寫完畢后，將之遞交給上級部門，在上級部門審閱并肯定之后會安排一定的調查人員核實檔案征集者的相關資質，并且上級部門還會對上述申請文件的真實性予以評定并加蓋工章。為了這一環節不出現任何紕漏，進而導致檔案征集意向傳達失敗，申請人應就檔案涵蓋的對象的詳細個人信息整合一份具體的數字報告，在報告中寫明相關注意事項，以報告書的形式陳述這一流程中將會涉及到的全部數字以及相關詳細信息，在書面報告紙樣出來后加蓋負責部門的公章，并將報告隨申請書一同提交至上級處，以便上級審核。當上級的意見隨公章一并返回之后，此征集意向才算傳達完畢，相關人員必須遵循上述章程嚴格執行相應步驟，以保證檔案征集工作的規范化進行。
2.2 制定檔案計劃
檔案征集計劃在檔案征集工作人員的工作中起到了指引作用并且，其還是后續對征集對象予以準確評估與鑒定的最有力依據。檔案征集計劃內容具體應涵蓋征集方式、征集原則、入藏標準、征集范圍等諸多的內容" 檔案征集工作人員主要擔任歸檔人一職，財務人員主要是接收人。歸檔共有以下幾項內容$征集對象評估報告（副本），征集對象專家鑒定會會議紀要（正本）、檔案征集協議（正本）、征集經費支付憑證（正本）、征集檔案點交記錄表等。
2.3 對檔案征集對象的評估
通常情況下，在實際的檔案征集工作中，主要是對征集對象進行了全面的評估，而在這一環節中，相關檔案征集工作人員應該充分準備好相關材料，具體包括了申請表、檔案原件、檔案征集意向書等等。其次，在對征集檔案評估專家的選擇上，將會由檔案館領導統一制定。
2.4 對征集來的檔案的審批
對征集而來的檔案不能直接進行歸檔處理首先要對檔案本身進行一定的檢驗和審批程序，進而使檔案的法律效力得到確認，從而避免因檔案問題而引發的經濟類、法制類民事糾紛的發生。具體的審批流程較為簡單，由被征集人將檔案交付給征集者，然后征集者將收到的檔案文件交給具備法律鑒定資質的審核部門審核檔案的真實性以及檔案的法律實用性，在審核者確認檔案無誤后出具資質鑒定證明，然后檔案在交由收集者進行接下來的檔案使用及保管流程。這一系列流程都要以法律為約束，進而保證檔案審批的合理性。此審批環節一定要在國家承認的地點交由國家委派的檔案審批人員親自執行，進而避免因個人審核資質的不真實而導致審核失效的情況發生，這也是間接提升檔案工作效率的合理化方式。
2.5 相關材料的書面化
在這一環節的檔案征集工作中，一般是需要檔案征集工作人員與檔案持有人共同完成的。制定的檔案征集文件協議也要一式三份。其中，檔案持有人將會保留一份，另外兩份將由檔案館統一保管。在這一環節過程中，要將檔案數量、名稱等情況清楚反映在檔案征集協議清單中。
2.6 尋求專家鑒定
開展專家鑒定會過程中，檔案征集工作者要準備好所需的材料，擔任鑒定會的鑒定人員應從檔案征集的專家庫中抽取，最后將形成文件作為專家基于征集對象而開展的鑒定會議的會議紀要。相關整理工作者要及時有效的整理所需資料并遞交給檔案管理部門，需要進行轉交的資料包括了檔案征集意向書、申請表、審批表合同、專家鑒定會的會議紀要等諸多資料的正本。同時，還有征集資料的有關資料與圖片以及征集的經費支出憑證的副本。
結束語
總而言之，檔案的征集工作是一項法制化的工作，對這一工作的規范化管理有利于我國檔案工作的順利有序進行，有利于保障被制檔案者的經濟利益和人身利益，貫徹了以人為本的政策理念。同時對檔案的征集工作的規范化管理還有利于提升我國檔案相關部門的整體執行力。因此相關部門務必要重視這一點，對檔案征集工作提供一定的政策支持，完善相關的法規和法律就能夠使這一項工作處于一個合理的約束范圍內，進而在計提的工作流程上得到合理化的管理，從而推動我國檔案事業的全面和整體化發展。
參考文獻
[1]楊彩虹.檔案征集工作規范化管理初探[J].科學中國人，2016.
[2]王光玉.檔案征集工作規范化管理初探[J].檔案學研究，2009.
[3]王建偉.關于檔案征集工作規范化管理的若干思考[J].河南科技，2013.
1.1 檔案管理體制上“散”。一是部分單位沒有成立機關檔案工作領導小組，沒有明確分管檔案工作的領導，檔案工作經費和設備沒保障；二是部分單位檔案沒有集中統一管理，重收集保管文書檔案，輕會計、聲像、科技、榮譽、電子檔案；三是檔案工作人員兼職的多，有的身兼數職，不能保持檔案隊伍相對穩定。
1.2 檔案業務“兩基”建設上“軟”。一是工作制度不夠健全，有的單位沒有室藏檔案應急處置方案和計算機檔案信息網絡應急處置方案；二是部分機關檔案室對各門類歸檔文件材料收集不齊全完整，黨委黨組會議記錄、辦公會議記錄、民主生活會記錄和年度統計報表及人員編制名冊未及時歸檔；三是部分機關檔案室沒有建立全宗卷，有些機關檔案室雖已建立全宗卷，但全宗卷主要內容不齊全；四是部分機關沒有單獨的檔案庫房、閱覽室和辦公室；五是有的機關檔案保管沒有實現“三鐵”，達不到“十防”措施要求。
1.3 檔案信息化建設上“松”。很多單位對檔案信息化建設的緊迫性、重要性認識不足，不能夠把檔案信息化建設列入電子政務建設規劃，與之同步實施，同步發展。應配備的計算機、刻錄機、掃描儀、檔案管理軟件未能配備，文檔一體化管理難以實行。
1.4 檔案提供利用上弱。檔案檢索工具編制不全，編研材料單薄，提供利用效果不明顯。
2 機關檔案工作存在問題的原因
2.1 領導認識不到位。由于機關領導認識不到檔案工作的重要性，在工作中不重視檔案工作。檔案管理制度不健全，責任不明確，工作被動。
2.2 對檔案工作人員管理不到位。第一，機關檔案員不能保持相對穩定，調動過于頻繁。第二，機關檔案工作人員少，不適應檔案工作的需要。如濮陽市法院有訴訟檔案、文書檔案四萬多卷，工作量大，檔案員疲于應付。第三，檔案員業務素質不高。有的檔案員不是學檔案專業的，有的是從其他崗位上調動過來的，對檔案工作知之不多。第四，檔案員待遇低，其積極主動性很難發揮，機關檔案工作也很難有起色。
2.3 經費投入不到位。機關檔案工作需要適量的資金投入，但很多單位沒有投入開展檔案工作必需的資金，該配備的空調機、去濕機、滅火器和計算機等沒有配備或配備不全，機關檔案庫房達不到“十防”措施的要求，影響了檔案信息化建設工作開展。
3 機關檔案工作規范化管理認證對策
3.1 抓領導，不斷提高思想認識。①凡是召開檔案工作會議，就請分管領導、主管負責人參加，增強其重視支持檔案工作的責任感；②檔案行政管理部門可以收集編輯檔案利用實例匯編，發給機關領導學習，加深他們對機關檔案工作的認識和理解；③檔案部門的干部在對機關單位檢查工作、業務指導時，利用正反實例宣傳機關檔案工作的重要性和必要性。
3.2 抓隊伍，加強對機關檔案干部的管理。首先，要保持機關檔案干部的相對穩定。實行機關檔案干部備案制度，各機關檔案干部交流調動前，要向當地檔案行政管理部門備案，征得同意后，原檔案干部方可調動。其次，提高機關檔案室的規格。如能把機關檔案室編制為機關內部科室，提高其規格，既能保持機關檔案干部的相對穩定，發揮檔案干部的積極主動性，又能提高機關工作效率。最后，提高機關檔案干部業務素質。理論與實踐相結合，“走出去，請進來”，集中與分散，有計劃有步驟地對各級機關檔案干部分期分批進行輪訓，使其提高業務素質，推進機關檔案工作開展。
3.3 抓主管部門，發揮主管機關的作用。只有發揮主管機關的作用，共同履行指導、監督與檢查職責，才能把機關檔案工作搞好。如河南省國稅、地稅系統開展的機關檔案工作規范化管理認證工作很有成效。
【關鍵詞】房產檔案;規范化管理;管理措施
1前言
增強對于房產檔案的規范化管理是特別重要的，由于房產檔案直接記錄著房產權屬的有關信息，并且所記錄的東西有著一定的法律效力，這是一項很難被取代的工作。通過對于房產檔案資料的分析能夠明確房屋產權所包括的所有的信息以及房屋產權的有關問題，因此房產檔案里面所記錄的東西專業性比較強。由于時間的持續變化，由于存在交易、繼承、贈與這幾項行為，進而就會產生產權的變化，當進行城市建設的時候，由于存在房屋拆遷、房屋翻建和房屋分割這樣幾種情況，因此房屋的有關信息會發生相應的變化。因此就需要房產檔案采取動態管理的形式，這樣可以及時的更新以及補充房屋信息，進而使得房產檔案得到更加可靠的保障。
2房地產檔案的含義
房地產檔案主要就是依靠房地產行政部門開展相應的管理工作，通過一些照片文字資料這樣的材料能夠明確房屋的使用權，并且能夠明確土地的使用情況和房屋的狀態，這對于房地產行業來說是特別重要的。當開始管理檔案工作的時候就是意味著對于檔案進行收集。當收集檔案的時候，需要保障資料的完整性，并且需要對于產權發生的變化以及變更的情況進行記錄，并且需要進行整理，進而確保信息的完整性，這樣使得房屋檔案的價值能夠得到更加明顯的體現。由于城鎮化進程的增快，大多數的農村居民選擇在在縣城或者是市里買房子。根據國家的標準，房屋產權需要對應相應的房屋檔案。要是戶主發生了變化，有關的檔案管理人員的任務就會增加?，F階段我們國家的房產管理水平是比較落后的，所以需要進行補充以及完善。
3房屋檔案管理的情況
3.1現階段檔案管理形式比較落后
由于信息技術的持續進步，信息化手法以及信息化技術在有關的行業里面得到了廣泛的使用，并且在大多數的領域里面都得到了廣泛的使用。不過現階段的房產檔案管理還是采取相對落后的管理形式，并且沒有及時的補充先進的理念，采取的還是傳統的管理形式。在這種全新的形式中，所存在的網絡技術以及計算機技術得到了廣泛的發展，使用這些新型技術進行管理的時候，能夠有效地增強檔案管理的效率，并且可以降低失誤。不過現階段檔案管理里面還是沒有一個比較系統的檔案管理網絡體系，所以很難滿足現階段發展的需求。
3.2檔案管理體系不完整
為了確保房產檔案管理的規范性以及高效性，就需要成立一個比較系統的房產檔案管理系統。不過通過對于我們國家的房產檔案管理的分析能夠看出，現階段還沒有一個比較系統的房產檔案管理系統、近段時間，我們國家的社會經濟得到了顯著的發展，并且現階段房屋拆遷的現象越來越普遍，所以在進行檔案管理的時候，需要明確檔案管理的重要程度，不過在進行管理的時候還沒有成立一個比較完整的管理體系。因為管理體系的不完整，進而在進行檔案管理的時候，有些內容得不到應用的管理，還有就是大多數的管理工作沒有根據有關的規定進行管理，所以大多數的操作是不正確的。
4改善房產檔案規范化管理的方法
4.1落實好房產檔案的收集工作以及整理工作
現階段房產檔案規范化管理最重要的環節就是收集工作，并且對于整個工作來說也是特別重要的，現階段需要確保房產檔案資料的完整性以及真實性，如此才可以給之后的工作提供更加可靠的保障。當進行收集房產檔案資料的時候，需要按照有關的規定進行收集，并且需要把所登記的資料按照有關的登記形式進行整理，進而有利于進行保管，這樣可以建立比較系統的資料庫。
4.2增強房產檔案的信息化建設
由于科學技術的持續進步，之前的管理形式以及管理手法很難滿足房產檔案管理的需求，因此需要借助計算機軟件開展相應的檔案管理工作。使用計算機、網絡這樣的新型設備能夠更好的進行檔案的檢索工作以及存儲工作。并且建立一個比較系統的檔案分析系統也是特別重要的，對于數據的研究能夠明確房地產發展的趨勢，并且可以幫助管理者進行決策，這樣可以確保房地產能夠得到更好地發展。
4.3增強檔案管理人員的素質水平
現階段在增強檔案管理人員的水平的時候，有關的復雜部門需要按期對于房產檔案管理人員進行培訓，除了檔案管理的知識，也需要培訓法律方面的知識，最主要的就是培養熟悉計算機技術的綜合性人才。需要明確的是現階段的房產檔案管理工作比較復雜，所以需要管理人員有著足夠的耐心，進而保障管理工作能夠順利的進行?，F階段對于綜合性人才的需求是比較多的，并且大多數的企業聯系是比較密切的，能夠互相影響。當招聘管理人員的時候，需要增加對于管理人員綜合素質的重視程度，其中涉及到了豐富的知識，要是不能滿足需要就會影響到檔案管理工作。
5結語
現階段房產檔案對于城市的有關房產業務進行了詳細的整合，并且對于房屋的信息進行了比較詳細的總結以及整理，方案檔案可以幫助我們得到更加準確的房屋信息?，F階段需要增強對于房產檔案的管理，這樣給城市房產管理工作提供更加可靠的保障。要想房屋檔案管理工作得到更可靠的保障，就需要使用更加先進的管理形式，這樣尅更加詳細的補充房屋的信息，進而確保檔案資料的完整性以及真實性。
作者:許英彬 單位:訥河市房產管理局
參考文獻：
［1］鄭丹寧.加強房產檔案規范化管理的有效措施［J］.城建檔案，2016（12）：45~46.
［2］王春蓮.加強房產檔案規范化管理的有效措施［J］.科技展望，2017（15）：266.
［3］全曉虹.加強房產檔案規范化管理的措施探討［J］.科技展望，2016（04）：242.
1.1嚴重缺乏檔案征集的意識
受傳統觀念的影響，當前我國檔案工作人員仍然沿用傳統的檔案管理方式“重視收集、輕征集”。一些工作人員缺乏主動征集檔案的意識，不愿主動走出去拓寬征集渠道，工作積極性不高，嚴重制約了檔案征集工作的順利進行。此外，由于對檔案管理工作的重要性缺乏宣傳，導致社會群眾及一些單位的領導對檔案征集工作的認識不到位，不愿配合或支持這項工作。
1.2缺乏完善的檔案征集機制
新時期下，隨著相繼出臺《檔案法》及其《實施辦法》，同時一些地區也根據實際情況制定了相應的規定，在一定程度上有效地促進了檔案征集工作的發展。但由于缺乏完善的檔案收集、征集方面的法律制度，部分相關法律法規存在模糊不清的狀況，缺乏健全完善的相關組織保障體系，從而嚴重阻礙了征集工作的發展進度。
1.3檔案征集方式較滯后
當前我國各級檔案館為了確保檔案工作的順利開展，在檔案征集工作方面花費的很大的精力，也取得了理想的效果。但由于受到經費、庫房等方面的限制，檔案征集方式仍然以主動宣傳、被動接受為主的方式，沒有采取新的手段，因此，在很大程度上減少了征集渠道，也不能與民間、市場相聯系，不能全面了解檔案資料情況。
2.對檔案工作規范化管理的探討
為了對檔案工作加強規范化管理，檔案工作人員必須采取措施，嚴格規范檔案征集工作中的各個工作步驟和工作流程，制定相關的規定和制度，作為檔案征集工作管理的依據。只有從源頭上規范化了檔案的征集工作，才能從根本上保證檔案工作的規范化管理。
2.1制定合理可行的工作計劃
在檔案征集工作的整個流程中，提前制定合理可行的工作計劃對整個征集工作的順利開展有著重要的指引作用，是評估和鑒定征集對象的重要依據之一。一般來說，檔案征集計劃的主要內容包括征集的方式、原則、標準及范圍等，檔案工作人員應該熟悉并明確每個階段的征集目標，包括明確征集的重點以及整個征集過程的各項經費預算等。征集的檔案應交由征集人員進行分類歸檔管理，由本單位的財務人員實行對檔案的接收。檔案工作人員應根據征集對象的評估報告、征集檔案的審批表、持有人簽訂的征集協議、征集過程中的經費支付憑證、專家鑒定回憶的會議記錄及檔案點交記錄表等方面對檔案進行歸檔。
2.2提出征集意向，做好檔案評估
在檔案征集前，應由兩名以上的檔案征集人員以書面的形式提出征集檔案的意向，并準備好相關的征集材料，主要包括檔案征集意向書、檔案征集申請表、征集對象原件及相關材料。通過上交檔案征集意向書，可以確認征集對象的持有人是否完全自愿地出讓征集對象，為了更好的提出意向，必須認真記錄清楚征集對象的基本情況描述和持有人所提出的要求，將征集對象的名稱、所屬年代、出產地及數量等基本情況明確記錄在案，對持有人所提出的要求包括對所有權的分配情況等也應一并記錄。除此以外，為了確保檔案征集的后續工作有序的進行，工作人員還應登記持有人的有效聯系方式并請對方確認簽名。檔案征集表的準備，一方面便于征集人員提出征集的意見和建議，另一方面也便于更好地確定評估專家。
2.3召開專家鑒定會
檔案工作人員負責準備好專家鑒定會的材料，主要材料包括檔案征集的意向書、申請表、征集對象的圖片和資料及征集對象的評估報告。從檔案征集專家庫中抽取此次鑒定會的鑒定人員，最后以專家對征集對象的鑒定會會議紀要形成文件，其中應包括對征集價格方面的建議。由檔案整理人員將歸檔所需要的資料移交給業務檔案管理部門。在移交資料的時候，應將征集對象的圖片和相關資料、檔案征集申請表和意向書的正本、征集對象專家鑒定會會議紀要及征集對象評估報告正本等按照程序移交給業務檔案管理部門。
3.結論
