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醫院信息網絡化建設是以計算機、通信技術和數據庫為其基本構成要素,以資源共享和共同開發為目的。將圖書、檔案、病案信息進行整合加工,建立統一的檢索平臺和搜索引擎,使醫護人員能夠在自己辦公室,通過醫院計算機網絡,隨時獲得信息資源。
一計算機網絡技術對醫院檔案工作的影響
(1)檔案載體多樣化:檔案在網絡化管理中的表現形式多樣化,隨著現代檔案工作的發展和辦公自動化的普及,檔案不僅以文字的方式出現,而且更多的是以人們在辦理公務和一般事物或交流信息過程中產生的電子文件檔案形式出現,如文本、圖像、聲音或影像等,檔案管理主要通過計算機來完成。
(2)檔案收集的豐富化:收集是檔案管理工作的起點和開端,是整個檔案管理工作的基礎"隨著信息網絡技術的發展,電子檔案有許多不同于紙質檔案的特點"它可以施行前端控制,因而邏輯收集歸檔是實時進行的;在檔案正式形成和收到的同時,都可以通過網絡來傳輸,為檔案收集工作開辟了一條新途徑;利用網絡技術,廣泛采集有關站點的數據信息,不僅節約了時間,而且在盡可能大的范圍內豐富了檔案的內容。
(3)檔案服務多樣化:由于檔案內容及載體的變化、檔案信息量的驟增、檔案信息服務對象的擴大等,傳統的檔案信息服務方式已不適應新時期檔案事業的發展。檔案信息資源作為社會信息資源一部分的地位和作用越來越顯露出來?;ヂ摼W的出現實現了信息資源的共享,通過計算機管理服務、光盤存貯服務、現代通信網絡服務、公共信息網服務及視聽傳播服務,服務對象可多途徑地獲取檔案信息,節省了時間,提高了利用效率。
(4)檔案管理人員專業化:工作方式的變革給檔案管理人員帶來了前所未有的挑戰,不僅僅是對知識和技能要求的提高,更重要的是觀念上的更新。計算機網絡環境要求檔案人員轉變傳統的管理理念,同時必須具有豐富的管理學理論和一定的管理經驗。由于工作的特殊性,檔案管理人員是檔案信息的擁有者,掌握著珍貴的信息資源,并且承擔著信息資源開發、加工和提供利用的任務。其日常的業務工作已越來越依賴于自動化的檔案系統,檔案工作不再是滯后、被動的,而成為關系全局的重要部分之一。因而,在知識經濟時代,為了適應全新的計算機網絡下的檔案工作,檔案管理人員必須樹立創新意識,培養信息處理能力和開發能力。
二醫院檔案實行網絡化管理的內容
(一)文書處理過程和歸檔實現網絡化管理
文書工作是檔案工作的基礎,文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內在質量。為適應新形勢下的工作需求,我們把每天收到的文件用計算機登記,按照批辦的次序在局域網內傳閱,并設定傳閱時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回,催辦程序會發出信息,提醒承辦人及時閱文,并對處理完畢的文件進行隨時預立卷整理,以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。發文處理過程也可通過網絡進行,由擬稿人將稿件輸入計算機—辦公室審核—簽發人簽發—辦公室修改、繕印、蓋章、分發—信息中心歸檔這樣原來需要幾小時、幾天、幾十天辦完的事情,現在幾分鐘、幾十分鐘、幾小時就可以實現,大大減少了文書處理部門的工作量,減輕了檔案人員的負擔。
(二)病歷檔案實現網絡化管理
隨著醫學事業的發展,疾病譜的不斷擴大和新技術、新項目的開展,各種創傷性手術的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術的名稱進行編碼輸入計算機,運用計算機綜合查詢分析功能,將各類手術及療效情況一一列出,通過局域網反饋到各臨床科室,使醫務人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱,同時,通過計算機對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室,以便他們能總結經驗,找出問題,及時改進,進一步提高醫務人員的醫療服務水平。
(三)人事檔案實現網絡化管理
隨著社會信息化進程的加快,準確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要,根據人事檔案的特點,運用現代化手段,建立和完善人事檔案網絡化管理,從實體管理向網絡管理轉變,實現人事檔案的動態管理,把日常工作中遇到的問題分門別類,實現查閱統計、檔案變更、報表處理、系統維護等多種功能的管理。(四)醫院圖書館實現網絡化管理
隨著圖書館業務的拓展,業務檔案作為知識的結晶和重要的信息資源越來越被人們所重視和利用。對在工作中形成的經驗和認識以及在各個環節中自然形成和產生的知識、數據、資料等信息成品或半成品記錄下來,形成檔案,并通過網絡傳遞來進行知識交流,成為共享知識,將隱性知識轉化為顯性知識,最大限度地實現檔案信息隱性知識的價值。通過對圖書業務檔案的再整合,為讀者提供更快捷、更有價值的信息。
三檔案管理實現計算機網絡化的建議和方式
1、領導重視是關鍵。
檔案綜合管理是醫院現代化管理的組成部分。盡管只是醫院主體醫療業務管理的輔助部分,但卻是醫院領導決策所依據的信息體系。在21世紀科學技術日新月異的今天,原有的檔案管理模式在許多方面已經不能適應當前的檔案信息化建設。這就需要領導更新觀念,提高對檔案工作的思想認識;調整檔案管理模式,使管理模式從單純的紙質收集、整理、利用的管理,逐步過渡到計算機網絡化管理方式中來,充分發揮檔案在醫院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。只要領導重視和支持,通過檔案人員的學習和努力,醫院檔案管理計算機網絡化完全可以實現。
2、網絡設備先行是基礎
網絡化發展,硬件先行。硬件建設要有前瞻性,要建立一套先進的計算機網絡系統和靈活的結構化布線系統??紤]到醫院檔案管理以數據保存、處理和應用為主,在選擇技術和產品時應選擇具有一定的先進性、可即時擴展且易于維護的。醫院普遍建立了微機局域網絡,但微機局域網的建立要立足高起點,富于規劃,不但方便內部信息的交流,還應配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設備來方便信息的輸出利用。
建立醫院局域網。因為局域網適用范圍小,網絡獨立性強,故其安全性最高。醫院檔案部門在規范室藏的基礎上建立局域網,將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中,擴建成為醫院信息中心,并在中心網絡平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件,主要功能有檔案管理、文書處理、電子論壇、網上公布、檔案查閱等內容,即醫院信息中心檔案管理網絡。這樣,將大大提高辦公效率,方便利用者,實現檔案資料的在線利用。同時要與各科室簽訂協議,互相遵循規則,共享檔案網絡信息。
3、人員素質的提高是必備條件。
計算機技術的發展,特別是網絡技術的應用改變著傳統的檔案管理模式,要求檔案人員在網上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統計工作?,F代化檔案管理工作中,檔案人員除了具備檔案專業知識外,還要具備良好的計算機網絡知識及運用操作能力。而目前醫院現有的檔案專業人員知識結構較為單一,尤其是計算機網絡技術的應用能力較低,知識面較窄。因此,檔案專業人才的培養也是日益顯得重要了。只有通過學習和培訓,提高檔案干部隊伍的綜合素質,才能適應計算機技術、信息技術不斷發展的需要,才能充分發揮檔案計算機管理的優勢,這也是當今檔案管理現代化發展必須解決的問題。
作為醫院重要事件與公文活動的資料匯總,文書檔案記載著醫院的發展史,是醫院實現良性管理的依據。醫院文書檔案管理有三大特點。其一是規范性,文書檔案多數都屬于醫院領導部門的公文,醫院文書檔案管理的重點就是對該類公文進行管理,它的規范性集中體現在公文的類型、檢查、傳遞等方面都規定嚴格。其二是服務性,文書檔案作為醫院或者部門的決策、參考資料,有著很強的服務性。只有重視其服務性,才能進一步優化醫院領導工作效率以及文書檔案信息化管理,便于患者進行更好的查詢服務。其三是保密性,由于文書檔案記錄著醫院內部很多重要信息,因此必須要避免信息資料的泄露,以防止心懷不軌之徒理由信息資料做出非法勾當,損害醫院的形象與聲譽??尚诺奈臅芾砉ぷ?是醫院實現可持續發展的重要保障。
2醫院文書檔案管理對策
2.1提高醫院文書檔案現代化管理意識
醫院應該具有文書檔案的現代化管理意識。從醫院管理角度來講,重視文書檔案管理需要從領導做起,只有領導對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認識,才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學管理意識。當醫院對文書管理有了一定程度的重視,才能不斷對文書檔案管理制度進行完善,對相關的硬件配套進行更新,以嚴格的制度做好文書檔案的規范管理,進一步深化醫院的文書檔案管理能力。與此同時,醫院文書檔案管理主要服務于醫院的醫療診治工作,在現代化科技信息發展過程中,醫院文書檔案管理者必須通過職業素養提升來熟練運用計算機技術強化醫院文書檔案的現代化管理,既為醫院的醫療服務提供資料查詢幫助,又能讓醫院文書檔案管理水平更一層樓。所以,作為文書檔案管理者,應該具有高度服務意識,認真收集、整理、管理醫院文書檔案,加強檔案的匯編與分類工作,讓醫院在醫療服務中有據可依、有章可循。
2.2優化文書檔案管理工作
在科學技術的發展影響下,醫院醫療衛生體系的改革正在持續進行,在目前形勢下,醫院文書檔案隨著現代化科技的發展而出現了新的管理要求。醫院的文書檔案管理需要通過現代化技術設備更新來提高工作效率,以促進文書檔案管理科學化。故而醫院應該完善文書檔案信息管理系統,利用計算機、微縮、光盤之類的多介質兼容,對文書檔案的全文進行掃描存入,對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進行存儲和檢索,以節省醫院文書檔案管理資源,節省檢索時間,將檢索中的認為失誤率降低,保證檢索準確率,優化醫院文書檔案管理效率。并且,針對文書檔案進行實體管理系統完善,保管室內安裝溫濕度自動調控系統以及防盜設備,做好除塵、防磁等工作,讓文書檔案保管時間更長、完整性更高、醫院可以根據自身情況適當投入資金更新軟硬件設備,確保文書檔案收集更及時,運用網絡技術優化管理效率,促進文書檔案管理合理化。
2.3以制度保證醫院文書檔案管理質量
文書檔案管理工作并不是一朝一夕就能夠做好的,需要長期的堅持不懈。規范、完善的文書檔案管理制度是確保醫院文書檔案管理工作制度化、規范化化的重要保證。醫院需要認真執行國家檔案局的管理政策,從自身的實際情況出發,對文書檔案材料的規范范圍、保管時間進行明確規定,通過正確界定范圍、準確劃分管理期限,使醫院文書檔案可以準確地反映醫院情況,且保管方面、利用有效。對醫院以往的文書檔案立檔歸卷、檔案開發利用、保密與銷毀、管理職責等進行更為完善的規定。加強文書檔案管理的工作執行力,使文書檔案管理切實為醫院的醫療衛生事業發展服好務。將文書檔案管理制度落到實處,院長牽頭、分管領導負責、檔案管理部門逐級負責,加強文書檔案管理的監督考核,如果發現了問題必須立馬解決,以便于使文書檔案管理制度真正得以落實。
2.4提高醫院文書檔案管理者的素質
醫院應該可信運用文書檔案實現經濟效益提升,提高文書檔案管理效率,而這一切又必須以醫院文書檔案管理者的職業素養提升為前提。他們對文書檔案的管理和醫院的健康發展有著米奇聯系,醫院需要全面加強檔案管理者的職業素質,通過講座宣傳、考察交流、培訓等方式來提高檔案管理者的專業能力以及管理素質。引導他們通過現代化的新管理方法來落實文書檔案管理,同時可以利用現代電子技術管理方式來優化文書檔案管理效率,使文書檔案管理和醫院的可持續發展同步進行。
3結語
1.1時展的需要
為適應時展形勢,醫院信息化檔案管理建設的速度應不斷加快,諸如及時地開發檔案管理軟件、使用現代化辦公設備并開發檔案信息管理網絡系統,做到檔案信息資源共享,力求檔案管理現代化,提高現有檔案管理資源的應用水平及檔案管理的工作效率。
1.2醫院可持續發展的需要
醫院要實現可持續發展,就要做到人盡其才。檔案材料是發現人才和建設人才的關鍵,以做到人才的合理使用。醫院檔案管理信息化,不僅可以提高醫院信息技術的使用效率,而且有利于醫院人才的開發利用,為醫院的發展服務。信息化技術可以是醫院檔案資源得以有效利用,更能夠延長檔案使用壽命。
2醫院檔案信息化管理中存在的問題
2.1信息化管理沒有全面展開
醫院檔案實施信息化管理是時展的需要,更是推動醫院快速發展的需要。在醫院檔案管理中融入信息技術,是醫院現代化管理的重要途徑。由于信息技術已經廣泛應用在醫院的行政管理部門、醫療技術管理及運營管理方面,檔案管理中雖然采用了信息技術,通常是局限于檔案的電子化管理,并沒有進行全面的信息化建設。如醫院的人事檔案、醫療技術檔案、文書檔案等,還處于人工操作的階段,只有在信息錄入的時候,才會使用計算機操作,這種相對滯后的醫院信息化建設嚴重地影響了醫院的未來發展。
2.2沒有建立標準的檔案信息化管理體系
醫院的檔案管理工作要全面展開,就要將規范化、標準化的信息化管理體系制定出來。從目前醫院檔案管理來看,雖然出臺了一系列規范,但是并沒有形成相互銜接、有效貫通的信息管理體系。比如醫院實施檔案信息化管理,但是計算機軟件的通用性存在不足,缺乏醫院等特殊領域的實用性,嚴重制約了醫院檔案管理步伐。此外,醫院針對計算機網絡技術的信息安全問題并沒有制定行之有效的技術管理標準,嚴重妨礙了醫院檔案信息化管理進程。
3做好檔案管理信息化工作的有效途徑
3.1實施醫院檔案信息管理標準化建設
醫院檔案管理由傳統的管理模式向信息化管理模式轉變,實現了實體的檔案管理向信息化轉向的過程,這就有必要建立信息化檔案管理制度,統一制定檔案信息化管理規范和技術標準,以對醫院各方信息規范化、標準化管理。另外,實施醫院檔案管理,并不局限于檔案管理部門本身,而是涉及到醫院的各項工作,信息化網絡服務系統,可以將醫院各職能部門及醫護之間的管理建立起來,促進相互之間的溝通,以快速地獲得檔案信息,有利于檔案管理部門人員及時準確地收集醫療信息、對醫療信息進行整理,以為醫院管理決策的制定提供可參考依據。
3.2提高檔案管理人員職業素質
醫院檔案管理的信息化建設有賴于檔案管理人員職業素質的提高。作為醫院檔案工作的主體,檔案管理人員要跟得上信息化時代的腳步,就要在自身的工作領域中不斷地學習、不斷地探索、不斷地創新,以運用現代化信息管理手段更新工作方法,提高專業技術水平。檔案管理人員在更新觀念的同時,還要善于將計算機數字化管理技術運用于檔案管理工作中,做到兩種知識的有效融合,通過建立檔案數據庫,完善信息資源庫,將來自各方面的檔案信息有效整合、統一管理,從而使檔案管理的服務效率有所提高。
3.3強化檔案管理保密工作
檔案管理是具有服務性質的工作。醫院檔案的信息化管理決定了檔案信息的開發利用效率達到最大化,實現了信息共享,同時檔案資源的安全性有所降低。為防止檔案信息數據庫受到病毒或黑客攻擊,檔案管理人員要樹立安全防護意識,做好檔案管理軟件的安全維護工作。另外,檔案管理具有政治性,在檔案人員對于醫院的人事檔案、病歷檔案進行分類管理的同時,還要做出細心鑒定,尤其對于收集到的特殊數據,要認真鑒定、嚴格審查,以根據檔案密集程度規范檔案資源的開放范圍。除檔案管理工作之外,檔案管理人員還要對計算機的安全性負責,以避免電子文件損壞。
4結語
對有違反財經紀律的事實如果確實存在,只要通過對會計檔案進行審查,不難會從中發現一些紕漏,因而在醫院的經濟管理中,因為會計檔案的存在,使得企業通過審計這樣一種手段有效的解決經濟活動中的問題。會計檔案可以為醫院經濟活動給予一些咨詢建議。經濟管理作為醫院的管理的重中之重。要想提高醫院的管理績效,重點抓會計檔案的管理工作,充分將會計檔案對于經濟活動的咨詢作用發揮到極致。
二、對于醫院經濟管理中強化會計檔案管理工作的建議
(一)醫院領導要重視會計檔案工作
醫院領導要充分認識會計檔案管理的價值,高度重視會計檔案管理工作,將醫院會計檔案管理列入醫院財務部門和檔案室工作的重點來抓,經常深入進行督導檢查。
(二)要健全并且推動會計檔案管理
責任體制,按崗負責醫院會計檔案材料的存檔工作,必須由醫院的會計工作人員親自進行,需要在醫院財務部門合理設置一些專職或兼職的會計檔案管理員,出納人員不得越權或同時執行會計檔案管理工作,對于會計檔案要及時整理存檔,集中管理保持,方便今后可以進行查詢。
(三)完善補充會計檔案管理制度
應完善醫院會計檔案查詢、復制登記制度。首先必須堅強對會計檔案的保密措施,一般情況會計檔案在數量上為單份,故務必在會計檔案的復制和相關的查詢的過程中加強管理。當所被查詢的會計檔案查詢完畢,必須及時進行收回存檔,嚴格保證會計檔案內容的嚴密。
(四)加強對會計檔案銷毀程序的監管
在會計檔案的管理中,銷毀工作絕對不可馬虎,必須嚴格按照流程來,認真執行。對于會計檔案的保管工作,一般按照時限確定分為永久性保存和規定最低保存期兩類,只有未結清的債權債務原始憑證、其他未了事項的原始憑證這種情況除外,其余只要保存期滿的會計檔案可以讓醫院檔案室和醫院會計機構一起提出銷毀意見,并且要進行銷毀明細的編制,必須清晰的列出要進行銷毀的會計檔案的所有重要信息,其中包括要決定進行銷毀的檔案的名稱、所在檔案號,冊數、起止日期、所屬卷號、應保管和已保管時間、銷毀日期等,在經單位領導審查并批準同意后按銷毀流程嚴格執行。
(五)加強會計檔案的安全性建設
要加強會計檔案管理的安全性建設,首先,必須對會計檔案的電子版本檔案進行雙重復制,對于兩份進行不同的管理,一份存檔封存,一份針對查詢等所用。其次,在電子版本的檔案存檔的時候,不單單要進行文件存檔,對其依托的程序也要進行存檔工作。最后,針對電算化會計所形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表進行雙軌并行,及必須要進行紙質版本的存檔,并且完成裝訂成冊工作,同時完善相關的簽字蓋章等手續和電子版本一并進行存檔。
(一)因循守舊,管理方式落后時展
醫院檔案管理工作開展較早,有些醫院自建院之時即開展檔案管理工作。但是在醫療水平和醫院建設飛速發展的今天,醫院檔案的整理、收集、歸類等工作仍舊沿襲前人的傳統工作經驗和工作方法,停留在手工收集、手工檢索的階段,工作效率較低。并且由于缺乏統一的管理條例和工作規范,檔案管理人員在工作中無據可循,往往憑借經驗和慣例處理手頭工作,致使納入管理的檔案內容不夠全面。檔案管理工作不能與時俱進,缺乏創新精神,與時展嚴重脫節。
(二)重視不足,缺乏專職專業化人才
醫院的核心工作內容是醫療,大部分工作都是圍繞業務工作展開。檔案管理工作并沒有得到醫院足夠的重視,負責檔案管理的工作人員大多不是專職人員,也不是檔案管理專業出身的專業人員,經常由機關職能科室工作人員兼任。對于從業人員的培訓和考核也相對缺乏,業務知識的獲得往往靠以老帶新、口口相傳。
(三)門類繁多,尚欠管理體系和機構
醫院檔案內容相對繁雜,涵蓋了多個門類,但是由于缺乏統籌協調的機制和機構,導致檔案管理范圍不明確,內容界定不清晰。例如人事檔案由人事科管理,黨員檔案由黨委辦公室管理,病志檔案由醫務科管理,科研培訓檔案由科教科管理等,形成多科室管理的格局,致使檔案管理各自為政,不能有效的整合在一起,不利于檔案的利用和開發。
(四)投入不足,為醫院發展貢獻不夠
雖然大多數醫院都設立了檔案室,但往往處于邊緣地帶,資金投入不足,設備陳舊老化,空間狹窄擁擠,對檔案的保存和歸類造成不利影響,甚至造成檔案的損失。對檔案工作重視不足也造成了檔案管理工作流于形式,忽視了檔案的重要作用,對檔案資源的利用率偏低,使得檔案資源在醫院的發展建設中不能發揮應有的作用。
二、醫院檔案管理的發展方向
(一)專人管理,管理人員專業化
設置專人專崗,將檔案人員納入醫院的人才引進和培養計劃。缺乏專職檔案管理人員的引進高素質專業人才;已有專職人員的通過繼續教育、專業培訓等多種方式提高專業素質和業務水平,建設人才梯隊,培養后備人才,使寶貴的工作經驗得以傳承。建立健全檔案管理人員考評制度,提升檔案管理人員的工作積極性和從業意識。完善檔案管理的收集、分類、保存、借閱、查詢等各項規章制度,保證檔案管理工作的規范性和嚴謹性,提高醫院檔案的管理水平。
(二)結合現代化科技手段,建立信息化管理方式
加大投入,設立符合現代檔案管理標準的檔案室并配齊相應的軟件和硬件設施。在醫院醫療系統全面信息化的基礎上,充分利用現代化科技手段,建立信息化檔案管理方式,實行電子歸檔、電子查詢的管理辦法。將必要的檔案資料信息化,建立電子檔案,以達到節約資源,提高效率的目的。將檔案信息管理系統納入醫院整體的信息系統,做到無縫對接,便于檔案信息的收集、整理、匯總、統計和利用。隨著信息的載體不斷推陳出新,檔案的儲存方式也更加多樣化,例如電子病歷,以電子文本的形式保存,為醫院的無紙化辦公提供了一個可能性。
(三)結合工作實際,真正發揮應有作用
將檔案管理工作做為醫院的一項重要工作來抓,納入目標管理考核體系,明確責任,從制度上促進醫院各部門加強檔案管理工作,從而使檔案管理工作順利有序開展。順應時展的大潮,結合醫院新時期的工作實際和工作需求,在傳統檔案管理工作的基礎上,以服務醫院發展和臨床工作為目標,深入調研,及時地調整檔案管理的工作范圍和工作內容,拓展工作的內涵和外延。使檔案管理工作真正為醫院提供借鑒和參考,從而創造更好的社會和經濟效益。
(四)以點帶面,形成檔案管理一體化
建立統籌協調管理機制,明確各部門的權責和職能,將不同門類、不同形式的檔案有機整合,形成科學有效的管理體系。設立統籌協調部門,打破多部門管理溝通協調不暢的傳統格局。一方面負責檔案的管理,一方面負責協調分管檔案的部門工作。以一點帶動各部門的全面工作,理順關系,提高信息整理、收集、調用的效率,使醫院的檔案管理一體化,一改一盤散沙的局面。
隨著科技的不斷發展,網絡計算機技術不斷地應用到各行各業中,醫療機構作為現在必不可少的一個機構,其管理過程也應該加強對現代化技術的應用。計算機在檔案管理中的應用較其他領域仍有很大差距?,F在,一些醫院的檔案管理僅停留在檢索工作,計算機的許多優勢仍未被發現和使用。比如海量的儲存量,靈敏的辨別力等。這些都是一種資源的浪費。所以,提高醫院的檔案管理軟件,開發計算機在檔案管理方面的應用范圍已經是勢在必行。
二、檔案管理改革的措施
(一)提高全體員工的檔案管理意識
領導重視是前提,要想提高檔案管理水平,首先要把檔案管理作為重要的議事日程。作為醫院的首要內容來抓,和醫院的業務水平同步策劃,同步實施。堅持做其他工作時都不忘檔案工作,堅持不懈的抓檔案管理的教育宣傳。提高所有人員對檔案管理的深刻認識,并采取多種方法,利用各種培訓和學習的機會全員學習;聘請專家進行知識講座,并進行當場指導;利用各種報欄和宣傳模式宣傳、印發資料;各科學習,提高全員的檔案管理制度的認識,使所有醫護人員深刻意識檔案管理的重要性,并且積極的參與到檔案的管理和維護的工作中。讓檔案的管理工作更好的為醫院的發展做出貢獻。
(二)提高檔案管理人員的專業素質和水平
檔案管理人員在一定程度上影響了檔案管理的工作質量,所以,醫院領導應該重視檔案管理人員的培訓,定期對檔案的管理人員進行專業技能的培訓和教育,同時可以適當的聘請專家或權威人士進行講座,對于表現出色的員工為其提供更好的發展平臺,并且鼓勵員工不斷地學習,從而提高管理水平。
(三)應用現代化的管理設備并且重視檔案管理信息化
隨著科學技術的不斷提高,利用現代化的管理技術對檔案管理已是勢在必行,檔案管理部門應結合現在的形勢,,努力為檔案管理創造有利條件,力爭用反應敏捷、方便查閱的計算機作為管理工具,建立系統的管理網絡,并在系統網絡上編制與之匹配的自動化應用軟件,構建醫院信息管理網絡。從而提高辦公的速度和質量,便于相關人員查閱,實現檔案的快速利用,在保密條例不受影響的條件下,利用信息技術,實現資源共同利用,該系統方便使用者快速準確的查找所需資料,并且實現了檔案資料一體化管理。計算機網絡給檔案管理提供了新的發展平臺,保證醫院檔案管理工作的順利進行。
三、結語
【關鍵詞】醫院;人事檔案管理:信息管理
1人事檔案管理的現狀
人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的,其真實性、可靠性由該組織的領導及其人事管理部門負責。由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益,所以醫院領導對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用,保證人才隊伍素質的重要措施,是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。
1.1人事檔案管理制度相對落后隨著人事制度的
不斷改革發展,人才流動,醫療衛生單位選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制,沒有得到及時補充和修正,阻礙了人才的流動。2000年,我院引進了數位高級專業技術人才,在整理人事檔案時,發現有兩名國外留學博士因缺少原始檔案材料,無法辦理正常調動、派遣手續。之后通過人才服務中心辦理了人事,但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學而扣留了檔案),他們的原始檔案至今沒有轉到我院,造成人事檔案材料的不完整,給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。
1.2人事檔案管理方式和手段相對落后人事檔案
管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理,單獨存放。我院因辦公用房緊張,雖然人事檔案材料份數多,資料復雜,多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫院人事管理人員編制不足,人事管理工作量大,人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管,屬于非專業人員管理。在檔案管理手段上,因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件,管理人員還一直采取手工編輯、檢索,致使人事檔案材料不能及時歸檔整理,存在檔案資料不完整的情況。
2醫院人事檔案管理的設想
隨著醫院規模的不斷擴大,分院和經濟實體增加,人事制度改革和人員模式改變,給醫院帶來了人事眾多、管理多元化的特點,也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此,建立完善的醫院人力資源管理系統就體現了醫院人事管理(含檔案)的整體管理水平。
2.1增強對人事檔案管理目的和意義的認識醫院
人事檔案管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎,轉化醫院的經濟效益。通過檔案深層次的開發,提高檔案的使用價值,如人才信息軟件的開發,人事信息的共享都能為醫院的經濟發展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識,主動開發人力資源信息,變封閉式管理為開放式管理,將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室,為臨床、教學和科研工作服務。
2.2加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度,制定《醫院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》,使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加強干部人事檔案管理,有效利用人才資源
干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等,因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據,在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫療部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理,實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式,才能更有效利用人才資源。
2.3.1建立衛生技術人員業務檔案建立衛生技術
人員檔案,對專業技術人員的管理,特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛生技術人員檔案包括:①基礎材料:個人基本情況;學歷、學位證明;繼續教育及專業技術進修證明、證書;專業技術工作總結;參加支邊、支農和衛生下鄉等醫療、防疫工作。②專業技術資格任職材料:專業技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表;專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛生技術成果材料:著作專題研究報告,學術論文(分級),專業技術成果鑒定書,典型病歷、搶救成功的病案、手術分析等。④其它材料:“三基”、“三嚴”考核及醫德醫風評價材料;參加專業學術會議的證書、證明;優秀醫務工作者的材料、證書和獎狀;專業技術失誤差錯材料。衛生技術人員業務檔案的建立,為專業技術人員提供了有效的服務,為醫院管理提供了準確及時的信息。
2.3.2實行人事,促進人事檔案的社會化開放式
管理人事是在我國市場經濟體制建立過程中出現的新事物,是在社會主義市場經濟條件下產生的一種新型的人事管理方式,是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此,人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化。隨著知識經濟的發展,人才資源的比較優勢將越來越明顯,人才的流動數量和質量會逐步增強。而隨著政治體制的改革與深化,人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業,人事檔案社會化開發式管理模式將成為一種通用的管理模式。自1999年起,我院開始逐步實行大中專畢業生人事,將人事檔案托管給人才服務中心,促進了人才流動,促進了人事檔案規范化、社會化、現代化和網絡化管理。2.3.3建立以人力資源信息為基礎的醫院信息管理
系統建立有效的人力資源信息系統是實施醫院信息化管理系統的基礎,是實現醫院行政管理一體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性,是保證信息準確可靠的基礎,是有效服務的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源,達到一方收集,多方共享。以人事檔案信息系統為中心,建立計算機網絡分系統,如通過人事信息系統,完善財務工資系統,人事上的工資變動可以直接通過網絡系統傳發給財務科發放,醫療保健系統可以直接從人事信息上讀取職工基本信息,而其它的行政管理系統也可以直接從人事信息系統中收益,如院辦、黨辦、工會、計劃生育及后勤、醫務、科研和教學更能因此得到眾多的信息和幫助。
2.4提高檔案管理人員的素質新形式下要提高檔
案管理的水平,必須提高檔案管理人員的專業技術水平,培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。①檔案管理人員要有良好的敬業精神,努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術,了解醫院檔案管理現代化的具體內容。②倡導以人為本的管理模式,使用科學的管理方法,通過全面的人力資源開發計劃和企業文化建設,充分調動和發揮員工的積極性、主動性和創造性,從而提高工作效率,創造新的工作業績,為企業發展目標做出最大的貢獻。③引人競爭機制,通過擇優錄用,競聘上崗,把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫院要將檔案人員的培養納人醫院人才培養計劃,關心他們的職稱晉升和工作業績,使他們的辛勤勞動得到公正回報。
2,5加強人事檔案管理的現代化手段圖增加資金
投人,引進現代化技術和設備實現檔案現代化管理。提高檔案管理硬件設備,增加檔案庫房,購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監控系統。引進計算機管理軟件,建立人事檔案的信息存儲和檢索系統,實現人事檔案資源的合理配置和利用,確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性,真正做到人盡其才,才盡其用,為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎。
人事檔案管理作為人事管理的一部分,我們也相應制定了人事檔案管理平衡計分卡。通過愿景規劃和戰略目標的設定,使我們認識到自身工作的價值及業績??傊?,平衡計分卡通過指標分解讓職工參與管理指標的設立,讓員工都了解醫院的戰略規劃,認識到自身工作對醫院戰略及整體業績的作用,從而提升醫院的整體管理水平,增加醫院的經濟效益和社會效益。
【參考文獻】