時間：2023-05-17 16:11:23
序論：在您撰寫工程建設檔案管理規范時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
關鍵詞：風電建設工程、檔案、規范化、管理
中圖分類號：K206 文獻標識碼： A
一、前言
隨著社會經濟的快速發展，社會中各個領域都得到了一定的發展，其相應的檔案管理工作越來越重要，并且受到了各級領導的重視。在風電建設工程中加強檔案管理工作也是勢在必行的環節，為了有效增強工程檔案管理工作的能力，一定要加強管理制度的應用，并且對工作人員的專業素質進行提高，進而確保工程檔案管理的規范化。
二、風電建設工程檔案管理的特點
風電建設工程檔案主要就是指建設期間的一些歷史記錄，其可以真實的反映風電建設工程施工的全過程。在工程建設階段，檔案資料可以為相關建設工作提供一定的參考與指導；在工程竣工移交之后，其還可以為相關管理維護、風電工程正常工作以及發揮投資效益等方
面提供可靠的保障；隨著社會經濟的不斷發展與進步，其還可以為工程擴建提供相關的參考依據。因此，一定要加強風電建設工程的檔案管理工作，這樣才可以取得相應的經濟效益。因為風電建設工程在實施過程中會產生大量的專業技術資料以及管理文件，主要有文字記
錄、圖表、圖紙以及聲像資料等，根據相關實踐經驗表明，只有嚴格按照國家檔案管理制度以及風電行業的相關特點開展檔案管理工作，才可以確保其管理工作的規范化與價值性。
在風電建設工程檔案管理中主要包括以下特點：一是，風電建設工程涉及的領域比較多，參與的管理單位與施工單位也比較多，進而導致相關工作人員的流動非常大；在施工階段需要存檔的資料一定要進行及時的收集，要不然也就無法達到歸檔的完整性。二是，風電建設工程是一項涉及多學科、多專業以及具有較強技術性的系統，在開展檔案管理工作的時候，一定要實現規范整理、科學分類，并且相關工作人員一定要具備相應的專業知識與技能。三是，竣工檔案的編制工作是一項非常復雜，并且要求非常嚴格的工作，一定要確保相關工作人員具有強烈的事業心與責任感，進而可以自覺按照國家以及風電行業檔案管理規范執行具體操作，樹立良好的敬業精神。四是，檔案管理工作的相關人員一定要對現代化辦公設備以及專業技術進行合理的應用，并且對相關文件、文檔以及圖紙資料進行一定的處理。
三、風電項目檔案工作的現狀
1、傳統觀念過重
就風電機構而言，對于項目檔案管理并沒有像工程建沒一樣給予同樣的重視和關注，大部分的單位認為只要工程質量做得好，過程中無紕漏，施工完畢沒問題，設備使用運作好，就是重中之重，這種傳統的觀念，從根本上就忽視了風電項目檔案存在的重要性和必要性，覺得項目檔案只不過就是起到了對文字的記載和對資料的保存作用，并沒有對項目檔案的作用有更深入的理鰓，
2、管理介入較晚
目前我國的風電項目檔案，通常都是設計單位繪圖完，建設單位興建完，施工單位運作完，監理單位檢查完之后，才向檔案管理部門提交相應的檔案資料，這就使得檔案管理部門只能很被動地接受檔案材料，并不能從最開始就介入到工程之中去，甚至到最后竣工完也不能進行相對應的檢查，也更不能起什么監督和監理作用，以至于在后續所產生的各種問題中，也只能處于旁觀的位置，并不能真正地發揮出項目檔案最為重要的作用。
3、項目要件不全
由于在風電項目檔案的形成過程中，并不是所有的人員都具有專業的素質和能力，這就會造成在部分環節和過程中，資料相對不健全，檔案內容不完善，要件相對不規范，施工記錄不詳細，設計編號不完整，技術方面依據}己載不足，圖紙標記相對紊亂等等，這些項目要件不全，就會進一步導致施工中各個環節的相對脫節，就會對整個工程造成不良的影響，甚至會造成巨大的損失。
4、人員素質參差不齊
就目前來說，風電項目檔案工作人員，并不是全是檔案專業對口的畢業生，也有一些相對年齡較大，學歷相對較低，能力相對不高，素質相對不強的人員在從事項目檔案的記錄和整理工作，而絕大多數的工作人員在上崗前也并沒有接受過相對正規和專業的培訓和訓練，很多的員工都是在依據自己摸索出來的經驗來開展工作，這也勢必會造成項目檔案記錄的各種漏洞和不足。
四、規范風電項目檔案管理的措施
1、改變觀念
要想提高風電項目檔案工作管理水平，首先要改變風電檔案管理在整個企業的領導層面，施工方面，監理機構，到檔案的管理人員存在的陳舊觀念.提高對于風電項目檔案管理的認識和深入了解，在最開始從思想上，就要強化對于項目檔案的關注和重視，提高對于項目檔案內部的認識。
2、領導重視
檔案工作一定要爭取得到單位分管領導及部門領導重視與支持。工程前期文件、管理性文件的收集除了有可能在前期工作人員手中，還有可能在上級或有關主辦單位那里，與有關單位進行聯系或從前期工作人員索取資料都需要得到領導支持。對于各參建單位檔案管理工作指導，包括對各施工單位下發檔案制度，參與各階段工程質量監督檢查以及添置必須的檔案用具等都需要得到領導支持。
3、及時介入
為了加強對于項目檔案的管理，就更應該讓工作人員從一開始的項目設計人手，就逐步介入跟進，加強對于設計、建沒、監督、監理、后續等工作的檔案記錄，直觀、動態地反映出整個風電工程的各項指標和依據.為以后工作的開展保存第一手完整、齊備、真實、可靠的資料。
4、建立并且完善檔案管理網絡與制度
在風電建設工程中，為了實現對檔案資料的統一管理，一定要成立一支由建設單位、設計單位、施工單位以及監理單位共同組成的檔案管理領導小組，進而建立相應的檔案管理網絡，對檔案管理網絡中的相關成員展開相應的職責劃分。與此同時，參與建設的相關單位一定要成立相應的檔案管理部門，并且安排專門人員進行管理。當完成檔案管理網絡的建設之后，組織相關成員開展會議，對國家以及風電行業檔案管理的法律法規進行學習，結合風電建設工程中實際存在的問題展開討論，進而提出有效的解決措施。在實際工作中，一定要根據工程建設情況制定相應的規章制度，確保其具有相應的可操作性，并且嚴格落實業主與監理、現場委托單位、施工與安裝的檔案分級管理制度，進而確保檔案管理工作的全面展開。
5、增強各級資料人員的素質水平
在檔案管理工作中，各級資料人員的責任心以及業務水平發揮著非常重要的作用。因為在風電建設工程中參與的單位比較多，因而其各級單位的管理水平之間也就存在著一定的差異。針對這樣的情況，一定要對相關資料管理人員展開定期的業務培訓，提高工作人員的責任感，進而讓相關工作人員更加深入的了解檔案管理工作的開展。在加強檔案管理工作的過程中，在工程建設初期就要要求各參與單位根據合同內容，制定詳細的竣工資料目錄，主要包括案卷編號與案卷題名，同時一定要交予監理單位進行相應的審核，以此來實現對檔案資料的有效管理。除此之外，在整理竣工檔案的時候，一定要嚴格遵守相應的規范標準，確保收集的時候不會出現漏項，并且保證案卷提名正確以及分類科學，進而才可以為相應的指導與管理工作提供可靠的依據，加強檔案管理工作。
6、加強檔案業務指導與檢查
為做好與工程項目相關文件的歸檔工作，解決各參建單位在工程文件材料編制、整理和歸檔工作中存在的各種問題，我們組織各參建單位分管檔案的領導、有關工程技術人員和檔案人員進行檔案業務學習，提出具體的檔案收集、整理、移交、驗收等工作要求。在工程建設過程中，針對工程人員檔案意識不高的問題，檔案管理部門還加強對工程資料員的工作指導與培訓。一方面幫助一線檔案工作人員學習和理解有關標準和規范，掌握業務技能，提高業務水平；另一方面促使工程項目檔案工作人員相對穩定，有助于了解工程動態，了解資料的流向，確保檔案材料收集齊全、完整、準確。另外，我們還定期在建設工地現場開展檢查工作，對工程各參建單位應該歸檔的資料進行檢查，查漏補缺、糾偏糾錯，確保工程資料管理制度化、程序化、規范化。
五、結束語
總而言之，隨著風電建設工程規模的不斷擴大，其檔案管理工作的重要性越來越突出。在風電工程建設過程中，只有確保各級領導建立正確、客觀的質量觀念，加強對檔案管理工作規范化的認識，嚴格落實相關管理制度，才可以確保檔案資料能夠真實反映風電工程的建設情況。因此，加強風電建設工程檔案規范化管理勢在必行。
參考文獻：
[1] 李敏：《風電建設工程檔案規范化管理》，《浙江檔案》，2013年05期
[2] 張靚：《對工程檔案管理的重要性分析思考》，《辦公室業務》，2013年23期
一、重點水利工程建設檔案管理的現狀
1.相關部門對檔案管理制度重視不足，落實不夠
在水利工程建設過程中，檔案管理工作往往不會被納入工程建設的同布置、同檢查，檔案管理與工程建設質量、進度、安全等問題相比，重視程度不夠。在工程建設之初各參建單位在工程建設各階段對檔案資料管理應承擔的工作職責沒有進行明確，造成了檔案資料管理職責不清。在日常的文件材料管理方面各單位的崗位責任制、文件歸檔制度、文件保管制度、檔案鑒定制度等大多是流于形式，沒有形成有效的管理體制，也就使得水利工程建設檔案管理工作無明確的辦事規程和行動準則。在實際建設施工過程中，各參建單位對文件材料的管理仍舊是以水利工程建設的實施為主，側重于科技檔案的收集、整理。再加之水利工程建設周期較長、文件材料交接手續不到位，檔案驗收無檔案部門參加等因素，使得檔案管理工作的開展未能達到有關規定要求的深度。
2.檔案管理人員非專業，保管環境不達標
調查中的重點水利工程內容大多涉及多領域多專業。工程中的各個單項工程會被分成多個標段，標段內又會分包。參與施工的單位多而雜，素質參差不齊。這些施工單位一般重視技術工作，檔案收集管理意識薄弱，片面的認為工程質量和按時完工才是主要工作內容，對檔案收集管理工作不重視，普遍沒有設置專門的檔案管理機構和崗位。對于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人員、技術人員兼職管理，這部分人員中又以參加工作時間不長的青年居多，他們經驗不足，又沒有經過專業檔案培訓，且身兼數職、精力有限。所謂的檔案管理工作只是被動的接受并保存文件資料。再加上工程工期長、臨時機構解散、人員流動性等不確定性因素，還會發生文件材料遺失、缺項漏項、簽章手續不全等問題。這就造成了檔案管理工作明顯滯后于水利工程建設工作的情況，還會出現工程面臨竣工驗收時才會想到檔案收集整理工作的現象。于是，為了能順利完成驗收，就會突擊補材料，這樣材料的真實性就無法保證。此外，水利工程項目在施工建設時都會成立項目部，選址一般都在工程所在地，房屋結構為彩鋼瓦。由于場地和條件的限制，項目部無集中統一管理檔案的檔案室，各參建單位的檔案會放在辦公室的鐵皮柜中保存，項目部環境雜亂，檔案保管的“八防”標準無法達到。
3.檔案收集整理不規范
一是原始資料收集不齊全，整理歸類不合理。因檔案管理人員缺乏檔案專業知識，導致文件資料收集不及時、內容不齊全、整理不規范、分類不準確、卷內文件聯系不緊密，組合不合理，案卷書寫不規范。如工程建設中，各單位只顧及工程數據資料的收集，往往不會留存施工建設場面的影像資料。有的工程連基本的工程施工前后的對比照片都不齊全。有照片的也沒有按檔案整理的要求放入檔案專用照片冊中，并配以詳細的文字說明有。二是案卷內容不完整。工程建設檔案的形成與收集整理沒有系統的流程，歸檔范圍也沒有嚴格的界定，再加上工程建設檔案資料內容繁雜，涉及的單位部門較多，受時間約束較大，造成歸檔材料不完整。如工程施工、監理日志做不到一日一記，出現對應不上的情況；工程的監理，往往只有監理員在工程現場，監理總監不到位，需監理簽字的資料會由他人替簽或集中補簽。三是文件材料的搜集整理與移交接收工作嚴重脫節，造成檔案的缺失。目前，檔案行政管理部門一般不直接參與到水利工程建設實施過程中，這樣就造成水利工程建設過程中文件材料收集和整理工作中出現的問題不能及時被檔案行政管理部門發現，有些因遺漏而未被整理入卷的應歸檔的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性幾乎為零，從而導致水利工程檔案不可逆轉的缺失，對今后的保管利用都造成很大的影響。
4.檔案信息化程度不高
隨著水利事業的不斷發展，作為水利工程建設主體的地方水務部門的水利工程檔案的數量也在不斷增多。從目前調查的情況來看，水務部門及工程參建單位的水利工程建設檔案管理工作仍然保留著傳統的紙質檔案管理模式。計算機的運用主要是進行登記，檢索工具只有“目錄檢索”一種，檔案信息化程度低。
二、重點水利工程建設檔案規范化管理的建議
1.增強檔案意識，建立完善的檔案管理網絡與制度
[關鍵詞]市重點工程建設項目；招投標；檔案管理
城市重點工程建設項目招投標檔案是指經市人大會議審議通過，由市發展改革行政主管部門印發的重點建設項目，在招標投標交易活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數字、符號、圖表、聲像等不同載體的原始記錄。重點工程建設項目招投標檔案是招標投標過程中的真實記錄，是招標投標管理工作的重要依據，重點工程建設項目因為規模大，既有勘察、設計、監理等服務，又有主體工程、配套工程、既有土建工程又有機械設備的采購安裝，形成周期長，招投標文件具有數量大種類多，發揮作用時間長的特點。作為檔案工作者，應當建立健全市重點工程建設項目招投標檔案工作，認真研究思考，采取積極的措施，保證招投標檔案的真實、準確、完整，為建設項目中標后的跟蹤管理和咨詢服務提供依據。
目前，城市重點工程建設項目招投標文件主要存在以下幾個問題：
首先，工程招投標檔案數量巨大、規格不一，給庫房管理帶來壓力。城市重點工程建設項目往往參加單位多，招投標文件數量龐大，沒有中標的單位招投標文件更是數量巨大，而且各類文件至少一式三套。目前，現行的檔案管理規范中沒有對工程招投標文件的規格大小、保管期限等沒有明確的規定。一些重點建設項目往往工期長，查閱頻繁，招投標文件大小又無法入盒，給檔案保管和利用帶來不小的管理難度。
其次，招投標檔案管理規章制度不完善，造成檔案資料管理混亂等問題。很多建設單位沒有真正建立招投標檔案管理工作機制，與招標簽訂合同后，招標給什么就接收什么；一些單位對重點工程招投標檔案的歸檔范圍、歸檔要求模糊不清，招投標文件隨意堆放，沒有分類標準，沒有按照按類排列、組卷，以至于給以后的檔案查詢利用、審計工作帶來很多困難。
再有，檔案管理專業軟件的單一性，無法滿足招投標文件數字化的需求，也制約了檔案資源的共享?，F在不少企業采用了專業檔案管理系統，但目前的檔案管理系統只能滿足招投標檔案的目錄管理，不能與評標管理軟件實現對接，檔案的查閱利用，只能根據檔號到檔案室翻閱原始資料，不僅加大了工作量，也容易造成檔案資料的破損。
針對重點工程建設項目招投標檔案管理實際存在的一些問題，下面從管理職責、制度建設、規范要求等方面，提出幾點改進建議：
1、明確招投標檔案管理分工協作機制。應明確部門和相關責任人的職責，進一步規范檔案管理，做到分級管理、職責明確。重大建設項目工程招標委托招標機構進行的，由招標機構負責招標投標檔案原始記錄的收集、整理和移交工作，建設單位負責立卷、歸檔、集中保管。招投標交易活動結束后，中標通知書發出一周內，應按照歸檔范圍移交檔案部門，在規定時間內沒有按照要求上交的，可考慮不予劃撥費用。建設單位應建立由技術部門、綜合檔案室人員組成的小組，明確檔案管理負責人。負責接收、立卷、歸檔，并將其納入本單位檔案綜合管理分類體系，實現集中管理。
2、建立健全招投標檔案管理規章制度。在實際工作中，建設單位主要是依據《中華人民共和國招投標法實施條例》、《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》整理招投標項目檔案，條例中并沒有對招投標檔案的管理做出詳細規定。因此，細化各地現行的工程招投標檔案管理辦法，才能規范招投標檔案管理工作。另外，要與交易中心加強聯系，業務審批人員在文件的收集過程中，嚴格執行標準和依據，對報送人的文件嚴格審查，不符合歸檔要求的不予辦理，從源頭上規范檔案材料。
3、規范檔案資料的收集、整理、鑒定工作。首先，細化資料收集清單，是精簡庫存數量的前提。重點建設項目招投標文件，建設單位檔案室收集保管的檔案材料主要有工程前期文件材料和工程招投標文件材料兩部分。在《條例》沒有具體規定的情況下，在實際工作中，筆者認為，市重點項目招投標檔案應主要包括：1、前期階段：包括立項批文復印件、招標協議、招標申請等。2、過程階段：招標公告、投標申請人匯總名單、投標資格預審、招標文件、招標答疑、工程量清單、預算控制價或投標限價、投標人標書，包括技術標、經濟標等；3、簽約階段：評標委員會名單、開標記錄、符合要求的投標一覽表、廢標情況說明、評標標準、中標通知書、合同副本、未中標人投標文件等。其次，在精簡招投標檔案方面，招投標辦公室在條件允許的情況下，建立企業誠信檔案和信用投標人，以后的投標項目資審文件和投標文件可不再提交有關人員業績、人員資歷材料等復印件。這樣，不但減少投標單位的重復工作量，同時也減少了檔案的數量。再有，建設單位應統一移交格式，方便以后的管理工作，移交前將歸檔范圍、移交表統一格式后發給招標，中標單位投標文件一正三副，不中標單位一套正本就可以了，改變以往招標將所有招標過程中產生的材料全部交給建設單位，造成資料重復，庫存緊張的狀況。最后，關于歸檔年限的設定，將市重點建設項目招投標文件劃分為永久、三十年、十年，中標單位土建部分建議劃為永久，設備按使用年限劃分為三十年和十年，未中標單位建議作為資料保管五年。
4、清晰招投標檔案的組卷。招標各階段的勘察設計、工程監理、施工、裝飾裝修、材料設備采購等應當分別組卷。招投標文件的立卷和歸檔，應遵循文件材料的形成規律。同一個項目分階段招標的，每一階段應分別組卷，內容相同的材料，不必重復歸檔，在備考表中注明即可，卷與卷之間保持相互聯系。
5、提高招投標檔案信息化管理和服務水平。通過對檔案專業管理系統與招投標管理系統的接口連接，實現條目檢索和全文檢索，逐步實現招投標檔案的數字化管理。做好檔案的編研工作，編制招投標項目匯編，包括錄入項目名稱、中標單位、合同金額、合同簽訂日期，并對主要數據進行分類、匯總、分析，對各類數據按照檔案的分類要求以及數據之間的聯系進行整合，各類分析報表的進行插件處理，改變以往單調、靜止的文檔提供利用方式，為用戶提供圖文一體化的利用服務，為投標單位和有關部門提供綜合性信息，實現檔案的精細化、科學化、信息化，充分發揮招投標檔案價值。
關鍵詞：公路工程建設；檔案規范管理；創新研究
隨著我國經濟的發展，人民生活質量的不斷提高，對城市基礎建設提出了更高的要求。普通公路是我國城市基礎建設的重要組成部分，施工質量不僅影響著工程的使用壽命，還直接關系到市民出行安全。目前，我國普通公路的建設里程數量與日俱增，但是在建設質量和工程建設的檔案管理水平上卻不容樂觀，尤其是工程建設檔案規范化管理沒有受到足夠的重視，工程檔案管理能力不足。公路工程檔案記錄了公路從開始規劃到修建完成的全部過程，完善的公路工程檔案可以提供給公路部門準確的數據和信息，為之后預防性養護、修繕作充分的準備。所以提高對普通公路工程建設檔案規范化管理的重視程度，才可以使檔案得到充足的利用，起到加強工程建設質量、保證市民安全出行等作用。
一、普通公路工程建設項目檔案管理的特點
1.普通公路工程建設項目的檔案記錄時間較長普通公路的建設周期很長，公路項目從工程項目申報、設計規劃、上級部門審批、施工項目招標、施工部門完成公路建設、竣工后有關部門驗收等一系列流程要經過很長的時間，而公路工程建設檔案記錄要從最先的工程項目申報部分開始，這就顯示了公路工程檔案記錄時間長的特點。
2.普通公路工程建設項目的檔案所涉及相關部門較多公路工程建設項目投資一般是非常巨大，動輒上千萬甚至上億元，建設規模通常也都比較大，從公路里程上來講普通公路會有從幾十公里到上百公里，涉及的區域可能不止一個省、市，有的公路建設工程，可能需要跨越幾個省市，因此，普通公路工程的建設很有可能由多家施工單位分段合作完成。除了施工單位，還會涉及多省市的政府部門、規劃設計院、地質勘探部門、設備材料供應商等企事業單位。項目工程檔案對所涉及的企事業單位的記錄就必須準確、完備。
3.普通公路工程建設項目檔案需要專業人員管理公路建設工程的工作量巨大且包含內容繁雜，一方面，除了公路路面建設，整個工程可能還包含了橋梁架構、隧道疏通、配置電路設備、修繕綠化設施等工作，其中的每一項工作都有其特殊的施工工藝和施工技術標準。另一方面，隨著公路建設工程進度的變化，會進行不同施工隊伍的不同施工部分交接，這種動態性的檔案記錄和管理工作，會給相關人員帶來許多難題。如果要把公路工程項目檔案做到足夠完善，這就需要檔案記錄管理人員具有相應的專業化知識儲備，并且要強化檔案管理人員的細致程度和責任意識，防止工程檔案的資料文件出現遺失和缺漏等問題，減少項目工程驗收時出現的不必要的工作。
4.普通公路工程建設項目檔案信息化隨著信息化時代的到來，公路工程建設項目管理也迎來了新的變革，信息技術的應用給項目檔案管理帶來極大的便捷。公路建設工程檔案包含了大量的信息和工程數據，內容復雜且數量巨大，過去檔案管理人員需要在工程建設期間將這些信息和數據的紙質形式加以收集分類，之后在工程驗收階段檢查項目檔案的過程，通常會占用過多的時間，大大降低了工作效率，且出現遺漏和錯誤的幾率也很高。計算機技術的應用，使工程項目檔案的管理從過去冗雜的紙質化管理工作逐漸轉變為虛擬化管理工作，與傳統管理方式不同的是，管理對象由占用大量空間的紙質文件轉變成只需要使用一臺電腦就可以解決的數據信息文件。工程施工過程不同階段中所產生的設計圖紙、錄像都方便存儲，在工程共享平臺上傳檔案記錄，方便各相關部門和審查機構的查閱和管理。虛擬化、信息化的工程項目檔案管理相較于以往的傳統管理方式，工作環節得以極大程度的簡化，提高了工作效率。
二、普通公路工程建設項目檔案管理中存在的缺陷
1.工程項目檔案管理意識不強普通公路工程建設項目檔案是對在公路建設過程中產生的實際數據進行詳細記錄，是后期公路預防性養護的重要數據支持，同時具有法律效應?！督ㄔO工程質量管理條例》第十六條中明確規定，“建設單位收到竣工報告后，應當組織有關單位進行竣工驗收。驗收工程需具備以下條件：（1）履行合同中約定的各項工程內容；（2）具有完整的工程記錄檔案和施工管理內容；（3）有施工單位使用的主要建材、配件和設備的試驗報告；（4）有勘察、設計、施工、工程監理等單位分別簽署的質量合格文件；（5）有施工單位簽署的工程保修書。建設工程經驗收合格的，方可交付使用?！睆膰曳蓙碇v，應給予工程項目檔案管理足夠的重視，但是在實際工程建設過程中，施工單位通常只重視工程建設進度而忽略了檔案管理，多部門的協同作業的情況下更加重了檔案銜接管理的缺失。工程項目檔案在實際工程施工中還存在著有關部門為了趕工程進度而違例特批的不規范程序，這樣的不規范操作嚴重影響了檔案完善成套，致使檔案難以收集而不能驗收。
2.檔案管理制度不合理公路工程項目檔案是公路建設的重要組成部分，在開展工程項目檔案管理工作前，需要制定科學合理的管理制度。許多工程檔案缺漏都是由于沒有科學的管理制度造成，不合理的管理制度難以對接工程的正常施工過程，甚至會導致竣工驗收工作難以進行，也給后期公路預防性養護工作和公路修復工作帶來極大的影響。目前，許多檔案管理制度由于不完善，在實際操作過程中，檔案管理人員對工程施工進程難以把握，整體認知不足，造成檔案管理不全面等問題。
3.檔案管理人員專業性不強公路工程建設項目內容量大且復雜，專業性極強，對檔案管理人員的專業知識儲備和業務水平有很高的要求。就目前情況來講，許多工程的項目檔案管理工作都是由項目負責人指派工作量較少的文職人員兼任，這些工作人員缺乏工程專業的知識儲備且流動性很大，部分單位在沒有足夠檔案管理人員的情況下甚至臨時雇用非項目人員。這些情況都會或多或少的導致檔案記錄的缺失，給公路工程的后續工作造成不必要的麻煩。
三、加強普通公路工程建設項目檔案規范管理的創新措施
1.進行工程建設項目檔案規范化管理、數字化的立檔管理工作建設項目工程檔案的文件材料具有形式多、涉及專業廣等特點，根據國家檔案局、自治區檔案局、交通部、自治區交通運輸廳頒布的有關規定，結合建設項目的特點和各類工程檔案數字化管理的要求，交通建設管理局編制了《公路建設項目竣工文件編制辦法》。項目工程檔案從材料的收集、整理以及歸檔工作更加規范化、標準化、為數字化管理提供了堅定的基礎。為了實現工程檔案管理工作計算化、網絡化并且為了節約庫房空間，將信息化管理完全溶入檔案管理工作中，對工程檔案進行全程掃描、錄入、識別、建立數據庫、形成數字檔案。根據檔案整理的有關規定和辦法，針對檔案收集、整理過程中遇到的實際難點和重點問題，重點予以指導。指導有關部門做好工程前期準備工作，期間文件材料的收集、整理工作，對收集的文件材料進行分類、預立卷等，既做到平時利用又為工程竣工驗收做好充分的準備，在開工準備階段，應建立工程項目檔案工作管理網絡。各參建單位指定領導分管檔案工作，各部門配有專兼職檔案員，明確各單位應承擔的竣工檔案制度任務并落實到人，把竣工檔案工作落到實處；在施工階段，施工、監理資料大量形成，應重點指導項目檔案人員如何立卷、檢查案卷構成是否合理、檢查文件材料填寫是否規范，對于容易疏忽的問題和出錯的案卷材料進行重點檢查，從而提高案卷的內容質量；項目交工驗收后，檔案專項驗收準備階段是檔案整理施工最為緊張的階段，是驗收建設（業主）單位、施工單位、監理單位的竣工檔案階段，施工、監理單位的竣工檔案在項目交工驗收時已進行初步驗收以及工程檔案已入庫。所以必須使整理好的案卷達到規范、統—的要求，以便更好地為日后檔案的查找、利用服務；檔案專項驗收后，應對項目竣工驗收前未完的檔案跟蹤管理。在這個階段一方面要做好缺陷工程和未完成工程的檔案整理、檢查工作；另一方面對于檔案專項驗收時暫時未歸檔的文件材料要進行跟蹤檢查，并要求及時歸檔組卷，確保檔案材料的準確性和完整性。
2.創新公路工程建設項目檔案管理體系，加強檔案管理的過程管理和控制建立完備的工程建設項目檔案管理制度體系是保障檔案管理工作的首要任務。工程建設項目檔案管理制度體系應在現有制度下進行優化，在公路工程建設初期，協調各合作單位及部門建立全新的共享化檔案記錄“云平臺”，細化對公路工程施工階段的銜接部分檔案規劃，檔案記錄應嚴格按照規定細則實施，防止為趕工期而越過檔案記錄的現象出現。新型的工程建設項目檔案管理體系應把責任細分到個人，建立獎懲機制。加強檔案管理的過程管理和控制，一是要加強對檔案工作的檢查和技術指導定期對各參建單位的檔案工作進行巡查指導，發現問題，解決問題，適當給予技術指導等方面的支持，保證項目檔案的完整、規范性及系統性。二是要加強竣工檔案編制期，檢查指導竣工檔案編制工作進入預立卷階段，檔案工作小組針對各參建單位具體情況，進行有針對性的檢查指導，各參建單位竣工資料經檔案工作小組審核資料的排序、資料的完整性等各方面的內容，確認無誤后，方可立卷歸檔。三是要加強入庫檔案質量管理對各參建單位移交業主的檔案資料，由業主檔案小組負責審查接收。按照《竣工文件編制辦法》及上級領導、專家歷次檢查記錄，對施工、監理單位提交的竣工文件進行嚴格審查，竣工文件歸檔不符合要求的一律退回整改，不完整的要求其補充收集。
3.實現檔案管理的信息化，使檔案管理更具科學性信息技術的快速發展，在各行各業中都有了良好的應用，公路工程項目檔案管理也不例外，信息化、計算機技術的應用可以給檔案管理工作帶來極大地便利，減少了工作人員在傳統檔案管理工作中的許多步驟，虛擬化的工作方式，使動態化的檔案管理工作更方便，節省人力、物力，大幅度提高了工作效率。應用信息技術管理檔案，可以把以往不能統一的工程項目檔案規格進行數據統一，按照檔案管理體系的指標進行收集和整理，實現檔案標準化管理。促進檔案管理信息化，提高檔案管理科學性，項目檔案管理應高度重視信息化工作，注重將建設期間的項目建設管理信息化與檔案信息化有機結合起來，率先部署工程質量管理信息系統，為工程質量管理提供實時監控手段，提高檔案管理手段的科學性，確保各種檔案信息在項目建設期即可充分利用。在竣工文件編制階段，工程質量管理信息系統中各種數據通過后臺導入公路工程項目竣工文檔管理系統中，形成電子文檔，以解決檔案信息在建設期不便利用的問題。
4.加強工程項目檔案管理人員綜合素質目前，許多公路工程項目檔案管理人員綜合素養不夠，阻礙了檔案管理水平的提升。工程項目檔案管理團隊需要引入具有專業公路工程知識儲備和現代化檔案管理能力的人才，管理人才對整個團隊進行系統化培訓，全面提升團隊的檔案管理水平。同時配合以考核體系和獎懲制度，從根本上保障工程項目檔案管理工作的有序開展。完善專業人員聘任和培養制度，提高專業水平，一是在成立檔案管理“領導小組”的基礎上，招聘專業檔案管理人員組成“工作小組”，以提高檔案管理工作的專業性。首先，成立項目檔案“領導小組”，并指定一名專業人才負責項目檔案管理工作，擔負整個項目檔案工作的統籌規劃、組織與協調、監督、指導。再者，根據項目需要招聘專業人才組成檔案編制小組，建立起項目檔案工作的管理網絡，明確職責，并禁止檔案人員變動頻繁，力求保持竣工資料整理的連續性和穩定性。二是對所有涉及檔案管理工作的人員都應定期開展專業知識培訓與考核，考核不及格的應淘汰或離崗培訓，確保每位檔案管理人員都擁有較強的專業知識與操作能力。此外，還應對涉及檔案管理和交接等工作的工程管理人員開展專業檔案管理知識的培訓，確保工程管理人員與檔案管理人員對檔案管理工作理解的一致性。
中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）05-000-02
摘 要 工程檔案與工程質量之間有著密切的關系，兩者相互依存，要把工程檔案的質量視為工程質量管理同等重要來抓。本文闡述了建設工程檔案在工程質量管理中的重要作用，分析檔案規范化管理中應該注意的事項，并提出了建議。
關鍵詞 建設工程 檔案 規范化 管理
一、工程檔案的重要性及其與工程質量的關系
一方面，從工程檔案與工程質量的關系上看，工程檔案與工程質量之間有著密切的關系，工程檔案是工程質量的依據，工程質量離不開工程檔案， 二者相互依存。工程檔案管理包含于工程質量管理之中，工程質量是對包含工程檔案在內的監督管理。另一方面，從建設工程質量的形式來說，任何一個建設工程都有立項、可行性論證、勘察、設計、材料供應、施工、監理、驗收的過程，每一個步驟和環節都有它的質量標準，其活動過程和內容都有真實的記錄。其記錄、竣工圖經過整理、立卷、歸檔、形成建設工程檔案，是反映工程內在質量的重要內容。而工程實物體的質量是反映工程技術人員的精心實施，其外表很直觀，很容易被人們發現和重視，但工程建設項目檔案的內在質量就不容易被人們簡單地發現其質量缺陷，通常是在利用檔案信息時發現與實際情況大不一致時，才能反映出它的缺陷所在。所以工程建設檔案質量與工程施工質量同等重要，二者不能忽視某一個方面，缺一不可。
二、工程建設檔案質量管理應注意事項
基本建設項目由于施工周期長，條件復雜，環境多變，工序繁多，檔案形成的時間也相當長，檔案管理容易忽視，檔案質量的控制也比較困難。如果不能全面、準確、完整、系統地收集、整理和保存建設工程檔案，將會給今后檔案的利用帶來不利影響。為了加強建設工程檔案管理這個薄弱環節，消除由于管理不善形成的檔案與施工不符、資料殘缺等通病，必須在建設工程整個過程中加強檔案質量管理。工程建設檔案質量管理應注意事項主要有以下幾點。
1.工程準備階段的文件材料，由責任方按照實際反映情況，不能由任何個人和單位偽造，手續印章必須齊全。
2. 工程監理單位要記錄工程活動中發現的質量問題及其處理情況、措施、實施過程、處理后的檢測結果和鑒證情況。
3.主要原材料構配件的合格證、檢驗報告應按國家“產品質量法”及相關技術標準核實是否一致，產品的種類、規格、批號出廠日期是否過期，國家規定復檢的產品是否現場進行了復檢。
4.施工現場的工程地質情況，地基地質與地質勘察的下臥持力層地質的強度是否一致，開挖后的情況記錄。驗基要對該工程地質情況簡要描述。按規定該簽章的個人和單位要完善手續。
三、工程檔案的歸檔和驗收
建設工程檔案最關鍵的環節是工程竣工時檔案的歸檔和驗收。要嚴格按照《基本建設項目n案資料管理暫行規定》、《基本建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》的要求進行竣工檔案驗收。施工單位在工程竣工時要做好施工記錄、檢驗記錄、交工驗收記錄和簽證等，整理好變更文件和按規定編制好竣工圖。工程竣工驗收前，由主管部門和建設單位組織檢查
竣工圖的質量。建設工程竣工檔案質量標準總的要求是“完整、齊全、圖物相符、規格統一、紙質優良?！笨⒐r檔案檢查是工程檔案質量保證的關鍵，經過預檢、中間檢等跟蹤管理，在征集建設工程竣工檔案時有了一定的基礎；但仍不能掉以輕心。要對前期收集、整理、驗收的檔案再次復查，最后在各單位會簽的基礎上正式驗收歸檔。對結尾工程形成的檔案材料和竣工驗收中存在的需整改的遺留問題，在限期改正之后，及時給予檢查驗收，以保證建設工程檔案竣工驗收工作善始善終。
四、加強建設工程檔案規范化管理的建議
1.規范建檔，奠定基礎。在建檔過程中，要嚴格按規范在“全”、“準”、“嚴”上下功夫?！叭笔侵敢M可能使工程檔案齊全完整，做到歸檔文件、歸檔門類、歸檔項目齊全，確保工程檔案資料的歸檔率?！皽省本褪歉鶕こ虣n案歸檔范圍，分清歸檔界限，在規定時限內將應歸檔的文件材料全部歸檔，確保工程檔案資料的完整率?！皣馈本褪窃诠こ虣n案組卷上，嚴把工程檔案質量關，不合格的工程檔案資料嚴禁進入工程檔案室，對現有庫房內不合格的工程檔案資料，按照國標要求重新裝訂、整理、排架，實行微機打印卷皮，對不同門類、不同載體、不同保管期限的工程檔案分別排列，統一編號，保證工程檔案案卷合格率。同時，在工程檔案形成過程中，項目檔案管理人員要嚴格執行《工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》，制定歸檔范圍及保管期限表，統一工程檔案管理工作標準，尤其要做到工程檔案資料與工程項目建設同步進行，盡可能保證工程項目檔案的真實性、準確性、完整性，使公路工程檔案管理工作逐步走向制度化、規范化。
2.把握關鍵，科學管理。為確保工程檔案管理的科學性和安全性，筆者認為應該做好以下工作：一是抓工程檔案歸檔時間。對已取得的資料，工程檔案管理人員要及時同有關人員聯系，做好交接手續，本著誰主管誰負責的原則，加強指導，盡快整理，及時立卷歸檔；二是嚴格庫房管理，認真履行工程檔案收進、移出手續。將工程檔案收進移出情況詳細記錄在案，避免工程檔案遺失，并按照規定編制室藏工程檔案存放索引，櫥俱設置存取工程檔案標識，使各類工程檔案一目了然。定期組織工程檔案人員進行庫房工程檔案資料保管情況的排查，發現問題及時采取措施，認真做好工程檔案室溫濕度記錄制度，確保庫房保持適宜的溫度和濕度，防止工程檔案發生霉變；三是抓好工程檔案基礎工作。對工程檔案的搜集、分類、打號、編目、裝訂工作要做到及時、準確、全面，達到規范化管理目標；針對工程建設項目涉及面廣、牽扯單位多、檔案管理人員素質參差不齊的實際，克服“等、靠、要”的思想，實行工程建設與檔案管理同步進行，建立項目檔案登記制度，做到每路一表，詳細記錄項目監督、檢查、指導情況的全過程，實現工程檔案全方位管理；四是明確竣工工程檔案資料的編制要求。工程檔案管理人員要深入工地開展調研，探索總結工程檔案文件材料收集、整理、立卷、歸檔經驗，明確工程檔案的收集、整理、分類、編目規則、交接手續、歸檔套數以及音像、會計等類工程檔案資料的整理標準，并對參建單位印章的刻制、單位名稱的確定、公文用紙的標準作詳細要求，從源頭上保證工程檔案案卷質量。
3.轉變觀念，提高檔案利用價值。開發利用工程檔案，既是工程檔案自身價值的充分體現，又是提高全社會檔案意識、促進檔案事業健康發展的前提。首先，要在思想上改變過去忽視利用檔案的觀念，充分發揮主觀能動性，切實做好利用工作。其次，在具體工作中要努力實現三個方面的轉變：即：在服務方式上，從被動服務向走出去、請進來、主動提供工程檔案的有效利用轉變；在檔案價值取向上，從重視文書檔案向重視工程、科研等檔案轉變；在人的價值取向上，從提倡默默無聞向解放思想、開拓進取、有所作為轉變。進一步增強檔案人員的服務意識、參與意識和效益意識，而且要改過去長期以來工程檔案人員只靠坐等上門查閱工程檔案的方式，轉變為深入基層和生產第一線，調查了解的方式，并結合所藏檔案資料有針對性地提供工程檔案。
朝陽區檔案局第二屆“蘭臺杯?朝陽符號”――城鄉建設成就攝影征集大賽結束大賽歷時一年，至投稿截止日共收到來自社會各界的優秀攝影作品126幅（組），經過專家評選，最終選出一等獎2名、二等獎5名、三等獎10名、優秀獎6名。在首屆大賽的基礎上，本屆大賽影響力進一步擴大，受到社會各界廣泛關注。區屬各單位積極響應，廣大攝影愛好者熱情參與，用鏡頭發現區最美景象，記錄身邊的發展變化，為區城鄉建設發展留下了珍貴影像資料。（張敬煜）
豐臺區檔案館“第二查檔窗口”圓滿完成任務前不久，經試運行，區檔案館向區民政局移交的婚姻登記檔案數字化副本（含影像919489頁、目錄200650條），在區民政局婚姻登記處查檔窗口正式對外提供利用，至此，區檔案館設立的“第二查檔窗口”圓滿完成任務?！暗诙闄n窗口”是區檔案館為解決利用者往返于區民政局婚姻登記處與區檔案館辦理相關手續的實際問題，以服務群眾“最后一公里”為目的設立的。據統計，自2015年9月以來，共接待利用者6301人，出具證明3920份，影像12399頁，減少群眾查檔往返路程10712公里。（厲從輝）
門頭溝區人大法制委檢查團蒞臨檔案館實地調研近日，由區人大法制委領導帶隊，區法院、區政府辦、區政府法制辦等單位組成的檢查團一行13人蒞臨檔案館政府信息公開查閱中心，實地調研政府信息公開紙質文件查閱和移送工作。檢查團在查看了政府信息公開查閱大廳，聽取了工作人員關于公開文件的移送、查閱流程等介紹之后，對查閱場所設置在檔案館便于群眾知曉、查閱，接收文件集中在政府辦便于各公開單位報送，文件的查閱手續簡化便于利用等方面給予了肯定，并對此項工作提出了指導意見。（車
西城區檔案局赴東城區檔案局學習交流為貫徹落實視察北京時的重要講話精神，進一步發揮檔案工作在強化首都文化中心建設中的作用，不斷加強各區檔案人之間在檔案業務中的橫向溝通和交流，近日，區檔案局一行6人在主管副局（館）長的帶領下赴東城區檔案局學習取經，就口述檔案采集和展陳征集業務與東城區檔案局副局（館）長和相關科室同志進行了座談，并參觀了東城區的館藏陳列。（龐晨）
海淀區檔案局（館）整合社會資源籌辦“海淀三鎮”展覽“海淀三鎮”包括清河鎮、青龍橋鎮、海淀鎮，為區域內建制較早的重要城鎮，歷史悠久。為收集好展覽素材，區檔案局（館）與本地區文史專家廣泛聯系，同時運用“互聯網+檔案”的思維，通過“海淀檔案”公眾微信號向社會征集“海淀三鎮”史料。近期，區檔案局（館）借助海淀文化沙龍平臺，進一步聽取各界意見，明確了辦展思路和方向，為辦好展覽，最大程度發揮展覽宣教效果奠定了基礎。區檔案局還將與區教委對接，把相關素材制作成學區特色教材，使我區中小學生接受更好的海淀歷史文化教育。（李楠）
石景山區檔案局加強對檔案購買服務工作的管理為進一步落實《北京市機關檔案工作指南》，加大檔案安全監管力度，近日，區檔案局對全區各立檔單位檔案購買服務情況進行調查摸底，要求相關單位上報《檔案購買服務情況報告表》并進行數據匯總。據統計，自2015年以來全區有9家單位開展檔案購買服務，涉及8類檔案約50余萬卷（件），服務內容包括檔案數字化加工掃描、紙質檔案裝訂整理及檔案實體寄存托管等，共涉及8家檔案服務公司。今后，區檔案局將加強對此類檔案服務外包的監管，適時檢查，保證檔案實體和信息安全。（李紅梅）
房山區檔案局征集勝天渠口述檔案近日，區檔案局工作人員攜帶錄音筆、攝像機、照相機等專業設備來到張坊鎮，采訪了五位曾經參加修建勝天渠的老人，采集了具有保存價值的原始口述記錄。勝天渠是房山水利建設史上的奇跡，此次征集的主要內容包括修建勝天渠的起因、當初的設計理念、勝天渠名字的由來、人財物如何組織保障、修渠的生活作息、遇到的主要困y、通水當天的情形，以及勝天渠修好之后的利用情況等。（張娟娟）
通州區檔案局與新奧集團通州分公司合作共建檔案工作近日，區檔案局與北京新奧集團通州分公司就檔案業務合作發展達成協議，制定了《北京市通州區檔案局與北京新奧集團有限公司通州分公司共同開展檔案事業協同發展工作辦法》?！掇k法》明確了“優勢互補，資源共享，協同發展”的指導原則，建立了合作共建領導小組，制定了協同發展工作職責，雙方以定期召開檔案工作發展聯席會議、學術交流等為合作形式，積極搭建人才培養平臺，實現檔案工作的互利雙贏。共建后，雙方還將選擇合適的機會互派具有豐富實踐經驗和理論知識的人員到對方檔案工作一線深入學習交流，不斷提高素質，拓寬視野。（馮國棟）
昌平區檔案局推出《我們共同的記憶》歷史照片網上展覽近日，為配合6月9日國際檔案日系列宣傳活動，區檔案局努力實踐“服務先行”的工作理念，利用館藏在昌平檔案信息網上推出了《我們共同的記憶》――昌平歷史照片系列網上展覽。目前，網上展覽已第一期《昨日昌平》，包含昌平東關、政府街等6個地標性建筑的歷史照片，后續還將繼續推出不同時期、具有本區特色的生產生活歷史照片資料，讓更多百姓了解昌平歷史、熟悉檔案工作，走進檔案館。（馮飛）
平谷區檔案館啟用新查檔大廳為了更好地服務百姓，區檔案館開辟了新查檔大廳。新查檔大廳總面積200平方米，在功能設置上劃分為查檔接待、政府公開信息查閱、自助查檔三個區域，其中查檔服務臺設置兩個服務窗口，并配有自助取號機和公告電子顯示屏。檔案查閱區和閱覽區提供寬敞明亮的閱覽空間，查檔人可享受有序的一對一服務和舒適的查閱體驗，充分體現了更完善、更舒心的查檔服務理念。新查檔大廳于5月15日試運行，并于6月1日正式啟用。（崔月紅）
密云區檔案局三項措施助力“拆違打非”工作順利進行一是針對路遠山區群眾多的特點，增加午間便民查閱通道和值班人員；二是針對集中查閱份數多、時間緊的特點，開辟綠色通道，專人負責；三是提前做好各鎮村建房檔案索引，確保群眾到館快速及時查閱。據統計，僅一周時間就出具百余份建房檔案證明，為“拆違打非”工作順利開展提供有力依據。（曹金波）
“順義人”展覽在順義區檔案館開展6月11日，順義區檔案館與順義區攝影家協會共同舉辦的“順義人”展覽在區檔案館展出。本次展覽以寫實的方式從不同角度真實記錄了新時代創業的年輕人、普通的基層社會工作者、退休老干部、社區道德明星、民間藝人和教師等各行業的100名普普通通的順義人，在不同的崗位上勇于創新、追求卓越、樂于奉獻的平凡而又偉大之舉。主辦方旨在通過展覽向社會展示順義兩個文明建設的成果和普通順義人文明素|的整體提升，從而進一步激發順義市民知順義、愛順義、建順義的熱情。開展當天，近500人參觀了展覽。（高樹林）
大興區檔案局制作完成《為您服務》宣傳手冊這套漫畫式檔案小知識宣傳手冊，共有5折10頁、16幅圖片、10個檔案小知識，涉及婚姻檔案、電子檔案、查閱檔案等內容，圖文并茂地向公眾普及檔案知識。宣傳手冊主題突出、形式新穎、精練易懂。在今年的國際檔案日活動中，局檔案館向來館參加活動的區屬各單位檔案人員及社會公眾發放350份，收到良好宣傳效果。今后區檔案局將繼續以更貼近公眾需求、易接受理解為原則，編輯制作檔案宣傳手冊，擴大檔案工作對社會的影響力。（楊輝）
1.要建立檔案管理組織體系。一個稍具規模的工程項目，從項目立項到完工這一過程將形成一定數量的項目檔案，對這些檔案如何管理是項目各參建單位、檔案管理部門不容忽視的問題。筆者認為，要做好這個時期項目檔案管理工作，主要有由上至下的組織機構作保證。一是項目業主單位要設立相應的機構。比如，設立項目部，由項目經理總負責，項目部下設施工組、質量組、計劃組、設備組、物供組等，配備相關的技術負責人，在負責完成項目任務的同時分別對項目檔案的形成、匯集情況進行檢查和監管。有條件的應配備項目檔案專（兼）職管理員負責集中管理項目檔案。二是施工承包單位要有技術負責人分管項目檔案工作，也可配備資料員負責項目檔案的收集整理。三是檔案業務主管部門要協調各部門做好項目檔案形成、收集、整理、歸檔工作，在協調做好這些工作的同時還要履行檔案的檢查指導監督職能。在實際工作中，凡建立了合理的組織體系的企業或部門，并進行有效地運作，各負其責各把其關，其項目檔案管理工作開展就有聲有色得心應手。
2.要建立健全項目檔案管理的規章制度。項目檔案管理既然是一個系統工程，那么就需要有相應的措施來管理，有相應的規范和制度進行約束。日常工作中，項目檔案管理需要建立的制度主要有：有關領導分工負責制；項目技術人員負責制；項目檔案歸檔范圍與分類標準；檔案移交制度；交工文件分類整理編制規范；檔案保管利用制度等。建立健全項目檔案管理的規章制度，既是項目建設管理工作的要求和重要內容，也是項目檔案管理有章可循的有效保證。要讓所有參加工程建設項目的工作人員懂得，在工程項目施工建設、安全質量控制的過程中，不可忽視項目檔案材料的形成、積累、歸檔工作；因此，要求各參建單位應針對本單位本部門在工程建設項目中承擔的角色認真負責，并制訂切實可行的工程項目檔案管理規章制度，真正做到把工程建設項目檔案管理“納入到企業管理工作的重要議事日程；納入有關人員的職責范圍；納入財務預算；納入合同管理之中”。使工程項目檔案管理工作更加規范和科學，達到項目檔案管理與項目施工建設同步進行的目標。實際工作中，凡是工程建設項目管理工作計劃性強，管理科學，制度落實，程序規范的單位和部門，其項目檔案管理工作也相應規范，否則不然。
3.要依據國家項目建設檔案管理規范。目前，項目建設檔案管理規范主要有：《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》，除此之外，還有各行業或地方政府頒布的有關項目建設檔案管理等規范性文件也需要了解和熟悉。參建單位只有針對性地去學習和了解，才能較好地管理項目建設檔案，保證項目建設檔案的收集齊全、完整歸檔。一談到檔案管理規范，有的人尤其是施工單位片面地認為這只是檔案管理部門及檔案人員應知曉的事情，于己關系不大。其實，一個工程項目建設從立項到完成中間有許多環節，主要包括：項目立項的可行性研究、立項審批、項目設計、施工、中交驗收等等。完成這些過程少不了設計單位、建設單位、施工承包單位、工程質量監理等單位的參與，同時也負責本部門形成的項目技術文件按要求整理移交歸檔。檔案管理部門在項目檔案管理方面是以國家或行業的檔案管理標準去履行檢查指導職能。在實際工作中我們得知，由于有的參建單位先前對國家或行業有關項目檔案管理規范不甚了解，因此，在做具體項目檔案時臨時抱佛腳或我行我素隨意亂套標準，結果在檔案移交時過不了關，常常使工作處于比較被動的局面。項目檔案只有在國家有關規范有效約束之下去操作去管理，才能滿足或達到歸檔要求，因此，對國家項目建設檔案管理規范的認識學習、熟悉了解是參建單位不容忽視的問題。
