時間：2023-06-29 16:41:29
序論：在您撰寫畢業生的檔案存放時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
關鍵詞：高校 畢業生 人事 檔案 管理
隨著科學信息技術的迅速發展，如何提高高等學校檔案管理水平，更好地適應新形勢的需求，是擺在各高校管理者面前的新任務，也對畢業生的檔案管理工作提出了新的更高要求。畢業生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學生在校期間的學習、生活以及各種社會實踐的真實歷史記錄。準確、齊全、完整的畢業生人事檔案，是反映大學畢業生綜合素質的重要依據，也是大學生就業及今后各用人單位選拔、任用、考核的主要依據。信息技術的快速發展和現代化辦公設備的廣泛運用，對高校畢業生檔案管理工作提出了新要求，原有的單一的管理模式已很難適應現實檔案工作的發展要求，因此，高校畢業生人事檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。
一、高校畢業生人事檔案管理中存在的問題
（一）平時不聞不問，用時“四面出擊”
高校畢業生在畢業前，學校都要求學生辦理好各種畢業手續，但不少畢業生卻從不過問自己的檔案，畢業后，檔案在什么地方？是在學校、還是在生源地的人才服務機構？學生從不關心。檔案里都應該放入哪些材料，自己手里應該有哪些材料，都不清楚。等到需要用時想起來，我的檔案在哪兒？我報到證在哪兒？我檔案里怎么缺材料呀？等等問題都出來了，這才到處找尋，四處打電話，到處奔跑，查詢自己的檔案，浪費了時間、人力、財力，而且在補辦過程中也給自己造成了不必要的損失。
（二）檔案意識淡薄，檔案存放“五花八門”
隨著高校畢業生分配制度、接收方式、用工形式的改革，都使組織人事政審工作相對減少。一些高校畢業生認為人事檔案沒什么用了，所以使許多高校畢業生想到更多的是趕快通過自我推薦，找到理想的單位就業，對檔案存放沒有過多的考慮，這就導致高校畢業生的檔案存放出現了“五花八門”的現象，有的一直存放在學校長達幾年甚至十幾年，有的放在各級教育部門，有的存放在父母那里，有的存放在曾經打工的單位或人才市場，有的早已不知去向，更多的是跟隨個人“南征北戰”。
（三）一切以就業為先，檔案后續材料“零充實”
由于考錄的公務員和聘用的事業單位工作人員的檔案要交到組織人事部門進行統一管理，所以這部分高校畢業生參加工作后的所有情況會形成材料及時的進入個人檔案。但對于在外打工的高校畢業生來說，由于用人單位對人才檔案要求沒有形成規范化、制度化，只重視畢業證和個人能力而不重視個人檔案，導致高校畢業生也只重視畢業證，而不重視自己的檔案。由于對檔案的不重視，因而也就不管檔案是否健全，再加上材料的收集沒有形成機制，收集也相當困難，致使在外打工的高校畢業生在打工期間沒有檔案材料反映自己的經歷。工作了幾年，甚至更長的時間，到頭來自己檔案材料中只有在校期間的材料，檔案材料的積累沒有因為自己工作閱歷的增長而增加，造成自己人生經歷歷史記錄的缺失。
二、加強高校畢業生人事檔案管理的措施
（一）科學完善檔案的內容
高校要根據本校學生畢業時間，安排時間統一對畢業生檔案材料進行收集、整理。整理時要按照學生檔案的形成特點，即基本情況材料、思想道德素質材料、科學文化素質材料、黨團組織材料、個人信用材料、身體和心理素質材料等進行分類整理，達到內容完整、條理清楚、規格統一、裝訂整齊的標準。同時，要把好學生檔案的最后審核關，審查檔案材料是否缺項，學籍材料是否加蓋教務處印章，行為表現材料是否有學生工作處(部)或團委、學院(系)里的意見和蓋章等，保證每個畢業生的檔案內容完整，手續齊全，真實可靠，既要保證學生檔案內容能客觀地反映畢業生的詳盡情況，為接收單位能夠準確、全面地了解畢業生提供可靠的依據，又要發揮學生檔案在畢業生擇業過程中的作用。依據學生檔案積累的內容，將學籍、行為表現和身體素質等檔案材料，以表格的形式整理出來，豐富畢業生推薦材料的內容，為畢業生聯系工作提供一套客觀、全面反映學生德、智、體、美諸方面情況的綜合推薦材料，以便學生在新的就業形勢下公平競爭，自立擇業。
（二）實施檔案電子化
目前高校網上招生已經完全普及，中學階段的紙質檔案與電子檔案并存已形成，但入學后的大學階段檔案卻大多是紙質檔案，這與畢業生檔案管理信息化、檔案利用社會化的要求極不相符。因此,當前高校學生檔案管理手段必須充分利用計算機技術，學習和借鑒國外檔案管理的先進技術，運用Visual Basic構建的管理系統，實現檔案的錄入、修改、查找、刪除、統計、查詢、預覽、編輯。在畢業生檔案管理中，要逐步實現技術現代化，采用計算機等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務質量。
（三）強化檔案管理的服務意識
高校畢業生人事檔案信息化建設的目的是使得檔案信息資源能夠得到充分利用。這就迫切需要盡快建立起高校檔案信息社會化的服務體系。通過不斷強化服務意識，拓寬信息資源的服務領域，促進檔案信息的社會共享，就能夠使檔案信息物盡其用，達到資源共享。創建起社會化服務體系的運作模式。通過成立檔案管理的中介組織，建設市場化服務體系，才能更好地實現檔案信息的應有價值。與此同時，還要加強檔案機構體系的合理設置，建立一支具有檔案理論知識和較高專業素質的現代信息技術專業人才隊伍，管理好和應用好高校畢業生人事檔案，不斷提高服務質量和服務水平，積極探索信息管理新思路，真正做到服務社會、服務畢業生、服務用人單位，讓檔案信息化管理在社會主義經濟建設中起到應有的作用。
三、總結
總而言之，人事檔案作為記錄個人經歷、政治面貌、品德作風等內容的文件材料，發揮著憑證、依據和參考的作用，因此，高校必須及時的、積極的加強畢業生人事檔案的管理，這樣才能夠更好的服務于畢業生的就業。
參考文獻：
[1]王兆宇.高校畢業生人事檔案管理存在問題及對策探究[J].學理論，2011，(12).
民辦高職院校畢業生在離校之前沒有落實就業單位的學生，需要將檔案返回生源地由院校就業指導中心派人送至即人才交流中心進行登記編號，畢業生擇業期一年內可以進行免費存放。
二、民辦院校就業檔案服務程序
1.開具證明。擇業期內未落實就業單位并且檔案還存放在市人才交流服務中心的畢業生可以享受一下服務：憑就業報到證開具存放檔案證明、開具未就業證明其他與檔案相關的證明。
2.檔案提取。擇業期（2年）內就業手續辦理完的畢業生，可以憑就業報到證、加蓋公章的就業協議書，到各級人社局進行檔案提取。擇業期內沒有就業畢業生不能進行檔案的提取。
3.對于自謀職業、出國留學、擇業期未滿的畢業生檔案和派遣期內自謀職業或自費出國留學以及擇業期滿后仍未就業的畢業生，可在各地市人才交流服務中心辦理人事檔案保管。
三、民辦高職院校學生“學籍檔案”與“人事檔案”的主要區別
民辦高校畢業生學籍檔案是指學生通過參加全國統一高考并被錄取的學生檔案，它以文字資料形式記錄學生在校期間的學習成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業生的人事檔案是由學籍檔案轉換的，畢業生畢業后將其學籍檔案中放入該畢業生的報到證當中，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位或人才交流機構。學籍檔案也就正式成為畢業生的人事檔案，它需要通過畢業生與用人單位或人才交流機構簽訂就業協議，取得報到證后才能得以實現。
四、民辦高職院校畢業生檔案存在問題及解決辦法
一是畢業生進入國家機關、事業單位、國有企業，這些用人單位本身具有人事管理權，他們可以直接接收畢業生檔案。二是各類非公企事業單位與民營機構他們沒有檔案管理權。畢業生畢業后一定將檔案交由各級人才交流服務機構進行統一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業生在檔案的轉遞過程中需要注意一下幾點：
1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權之前，不能把檔案轉入該用人單位，應將檔案轉交給該用人單位所在地的人才交流中心進行管理。
2.個別沒有檔案管理權的單位違規接收檔案，導致檔案丟失。為了避免上述情況發生，畢業生應首先詢問用人單位的性質，在確定對方是否具有人事檔案管理權限后再決定將檔案投向哪里。
3.檔案的歸屬是有相關規程的，學生在離開學校之前要制定好檔案調離時間，不要將檔案來回調離，最好做到一步到位。
4.畢業生畢業后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業生、考研的畢業生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業生，這部分學生可以將自己檔案交由人才交流服務中心進行托管。
五、民辦高職院校畢業生工作后檔案提取及補辦辦法
民辦高職院校畢業生在離校之前沒有落實就業單位的學生，需要將檔案返回生源地由院校就業指導中心派人送至即人才交流中心進行登記編號，畢業生擇業期一年內可以進行免費存放。
二、民辦院校就業檔案服務程序
1.開具證明。擇業期內未落實就業單位并且檔案還存放在市人才交流服務中心的畢業生可以享受一下服務：憑就業報到證開具存放檔案證明、開具未就業證明其他與檔案相關的證明。
2.檔案提取。擇業期（2年）內就業手續辦理完的畢業生，可以憑就業報到證、加蓋公章的就業協議書，到各級人社局進行檔案提取。擇業期內沒有就業畢業生不能進行檔案的提取。
3.對于自謀職業、出國留學、擇業期未滿的畢業生檔案和派遣期內自謀職業或自費出國留學以及擇業期滿后仍未就業的畢業生，可在各地市人才交流服務中心辦理人事檔案保管。
三、民辦高職院校學生“學籍檔案”與“人事檔案”的主要區別
民辦高校畢業生學籍檔案是指學生通過參加全國統一高考并被錄取的學生檔案，它以文字資料形式記錄學生在校期間的學習成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業生的人事檔案是由學籍檔案轉換的，畢業生畢業后將其學籍檔案中放入該畢業生的報到證當中，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位或人才交流機構。學籍檔案也就正式成為畢業生的人事檔案，它需要通過畢業生與用人單位或人才交流機構簽訂就業協議，取得報到證后才能得以實現。
四、民辦高職院校畢業生檔案存在問題及解決辦法
一是畢業生進入國家機關、事業單位、國有企業，這些用人單位本身具有人事管理權，他們可以直接接收畢業生檔案。二是各類非公企事業單位與民營機構他們沒有檔案管理權。畢業生畢業后一定將檔案交由各級人才交流服務機構進行統一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業生在檔案的轉遞過程中需要注意一下幾點：
1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權之前，不能把檔案轉入該用人單位，應將檔案轉交給該用人單位所在地的人才交流中心進行管理。
2.個別沒有檔案管理權的單位違規接收檔案，導致檔案丟失。為了避免上述情況發生，畢業生應首先詢問用人單位的性質，在確定對方是否具有人事檔案管理權限后再決定將檔案投向哪里。
3.檔案的歸屬是有相關規程的，學生在離開學校之前要制定好檔案調離時間，不要將檔案來回調離，最好做到一步到位。
4.畢業生畢業后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業生、考研的畢業生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業生，這部分學生可以將自己檔案交由人才交流服務中心進行托管。
五、民辦高職院校畢業生工作后檔案提取及補辦辦法
經過調查研究可知，現在很多的大學生不注重自身檔案的管理，對檔案作用功能模糊不清，致使檔案管理單位也不予重視。人事檔案記錄著畢業生在校期間的整體素質信息，是整體上反映畢業生素質的重要憑證。但目前相關人員對檔案不夠重視，現有很多問題需要整改。
一、人事檔案管理存在的問題
1.畢業生自身不重視個人檔案管理。隨著勞務制度的改革變化，用人單位對有關資料的審查要求，使一部分的畢業生認為畢業檔案沒有什么作用，存放檔案后不管不顧。隨著經濟的發展用人單位自由制定用人標準，所以畢業生們為了盡快找到工作，忽視對檔案的管理，在入職公司之后，相關人事部門也不過于重視畢業生檔案的問題，對這一問題的思考的有欠缺性，影響了畢業生檔案有關作用。
2.檔案的管理工作不夠規范。相關檔案管理部門沒有自身嚴格的管理制度，在對檔案進行歸檔、收納等工作時不認真負責，對檔案管理人員的要求不高，沒有專業性的管理方法。使部分檔案甚至在管理過程中遺漏甚至丟失，此種情況嚴重的影響了檔案管理工作的嚴肅性，大大降低了工作效率，增加了查找檔案的難度。
3.檔案管理方式陳舊。在部分地區還在使用手工的形式管理檔案，這種方法既不能保證檔案的準確性，還會造成流動人員篡改檔案，管理手段十分不嚴格，在現在的信息化社會不能夠有效的使用電腦科技快速準確的管理檔案，也是檔案管理部門的一大落后現象。檔案長時間沒有人認領，傳統管理方式又做不到及時的數據更新，致使一些檔案存放時間過期，存檔人不知道，管理部門也不清楚。檔案信息反應了畢業生在?；顒拥恼鎸嵡闆r，是各方面人們認識客觀事實的依據材料，不管是畢業生的檔案還是社會各界人士的檔案，都是一項最具有價值的信息載體，高校畢業生的檔案管理工作的好壞更是關系到了眾多畢業生的自身利益。
二、做好畢業生檔案管理的有關措施
為了讓大中專畢業生的檔案更好的發揮出其作用，為畢業生們提供更好的服務，提出幾點管理檔案的具體措施。
1.加強畢業生對檔案的重視性。畢業生初步邁進社會，沒有相關的實踐經驗，自然是意識不到檔案的重要性作用，畢業生只以為檔案只是脫離學校存入社會，對檔案的存放問題予以忽視，所以在畢業生畢業時，學校相關部門一定要讓畢業生們認識到檔案的重要性，輔助做好檔案存放和轉移到生源地的有關工作。而另一方面，作為用人機構，要向畢業生說明檔案的實際作用，依照流程做好檔案的接收和存放的工作。對于檔案不在本地或者遺失等一些情況，要及時的做好補充工作，千萬不能忽視。
2.確保檔案管理部門的規范化。檔案的管理部門在接收畢業生檔案時，要做好詳細的記錄和分類存檔，要詳細根據學歷、專業等信息進行編號，注意收集檔案信息，做到所有畢業生檔案統一管理，分類存檔，便于日后查找和整理，建立專門的檔案管理室。檔案管理部門要聘請專業化的檔案管理工作人員，提高管理人員的專業素質，采用信息化管理辦法，使用計算機軟件進行檔案的管理工作。事實證明，使用計算機軟件進行檔案管理，不僅減少了日常的繁瑣事物，還會大大的提高檔案管理的工作效率。
3.加強畢業生檔案信息的利用。有關人員在整理檔案的過程中，要充分了解學生的各種信息，比如學生的知識水平以及社會實踐情況等等，并設立多項查詢條件，可以根據不同的查詢條件快速的查找到符合條件的人員。畢業生信息多元檢索系統的建立，可以有效管理人才儲備資源，保障優秀人才不流失。
三、結語
關鍵詞 高校 學生檔案 精細化 管理
在現階段，高校學生檔案分為兩種類型：紙質檔案和電子（數字）檔案。由于多方面的原因，電子（數字）檔案的真正普及還有待時日，因而以重、實、雜、多著稱的紙質檔案依然大行于天下，為了更好地體現“以學生為本”，服務廣大學生，其工作的精細化需求已是題中之義。
一、學生檔案的內容
一般來講，高校學生檔案是指高校學生從高考錄取入校到畢業期間所形成的各種文件材料，其基本內容包括：(一)高考檔案。 (二)新生入學體檢表。(三)學生情況登記表。 (四)學生實習鑒定表、學年鑒定表；(五)學生學籍變更材料。 (六)學生在校期間的各種獎懲材料。 (七)學生在校期間黨團籍材料。 (八)畢業生檔案材料。
學生檔案的內裝材料就是要保證有關單位通過對學生檔案的審查，能使其全面地了解這個學生，為其作出針對這個學生的相關決策提供強有力的佐證和輔助。
二、高校學生檔案的精細化管理流程
學生檔案管理的精細化，筆者認為可以從以下幾個方面來著手：
（一）收
要求所有的“檔案郵件的可能收件人”要形成一個聯動機制，在接收到相關的檔案郵件后，應立即轉送到本校學生檔案管理部門，由這一部門操控相應的造冊登記、歸檔保存程序；學生自帶到校的本人檔案，由輔導員負責接收，指定好安全的存放區域，安排相關學生干部協助，工作難度應該不大。
（二）清
它與“收”幾乎是同步的?！扒濉本褪乔宀槌鰶]有入學前檔案的學生名單，告知學生，以便學生本人與高中畢業學校聯系，追查其檔案的去處，確保其檔案順利歸檔。二級院（系）在上交其接受的學生檔案時，最好以班級為單位進行捆扎，為將來的畢業生建檔打好鋪墊。另外，應附上此班級的學生名單并標注出無檔學生，以便上交后學生檔案管理部門能順利完成相關統計工作，在后續的工作中對相關記錄進行核銷和公布。當然學生檔案管理部門清理完畢收集的學生檔案后應向相關院（系）及時通報提供統計名單，方便二級院（系）及時與缺檔學生溝通，完成新生檔案的最終收集任務。
（三）存
1.入學新生檔案的存放。一般來說應該按院系、分專業進行集中存放。這樣便于日后查找和畢業生建檔，也便于新收到的學生檔案及時歸類。
2.休學和轉專業學生檔案的存放。
一般情況下，轉專業同學的檔案應該及時歸到他新的班級中，并作好相關記載，防患于未然；休學的同學應該從原有的班級中抽取出來，按照休學的年限分別標識、存放，為學生復學后其檔案得及時歸類做好準備。
3.托管檔案的存放。2002 年國家下發文件，允許畢業時尚未落實單位的畢業生檔案留校兩年。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案遷回生源地。還有一部分高校以前是自己為畢業生托管檔案，這部分檔案的存放更加重要，特別是人事制度的改革，就是過了托管期限也沒有人來認領或查找，這部分檔案更是重中之重。這類檔案可能會隨時被查閱和寄走，因此，一定要與其他類型的學生檔案區別開來進行存放。
4.死檔的存放。只所以說是死檔，是指存放在學校無人認領的學生檔案。這部分學生或遭遇特殊變故而終止學習，或錄取未報到但不知道其高中檔案的去處，其檔案即成為死檔。作為機密文件，檔案管理的工作職責使然，依然應該專柜妥善、分類保管，而不能隨意銷毀。
（四）填
一般來說，檔案材料的填寫應該是很嚴肅的、規范的、詳實的。這也跟學生檔案管理部門提出了要求，也就是在填寫檔案時，要根據國家相關部門政策、規定及時出臺相關的填寫規范。一般用黑色的簽字筆正楷字體填寫，而不能用其他顏色的簽字筆、圓珠筆等；院系、專業、班級的簡稱一定要參照有關的格式模板而不能隨意縮寫；加蓋印章的區域范圍、時間標志的印制規范等，要落實到具體細節部位等等?？傊褪且ＷC學生檔案填寫信息的客觀性。
（五）裝
一般說來，畢業生檔案主體材料的封裝在二級院（系）。這些材料主要包括填寫好的相關登記表、獎懲材料、畢業登記表，以及由相關部門返回的體檢表、心理健康檔案、誠信記錄、黨團材料、派遣證副本等，再加上畢業生的高中檔案。直截了當地說畢業生檔案的主體工作是在相應輔導員的主持下完成的。在這個環節，學生檔案管理部門應該及時去二級院系進行隨機抽查樣本、現場指導，以便隨時更正不規范之處。確保學生檔案封裝的初步完成，上交后以便學生檔案管理部門順利進入學生檔案二次封裝工序。
在二次封裝開始前，學生檔案管理部門先要對畢業生檔案加蓋騎縫章，準備好機要信封等相關材料，設計和打印好學生檔案轉移的存根、通知、回執，并編號、蓋章。依照相關部門提供的學生人事檔案轉遞地址制作地址標簽，然后將對應的學生檔案和學生檔案轉移的通知、回執裝入機要信封，貼上對應的地址標簽，最后封口、歸類、捆扎。
（六）寄
在與郵局機要機構交接學生檔案的時候，要根據學生檔案郵寄清單逐一核查，及時解決問題，并協商好檔案清單的送返時間及相關學生檔案的退回事宜。因為部分畢業生檔案在機要轉遞的過程中由于郵寄地址不準確被打回，還有的檔案因材料不全被檔案接收部門退回。凡此種種，需要跟郵局的機要機構達成一個協議，確保這部分畢業生檔案能順利回收、整理及二次機要郵遞。
（七）查
有條件的高?？梢栽O計一個畢業生信息平臺，將檔案信息及時錄入畢業生信息系統，并開通畢業生的網絡查詢端口，既方便學生網絡查詢又為人工查詢提供便捷之途。留校托管的學生檔案也要進入查詢系統，及時更新相關信息，特別是超過托管期限后寄回生源地的學生檔案，更要作好充分的、詳細的備注記錄工作，讓查詢人一目了然。
（八）退
在這方面主要是針對中途退學或其他原因被開除學籍的學生檔案，一般來說這類檔案的處置應該在學生辦理退學手續時同時辦理。由學生提供相關的地址，其操作方法應與正常的畢業生檔案轉遞一致，由郵局機要機構轉遞，并做好相關的記錄，及時收取回執、備案，以便處理后續的查詢事宜。
“一切為了學生、為了一切學生、為了學生一切?！币嬲龅竭@一點，說難也難，說不難也不難，關鍵是我們的態度。學生檔案管理是學生工作的重要組成部分，他既是一個為學生服務的可操作平臺也是一個服務窗口；他既是學校管理水平的體現，也是學校教育質量高低的形象標志；他既需要在細枝末節上的修修補補，也需要在宏觀的戰略層面上去靈活把握工作的度。作為高校工作人員，恪盡職守，服務好學生，就是服務教師本人，也就是在服務人民大眾，也是在回報社會。
關鍵詞 高校 學生檔案 精細化 管理
在現階段，高校學生檔案分為兩種類型：紙質檔案和電子（數字）檔案。由于多方面的原因，電子（數字）檔案的真正普及還有待時日，因而以重、實、雜、多著稱的紙質檔案依然大行于天下，為了更好地體現“以學生為本”，服務廣大學生，其工作的精細化需求已是題中之義。
一、學生檔案的內容
一般來講，高校學生檔案是指高校學生從高考錄取入校到畢業期間所形成的各種文件材料,其基本內容包括：(一)高考檔案。 (二)新生入學體檢表。(三)學生情況登記表。 (四)學生實習鑒定表、學年鑒定表；(五)學生學籍變更材料。 (六)學生在校期間的各種獎懲材料。 (七)學生在校期間黨團籍材料。 (八)畢業生檔案材料。
學生檔案的內裝材料就是要保證有關單位通過對學生檔案的審查，能使其全面地了解這個學生，為其作出針對這個學生的相關決策提供強有力的佐證和輔助。
二、高校學生檔案的精細化管理流程
學生檔案管理的精細化，筆者認為可以從以下幾個方面來著手：
（一）收
要求所有的“檔案郵件的可能收件人”要形成一個聯動機制，在接收到相關的檔案郵件后，應立即轉送到本校學生檔案管理部門，由這一部門操控相應的造冊登記、歸檔保存程序；學生自帶到校的本人檔案，由輔導員負責接收，指定好安全的存放區域，安排相關學生干部協助，工作難度應該不大。
（二）清
它與“收”幾乎是同步的?！扒濉本褪乔宀槌鰶]有入學前檔案的學生名單，告知學生，以便學生本人與高中畢業學校聯系，追查其檔案的去處，確保其檔案順利歸檔。二級院（系）在上交其接受的學生檔案時，最好以班級為單位進行捆扎，為將來的畢業生建檔打好鋪墊。另外，應附上此班級的學生名單并標注出無檔學生，以便上交后學生檔案管理部門能順利完成相關統計工作，在后續的工作中對相關記錄進行核銷和公布。當然學生檔案管理部門清理完畢收集的學生檔案后應向相關院（系）及時通報提供統計名單，方便二級院（系）及時與缺檔學生溝通，完成新生檔案的最終收集任務。
（三）存
1.入學新生檔案的存放。一般來說應該按院系、分專業進行集中存放。這樣便于日后查找和畢業生建檔，也便于新收到的學生檔案及時歸類。
2.休學和轉專業學生檔案的存放。
一般情況下，轉專業同學的檔案應該及時歸到他新的班級中，并作好相關記載，防患于未然；休學的同學應該從原有的班級中抽取出來，按照休學的年限分別標識、存放，為學生復學后其檔案得及時歸類做好準備。
3.托管檔案的存放。2002 年國家下發文件，允許畢業時尚未落實單位的畢業生檔案留校兩年。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案遷回生源地。還有一部分高校以前是自己為畢業生托管檔案，這部分檔案的存放更加重要，特別是人事制度的改革，就是過了托管期限也沒有人來認領或查找，這部分檔案更是重中之重。這類檔案可能會隨時被查閱和寄走，因此，一定要與其他類型的學生檔案區別開來進行存放。
4.死檔的存放。只所以說是死檔，是指存放在學校無人認領的學生檔案。這部分學生或遭遇特殊變故而終止學習，或錄取未報到但不知道其高中檔案的去處，其檔案即成為死檔。作為機密文件，檔案管理的工作職責使然，依然應該專柜妥善、分類保管，而不能隨意銷毀。
（四）填
一般來說，檔案材料的填寫應該是很嚴肅的、規范的、詳實的。這也跟學生檔案管理部門提出了要求，也就是在填寫檔案時，要根據國家相關部門政策、規定及時出臺相關的填寫規范。一般用黑色的簽字筆正楷字體填寫，而不能用其他顏色的簽字筆、圓珠筆等；院系、專業、班級的簡稱一定要參照有關的格式模板而不能隨意縮寫；加蓋印章的區域范圍、時間標志的印制規范等，要落實到具體細節部位等等?？傊褪且ＷC學生檔案填寫信息的客觀性。
（五）裝
一般說來，畢業生檔案主體材料的封裝在二級院（系）。這些材料主要包括填寫好的相關登記表、獎懲材料、畢業登記表，以及由相關部門返回的體檢表、心理健康檔案、誠信記錄、黨團材料、派遣證副本等，再加上畢業生的高中檔案。直截了當地說畢業生檔案的主體工作是在相應輔導員的主持下完成的。在這個環節，學生檔案管理部門應該及時去二級院系進行隨機抽查樣本、現場指導，以便隨時更正不規范之處。確保學生檔案封裝的初步完成，上交后以便學生檔案管理部門順利進入學生檔案二次封裝工序。
在二次封裝開始前，學生檔案管理部門先要對畢業生檔案加蓋騎縫章，準備好機要信封等相關材料，設計和打印好學生檔案轉移的存根、通知、回執，并編號、蓋章。依照相關部門提供的學生人事檔案轉遞地址制作地址標簽，然后將對應的學生檔案和學生檔案轉移的通知、回執裝入機要信封，貼上對應的地址標簽，最后封口、歸類、捆扎。
（六）寄
在與郵局機要機構交接學生檔案的時候，要根據學生檔案郵寄清單逐一核查，及時解決問題，并協商好檔案清單的送返時間及相關學生檔案的退回事宜。因為部分畢業生檔案在機要轉遞的過程中由于郵寄地址不準確被打回，還有的檔案因材料不全被檔案接收部門退回。凡此種種，需要跟郵局的機要機構達成一個協議，確保這部分畢業生檔案能順利回收、整理及二次機要郵遞。
（七）查
有條件的高?？梢栽O計一個畢業生信息平臺，將檔案信息及時錄入畢業生信息系統，并開通畢業生的網絡查詢端口，既方便學生網絡查詢又為人工查詢提供便捷之途。留校托管的學生檔案也要進入查詢系統，及時更新相關信息，特別是超過托管期限后寄回生源地的學生檔案，更要作好充分的、詳細的備注記錄工作，讓查詢人一目了然。
（八）退
在這方面主要是針對中途退學或其他原因被開除學籍的學生檔案，一般來說這類檔案的處置應該在學生辦理退學手續時同時辦理。由學生提供相關的地址，其操作方法應與正常的畢業生檔案轉遞一致，由郵局機要機構轉遞，并做好相關的記錄，及時收取回執、備案，以便處理后續的查詢事宜。
“一切為了學生、為了一切學生、為了學生一切?！币嬲龅竭@一點，說難也難，說不難也不難，關鍵是我們的態度。學生檔案管理是學生工作的重要組成部分，他既是一個為學生服務的可操作平臺也是一個服務窗口；他既是學校管理水平的體現，也是學校教育質量高低的形象標志；他既需要在細枝末節上的修修補補，也需要在宏觀的戰略層面上去靈活把握工作的度。作為高校工作人員，恪盡職守，服務好學生，就是服務教師本人，也就是在服務人民大眾，也是在回報社會。
關鍵詞：報到證 檔案管理 思想教育 就業指導
中圖分類號：G641 文獻標識碼：A
1 高校畢業生報到證現狀及其利弊
報到證的歷史是一個不斷發展的過程，它源于統包統分就業體制下的“派遣”，走向“雙向選擇”就業體制下的“報到”，因而兼具服務性、政治性和管理性。
1.1報到證的社會作用
面臨畢業的高校畢業生要想順利離校走向社會，除了拿到畢業證、學位證外，還需要用心管理好自己的報到證、檔案、戶口，而這個報到證就是管理自己檔案、戶口的重要依據，否則即使畢業了，也不能順利走向工作崗位或不利于今后發展。很多畢業生畢業時忙于論文答辯、找工作等，根本沒有認識到報到證的重要作用，認為它只是一張無用的“介紹信”而已，殊不知，報到證雖然是計劃經濟體制下的產物，很多重要作用都已經隨著歷史漸漸淡化，但在如今市場經濟體制下仍然發揮著一定的社會作用：一是記載畢業生初次參加工作的時間，二是用人單位、人才機構接收畢業生的有效文字證明，三是便于畢業生主管部門準確掌握各地學生的就業情況，更好地制定出促進高校畢業生就業的相關政策，四是為畢業生落實自己的檔案和戶口提供依據，五是檔案材料的重要組成部分。
1.2報到證的弊端
報到證的前身“派遣證”還有很多其他作用，比如干部身份證明、國家統招計劃內的學生、計算工齡、轉正定級、規定時間報到等。隨著市場經濟的發展和“自主擇業，雙向選擇”政策的深入，這些作用基本不復存在，報到證也因此衍生出了很多問題，其弊端日益明顯。一是我國并無相關報到證的法律依據，其合法性受到質疑；二是干部身份無法證明，除非是考入編制的學生才能享有；三是國家統招的全日制畢業生這個作用其實在畢業證上已經充分證明，并且全國聯網有據可查，報到證這個作用顯得多余；四是報到證期限現在并沒有嚴格規定，很多畢業生畢業后一兩年都沒有去報到；五是絕大部分回原籍的報到證與工作單位不是同一個地方，報到地也根本不看畢業生的報到證，很多學生的工作單位也不知道報到證是什么，因而履行報到手續也失去了它應有的意義；六是改派報到證手續繁瑣，攜帶材料多且不易找齊，因為報到證白聯在檔案袋里面，解約證明在原用人單位，加上新簽約單位證明、學校介紹信、畢業證等原件材料很難一次找齊，如果是外地工作學生為了一次改派至少得耗費2個工作日，并且改派還要收取150元的費用，加上路途費用等，無疑又是一筆經濟和精力負擔。
2 畢業生檔案管理的作用及方法
2.1畢業生檔案管理的作用
高校畢業生檔案管理工作其本質上是一項政治性的工作，它必須遵循國家檔案辦法，依照集中統一、便于利用、維護檔案完整與安全的原則，按規定執行管理。畢業生檔案主要包括高考錄取材料，黨團材料、畢業生登記表、體檢表、成績單、獎懲材料、就業通知書、年度鑒定表、實習材料等。主要記載了畢業生在校期間的思想表現、學習情況、家庭情況、社會實踐等內容，是用人單位錄用畢業生的重要參考依據，也是補辦相關畢業或學歷證明等的重要證明材料，同時也在職稱晉級、購買醫保社保、落戶、升學、出國、移民等方面發揮重要作用。
2.2畢業生檔案管理的方法
很多畢業生在畢業時都對檔案一無所知，甚至不聞不問、隨意處置，畢業后根本不清楚自己檔案在哪里，直到需要時才恍然記起，然后四處尋找補辦，給生活和工作帶來了很多麻煩。按照國家政策規定，現階段對畢業生的檔案管理主要有如下方法：
一是落實了工作單位且用人單位有人事管理權的畢業生可以直接將檔案從學校寄送至工作單位。其優勢是日后辦理保險、職稱轉正定級等十分便捷，劣勢是有些用人單位存在扣留n案問題，束縛人員自由流動。
二是沒有落實工作單位的畢業生，可以將檔案留校2年，兩年后若學生未對檔案作任何處理，學校會直接將檔案寄回生源地。其優勢是學校保管畢業生檔案安全可靠、不收費用，劣勢是存在學校的檔案永遠是學籍檔案，不是人事檔案，涉及工作工齡等人事證明就沒辦法出具。
三是畢業時無論就業還是未就業都可以將檔案轉回生源地，優勢是辦理手續簡便，適合在生源地就業的畢業生，劣勢是如果以后不在生源地就業的話就需要重新轉遞檔案，重新改辦報到證。
四是把檔案存放在人才機構，其優勢是便于隨時調取檔案，適合創業和靈活就業的學生，劣勢是畢業生與人才機構交流少，信息不暢。自從2015年《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》出臺后，檔案存放在人才機構不再收費，導致很多人才機構拒絕收外地生源畢業生檔案。
3 畢業生報到證與檔案的關系
畢業生檔案去向和報到證去向既存在關系，又不完全相關。報到證是檔案投遞的依據，是檔案的重要組成部分，檔案包含有報到證，檔案憑借報到證寄送。然而，“檔案存放地”和“報到證抬頭”是兩碼相關的事，一般報到證抬頭就是用人單位名稱，也是檔案存放單位，但有很多特殊情況。
