時間：2023-07-09 08:34:21
序論：在您撰寫檔案管理規則時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二
2、公司檔案業務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案；各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關企業須保留的，綜合處保存復印件。
4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中的有關請示報告及上級領導批復，屬付款性質的，由財務處保存原件；屬人事問題的，由勞資員保存原件；屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業資料歸檔范圍內的，連同有關資料由經辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。
6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，主管經理保存一份，財務處及業務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務處保存原件。
7、公司級的收文、發文等文書資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、科學地編制分類法，根據分類法，編制類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準；借閱非本部門經辦的檔案材料，須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合處處長批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經綜合處長報經理批準。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
一、當前檔案信息資源管理系統中曝露的問題
首先，檔案歸檔管理模式陳舊目前。我國檔案歸檔已經慢慢地實現了通過計算機系統進行控制的目錄管理以及全文管理，同時，電子檔案歸檔也逐步向著網絡化的方向發展。然而，對于歸檔管理而言，其模式卻并沒有實現同步的發展。管理中對歸檔部門業務引導方法效果不佳，沒有管理好兼職檔案人員，對于歸檔文件的質量管理工作執行不到位。其次，檔案信息資源管理系統運作效率低。企業或者部門的檔案工作人員是檔案信息資源管理系統的直接使用者，對于檔案管理的流程他們都比較了解，熟悉系統的運作模式，明白業務規則制定以及管理的方法。但是，由于業務規則存在形式是代碼，而代碼在計算機系統中不集中，計算機系統靈活性和友好性都較差，所以規則的修改和調整需要由檔案工作人員將意圖告訴IT技術人員，然后再由技術人員對業務規則進行修改，這就導致了業務規則調整的時間變長，管理系統的運作效率降低。再次，檔案信息資源管理系統維護費用較高。很多人認為信息系統上線運作后就代表工作的成功，然而這卻僅僅是工作的開始，在后面還有更多的工作等著完成。系統的維護、軟件的升級、數據庫的開放等等，這些后續的工作導致了檔案信息資源管理系統維護費用昂貴。然而，檔案業務人員對于系統的維護工作不懂，必須有專業的技術人員或者公司進行，這勢必會造成維護費用的提升。最后，檔案信息資源管理系統壽命過短。許多檔案部門為了省事直接把檔案信息資源管理系統的開發工作交給外包公司來完成，然而最終能夠成功開發出合適系統的并不多。因為我國的檔案事業發展比較迅速，管理規則以及操作制度等變化較快。檔案管理部門種類不同、級別不同，則業務管理標準也不相同。業務規則經常發生變化，而規則每變動一次就要對軟件進行一次修改，經常有系統剛要交付就有出現需要修改規則的要求。
二、業務規則管理及其系統原理
業務規則是描述信息，它主要功能是對業務邏輯結構進行驗證，影響并控制業務邏輯。業務邏輯的處理方式正是受到了業務規則管理而發生改變，業務行為采用結構化的業務規則數據表示。業務規則與程序之間相互獨立。所以在編寫程序時，可使用專業術語，對業務人員開放業務系統。業務規則系統屬于工具和機制的綜合，包括了多個組成部分。規則集成開發環境、規則語言框架、規則管理工具、訪問控制、規則庫、規則引擎等。規則集成開發系統主要是對規則進行調整。規則語言框架根據面對的對象不同，存在方式不同，有程序設計形式、數據庫處理語言形式以及業務規則語言形式三種存在形式。規則管理工具面向更加多樣化的對象，向他們提供入口，方便他們對規則進行調整。訪問控制主要是設置訪問權限，保證規則數據庫的安全。應用程序主要把對象和數據交給規則引擎，規則引擎調用對應的規則，發生動作?？偟膩碇v，業務規則管理系統的功能包括了管理規則、部署規則、分析規則、定制規則和設計規則，這些功能共同提高了業務規則管理的水平。
三、業務規則管理系統在檔案信息資源管理中的應用
檔案業務規則管理系統組成主要包括了五個部分，首先是檔案業務規則集成開發的環境，它主要集成業務編輯器和編譯工具，管理業務規則等工作。依據圖形界面，能夠方便用戶建立業務模型對象。其次是檔案業務對象的模型，它主要對檔案管理工作進行描述，記錄檔案業務的約束條件和名稱等。業務規則語言是通過業務對象模型提供詞匯。第三是檔案業務規則語言，語言模型能夠為技術人員以及業務人員提供了業務規則的語言，語言通過系統的處理后，以代碼的形式傳給規則引擎，由它進行執行。通常情況下對業務人員提供受限中文業務規則語言，對技術人員提供Java之類的語言。第四是檔案規則庫，其發揮的作用主要是存儲作用。當用戶將規則輸入后，系統編譯后將其存儲在檔案規則庫，規則引擎可以對檔案規則庫中的規則進行調用和執行。有些公司還對檔案規則庫進行了分類，方便使用。最后是檔案業務規則引起，其工作流程大致是創建對象、加載更換規則集、數據集合的提交、命令、得出結果。
本標準規定了公務電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規范化程序與管理規則。
本標準適用于公務電子郵件的歸檔與管理，在維護其真實性、完整性和長期可讀性的基礎上，為其安全保管和有效開發利用提供依據。
國家機關、團體、企事業單位和其他社會組織的公務電子郵件歸檔與管理適用本標準。
2規范性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注明日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。
GB/T18894―2002電子文件歸檔與管理規范
GB/T 17678．1―1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理
GB/T17678．2―1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第二部分：光盤信息組織結構
DA/T 1―2000檔案工作基本術語
DA/T 18―1999檔案著錄規則
DA/T 22―2000歸檔文件整理規則
國家檔案局令第6號 電子公文歸檔管理暫行辦法
3術語和定義
DA/T 1-2000確立的以及下列術語和定義適用于本標準。
3．1 電子郵件electronic mail
由電子計算機生成、處理，并通過電子郵件系統經由計算機網絡發送和接收的電子信息。它包括信息文本本身及其附件。
電子郵件可在一機構內部進行傳遞，也可在政府部門之間或政府部門與公眾之間進行傳遞。電子郵件分為三種：公務電子郵件、暫時性公務電子郵件、私人電子郵件。
3．2 公務電子郵件electronic mail document
國家機關、團體、企事業單位和其他社會組織在公務活動中產生的經由電子郵件系統傳輸的電子郵件。
3．3 公務電子郵件系統electronic mail document sys-tem
用于產生、傳送、接收、閱讀和處置公務電子郵件的計算機應用系統。3．4 電子文件管理系統electronic records managementsystem
為了收集、組織、記錄電子文件信息并對其進行分類，以利于電子文件保存、檢索、使用和處置的計算機應用系統。
4總則
4．1公務電子郵件自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性和有效性。
4．2公務電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應實行全過程管理與監控，保證管理工作的連續性。
4．3應明確規定公務電子郵件歸檔的時間、范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、作數據、檢測數據等要求，保證歸檔公務電子郵件的質量。
4．4歸檔公務電子郵件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，應在內容、相關說明及描述上保持一致。
4．5公務電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應納入各單位公文處理程序和相關人員的崗位責任。
4．6機構內設置的公共郵箱(機構內對個人開放的郵箱，郵箱內設有許多文件夾，分別用來討論工作中不同方面的問題)或共享郵箱(用來供員工發送疑問或者關于執行的公務某一特定方面的信息，只有一定范圍內的人員才能使用的郵箱)必須說明創建的目的或理由、郵箱使用者的范圍，并向使用者闡述郵箱的使用方法和要求。公共郵箱或共享郵箱必須明確相關責任人。
4．7系統管理員應設定工作站和電子郵件賬戶的使用密碼，密碼應妥善保護，并定期更改。
4．8各單位系統管理人員應為使用公務電子郵件系統的工作人員提供能夠自動識別病毒特征的軟件系統，并確保工作人員在使用文件或查找信息時，其工作站的殺毒軟件和防火墻軟件的自動保護功能都能啟動。病毒特征庫應當定期更新。
5公務電子郵件的撰寫與傳遞
5．1公務電子郵件標題、正文內容的撰寫以及署名規則參照相關紙質公文規定。郵件標題撰寫應符合郵件主題或公務性質，以保證郵件應用的時效性以及歸檔、檢索利用質量。
5．2各單位應在公務電子郵件系統的公務信箱中發送和接收公務電子郵件，不得使用私人郵箱。郵件一經發出，必須原樣保存。應盡量避免公務郵箱用于私人活動。
5．3公務電子郵件應使用專網和專門的郵件服務系統進行發送和接收，并對發送的郵件進行加密處理，同時應對網絡環境、服務器、工作站進行安全性驗證。
5．4在發送公務電子郵件時應使用真實身份，并根據電子郵件的密級和發送范圍，確定是否應進行加密和電子簽名。不得在公務電子郵件及其附件中使用掃描簽字等易被修改、偽造的簽字方式。
5．5各單位系統管理人員或有關人員應保存經由公務電子郵件系統傳送的所有電子郵件收發記錄，作為指導、監督歸檔的依據(公務電子郵件發文、收文登記表參見附錄A．1，A．2)。
公務電子郵件收發記錄應當歸檔，只有授權人員方可查詢。
5．6使用公務電子郵件系統的工作人員不得開啟可疑電子郵件，如發現病毒，應立即通知系統管理人員。
5．7公務電子郵件收發日志應備份，脫機保存，定期移交檔案部門。
6公務電子郵件的鑒定與歸檔
6．1鑒定歸檔責任歸屬
6．1．1對外發送的郵件由發送者進行鑒定歸檔；接收到的外部郵件，由接收者進行鑒定歸檔。
6．1．2內部電子郵件應由郵件的發送者或郵件討論的發起者進行鑒定歸檔。
6．1．3公共郵箱文件夾或共享郵箱的郵件由文件夾或郵箱的責任人進行鑒定歸檔。個人郵箱內郵件的鑒定，由郵箱擁有者負責。
6．2鑒定內容
6．2．1應根據電子郵件的內容確定其是否具有公文性質，是否具有保存價值。對于涉及公務但以個人名義收發的電子郵件應視為公務電子郵件。
6．2．2公務電子郵件保管期限和密級的劃分工作，參照國家有關紙質文件材料的保管期限和密級的有關規定執行。
6．2．3各單位檔案部門必須對需要歸檔的公務電子郵件進行真實性、完整性、有效性鑒定。真實性鑒定是指認定郵件是否當時當人收發的，檢查公務電子郵件的內容、結構和背景信息經過傳輸、遷移等處理后是否與收發時的原始狀況一致。完整性鑒定是指利用有效的技術手段，檢查公務電子郵件的內容信息、背景信息、結構信息等要素是否完備。有效性鑒定是指檢測公務電子郵件是否具備可理解性和可用性，包括載體的完好性、信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的兼容性等。
6．3歸檔范圍
6．3．1凡是反映本單位工作活動且具有查考利用價值的公務電子郵件均屬歸檔范圍。載有相同信息的紙質文件屬于歸檔范圍的，則該份電子郵件也應歸檔。
6．3．2：土務電子郵件歸檔時，應包括以下部分：
a)郵件發送人、接收人的具體情況(包括姓名、職務、所屬部門和公務電子郵箱)；
b)發送、接收郵件的時間；
c)郵件密級；
d)郵件的題名；
e)郵件正文、附件；
f)郵件收發日志；
g)發送、接收郵件的軟件名和版本號。
6．4歸檔要求
6．4．1：辦理完畢且具有保存價值的公務電子郵件應及時從原有郵箱中遷移出來，進行邏輯歸檔，保存到專門的電子文件管理系統中。需歸檔的電子郵件不可長期保存在公共郵箱內。
6．4．2發送或接收具有保存價值的公務電子郵件后應立即將電子郵件打印成紙質文件，將打印輸出存檔到紙質文件管理系統中。
6．4．3采用物理歸檔的公務電子郵件應采用或轉換為本標準規定的標準格式(公務電子郵件存儲格式參見附錄B)，如無法完整、準確地轉換，應將相關的應用程序一并歸檔。
6．4．4一般情況下電子郵件和附件作為整體進行歸檔。
6．4．5經加密的公務電子郵件應解密后明文歸檔。
7歸檔公務電子郵件的整理
7．1歸檔公務電子郵件的整理按DA/T22―2000規定的要求進行。
7．2歸檔公務電子郵件以件為單位整理。同一全宗可按類別、保管期限、機構(問題)等進行分類整理，公務電子郵件編號規則應與電子文件編號規則保持一致，有對應其他版本的，應通過檔號建立兩者之間的聯系。
7．3將已整理好的公務電子郵件按順序存入規范化載體(公務電子郵件存儲載體參見附錄C)，不同保管期限的公務電子郵件應分別存儲在不同的載體上，務必保證電子郵件的真實與完整。
7．4公務電子郵件的著錄參照國家有關規定進行。存儲公務電子郵件的載體著錄內容包括：
a)說明文件，對存儲載體內文件及軟硬件環境進行描述。
b)類目表文件，說明載體內文件分類信息。
c)著錄文件，存放有關文件的目錄信息。
d)公務電子郵件夾，存放已歸檔的各種公務電子郵件。
7．5存儲公務電子郵件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標明以下信息：
a)載體編號；
b)立檔單位名稱；
c)類別(或主題)；
d)郵件起止日期；
e)轉存日期；
0密級；
s)文本(正本或備份)；
h)操作環境(硬件或軟件)；
i)存儲介質的生產日期；
j)保管期限。
8公務電子郵件的移交與接收
8．1各單位文件管理人員應按時向檔案保管部門移交已歸檔的公務電子郵件，移交時應履行規定的程序，并做好移交登記(移交登記表參見附錄D)，完全合格后方可移交。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。
8．2移交單位和檔案保管部門應對歸檔的載體及其技術環境進行檢驗，檢驗結果分別由移交單位、接收單位填入《公務電子郵件移交檢驗登記表》(參見附錄E)。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。
8．3歸檔公務電子郵件移交可以采用邏輯方式或物理方式。的公務電子郵件采用物理方式移交。
8．4無論采用邏輯方式還是物理方式移交，對于需永久或長期保存的公務電子郵件，均應當將電子形式轉換成紙質形式或者縮微形式一并保存后移交。
9公務電子郵件的保管
9．1檔案保管部門應對各單位移交的公務電子郵件制作備份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存。
9．2歸檔公務電子郵件的保管要求應符合GB/T18894―2002中9．4的相關規定。
（吳海琰 師偉）
社區志愿者走進西城區檔案館 前不久，西城區檔案館邀請白紙坊街道30余名學雷鋒志愿者走進檔案館，走進檔案庫房，近距離接觸檔案，切身感受西城悠久深厚的歷史和全區的發展變化，加深社區志愿者對區情區史的了解。
（石麗芝）
朝陽區檔案局加強統計年報表指導 日前，朝陽區檔案局以新增加的數字檔案統計內容為重點，對全區140家單位進行統計年報業務指導，幫助其正確理解指標涵義，確保統計數據準確無誤。
（張一）
海淀區馬連洼街道召開2012年度檔案工作會 會議總結2012年工作同時部署了2013年工作重點，傳達了區檔案局對我街道進行“北京市區縣機關檔案工作測評”的初查情況，進一步強調了加強規范立卷歸檔的要求。
（高京育）
市檔案局到通州區調研政府信息公開查閱工作 前不久，市檔案局到通州區檔案館調研。副區長劉佳參加并表示區檔案工作一定按市局要求，不斷創新工作方式、積極創造亮點，為社會經濟發展做好服務。
（張鈺叢）
石景山區召開2013年全區檔案工作會 會議總結了上一年全區檔案工作的成績和經驗，分析了當前工作形勢和問題，并明確了2013年全區檔案工作在基礎業務、檔案服務、檔案文化、行政管理和干部隊伍建設等五方面的具體任務。
（武小影 糜棟煒）
大興區檔案局積極服務新機場建設 前不久，大興區檔案局與機場辦聯系協調幫助其建立完善檔案工作各項管理制度，確定檔案歸檔范圍。同時針對其工作特點開展業務培訓，并進行現場指導，確保大興機場建設檔案齊全完整和規范管理。
（曲良亮）
房山區副區長曹蕾到區檔案局調研 前不久，房山區副區長曹蕾到區檔案局調研。她在聽取2013年工作計劃和當前工作面臨問題及“十二五”時期檔案館建設規劃情況的匯報后，提出要認真思考創新檔案工作模式，要加大重點項目和精品項目的建設，同時還要抓好人才隊伍建設。
（何濤）
密云縣檔案館建章立制保證數據安全 日前，密云縣檔案館出臺了《檔案數據光盤存儲規范》，詳細規定了數據光盤的制作要求和管理存放的注意事項等各方面事宜。并以此為依據對館藏土地房產證數字化副本進行了光盤刻錄，充分保障了數字檔案信息的安全。
（劉靜）
平谷區《農村檔案信息資源整合與利用問題研究》課題通過市局驗收 該課題提出的檔案資源整合方式具有較強的創新性和可操作性，開發利用措施，對全市其他涉農區縣農村檔案信息資源整合與利用具有一定的理論指導和借鑒意義。
（楊有啟）
順義區2月份民生檔案利用量顯著提高 2月份，順義區檔案館共接待146人次查閱各類民生檔案199卷，其中：婚姻檔案174卷，土地檔案4卷，知青檔案15卷，工作查考利用檔案4卷，編史修志利用檔案1卷。
（劉英楠）
懷柔區政協主席武占剛到區檔案館視察 3月1日，懷柔區政協主席武占剛等一行5人到區檔案館視察工作，在實地查看庫房，了解館藏及利用情況后對我館工作給予了肯定，并表示區政協將繼續支持檔案工作，共同推進我區檔案事業發展。
（叢麗紅）
延慶縣檔案局榮獲“法治延慶”建設先進單位 在“法治延慶”建設工作中，延慶縣檔案局通過深入學習、明確分工、責任到人、廣泛宣傳等多項措施，得到了依法治縣領導小組的高度認可，被評為建設先進單位。
（李挺）
豐臺區檔案館征集優秀攝影作品進館前不久，豐臺區南苑鄉犇牛攝影協會將24幅攝影作品無償捐贈給區檔案館，這是區檔案館首次集中接受群眾團體捐贈的攝影作品，這批作品將納入區檔案館的記憶專題檔案。
（劉岳）
門頭溝區加強檔案消防安全專項檢查 近日，門頭溝區檔案局與消防支隊聯合對館內電源、消防設備等直接關系檔案安全的各種設施進行了全面安全大檢查，并將檢查結果及時整理匯總，聯系相關部門消除安全隱患。
（安宏清）
專門檔案是人們通過創造性勞動選取并保存下來以備查考的各種專門文件有機體系的總稱。專門文件是指機關、企業、事業單位及其他社會組織，在從事某些專業性活動中，為了實現相關的職能目標而制作和使用的，具有比較穩定的文種和記錄目的的各種載體類型的數據、信息記錄。專門檔案是檔案家族中的一大門類,它有專門的形成領域,比較穩定的文件名稱、格式、各自獨立的整理和管理方法，專門檔案的形成規律不同于普通檔案。
專門檔案管理是人們為了有效地收集、加工和利用專門檔案數據和信息而進行的一種社會活動。專門檔案管理的一般規則,是以檔案工作基本原則為指導,充分考慮專門檔案的形成規律和特點以及專門檔案信息用戶的需要等方面的因素來設計的。我們社會的各個行業都有自己的“游戲規則 ”這個規則可以有效地約束和規范相關行為人從事某項工作活動的思想和行為,從而保證組織目標或系統目標的實現。
一 、前端控制規則
專門檔案是一種現實性很強的專業管理工具。它是有關專業管理系統建設與運行的生命線。沒有專門檔案就沒有這些管理系統。為了建立一個良好的現代化的專業信息系統，我們不僅要充分利用各種現代信息技術和正確的開發方法，同時還要注意做好專門檔案的管理工作。
專門檔案的前端控制規則，是一種有效解決專門檔案質量問題，保證其工具意義的必要思想和行為準則。它要求做好以下幾方面的工作：
第一,參與專門文件和記錄的標準化、規范化管理。專門檔案的管理主體必須積極參與有關專業系統開發前的論證和設計工作，幫助系統的設計與開發人員選擇和制定符合專門檔案管理要求的規范和標準。
第二，參與專門文件和記錄的維護管理。專門檔案的管理主體必須積極參與專門文件和記錄的維護管理工作，監督有關人員做好專門文件和記錄的修改工作，以便保證它們的質量和利用價值，防止給日后的專業性活動造成混亂和損失。
第三，參與專門文件和記錄的跟蹤管理活動。我們應當把專門檔案的結果管理模式轉變為過程管理模式，注意利用現代信息技術手段，監控專門文件和記錄的形成過程、平時的存儲保存和加工整序過程、鑒選歸檔過程。
第四，參與專門文件和記錄的管理制度建設。一套專門文件和記錄的管理制度是有效實施專門檔案管理前端控制規則的必要保證，否則，前端控制活動就會流于形式。
二、連續性和整體性規則
專門檔案的管理是一個以實現特定的目標而進行的連續性整體活動過程。從事專門檔案管理必須要堅持連續性和整體性原則。
首先，根據本單位專門檔案的管理目標設計連續性的整體工作方案。在專門檔案的管理實踐中，有關社會主體要根據自身的專門檔案的具體管理目標，制定出相應的專門文檔的管理方案，以便保證整個管理工作有序進行，并保證專門檔案整體管理目標的實現。但是，我們也在實踐中發現，一些單位的專門檔案管理卻選擇了相反的工作步驟，即先派一些專門檔案管理人員去學習有關單位的先進的管理經驗，然后再照搬過來，開展本單位的專門檔案管理方案的設計工作。誠然，學習其他單位的先進管理經驗和管理方案是無可厚非的，但是學習者應當知道所學到的那些專門檔案管理方案是有關單位根據自己的專門檔案管理目標而設計的，而不是根據學習者所在的單位的管理目標設計的。
其次,根據本單位專門檔案管理目標的變動情況修正專門檔案的管理方案。專門檔案管理的連續性和整體性規則就是要求專門檔案的管理者根據管理目標的變化情況，及時對專門檔案的管理方案作出相應的調整和變革。
三、 安全性和效益性規則
專門檔案管理的安全性規則要求專門檔案的管理主體必須保證專門檔案的實體安全,保證專門檔案數據和信息的可存取性,保證專門檔案內容的安全。保證專門檔案的實體安全是安全性規則的最基本要求。專門檔案的實體安全主要有兩個方面的含義，一是專門檔案的數量應當齊全完整，二是專門檔案應當是一個由專門文件和記錄構成的有機體系。保證專門檔案數據和信息的可存取性，也是專門檔案管理安全性規則的一項重要要求。如果專門檔案的內容數據和信息無法正常存取，那么它的可據性和可靠性就無法保證，所以在專門檔案的管理實踐中，必須采取相應的措施，避免無法存取的“死文檔”的出現，保證專門檔案的內容安全，主要涉及兩個方面的基本要求：一是保證需要控制使用的專門檔案內容數據和信息不被非法查閱或訪問，確保專門檔案的內容不失密、不泄密：二是保證專門檔案的內容不含有病毒。
專門檔案管理的效益性規則要求專門檔案的管理主體不要壓制專門檔案合理作用的發揮，不要使專門檔案這種寶貴資源閑置，同時要使投入和效益成正比，否則將會造成這種管理活動的效益低下。如果專門檔案的管理主體通過不適當的管理制度和管理方式，限制和阻礙了專門檔案信息價值的實現，影響了其積極作用的發揮，那么就必然會造成專門檔案管理效益的低下，甚至無效益而言，并最終使這項管理活動失去存在的基礎和前提。
專門檔案的管理必須講求效益，檔案工作者應當通過創造性的勞動和智慧，為專門檔案價值的實現提供更為優質的服務條件。專門檔案管理還要注意投入和效益之間的關系，一旦發現我們的某種管理理念、管理方式、管理方法和手段的經濟投入(包括人、財、物等方面的投入)不能達到預期的良好的管理效益時，就應及時診斷，找出癥結，并采取切實的政改措施。那種追求時髦、不問效果的管理理念和管理方式，必須得到及時糾正，否則就會給國家、集體造成更大的損失。
四、繼承性和創新性規則
1業務水平提高
1.1掌握《醫療機構病歷管理規定》中相關規定，熟悉法規中允許復印病歷的內容：住院記錄、體溫單、醫囑單、出院小結、實驗室檢查報告單；影像；特檢等內容。醫生對分析討論病例時自由發言不同意見不允許復印。
1.2醫院每年派出病案管理專職人員到上級醫院進修，學習病案管理的先進方法， 參加國內病案管理學會舉辦的各種學習班，對當前病案管理的發展加深認識和了解，通過病案管理知識培訓，不僅提高了本專業水平，引進了管理新方法，增加了許多新知識，擴展新思路，掌握和了解了病案管理發展的新動態，促進提高了業務能力。
2技能的提高
2.1對病案管理明細化，從病例整理、分類、錄入、調閱、質量控制分別由專人負責，增強工作中的責任心。
2.2密切與臨床科室的聯系 規范化醫療文書書寫，文字特別注意同音字的別字更改，對病歷內容不完整，不及時回報各種檢查報告單及時通知該科醫生和護士修改和粘貼，尤其對于一些醫學常識常請教專業醫生，避免分類錯誤的發生。
2.3質量控制 我科專門配置了內科、外科、護理專業的工作人員對每天整理完成的病歷進行審核、復查，質量控制，有問題或漏填報的內容及時通知有關人員來修改、補充，爭取在病歷上架前避免一些常識性錯誤的出現和發生。
2.4病歷歸檔 患者出院后病案室的工作人員能快速、準確地復印病歷，對報銷、轉院、理賠、核案等工作給予了極大的幫助。
3病案安全保護與管理[2]
3.1病案室（房）能夠保障病案長久保存，要做 防火、防熱、防潮、防光、防有害氣體、防蟲、防霉等。場地干燥、空氣流通，病案室（房）庫溫度為14℃～24℃，相對濕度45%～60%，防灰塵污染。防止泄密、失密及資料丟失。
3.2病案回收、借閱 患者在出院24 h后（死亡病歷1 w內）回收至病案室；病案室應及時向臨床查詢未歸病案的下落；病案室每月統計出院病案歸檔情況，病案回收情況納入科室考核內容?？蒲?、患者復查、再入院患者病案借閱，辦理借閱手續可借閱，3 d內歸還。
4病案復印
4.1患者本人與人申請病案復印，患者本人提供有關有效身份證明v身份證w；患者提供患者及其人的有效身份證明v身份證w，申請人與患者人關系的法定證明材料。
4.2申請人為保險機構所需的復印病例，提供保險合同復印件，承辦人員的有效身份證明，患者本人或者其人同意的法定證明材料，死亡患者，提供保險合同復印件，承辦人員的有效身份證明，死亡患者近親屬或者其人同意的法定證明材料。
4.3公安、司法機關因辦理案件，需要查閱、復印病案資料的，醫療機構應當在公安、司法機關出具采集證據的法定證明及執行公務人員的有效身份證明后予以協助。
5病案管理分析
5.1病案記錄 做到字跡清晰可辨。首次病程記錄要求8 h內完成；出入院記錄、死亡、手術記錄要求24 h內完成；病危者隨時記，至少1次/d，病重者至少1次/2 d，病情穩定者1次/3 d，慢性患者1次/5 d；搶救記錄即時完成，若因搶救未能及時書寫病歷的，應當在搶救結束后6 h內據實補記，并加以注明；死亡病例討論應在患者死亡1 w內完成。
5.2病案統計1990～2014年我院病案存檔96000份，根據病案管理工作質量控制參考指標，病案編號準確率100%，新建病案各項填寫符合率>98%，住院病案供應率>96%，出院病案3 d內回收率>100%，出院病案整理合格率>98%，病案歸檔排架準確率>98%，出院病案裝訂正確率100%。
6討論
現代病案管理已從人工向電子化轉變，某些具體工作環節還需人工來完成，作為病案工作人員不斷加強自身業務知識的提高，保證病歷檔案管理持續續發展尤為重要，更能反映出一個醫院的發展水平[3]。病案室及時提供有價值的醫療信息，為醫療、教學、科研、醫院管理發揮了重要的作用。在病案復印工作中，除執行相關制度外實施優惠服務項目，對外地來我院就醫者而又需回到原籍報銷的病案，我院為方便患者，只需患者在住院期間持效身份證件有到病案室辦理復印手續，出院后我科將病案以快遞方式寄送至患者原籍。對全部病案復印提供了下列病案資料：門、急診病歷和住院病歷中的入院記錄、體溫單、醫囑單、化驗單、醫學影像檢查資料、特殊治療同意書、手術同意書、手術及麻醉記錄單、病理報告、護理記錄、輸血治療知情書、病危重患者護理記錄、出院記錄。病案復印量達48%，病例管理合格率達100%。
病案管理是一門涉及多學科的邊緣學科[4]，隨著醫學科學技術的發展來研究病案管理專業新技術， 對管理人員來說是一項任重道遠的艱巨工作，病案管理人員應掌握比較全面的醫學科學知識、管理科學知識、電子計算機知識等，為醫院全面發展，為廣大患者全面服務作出不懈的努力。
參考文獻：
[1]趙媚，秦愛芳.電子病案的現狀及發展前景[J].安徽衛生職業學校學報，2014，13（2）：10-11.
[2]何紅.醫院病案管理與醫療保險工作的關系研究[J].中國醫學裝備，2013，10（7）：76-77.
[3]黃思捷.民營一級醫院病案的規范管理[J].中國病案，2010，11（12）：9-10.
經過十多年的檔案信息化發展，我國主要發達地區對檔案信息化的提法達到了空前的高度、深度、廣度與力度，通過集成不同的現代技術，出現了不同層次的檔案管理系統(AMIS)，涌現出一批數字檔案館、電子檔案館，基本實現館藏數字化、利用網絡化、控制智能化，逐步實現了計算機系統目錄管理和全文管理條件下的紙質、聲像、實物和電子文件的歸檔，有的還實現了網絡化電子文件歸檔。但是，歸檔管理模式并沒有根本性突破，主要表現在無法對檔案的質量進行全面、系統地實時監控和綜合評價，如各門類載體材料收集是否齊全完整，內容是否真實有效，整理是否規范，歸檔是否及時，以及各部門的歸檔難度、歸檔數量等。即便是各個等級的檔案目標管理考核，也只能對已歸檔的材料進行抽查。顯然，傳統的歸檔模式對于如何提高歸檔效率，實現對文件形成與歸檔的過程、時間和質量的實時監控，以及建立對歸檔人員激勵評價的科學管理機制，仍缺乏科學有效的解決方法。
當前AMIS基本上是對已有檔案信息的管理、利用、編研等環節進行管理，而對檔案界反映比較強烈的“采全率低、采準率低、及時性差(即檔案收集不齊、質量不高、期限不準、歸檔滯后等)”等問題無法處理。由于檔案的收集范圍、保管期限對不同單位具有特定性，一般檔案管理人員難于把握，使得大量的原生信息源未能收集保管，直接影響了檔案的收集、著錄以及今后提供利用的水平。
目前，在檔案整理的過程中，每個環節都需要大量的人工干預或檢查，才能達到理想的整理效果，也就是說一個單位的檔案要想整理得好，就必須需要一個高素質的檔案人員，做到仔細、認真，并且必須非常了解單位的業務運作。
二、應用業務規則技術的解決之道
針對國內檔案管理現狀，廣東萬維博通信息技術有限公司在自有系列檔案信息資源管理系統(AMIs)產品基礎上，引入人工智能技術，研發了一套“基于業務規則的檔案信息資源管理平臺”，該平臺除具備一般AMIS的檔案管理、利用、編研的功能外，重點研究了基于信息資源規劃，依托業務規則庫的檔案信息資源收集管理體系：通過信息資源規劃確定各立檔單位的歸檔范圍、保管期限表，并將其抽象為檔案業務規則庫(Archives Business Rules Database，簡稱ABR)，同時也將檔案主管部門與指導部門的規范、制度、標準等也整理到ABR，通過強大的推理引擎(RM)，對已有的檔案信息數據(AID)進行分析與推理，作出相應的判斷，以幫助立檔單位達到“檔案收集齊、保管期限設置準、檔案著錄規范”的目標，同時也為檔案管理部門建立起智能化的網上監督指導系統、績效評估系統和上崗人員自學習系統等。也可通過基于檔案知識規則庫(ABR)和推理引擎(RM)構建的檔案信息雷達自動從相關業務系統收集檔案信息資源?；緦崿F以下功能：
1)采用人工智能技術，建立檔案業務規則庫(ABR)，利用規則引擎，貫穿整個檔案軌跡的全過程，控制檔案收集、整理的質量與數量；
2)構建檔案信息雷達，利用檔案業務規則庫(ABR)。通過數據挖掘技術自動收集立檔單位的各種業務數據：
3)建立新型的檔案移交、接收模式，做到檔案實體正式移交前進行相應的非現場預檢查，保證檔案接收質量并減少后續的著錄量與數字化加工量：
4)建立新型的檔案監督指導管理體系與績效考核體系，實現遠程指導、遠程考核。
5)建立新型的檔案自學習系統，提供檔案上崗人員接受培訓的新途徑，并找到傳承資深檔案人士知識的快捷方法等。
三、主要研究內容
1、檔案業務規則庫(ABR)的建立與管理
與檔案業務相關的規范、制度、標準等內容，稱為業務規則(Business Rules，簡稱BR)，特別是檔案管理部門制定的檔案收集、歸檔范圍、保管期限表等。
每個立檔單位都有不同的規則，每個資深的檔案從業人員都有不同的經驗總結，在檔案指導的過程中可能也會定期加入相關規則，規則在不斷地更新。檔案業務規則庫分為三類，是將檔案各項專業知識分門別類融合。
1)針對外部的業務規則庫：以《檔案法》為主的相關法律、法規和制度等；
2)針對結構化的內部規則庫：對綜合檔案以立檔單位為基礎的《歸檔范圍》、《保管期限表》，對工程檔案以工程性質為基礎的《建設工程峻工檔案歸檔范圍》：
3)針對非正式的內部規則庫：檔案指導長期實踐的經驗，單位經驗豐富的檔案從業人員的知識總結等。
2、檔案業務規則庫(ABR)在檔案軌跡的各個環節的用處
通過完善的業務規則管理系統(BRMS)將相關的檔案規范、制度、標準及各立檔單位的歸檔范圍、保管期限表等抽象為檔案業務規則庫。
BRMS是系統服務堆棧中的一部分，提高了SOA的便捷性，利用它建成的ABR及檔案信息庫(AID)，可較快地搭建與檔案配套的其他業務系統。
檔案業務規則庫(ABR)建設完成后，在檔案軌跡的各個環節可以開始發揮作用。
可對各立檔單位的檔案信息(包含全宗、目錄／項目、案卷、卷內等)自動分析，提高決策水平，推理得出相關結論：
檔案著錄是否規范?
檔案收集范圍是否齊全?
保管期限定義是否準確?如數據符合要求，可以搬檔案實體過來或下去檢查等，并衍生出相應的人工智能子系統：
1)檔案接收即時檢查系統
接收檔案范圍確定后，系統可即時根據檔案業務規則庫(ABR)將各立檔單位的檔案信息(AID)，通過知識規則推理引擎(RM)，對錄入或導入的檔案信息進行檢查，系統自動提出整改意見或驗收意見。
2)檔案著錄規范檢查系統
根據已存在的檔案業務規則庫(ABR)對責任者、題名、保管期限等自動進行檢查。
3)網上監督指導系統
檔案局／館、檔案主管單位利用基于Internet／Intranet的檔案信息掃描技術，結合檔案業務規則庫(ABR)，自動監督各立檔單位的檔案整理情況，發現問題自動提醒，并及時反饋，信息轉入Workflow，檔案監督指導人員根據實際情況作出處理。
它利用人工智能的原理，借助計算機模擬人類的思維過程，對檔案信息數據進行分析與推理，作出相應的判斷，提出建議及線索，以供檔案管理部門進行進一步的重點檢查與監督指導。其目的就在于：提高監督指導效率，降低監督指導風險，進而保證檔案收集入庫的質量。
4)立檔單位績效評估系統
績效評測內容與目標建立后，系統可定期根據檔案業務規則庫(ABR)對各立檔單位的檔案信息(AID)進行評測，通過知識規則推理引擎(RM)，自動生成績效預評估報告，經過Workflow流轉后產生最終的評估報告。
