時間：2023-08-14 16:41:36
序論：在您撰寫檔案智慧管理時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
【摘要】檔案管理歸根結底是信息資源的管理，如何對信息資源進行合理的管理受到越來越多企事業單位的重視，智慧檔案管理就是在信息化的基礎上產生的，并且成為新的發展趨勢。
關鍵詞 檔案管理；智慧；信息化
互聯網的飛速發展，使得信息的透明程度越來越大，智能化程度越來越高。檔案管理顯得越來越重要，智慧技術和智慧管理已經成為新的發展趨勢。
一、新技術發展與數字檔案館的局限性
數字檔案館的產生，解決了傳統檔案存儲的很多問題，比如存儲的數量限度，傳播的途徑及安全性等等都有了很大的提高。給檔案的管理工作帶來了革命性改變。但是數字檔案館受很多因素的制約，有一定的局限性。在理念上，數字圖書館只是改變了外在的條件，但沒有在管理方面實現真正的革命，只是依托信息化實現了檔案本身的改革，并沒有在管理檔案實體上有革命性的進展。在技術上，數字檔案館相比傳統檔案館，建立了多元化的享用中心，達到了信息鏡像化，使大眾利用起來更便捷，但是不能幫助管理人員對檔案開展業務工作和信息篩選，無法按照檔案信息用戶的思維進行檔案的管理。在資源上，數字檔案館信息資源受到傳統檔案館檔案信息基礎的限制。它的核心資源是數字化的檔案信息，還有原生態的電子檔案。難以突破傳統檔案館既有的局限性。
解決這個問題需要新思路，還需要研發新技術。檔案部門在鞏固數字檔案館的同時，還需要提升它的建設成果。采用云計算、物聯網等新技術，建立智慧檔案館，并探討如何實現檔案管理的智能化。將檔案信息化建設推向新階段。
二、智慧檔案的服務方向
智慧檔案館是在互聯網、云計算等新技術的基礎上構建的一個智能模塊，這個模塊可以實現管理的多元化，豐富檔案資源，還具有自動感知和處置檔案信息能力的功能，是一個提供檔案信息泛在服務的新型虛擬檔案館。
智慧檔案館能夠在數字檔案館的基礎上，利用現代化的各種高科技，如采集終端和各類有線、無線寬帶網絡技術，把物聯網、互聯網和移動互聯網等網絡都聯通起來，并時時采集檔案的環境信息、檔案變化的動態信息。使智慧檔案館在信息提取方面擁有絕對的智能化，并能隨時對檔案的資源進行反饋，對客戶實現智能服務。
這里能最大化地發掘數字檔案的資源和傳播優勢，在數字檔案館信息化的基礎上，運用更發達的通信技術和科技手段，對檔案的資源進行分析整合，并感知動態的檔案信息。在對檔案進行收集整理的時候，對用戶的需求做出智能響應和智能支持。為檔案館中人與人之間的交流和溝通提供了更便捷和人性化的基礎條件。
三、智慧檔案管理的特點
智慧檔案館的智能化，不僅要在數字檔案館的基礎上進行技術革新，還要在管理方面樹立智能管理的理念，建立更方便的管理模式，讓檔案的使用范圍更加廣泛。建立資源多元化，感知更全面，綜合處置能力更強的檔案室，建立更先進的檔案管理體系。使檔案的處理工作在一個綜合處理平臺就能完成。
（一）資源多元化，檔案資源作為智慧檔案館的基礎。決定著智慧檔案館智能化程度的高低，資源越多，涉及的信息越廣，各個媒體和網站的信息都可以成為智能檔案館的信息構成。智慧檔案館的資源多元化，還體現在它的管理模式上，由于資源面廣，不同的檔案有時需要不同的管理方式，所以資源多元化又造成了管理多元化。
（二）感知更全面，感知是一種預測能力，是智慧管理第一要求。在智慧檔案管理方面，既需要高科技的手段進行自動化管理，也需要管理人員擁有高端的管理策略。在將互聯網和檔案實體聯系起來的同時，也需要對檔案內容和檔案管理信息進行交互式的信息交換和通訊。通過RFID 技術，可以實現對檔案實體的感知、檔案內容信息的感知、檔案管理信息的感知。對檔案內容的感知，通過識別數據，整合檔案資源信息來抽取和挖掘檔案的內容信息。對檔案管理狀況的感知，這主要是人為因素，通過管理人員的管理能力，管理技巧來智能化檢測和評價檔案的管理狀態。
（三）綜合處置能力更強。智慧檔案的管理先進之處在于它具有完善的處理應對和反饋機制。將檔案信息的需求特征通過解析和識別，對應相應的管理策略，利用管理人員的管理經驗，對感知到的檔案信息進行評價，進一步獲得對檔案信息的處置能力。提高了檔案信息的保障機制和查全率。對檔案管理業務工作需求的應對與處置，在檔案實體和管理信息上得到了綜合的分析。
建設智慧檔案館是一個長期的過程，更是一項復雜的工作。在技術方面，管理方面的軟件方面都會遇到諸多問題。技術的發展和推進，讓智慧檔案館的建設有了一定的基礎保障，但在管理方面還缺乏很多政策支持和理論支持，法律規范也不是很完善，沒有統一的標準和規范，在很多方面都不是很完善。
參考文獻：
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關鍵詞：智慧檔案；管理系統；層次分析；功能設計
智慧檔案是一個具有層次管理模式的檔案管理系統，從層次分析中可以清楚地了解到每一個管理層面所負責的內容，這樣就能夠使得檔案管理人員根據各自職位級別進行相應的管理，以保證各層級管理質量，做到環環相扣，相互監督。結合智慧檔案管理系統的資源掌握更全面的管理內容，明確管理方向，并不斷優化現代檔案管理功能，實現智能化、科學化的管理模式，智慧檔案管理系統中各項功能對管理水平提升有著良好的促進作用，值得進一步研究與推廣。
1智慧檔案管理系統的層次
1.1機構檔案信息管理層。機構檔案信息管理層主要是針對本單位的生產、銷售等活動資料進行集中、處理、使用以及保存等工作，屬于檔案工作中的基礎工作，而這一道工作的質量直接影響后續工作的真實性、有效性以及意義價值。1.2機構檔案信息傳播管理層。是以基礎管理層為鋪墊，對檔案信息實施傳播的工作，將知識信息以及有使用價值的信息通過傳播渠道轉換成具有生產力的可利用信息，進而發揮檔案信息的價值，提高檔案工作的重要性，這一層次管理對捕捉信息、審核信息以及信息歸檔具有及時性的特點，并對機構以及相關部門中應用檔案信息給予最大化的支持。1.3機構檔案信息能力管理層。這一層次的檔案管理主要是針對信息資源全面分析，如：信息收集的需求、信息應用價值、信息管理方法、相關信息、競爭發展等多方面的分析，通過這個層級的管理能夠讓檔案信息充分的深入到現實生活、生產中，體現價值，為實現某一目標而做出相應的信息決策、信息指導以及參考建議等。同時檔案信息能力管理層級還需要負責解決實際問題，如現實生活生產中對信息種類的需要，各類信息之間蘊藏的關聯與影響，存在信息不能滿足需要信息的原因，各機構信息對照以及信息應用價值判斷等多方面的分析，將信息正確的投入到使用中，發揮應有的價值與作用。檔案信息管理系統的功能設計實際上可以根據各機構的應用需求而合理設計，以保證檔案信息在機構中能夠以有利用價值的地位出現，進而提高檔案管理人員對自身工作崗位重要性的意識，承擔結構有保存價值的信息收集、歸檔、使用等工作，并有效的將檔案信息傳播與開發，充分的提高檔案管理工作的有效性與作用意義。
2智慧檔案管理系統的資源
2.1原存紙質檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質檔案，其數字智慧檔案管理系統的層次與功能設計分析化策略包括以下兩種辦法：可以通過掃描、拍照等方式轉換成PDF格式或jpg形式的圖片進行入庫，并進行標引?？梢酝ㄟ^鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數字水印技術進行入庫。2.2原存數字檔案。數字檔案已經是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統比較早的企業，數字檔案所占比例較大。數字檔案的入庫相對來說比較簡單一些，主要是要保證數據在轉移或轉換過程中，保持數字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內容標示的保存。2.3新歸檔檔案。隨著機構的發展，新產生的檔案將會成為檔案數據庫的重點，這就要求在新數據上傳過程中，嚴格按照數據格式、工作流程、數據大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設計過程中進行格式統一，每種文檔采用什么格式進行歸檔，要進行統一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數字檔案和紙質檔案同時保存，這就要求上傳的電子檔案應與紙質檔案保持一致。
3智慧檔案管理系統功能設計分析
3.1安全認證。檔案的私密性決定了安全認證的首要地位，檔案涉及機構的生產活動中的一些機密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統的硬件安全，如服務器、路由設備、防火墻的安全設置；另一方面要考慮系統的軟件安全，軟件安全主要體現在系統文件的加密，管理員、用戶的加密設置上。包含管理員的權限設置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權限設置，并且每一次文件或系統的修改都應該記錄下操作員工號。3.2檔案信息的存儲。應當建立相關的標準、制度來保證及時有效地存儲檔案信息資源。建設一個快捷方便的上傳接口，可以連續上傳、批量上傳，并且支持從其他系統導入資源和元數據的功能，非數字作品的數字化、轉換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權屬管理的功能。3.3檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進行序化，形成系統性、科學性的知識體系，可以更好地為用戶服務。智慧檔案信息系統在組織信息資源過程中應該加入機構部門、主題、領域、責任者等方式，并能根據分類提取相關的關聯詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯系，以方便相同類型的檔案進行聚類組織。3.4檔案信息的檢索與傳播。多種系統檢索中關鍵詞檢索最為常見，其次是分類檢索。檢索后，針對有關檔案資源信息，選擇關聯度相對較高的檔案提共給用戶，使得檔案內容中與用戶所需更為接近化。系統中針對具有保密性的文章應設置專用的權限字段，利用針對性的開放模式，實施對某機構在某時間段進行保密信息開放，實現既能針對性與能共享性的信息開放效果。3.5用戶評介與互操作服務。在智慧檔案管理系統中，用戶評介、互操作功能的設計主要是為給用戶、系統之間提供交互平臺，實現用戶與系統或者系統于系統之間的交互過程，從交互功能中，用戶可以以一個幫助系統者的身份出現，對系統中出現的問題進行有效解答，同時也可以對系統提出問題，系統會自動將問題和答案收納于幫助系統中，用戶便可以通過檢索的形式得到幫助系統的幫助。
用戶評介與互操作服務功能還能夠使得檔案信息平臺及時收到用戶的反饋信息，進而對檔案信息使用情況加以了解，不僅如此，此項功能還有另一個優勢，就是在檢索信息時，不一定輸入全部信息，只需要提供相關題目以及獲取方式即可，這一程序的實現需要系統互聯支持。
作者:王冬梅
參考文獻
[關鍵詞]智慧城市；數字化；檔案管理 文章編號：2095-4085（2017）05-0146-02
1城建檔案數字化工程的基本概念
檔案數字化，就是把紙質檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案等變成數字信息，以實現不同載體形式檔案的數字化管理和檔案信息資源的數字化共享。檔案數字化工程目前主要是紙質檔案數字化，即將檔案文字、圖表、圖紙等變成數字信息，從而實現利用計算機進行存儲、檢索、分析的目的。在王村新城檔案數字化管理過程中，主要包括了以下三個方面內容。
1.1檔案目錄的數字化
（1）檔案的目錄統一使用excel電子表并加入超鏈接，點擊超鏈接直接查找檔案合同掃描件，以便查閱合同具體內容。
（2）卷內目錄填寫規范，序號：以一件自然件或一組文件為一順序號；文件編號：完整的代字代號；合同名稱：合同全稱或規范化簡稱；日期標準格式為：20010101，同一條目內時間取文件最后形成時間。
1.2實體檔案的圖文信息數字化
王村新城所有的合同檔案通過掃描、攝影、攝像等方式進行數字化采集，從而實現圖文信息的計算機存儲、調閱、分析。
1.3日常檔案管理業務的數字化
將檔案的業務指導內容，審核意見，審核結果，圖書資料的著錄，檔案變動登記，檔案的始由、貯藏、借閱、變動等檔案管理信息，通過計算機軟件管理的方式進行數字化。
2實施過程是紙質檔案數字化工程的核心（圖1）
（1）設立專用的檔案儲藏室，定做專業的圖紙檔案柜，方便圖紙、檔案存放和查閱。實施過程根據檔案儲藏室面積，有重點、有步驟的實施，對使用頻率高的或重點工程檔案先進行數字化存檔。紙質檔案數字化流程一般為檔案整理檔案掃描（文字、圖紙）圖像處理圖像存儲目錄建庫數據掛接數據驗收數據備份。在整個流程中要注意幾個關鍵點。
以作者所在項目為例，相關建設合同簽訂了123份，每份合同都根據紙質版掃描生成PDF文件存檔。為防止出現混亂，對檔案原件帶來損壞、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和與之配套的管理制度。因此，在數字化工程籌備階段就對紙質檔案數字化工程各步驟的具體細節多次進行預演推敲；就各操作環節中容易出現問題的節點建立了工作流程、管理制度、技術標準；在實際工作中嚴格按工作流程規則操作，按技術標準驗收。認真填寫紙質檔案數字化轉換過程各類登記表并及時整理、匯總、裝訂成冊，在數字化完成的同時建立起完整的記錄，從而確保整個檔案數字化工作計劃有序、操作流程清晰、責任分工明確、驗收嚴格把關。
（2）掃描、編輯處理及存儲。數字化工程的實施重點是掃描與編輯處理，其較為復雜。首先，在掃描時嚴格按文件分類掃描，根據紙張情況選擇掃描方式、確定掃描分辨率及相應參數，掃描過程中及時調整亮度、對比度，使掃描后的影像盡可能保持檔案原貌，使圖像清晰不失真，亮度適當，同時生成jpg或pdf等相應格式的影像文件。其次，圖像編輯處理是整個掃描過程中保證圖像質量最關鍵的技術部分，因此要對影像文件進行糾偏、去污、裁邊等編輯處理，同時去除影像文件背景，其可以有效節約存儲空間。處理完成后的影像文件要進行存儲。
3數據的存儲與安全是實現數字化的最終保障
當今任何一種計算機的存儲技術都還不能實現100%的可靠性，在檔案數字化應用中可能會遇到突發性的災害，因人為過失、計算機故障、存儲介質損壞等各種原因，基礎數據都可能會遭到毀滅性的損失，因此對基礎數據要采取多介質、多地點的存儲與保管方式。在此基A上還要建立數據備份制度，定期對基礎數據進行及時地備份。對備份數據同樣采用定期檢測，三重乃至多重備份等必要的方式，以確?；A數據的高度安全性。
4王村新城檔案數字化管理取得的成效
（1）提高了經濟效益。過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
關鍵詞：物聯網智慧檔案館檔案實體管理服務模式
Abstract：The developments and applications in Internet of Things creat an entirely new platform for the information exchange of people and materi？ als，things to things.In this paper， we firstly intro？ duce the defining about smart archives among the national academia， then propose the concepts of smart archives， analyse the important effecton ar？ chivesmanagementbroughtfromInternetof Things and finally state the archives entity manage？ ment and service pattern about comprehensive？ lyperceptional smart archives on basis of Internet of Things.
Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern
2005年，國際電信聯盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物聯網的概念，指出物聯網是基于各種網絡系統的一種全新的動態網絡體系，它將信息和通訊技術領域從任何人之間隨時隨地地連接擴展到了任何人和物之間隨時隨地的互聯。[1]該技術的發展與應用為人與物、物與物之間的信息交換創造了一個全新的平臺。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主張更透徹的感知、更全面的互聯互通和更深入的智能化。此概念一經提出，便受到了世界各國的關注，有關“智慧”的理論研究與實踐探索如雨后春筍接踵而至。
近幾年來，檔案學領域也掀起了研究智慧檔案館的概念、特征、頂層設計等內容的熱潮，但是智慧檔案館的建設是一個長期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文著重探討在構建基礎層次的全面感知型智慧檔案館的過程中，物聯網技術對檔案管理產生的重要影響，進而提出基于物聯網技術構建的全面感知型智慧檔案館的檔案實體管理與服務模式。
一、智慧檔案館的概念
我國對智慧檔案館的研究尚處于起步階段，目前檔案學界對“智慧檔案館”還沒有一個統一、明確的正式定義，不同研究視角的學者對智慧檔案館進行了不同的描述。楊來青等人從智慧技術應用于檔案信息管理領域的角度，認為智慧檔案館是采用物聯網、云計算等新技術管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務的檔案館模式。[2]畢娟認為智慧型檔案館是以一種更智慧的方法，通過利用新的信息技術來改變用戶和檔案館系統信息資源交互的方法，提高檔案館服務的靈活、準確、便捷，進而實現智慧化服務和管理的檔案館模式。[3]陶水龍則從建設實踐的角度出發，認為智慧檔案館是應用集成方法將系統與建筑優化融合，通過對設施設備的自動監控，對各類服務性資源的整合和綜合管理，將各職能系統和資源有機地結合，營造安全、舒適、良好的綜合環境。[4]
雖然不同學者對智慧檔案館的定義有不同的見解，但是仍然存在一些共性認識，即不是重點關注檔案信息資源的智慧管理，還是關注提供全面的泛在服務，智慧檔案館都離不開新的信息技術，尤其是物聯網技術的應用，它是實現智慧檔案館全面感知化的重要保障。目前，隨著信息化的逐步推進，物聯網的相關技術已經成功應用于物流倉儲、零售、交通、門禁管理等眾多領域，特別是在圖書行業的廣泛應用，為檔案管理領域應用物聯網技術提供了大量可借鑒的經驗。部分省市檔案館已經進行了一些有益的嘗試，例如，在整合視頻監控系統、幕簾報警系統、多媒體系統等基礎上，江蘇省太倉市檔案局利用超高頻射頻識別技術，實時聯動檔案實體和數字檔案資源，實現了檔案實體的區域追蹤定位、移動終端管理、自動盤庫等功能，創新構建了檔案的安全防范體系。筆者認為，智慧檔案館是在傳統的實體檔案館和數字檔案館的基礎上，利用新興的智慧技術，實現檔案館內多種資源的智慧管理，從而提供更加主動、立體互聯的深層智慧化服務。
二、物聯網環境下智慧檔案館的檔案實體管理
依托物聯網技術構建的智慧檔案館形成了一個智慧的系統，可以實現檔案、館舍、設備、用戶與檔案管理者隨時隨地地溝通和感知，[5]從而可以為檔案館中的任意物體提供智慧的互聯服務。但是無論是傳統檔案館、數字檔案館還是智慧檔案館，其主要功能之一都要求實現對檔案實體資源的保管和利用，主要是圍繞檔案實體進行收集、整理、利用、統計等管理活動并對檔案實體保管環境進行維護，物聯網技術的應用將使檔案實體的保管更加安全，利用更加便利。
（一）傳統檔案實體管理
20世紀80年代以前，對檔案實體進行維護和管理的技術都較為簡單，主要以手工方式完成檔案整理、檢索、利用等各項工作，如用手寫方式對歸檔文件材料進行編號、手工編制檔案目錄、手工翻閱目錄進行檢索、手工調檔、手寫出具檔案證明等；同時采用較為簡單的物理、化學技術進行檔案實體的保管和保護，如采用在地面灑水的方式為檔案庫房加濕，采用放置木炭、生石灰、硅膠等方式為檔案庫房降濕等。[6]
隨著檔案信息化建設的不斷發展，依托現代信息技術，有效提高了檔案實體管理水平和檔案利用查找效率，基本實現了對檔案實體的目錄、全文等信息的收集、存儲和檢索。但是目前的檔案信息管理系統中，各種技術的應用、流程的改進大多是針對檔案虛擬信息的，由于檔案實體本身無法自動發送和接受任何指令，因此在對這些虛擬信息進行研究之后，并沒有有效的途徑反饋給檔案實體；而由于檔案信息管理系統中存儲的都是檔案的虛擬信息，無法對檔案實體進行實時監控和管理，如果發生檔案實體丟失的情況，檔案信息管理系統無法得知。
同時，在目前的檔案利用過程中，檔案用戶通過檔案信息管理系統查閱到相關檔案，如需借閱檔案實體，主要依賴檔案的分類擺放來進行檔案實體的定位查找。然而，經過頻繁的借閱和歸還，難免造成檔案錯位放置，給工作帶來諸多不便，如需查找錯位放置的檔案，將耗費大量的人力和時間。
另外，為了有效保障檔案實體的安全保管，目前多數檔案館會配備防火設備、防盜監控和溫濕度控制等安全管理系統。但總體而言，這些系統的自動化程度不高，很多還需要依賴人工管理實現，并且這些系統一般彼此獨立運行，無法形成統一有效的整體管理，存在一定的安全隱患。
（二）基于物聯網的檔案實體管理
引入物聯網技術，在所有檔案實體上設置一個帶傳感能力的電子標簽，將會徹底解決檔案館中檔案實體與現有的檔案信息管理系統之間缺乏溝通橋梁的難題。由于物聯網中每個聯網節點都具有獨立尋址的能力，因此通過植入傳感節點的方式可以實現對每一份檔案的實時感知和監測。同時，通過建立物聯網管理系統與現有的檔案信息管理系統的無縫鏈接，可以有效實現檔案資源共享和檔案實體快速靈活地查找、準確地區域定位、圖形化導航索取、快速查庫等智能化管理。
通過為每一份紙質檔案粘貼附有該檔案題名、存放位置等相關信息的電子標簽，檔案管理人員可以利用讀寫設備對檔案密集架上的檔案進行盤查掃描，以檢測每一件檔案的狀態，并將掃描到的信息與檔案信息管理系統中的信息進行比對更新，從而及時發現檔案丟失或者錯位放置的問題。一旦出現檔案實體的錯位放置，讀寫設備就會報警提示，并通過精確的位置引導信息找到錯位放置的檔案，使其正確歸位，從而提高檔案信息管理系統對檔案實體的監管能力和檔案管理人員盤庫的工作效率。
物聯網環境下，用戶在利用檔案的過程中，如果需要借閱檔案實體，借閱的過程將會變得更加方便與簡捷。首先通過檔案信息管理系統查找到檔案目錄，隨后可以利用嵌入的傳感器節點去圖形化導航索取對應檔案實體的物理位置并完成實體借閱。同時，由于每份檔案都具有獨一無二的電子標簽，在通過讀寫設備完成檔案實體借閱的過程中，檔案實體的檔號、題名、借閱人、借閱次數等多種信息被自動地記錄到檔案信息管理系統中，為后期的檔案統計工作提供了極大的便利。
另外，檔案資源不可再生的特點要求保管檔案的庫房環境必須符合相關的要求?；谖锫摼W技術構建的智慧檔案館中，可以將館內的所有安全防護系統集成一體，形成一個統一的安全管理平臺。隨著技術的不斷發展，還可以在傳感器節點上增加更為復雜的深入感知能力，實現對檔案實體周圍的溫濕度、光線等信息的傳感，管理平臺通過預先設定的程序對庫房溫濕度、光線等環境情況進行不需人工干預的智能化調節。例如，當檔案實體處于溫濕度不合適的環境時，傳感器節點能夠自動向對應的管理節點發送提醒信息，并采取有效措施消除安全隱患，從而有效降低了因溫濕度不適宜而導致檔案實體發生霉變或脆化等風險。管理平臺可以通過檔案實體中的傳感器節點和視頻監控系統共同對檔案實體實施監控，如果檔案實體未經授權出庫，庫房門口的傳感探測器就能及時檢測并報警，同時管理平臺可以自動以手機短信、E-mail等方式向預設的管理人員發送警報情況，從而便于管理人員能夠隨時隨地了解庫房情況。
因此，隨著傳感器節點的智能程度不斷提高，檔案實體被賦予了主動思考和處理事務的智慧，可以感知自身狀態和周圍環境，并能與檔案信息管理系統進行信息交互，使得現有的檔案信息管理系統不再是一個被動的信息查詢系統，而真正起到了連接用戶和檔案實體的橋梁作用。檔案實體的自我感知能力和簡單信息處理能力，也是構建未來智慧檔案館的關鍵基礎。
三、物聯網環境下智慧檔案館的服務模式
如果說傳統檔案館以對檔案實體的保管為重，那么未來的智慧檔案館將更側重于服務。隨著互聯網應用的不斷深入，檔案信息的公_程度將越來越高，檔案信息的需求將越來越大，因此檔案信息的服務范圍、服務方式和服務質量也將越來越重要。[7]智慧技術的應用催生了智慧服務的革新，采用物聯網技術構建的智慧檔案館，其應用架構將發生根本性的轉變，它提供的服務模式也會隨之發生改變。
（一）由靜態被動服務轉變為智慧主動服務
現階段的檔案信息管理系統與檔案實體之間相互孤立，只能管理檔案的虛擬信息，無法直接管理檔案實體。檔案服務過程中，檔案實體更多時候呈現出的是一種靜態的、被動地等待查找利用的傳統特性。
而物聯網由傳感網絡設備、傳輸網絡和應用控制網絡系統構成，具有全面感知、可靠傳遞和智能處理三個重要特征。[8]植入了傳感器節點的檔案實體可以主動地向檔案信息管理系統發送信息，實時更新系統中的數據信息；同時也可以隨時隨地接受檔案信息管理系統的管理，獲取應用對象的信息，從而給檔案信息管理系統提供更為全面翔實的檔案狀態數據。當用戶需要通過檔案信息管理系統查詢到某一檔案實體的相關信息時，檔案實體中的傳感器節點將對用戶尋找檔案實體的過程進行引導，此時的檔案實體富有智慧，成為利用活動中的主動參與者。
（二）由水平單向服務過程轉變為立體互聯的服務過程
現階段的檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統之間主要形成如圖1所示的服務關系模型。在該模型中，檔案信息管理系統是信息交換的核心，用戶和檔案實體之間無法直接進行信息傳遞，只能通過檔案信息管理系統進行中轉。而檔案信息管理系統與檔案實體之間的聯系則呈現為明顯的服務單向性，即檔案信息管理系統僅在入庫前采集一次檔案信息，隨后，系統中只隨時記錄檔案的借閱信息。由于檔案實體本身缺乏信息接收的能力和傳遞的載體，檔案信息管理系統幾乎不再與檔案實體交互任何信息，從而導致檔案信息管理系統與檔案實體之間脫節。而檔案信息管理系統和用戶之間雖然可以進行相互的聯系，但是更偏重的仍是用戶與檔案信息管理系統的聯系（比如用戶可以通過系統查詢檔案、訂閱電子檔案、申請借閱、網上延期等），檔案信息管理系統向用戶卻只提供比較有限的信息反饋服務（比如檔案催還提醒、檔案借閱審批通知等）。
而基于物聯網的智慧檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統之間則形成了如圖2所示的網狀服務模型。在該模型中，檔案信息管理系統與檔案實體都是具有計算能力的智慧節點，相互之間可以進行更為廣泛的信息交互。通過這種信息交換，檔案信息管理系統中存儲的檔案虛擬信息與檔案實體一一對應，從而加強了檔案信息管理系統與檔案實體之間的聯系。而用戶可以通過持有智能設備加入到該物聯網系統中，不僅可以和檔案管理信息系統進行順暢的信息交換，還可以通過手持設備和檔案上的傳感節點建立聯系、直接通信。當用戶漫步在開架檔案旁時，不僅能夠實時感知到附近檔案的主題內容等信息，而且可以由嵌入其中的傳感節點引導用戶快速高效地找到目標檔案實體。
（三）由孤立的淺層檔案服務轉變為互聯的深層信息服務
現階段的檔案信息管理系統對檔案實體的信息存儲有限，且實體信息很難更新，無法對檔案實體進行實時有效的管理，缺乏足夠的檔案信息進行用戶服務。其能夠為用戶提供的大多是一個個孤立的檔案資料，既無法將所有檔案聯系為一個整體，也o法提供檔案管理與利用過程中產生的相關信息，因此，目前的檔案服務往往局限于淺層的資料服務。
然而基于物聯網構建的智慧檔案館中，每個檔案實體都被賦予了智慧能力。物聯網的感知和控制能力使得應用對象在提供感知信息后還能夠相互傳遞信息，同時各個智慧節點自身都具有智慧化的信息處理能力，它們又通過物聯網形成了一個有機的整體，相互之間可以進行信息的交換與共享，因此除了豐富的檔案內容信息之外，還將產生大量的檔案全生命周期過程中的輔助信息。在此基礎上，能夠自動分析用戶的需求，挖掘各種檔案知識，對各節點之間的檔案知識進行匯聚和融合，從中獲得一些隱藏的有價值信息，從而為用戶提供綜合的深層次的信息服務。
四、結語
隨著檔案進庫量和利用量的快速增長，傳統的管理手段難以對所有檔案實體資源做到智能、高效、安全的管理和利用?；谖锫摼W技術構建的智慧檔案館，能夠使檔案信息與檔案實體實現有機結合，從而實現更加高效、安全的智能化管理，服務模式也將比現階段有更為全面的發展。雖然智慧檔案館的研究仍處在探索階段，物聯網環境下智慧檔案館的實際建設也將面臨成本、人才等多方面的問題，從而不能在短期內完成，但是筆者堅信，物聯網技術的發展和復合型人才的培養與儲備終將促進智慧檔案館的健康發展。
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1 智慧檔案管理系統的層次
智慧檔案管理系統是智慧檔案館的重要組成部分，根據檔案機構的定位不同，管理系統可以分為三個層次：（1）機構檔案信息管理。主要是對本單位已經形成或將要形成的生產、活動信息進行的收集、組織、利用和長期保存。（2）機構檔案信息傳播管理。這是在機構檔案信息管理的基礎上，增加檔案信息的傳播功能，關注將信息轉化為生產力，及時地捕捉檔案信息資源，并及時審核、歸檔并傳播，支持機構或相關部門最大限度地利用檔案信息資源。（3）機構檔案信息能力管理。機構檔案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力競爭分析等，這個層級達到檔案為現實生活提供信息決策、指導生產生活的最終目的。同時，可以解決機構需要什么樣的信息，機構擁有什么樣的信息，機構內外的檔案信息存在什么樣的關系，需要的信息與存在的信息之間的差距，與其他機構的信息進行對照等。
檔案機構信息管理系統應該根據自己機構的實際情況進行功能設計，這樣能夠保證檔案機構一方面保存本機構重要信息的功能，同時還擔負起對檔案信息資源的傳播和利用的深層次能力，更好地開發和利用檔案資源。
2 智慧檔案管理系統的資源
智慧檔案管理系統建設的前提就是檔案資源庫的建設。數據庫所包含的資源是檔案機構提供服務和決策的基礎，數據庫資源的多少以及利用的方便與否，決定了智慧檔案館服務的深度和廣度。
2.1 原存紙質檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質檔案，包含人事檔案、科技檔案，以及會議記錄、政策法規等。這些檔案是檔案館的主體部分，其數字化策略包括以下兩種辦法：（1）可以通過掃描、拍照等方式轉換成PDF格式或jpg形式的圖片進行入庫，并進行標引。（2）可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數字水印技術進行入庫。這兩種方式各有優劣，掃描和拍照相對簡單，容易操作，但是不利于后期的標引、檢索，并且部分特殊檔案不能進行拍照和掃描。第二種檔案數字化方式對人力的耗費較大，但是后期的加工成本會大大降低，同時可以支持全文檢索。
2.2 原存數字檔案。數字檔案已經是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統比較早的企業，數字檔案所占比例較大。數字檔案的入庫相對來說比較簡單一些，主要是要保證數據在轉移或轉換過程中，保持數字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內容標示的保存。數字檔案移庫的方法包括數字遷移和數字仿真兩種：（1）數字遷移指的是將系統的軟件、硬件遷移到整個新的系統軟件中，從而可以保證數字資源在新的系統中能夠被識別和利用。（2）數字仿真是指一個計算機或者一個系統對另外一個計算機或者系統進行全部或部分模擬，也就是在新的系統中建設一個兼容原始數據、設備及管理軟件的允許環境。這兩種方式各有優劣，數字遷移技術是將數據整個升級到新的軟件中，但是在轉移過程中，容易造成部分數據和格式的丟失，造成信息失真。而數字仿真則不會出現這種情況，但是相當于在整個新的系統中開發出單獨的模塊來使用這部分數據，這在檔案信息利用過程中容易出現多種格式的數據模式。
2.3 新歸檔檔案。隨著機構的發展，新產生的檔案將會成為檔案數據庫的重點，這就要求在新數據上傳過程中，嚴格按照數據格式、工作流程、數據大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設計過程中進行格式統一，每種文檔采用什么格式進行歸檔，要進行統一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數字檔案和紙質檔案同時保存，這就要求上傳的電子檔案應與紙質檔案保持一致。
3 智慧檔案管理系統功能設計分析
根據檔案工作流程，智慧檔案管理系統的功能應該包含安全認證、存儲、組織、檢索和擴展，其中擴展體現出來的是智能化特征，但是安全認證、存儲、組織、檢索這些環節是智能化服務的基礎，同時將一些新興的技術手段如RFID、語義關聯性、知識庫等運用到相關環節，最終實現檔案管理和使用的智能化。
3.1 安全認證。檔案的私密性決定了安全認證的首要地位，檔案涉及機構的生產活動中的一些機密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統的硬件安全，如服務器、路由設備、防火墻的安全設置；另一方面要考慮系統的軟件安全，軟件安全主要體現在系統文件的加密，管理員、用戶的加密設置上。包含管理員的權限設置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權限設置，并且每一次文件或系統的修改都應該記錄下操作員工號。原則上檔案信息資源是不能修改的，修改權限保留在管理系統的最高權限。
3.2 檔案信息的存儲。應當建立相關的標準、制度來保證及時有效地存儲檔案信息資源。（1）建設一個快捷方便的上傳接口，可以連續上傳、批量上傳，并且支持從其他系統導入資源和元數據的功能，非數字作品的數字化、轉換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權屬管理的功能。（2）建立規章制度保證什么文件什么人在什么時間應該提交什么格式的檔案，以保證檔案信息系統的資源完整性，并建立相應的激勵機制、約束制度和傳播保護政策，即檔案的隱私性。支持機構成員以常見的格式上傳檔案，并提供常見格式到保存格式的轉換，同時還要提供保存格式到傳播格式的轉換功能。
3.3 檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進行序化，形成系統性、科學性的知識體系，可以更好地為用戶服務。系統應按照多種模式進行信息資源的組織，以方便多手段的檔案檢索。傳統的檔案組織方式都是按照年代進行的。智慧檔案信息系統在組織信息資源過程中應該加入機構部門、主題、領域、責任者等方式，并能根據分類提取相關的關聯詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯系，以方便相同類型的檔案進行聚類組織。
3.4 檔案信息的檢索與傳播。系統的檢索要提供多樣檢索途徑，關鍵詞檢索是常用的檢索方式，同時輔以分類檢索，檢索的手段應該包含主題、部門、領域、責任者和年代，關鍵詞檢索要提供全文檢索。針對選中的單一檔案，能夠將關聯度較高的檔案職能推送給用戶。
檔案信息的保密性和隱私性決定了檔案資源傳播需要一定的條件。系統應該設置一個保密權限字段，從某個時間點開始可以對機構開放、從某個時間點開始對社會開放的功能，這個時間點的設置在檔案入庫的時候就根據其保密年限進行設置。
關鍵詞：智慧城市 數字化檔案管理
實現智慧化的城市服務和管理，是21世紀初以來在全球開展的未來城市的新實踐。概括來講，智慧城市包含無處不在的網絡環境、無所不包的海量數據環境與共享、無所不容的業務管理和服務模式。隨著國家大數據戰略的實施，智慧生活、智慧城市、智慧政府離我們越來越近，也給數字化檔案管理新的機遇和挑戰。本文僅從幾個方面進行論述。
一是數字化檔案實現資源共享，消除“數據鴻溝”，推進智慧城市建設。前些年，很多城市規劃管理的各類材料均以紙質文件為主，即使各經辦人有電子文件，也無統一標準，且零星分散存放于各自電腦中，而且資料版本混亂、共享程度低，形成了嚴重的信息孤島和數據鴻溝。為了不斷推進規劃管理向便捷化、數字化、精細化、高效化發展，確保實現城市規劃系統業務檔案和圖形數據的資源共享。在規劃管理信息平臺應用之后，首先，項目從報建開始到審批結束，通過“邊辦理、邊歸檔”，自然而然地形成了業務檔案的累積，使這些數字化檔案成為運用高科技手段服務智慧城市的點睛之筆。用戶在系統中可方便的查詢各類檔案，檔案利用效率得到很大提升。同時，通過對整個系統內總規、控規、專項規劃、規劃審批紅線等空間數據進行梳理，制定各類標準，建立更新機制，實現統一建庫、管理與一張圖應用，解決了數據版本混亂、信息孤島問題，為規劃編制審批和管理提供了科學可靠的圖形支撐。信息技術普遍在規劃部門的應用，促進了“智慧城市”建設。
二是數字化檔案成為延伸智慧城市公共服務平臺整體框架建設的神經末梢。我們看到智慧城市公共服務平臺實現平臺與教育、醫療、社保、養老、交通、旅游、食品追溯等信息化系統的互聯互通和數據共享，構建整個城市在線公共服務體系，讓公眾切實感受到智慧城市建設帶來的便利和實惠。比如推廣健康檔案、電子病歷、遠程醫療等智慧醫療應用，全面深化醫療衛生服務信息化。還有深化社會保險、社會救助、優撫安置等領域的信息資源共享和網上服務整合，建立健全覆蓋城鄉的社保信息服務體系，拓展社會保障卡發行和應用范圍，提升社會保障智慧化水平。這些都需要精準地落實落細在數字化檔案上。同時，結合無線城市網、城市物聯網建設，優化智能交通系統在交通監測、擁堵疏導、預測預警等方面的功能，提高智能交通管理水平，健全智慧出行體系。
關鍵詞：集體智慧政府社交媒體社交媒體文件檔案化管理
Abstract： On the basis of review of the domestic and foreign government social media file archiving， this paper analysis the concept of government social media files and collective intelligence， put forward the integration of collective intelligence and govern？ ment social media files archival management. On this basis， discusses the implementing subject， pro？ cess and strategy of government social media file ar？ chival management. In order to provide reference for long-term management of government social media files.
Keywords： Collective intelligence； Government social media；Social media file； Archival management
“互聯網+”時代政府社交媒體發揮的作用日益凸顯，特別是隨著政務微博、官方微信的應用，政府社交媒體逐漸成為公開政務信息的新渠道。目前，公眾的參政意識逐漸增強，政府社交媒體的信息資源總量不斷增加，加上政府社交媒體本質上具有檔案屬性，其管理同樣涉及信息的采集、識別、歸檔等過程。[1]在這樣的背景下，如何對政府社交媒體文件進行科學的檔案化管理，提高政府社交媒體信息資源的效用，發揮集體智慧的作用尤為重要。
一、基于集體智慧的政府社交媒體文件檔案化管理的提出
（一）國內外相關研究
社交媒體信息存檔研究源于近年來社交媒體的迅速發展與廣泛應用，2010年以來，歐美等一些發達國家的政府部門、檔案管理機構紛紛開展了不同層次、不同目的、不同形式的政務社交媒體文件歸檔實踐項目，其中一些已經形成了較為成熟的實施流程和管理規范。如英國國家檔案館負責的英國政府網絡存檔項目[2]在歐洲網絡記憶基金的支持下，開發了能夠確保社交媒體文件產生背景、結構與內容原始性的信息采集工具，按照《英國國家檔案法》的相關規定，與Twitter、You？ Tube等機構合作，對英國中央政府各部門官方Twitter和YouTube公眾號上公開的政務信息和政治熱點事件等政府社交媒體文件進行檔案化管理。目前，該項目歸檔保存的Twitter文件已達65000多份，You？ Tube文件數量超過7000個，文件類型涵蓋文本、圖片、音視頻等。此外，美國北卡羅來納州政府社交媒體檔案館項目[3]通過人工選擇的方式識別需要歸檔的州政府部門所使用的Blogs、Wikis、Twitter、Facebook等主流社交媒體賬戶，參照項目所制定的“頁面宏觀評估計分表”，對待采集的政府社交媒體文件進行評價和精確計分，根據得分情況來確定采集的頁面范圍和采集頻率。并依托第三方信息服務機構――Archive Social所提供的社交媒體信息捕獲和歸檔服務構建北卡羅來納州政府社交媒體文件數字檔案館。
與國外相比，我國在社交媒體信息歸檔保存方面的研究尚處于萌芽階段。在理論上，如王煥[4]通過系統分析和梳理國外政務社交媒體文件歸檔工作的流程與管理模式，為我國檔案管理機構提供了具有參考價值的政務社交媒體文件歸檔辦法。黃霄羽等[5]探討了社交媒體文件權屬問題，提出社交媒體文件應采用合作共管的歸檔管理模式。趙躍[6]對政務新媒體文件歸檔的動因、主體、內容、策略進行了思考，并指出了當前我國政務新媒體文件歸檔面臨的挑戰與應對策略。在實踐領域，國內相關的實踐應用研究尚處于起步階段，系統應用實踐發展尚不成熟。
（二）概念辨析
1.集體智慧。集體智慧即將大量松散的個人、組織或機構集合在一起，通過集體成員間的互動協作所產生的高于個體所擁有的能夠進行理性思考、制定決策、執行任務、解決復雜問題的團體性智慧或能力。在信息資源管理與服務領域，集體智慧已廣泛應用于社會網絡服務、眾包服務、信息資源共建共享等多個方面，維基百科、Yahoo！、Answers等都是典型的成功案例。[7]
2.政府社交媒體文件。政府社交媒體文件可定義為國家政府機構在履行行政活動或處理事務過程中，使用社交媒體制作或接收的具有保存價值的信息，這些信息符合文件的真實性、可靠性、完整性的基本特點，具有憑證、參考、情報等主要的檔案價值屬性。[8]目前，政府社交媒體信息的文件屬性已經得到很多國家的認可，如加拿大國家檔案館認為政府社交媒體信息是政府文件的重要組成部分，并通過政策法規進行規范，使其與政府電子文件和政府網站信息等數字資源一樣成為當前檔案部門長期歸檔保存的重要對象。需要指出的是，與政府辦公系統中生成的電子文件和政府網站信息不同，社交媒體文件一般是借助第三方社交媒體平臺形成的，政府的社交媒體文件保存在社交媒體平臺運營商提供的服務器上，這就決定了政府社交媒體文件對第三方平臺的依賴性。因此，與電子文件和政府網站信息的歸檔保存相比，政府社交媒體文件的歸檔工作流程和管理模式還應充分考慮到第三方因素。
（三）集體智慧與政府社交媒體文件歸檔的融合
政府社交媒體文件歸檔不僅涉及第三方運營機構的問題，還要面臨大量社會公眾參與的網絡社區中信息交互與公眾反饋信息的整理，加上這些信息動態增長、分享與轉載導致其更新頻繁，且重復、無序內容較多，很難準確識別和捕獲，致使政府社交媒體文件歸檔工作面臨巨大的挑戰。因此，對政府社交媒體文件的歸檔不能僅靠某個機構，需要多機構的共同參與，而且有必要吸納公眾加入，發揮集體智慧的優勢，協同高效開展政府社交媒體文件歸檔工作。其中，集體智慧與政府社交媒體文件歸檔的融合具體表現為：一是采用公眾參與的社交媒體信息采集策略，基于公眾、團體的智慧來選擇有保存價值的信息，最終建立能夠反映集體記憶、社會感知的政府社交媒體文件數字檔案館；二是建立分布式合作存檔機制，政府社交媒體歸檔應由文件的形成機構、社交媒體平臺運營商、記憶機構共同參與，在各司其職和運用自身特有資源下協同解決政府社交媒體文件歸檔面臨的各種難題。
綜上，我們應借鑒國外實踐經驗，發揮多個主體協同管理的優勢，同時借助政務社交媒體廣泛群眾基礎，征集、內化網絡用戶的意見和建議，實現集體智慧視角下政府社交媒體文件檔案化管理模式的創新，為國內政府社交媒體文件存檔工作面臨的挑戰提供新的解決思路。
二、基于集體智慧的政府社交媒體文件檔案化管理的分析
（一）政府社交媒體文件檔案化管理的實施主體
如上所述，政府社交媒體文件的歸檔涉及新媒體運營商、政府機構和檔案部門三個實施主體，三者之間的關系如圖1所示。這些機構通過分工協作，共同承擔政府社交媒體文件的檔案化管理工作，從而通過分擔責任、降低風險，使效益最大化。
1.新媒體運營商。政府社交媒體文件屬于電子文件的范疇，同樣具有完整的產生背景、內容、結構等信息，這些信息同元數據一同捕獲，成為識別文件真實性與可靠性的重要標識。[9]元數據管理作為社交媒體文件管理的核心，為了實現政府社交媒體文件完整捕獲歸檔與真實保存利用，需要對文件著錄的元數據標準提出特殊要求，由于社交媒體文件存儲在新媒體運營商提供的服務器上，因此，需要具備技術優勢的新媒體運營商提供相應的技術解決方案，滿足政府社交媒體文件歸檔保存的管理需求。
2.政府機構。政府機構作為社交媒體文件的直接形成機構，擁有對文件的管理與處置權，能夠在文件的整個生命周期內對其進行管理與控制。同時由于政府機構更了解文件形成的背景信息與內容結構，因此，在文件的真實性與完整性等價值鑒定與識別上具有不可替代的地位。此外，作為政府社交媒體文件檔案化管理的領導和監督主體，負責社交媒體文件管理意見與政策的制定，指導并監督檔案部門和其他合作機構對政府社交媒體文件的管理。
3.檔案部門。檔案部門是政府社交媒體文件檔案化管理實施的責任主體，一方面，檔案部門作為專門的文化記憶機構，在政府社交媒體文件采集內容涉及范圍確定、歸檔工具與技術選擇、保存標準體系和流程規范制定、管理平臺構建、歸檔信息服務利用等方面具有天然的優勢，通過形成包括方案、標準、規范、程序、技術等諸多要素在內的管理框架體系，可為政府社交媒體文件歸檔提供必要的制度環境。另一方面，檔案部門借助其完善的專業人員配備和資金支持，參照其在文件歸檔方面成熟的業務流程，可以實現政府社交媒體文件在捕獲、處理、存儲、利用等環節的標準化操作。
（二）政府社交媒體文件檔案化管理的實施流程
政府社交媒體文件作為一種有特定內容、結構、背景信息的文件，在一定程度上屬于電子文件范疇，因此，電子文件歸檔管理的一些理念和方法可以應用到政府社交媒體文件的檔案化管理中。根據文件生命周期理論，同樣可以把政府社交媒體文件的生成、、捕獲、歸檔視為完整的生命周期，按照相關標準和規范，沿著文件歸檔管理工作采集、管理、保存的思路對其全程管控，保證政府社交媒體文件從采集到長期保存管理上的連續性和規范性?？紤]到開放檔案信息系統（OAIS）模型已經成為國際上公認的實現數字資源長期保存與獲取的標準，政府社交媒體文件歸檔的整個流程也可以參考OAIS模型作為其實施檔案化管理的邏輯架構，如圖2所示。
1.政府社交媒體文件的采集。與常規電子文件不同，政府社交媒體文件依賴于第三方平臺具有的深層次的復雜結構，其海量性、復雜性、技術性強等特點導致政府社交媒體文件的采集面臨諸多問題，如對動態持續生長信息的實時采集，以及對豐富的社交媒體情境信息的有效獲取等。因此，結合政府社交媒體文件的特點，在借鑒電子文件獲取相關方法的基礎上，還應與社交媒體平臺運營商合作，尋求捕獲社交媒體文件的有效技術解決方案，包括資源選擇標準、網絡爬蟲工具配置、數據交換格式、元數據編碼及轉換標準等。以英國國家檔案館對Twitter的捕獲為例，該館在實施信息采集時遵循Twitter提供的REST API標準、數據獲取API服務標準等，對收割Twitter信息的網絡爬蟲工具進行了規范配置，獲取以JSON、XML等標準格式數據集形式呈現的包含Twitter信息原始數據及其元數據的檔案信息包（AIP）。[10]
2.政府社交媒體文件的管理。利用網絡爬蟲工具捕獲的文件多是雜亂無序的，還應通過編目著錄與鑒定整理等管理操作使無序信息有序化。比如，歐盟FP7支持的ARCOMEM項目通過構建通用的元數據模型對采集的文件內容、結構、管理過程、形成背景等信息進行統一的資源描述，并將描述的信息以標準的WARC網頁檔案文件格式保存，實現對采集的社交媒體文件的編目著錄。[11]此外，可以借鑒電子文件鑒定理念，將政府社交媒體文件的鑒定整理劃分為文件識斷與文件可用性判斷兩個部分。其中，文件識別用于判斷文件檔案信息包中的元數據、長期保存方式等要素是否齊全。文件可用性判斷即對已捕獲文件背景信息、內容、結構等特征的可用性檢查，確保文件的真實性、完整性、有效性。
3.政府社交媒體文件的歸檔保存。社交媒體文件的歸檔保存主要涉及存檔方式與存儲架構的選擇。目前對社交媒體文件進行存檔的方式較多，包括直接存檔、網絡鏈接存檔、內容尋址存檔等。[12]社交媒體文件具有數據量大和存取頻繁的特點，解決社交媒體文件在海量存儲與高效存取方面存在的沖突，可以借鑒澳大利亞Pando？ ra項目采用的社交媒體文件存檔方式，將文件歸檔分為三個部分，即提供訪問的存檔、長期保存文件的存檔以及持續工作所需的存檔，通過多個機構共建共享的方式進行分布式存檔，提升社交媒體文件歸檔效率。在存儲架構選擇方面，社交媒體文件歸檔作為一項持續性活動，保存文件數量的動態增長對存儲管理提出了挑戰，云存儲作為動態易擴展、安全可靠、易于管理、成本低廉的數據存儲方式可為海量政府社交媒體文件的長期保存提供有效的解決方案。
（三）政府社交媒體文件檔案化管理的實施策略
1.采用基于群眾智慧的歸檔信息采集策略。集體智慧視角下的政府社交媒體文件檔案化管理所采用的信息采集策略應強調“全民參與、共享記憶”。因此，可借鑒美國國家檔案與文件署官方網站開展的“公民檔案員”項目，[13]提倡國家檔案館等有影響力的文化記憶機構積極建立公眾號，鼓勵公眾參與政府社交媒體文件的采集工作，按照“明確政府社交媒體信息采集主題利用社交平臺宣傳社交媒體用戶自發參與相關主題信息資源的征集與內容評價負責機構有選擇地優先采集重要信息建立反映集體記憶、社會感知的政府社交媒體文件數字檔案館”的流程，利用群眾的智慧決定采集哪些有保存價值的政府社交媒體文件，從而將政府網絡信息資源采集與保存轉變為基于社會意識和社會驅動的存儲模式。[14]
2.開發智能化社交媒體信息存檔技術。當前國內在社交媒體信息捕獲方面，大多采用截圖、手動打印等傳統方法，而現有的針對淺層網的網頁自動采集方法并不能有效解決這類信息的采集問題。因此，由檔案部門與社交媒體平臺運營商合作研發智能化的方法和工具來實現社交媒體信息的存檔，是我國開展政府社交媒體文件檔案化管理工作需要突破的重要問題。國外研發的ARCOMEM Crawler、Archive Social等智能化社交媒體信息存檔工具所實現的技術創新與突破可為國內社交媒體信息存檔技術的研發提供參考。國內在開發智能化的社交媒體信息存檔技術的過程中，可考慮以國外成功的實踐案例為“藍本”，結合實際需求，對現有的網絡信息存檔技術和方法進行優化，實現面向我國主流社交媒體信息存檔的智能化工具，通過技術創新，來減輕政府社交媒體文件存檔的工作量，降低信息保存成本，提高信息歸檔質量。
3.建立分布式合作保存機制。政府社交媒體文件歸檔是一項持續而復雜的工程，需要發揮集體智慧的作用來共同解決。結合國情，國內可建立由政府機構為主導、檔案部門為責任主體、社交媒體運營商參與，吸納那些對政府社交媒體文件歸檔保存的重要性有足夠認識、有意向參與這項公益事業的公眾和社會組織所組成的分布式合作保存機制。其中，政府機構應發揮引導作用，獲得政策法規方面的支持，鼓勵公眾和社會組織參與政府社交媒體文件管理工作，利用群眾智慧來提高文件檔案管理的質量。具備技術優勢的社交媒體平臺運營商需要在技術上改革創新提高社交媒體信息采集的效率與質量，為政府社交媒體文件的歸檔提供重要的技術支撐。檔案部門需要制定科學規范的社交媒體文件采集標準、策略、方案等，確保資金與資源的有效利用與優化配置，與政府機構、社交媒體平臺運營商、社會組織和公眾合作協調規劃任務框架，實現政府社交媒體文件歸檔工作的有序進行。
*本文為吉林大學研究生創新基金資助項目“大數據環境下政府網站原生數字政務信息長期可存取研究”（項目編號：2016048）的研究成果之一。
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