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序論：在您撰寫檔案管理的要求時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
[關鍵詞]知識管理；企業；檔案管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.132
[中圖分類號]G275；F272.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-0-01
1 知識管理的內容
企業的知識管理指的是通過對企業內部和外部各個信息和資源進行有效地識別、歸類和管理，包括對企業和市場信息地收集、加工及應用，并且企業知識管理鼓勵知識共享和知識創新，以期讓知識帶動企業經濟增長，提高企業的競爭水平和科技發展能力。企業知識管理的核心內容主要包括以下幾個方面：①企業知識是企業重要的戰略資源之一，是企業立足市場，投身競爭的核心競爭力，企業只有加強了對企業知識地開發和利用，才能有效避免知識流失的現象，提高企業自身的競爭力；②企業知識實現的主要途徑是知識共享，企業實行知識共享可以極大地促進企業知識資源的豐富和拓展，更好地面對大數據時代市場潮流的沖擊；③企業運用知識的目的一定是要為客戶提供服務的。企業可以把知識管理作為一種經營管理形式，來加強企業自身的創新能力和造血能力。
2 知識管理對企業檔案管理的新要求
2.1 知識管理要求企業進一步改進檔案管理工作
對于大多數企業和管理者來說，企業要改進檔案管理工作最有效的方式就是設計更好的工作流程，來提高消費者的消費體驗，以顯示企業管理的科學化和紅專業化。企業進行檔案改革是對傳統檔案管理思想的一項沖擊，為企業提供了一種新的發展方向和發展思路，能讓企業更好地整合現有資源，提高企業內部管理和外部管理的質量和水平，進而提升整個企業的知識管理工作水平。關于企業開展知識管理工作的步驟，主要有以下幾點：首先，要突破以往知識管理思想的束縛，要摒棄以往對企業知識管理的認知，用新的觀點和新的理念來看待企業這一改革活動，更加關注企業發展文件的系統性，重視文件的連續性；其次，要建立一個更加信息化的企業知識管理平臺，利用現代信息技術來提高企業信息管理模式的運營效率和運行水平。因此，要加快企業檔案一體化工作進程，提高企業檔案的信息化水平，把文檔的管理活動和要求同時運用信息化的方式進行整合，運用現代科技水平進行信息化的全程管理，提高企業知識的信息化程度和可利用率。
2.2 知識管理要求企業完善檔案管理的職能
知識管理對企業運營的影響是多方面的，不僅可以對企業的管理戰略和管理模式產生影響，甚至還能改變企業的工作流程和運營方式。如果對知識管理改變企業這一現象進行研究，就會發現在知識管理的要求下，企業檔案管理的職能相比以往已發生了巨大地改變，因此，檔案管理工作應該不斷發展來適應這種改變。在具體的實踐中，可以通過以下幾個方面進行改造：第一，企業的檔案管理模式轉變道路要契合企業知識管理的要求，為知識管理服務，傳統的企業檔案管理是實體保存，這樣的保存方式不利于人工查看，當然也影響了企業檔案的利用效率，而在知識管理的要求當中，企業檔案占據了非常重要的地位，因此，加快企業檔案管理信息化系統化是適應知識管理的必要前提之一；第二，檔案管理人員要完成角色轉變，從以往的實體保管轉向現代化管理，即從一個僅僅保證檔案完好的保管員轉變為擁有專業知識的檔案分析員，新的檔案分析員要能夠保管企業檔案里傳遞出來的信息，必要時候甚至可以提供知識和決策。此外，檔案管理人員必須有著過硬的個人能力和專業素養，個人意志要符合企業的發展理念，不斷參與到企業的發展和建設工作當中，發揮出知識管理應有的作用。為此檔案管理員必須掌握現代管理知識，熟悉企業檔案內容和使用方法，掌握舉一反三的能力，不斷提升自己的專業素質，從單純的體力輸出者轉變為企業發展的智力輸出者，為企業的發展提供智力和決策支持。
2.3 知識管理要求企業發展新的檔案管理技術
當今社會，科技和知識的更新水平越來越快，更新周期也相應縮短。為了適應更加快節奏的技術和資源需求革新，企業檔案管理工作也要廣泛應用現代化技術來適應現代化的知識管理需求。通過對目前企業信息技術發展現狀分析，筆者發現制約我國企業信息技術發展最主要的瓶頸在于投資力度不大、信息化硬件設施不到位等。企業應認識到知識管理的重要性，并且從自我分析中找到企業知識管理工作的缺點和不足，采取措施掃清發展障礙，來促進企業檔案管理工作的進一步開展。筆者結合企業信息技術現狀，給出以下幾點建議：首先，企業應加大研發部門的投入，加強自身研發能力，或者與研發部門進行合作，共同開發企業檔案管理技術，企業應根據自身特點來選擇不同的道路，比如，自身財力雄厚的企業，應更多地傾向于自主開發檔案管理技術；其次，企業應加強對信息資源的開發。隨著企業信息化程度不斷提高，企業的生產方式、管理方式等逐漸走向科學化和智能化，但是目前很多企業檔案的信息化程度不深，做得遠遠不夠，很難適應知識管理對企業檔案信息化程度的要求，此時應主要運用現代信息技術，加快企業檔案的信息化、系統化和平臺化，積極加大檔案資源地開發和利用，爭取提高企業知識管理的效率和效益。
知識和信息是知識經濟時代企業發展的核心和動力，是支撐企業發展的核心。企業檔案作為一個企業生產發展最直觀地反映和記錄，只有受到企業管理者的關注和重視，才能在企業管理等各方面發揮更大的作用。
主要參考文獻
【關鍵詞】水文檔案；基本工作；管理措施
水文檔案是在水文觀測活動中產生并歸檔的原始觀測材料。水文檔案反映水文氣象、陸地水文、海洋水文、水文地質等不同領域長期觀測積累的水文變化和洪水旱情預報的情況，為水利和其他國民經濟建設部門提供基礎資料。由于水文檔案資料涉及到的領域多，應用水文資料的行業廣，做好水文檔案管理工作形勢比較嚴峻，隨著信息化的高速發展，網絡、人為、直接和間接管理都可能會發生工作管理不到位的情況，這給做好水文檔案管理工作帶來了很大的難處，筆者結合自己所在單位的情況，提出以下做好水文檔案工作的措施。
一、實行工作管理責任制
（一）建立法律追究責任制。單位領導干部負責人要擔負起本單位檔案基本工作管理全面責任制，重視和關心本單位檔案管理工作，對那些疏于管理，或在管理工作方面失職，不認真履行管理工作規范的領導干部實行責任追究制。還要根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國水文條例》，視情節輕重，依法追究法律責任。
（二）落實行業內部責任制。在水文部門提供給各行各業的《水資源論證報告》《水文分析計算報告》《工程水文分析報告》中，要利用水文檔案基礎資料進行數據分析，并把成果編入報告，才能充分說明所分析研究的項目論證報告。在做某個項目報告中可能涉及一部分重要資料，如果這類報告管理工作制度跟不上，報告中部分水文資料可能會造成間接性失誤，這就要求我們必須從源頭上做好水文檔案管理工作，落實行業內部責任制，加強規范化管理。
二、健全檔案管理制度。
（一）常規制度。結合本單位水文檔案管理的具體情況，制定好本單位的對外服務制度：一是水文檔案資料的性質確定、變更和解除制度；二是信息及網絡載體管理制度；三是信息系統和信息設備管理制度；四是水文資料信息公開提供審查制度；五是領導干部對檔案管理督查、督辦制度；六是檔案管理人員各方面業務知識教育和管理制度；七是管理工作實行年終責任考核制度等常規性制度。
（二）日常制度。在單位內部做好日常檔案管理制度，如水文資料年終整編成果歸檔制度，歷年資料查（借）閱登記制度，檔案資料復印、摘抄、錄制等日常管理制度。
三、完善檔案管理防護措施
（一）防護措施到位。檔案管理工作的本質特征決定了工作必須以防范為主，把工作重點放在預防上，做到防范于未然，最大限度地減少檔案資料遺失、損壞等事件發生，加強人防、物防、技防相結合的綜合防范體系。
（二）技術措施到位。加強對整個水文系統計算機網絡信息技術的管理：一是要實行分級保護，信息系統要按照規定的程度不同，采取不同強度的管理措施。二是計算機技術防護，設施、設備要按照國家標準及水文行業信息系統同步規劃、同步建設、同步運行。三是要明確在計算機操作規程中禁止事項。四是明確網絡運營商、提供儀器設備服務商雙方的法律責任，建立規范審查，嚴防因網絡、儀器設備問題損壞檔案資料事件發生。
（三）人防措施到位。水文行業內部檔案管理工作主觀因素取決于人，物防、技防，不如人防，只有政治思想X悟高，工作責任心強，警惕性高的人才能防止水文檔案不遺失損壞。
（四）物防措施到位。物防也就是物理隔離，運行設施、設備放置場所要符合水文行業標準，要保證信息的完整、可用、可控性。計算機在購買前必須是未使用過的，沒有聯接過互聯網的，最好是國產的，這樣才能做到萬無一失。
（五）技防措施到位。單位計算機處理涉及水文檔案信息時，設施、設備技術防護沒有達到高標準要求，存在的安全隱患和漏洞的要責令停止使用。
四、開展檔案管理宣傳教育
（一）加大檔案管理工作宣傳力度。由于水文工作行業的特殊性，水文檔案從開始到形成成果，是一個漫長的過程，在收集整編的過程中要經過很多道工序環節，涉及的水文資料及人員很多，擴大了我們工作知悉范圍，要抓好水文檔案管理工作，只有按照《水文行業技術規范》的相關規定，加大檔案管理工作宣傳力度，讓每一位涉及到水文資料的人從思想上認識到位，這樣才會取得實效。
（二）加強檔案管理工作教育培訓。單位應定期對工作人員特別是領導干部和人員進行新形勢下的法律法規、專業技術防范知識等方面的教育培訓，以增強檔案管理意識和保護技能。對從事檔案管理工作人員，要加強對新修訂的《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國水文條例》等相關法律法規的培訓和學習，或講解一些實際案例作為教育學習材料，利用集中授課方式、個人自學方式等多種學習方式開展檔案管理宣傳教育培訓。讓傳統檔案管理工作觀念向新時期檔案管理工作觀念轉變，進一步提高針對性和實效性，從而做好水文檔案管理工作。
五、加強檔案管理工作檢查
關鍵詞：電子文檔；管理；利用
電子文檔與傳統文檔在載體、使用和保存方式方面存在著諸多不同，給傳統檔案管理帶來了新問題和挑戰。如何對電子文檔進行科學有效的管理，更好地為企業的經營決策提供服務，是擺在檔案管理工作者目前的一個嶄新的課題。
一、電子文檔的優勢
首先是共享性的優勢。傳統的紙質文檔是一種“有形的信息資源”，其利用的人數、時間、地點都受到限制，而且在保存上也存在著巨大風險。而電子文檔在虛擬的計算機環境下，成為了“無形的信息資源”，打破了紙質文檔“有形”的觀念，使同一份文檔可以在同一時間、不同地點被多個需求者以多種方式利用。其次是利用多樣性的優勢。電子文檔利用的方式是多樣的，利用者可以結合自身所需，利用計算機進行多種形式的信息處理和分析，很大程度上提高電子文檔信息的利用效率。由于電子文檔的可操作性，利用者的利用空間變得更為廣闊了。一般紙質文檔是不能對檔案內容進行改變的，而電子文檔對內容及格式的改動是輕而易舉的。有了電子文檔可以更方便快速的對文件信息進行分類、統計、匯總、打印、復制等，更好的滿足利用者的各種需求。最后電子文檔的充分有效利用有利于保護紙質文檔的原件。將文檔數字化在網絡計算機的環境下以數字化信息的形式的提供給文檔利用者，因為數字化文檔的重復利用是無損耗性的，所以并不存在著重復利用會使電子文件損耗、老化的現像，使文檔的原件不會受損，如此一來電子文檔的利用很好的保護了文檔原件。在日常環境下，電子文檔的原件保護性遠遠優越于其他形式載體的文件。眾所周知，紙質文檔上的信息會隨著利用次數的的增加，導致紙張載體被損耗，字跡也越來越老化，紙質文檔的原件就很容易受到損失和破壞；但電子文檔卻與紙質文檔不同，電子文檔的復制、打印不會對電子文檔的文件內容造成損傷，正常的電子文檔利用行為不會對電子文檔的壽命產生任何影響，其原件仍保存在電子文檔的載體中，也不會受到影響。
二、電子文檔管理存在的問題
（一）電子文檔與傳統文檔的保存有很大不同。傳統文檔只要避開天災人禍，遵守保管要求，一般情況下就可以實現長期保存。而電子文檔則過多地依賴于軟硬件設備，如果沒有設備，就無法讀取，同時，電子文檔易被更改、易發生數據丟失、易遭病毒侵害等。這些都極大地影響了電子文檔的有效使用和長期保存。
（二）計算機的更新換代對電子文檔保存具有重大影響。隨著科技進步，計算機系統更新換代后，不少以前的老版本電子文檔無法在新的軟硬件環境下直接使用，給電子文檔的長期有效使用增加了難度。例如：在軟件方面，Windows ME、Windows 2000、Windows XP、Windows 2003計算機操作系統平臺中，如要使用DOS操作系統下形成的電子文檔，有的須遷移到上述平臺，或在上述平臺中仿真DOS環境才能正常使用；在硬件方面，日益普及的64位計算機平臺中也存在著不同程度的兼容問題。
（三）辦公自動化系統與電子文檔管理系統不兼容，給電子文檔的歸檔和整理造成困難。采用計算機及網絡辦公管理的單位，使用的辦公自動化系統多是本單位或上級主管部門設計的軟件，而單位檔案室的檔案管理系統，是由檔案行政管理部門推廣的、符合檔案管理標準和規范的標準。二者的設計單位不同、采用的電子文檔格式不同，因此電子文檔須先轉為規定格式后才能歸檔，也增加了電子文檔歸檔的難度。
三、加強電子文檔管理的措施
（一）檔案工作者要端正思想。檔案工作者要充分認識到電子文檔與傳統文檔同樣重要，更要認識到由于電子文檔自身的特點和局限性需要檔案管理人員付出更多的心血。電子文檔的管理要靠技術條件實現，其保管期限不僅取決于其內容，還取決于載體壽命、計算機軟硬件的生存周期和電子文檔與計算機軟硬件的一致性。要統一電子文檔的軟硬件設施，對電子文檔的形成、收集、歸檔進行全過程管理，并使管理標準化、規范化、制度化。應規定電子文檔歸檔的技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、作數據、檢測數據等要求。確保電子文檔的真實性（內容、結構和背景信息與形成時的原始狀況一致）、完整性（內容、結構、背景信息和表明屬性的數據，包括格式、編排結構、軟硬件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等無缺損）、有效性（可理解、可被利用、信息可識別、存儲系統可靠、載體完好和兼容）等。此外還要做好安全防護，保證電子文檔的內容和載體安全。
（二）制定行之有效的管理制度和辦法。要明確規定電子文檔管理的有關要求，例如電子文檔格式：文字型電子文檔的通用格式為TXT、XML、RTF，掃描型電子文檔的通用格式為PDF、JPEG……對于通過其他途徑收集的不符合上述格式的電子文檔，具備轉換條件的要盡量轉換，如無法轉換，則將相關軟件一并收集。此外，要注明有關參數，如用CAD或繪圖等設備取得的圖形電子文檔，注明其軟硬件環境和相關數據；對通用軟件產生的電子文檔，收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。只有這樣，才能保證在操作系統和工具軟件版本升級的情況下仍能保持電子文檔的可處理性。
關鍵詞：人事檔案 信息化 用人機制 檔案管理
客觀而論，當下社會正處于知識經濟時代與信息時代并行的高速發展階段，人才的作用不斷突顯，相關檔案管理部門作為人事檔案管理的重要基地，其作用和地位也正逐漸得到人們的關注和重視。因此，應當充分把握信息時代的各項網絡技術以及科技環境，妥善加以引用和建設，通過構建符合人事檔案管理需求的共享網絡與發展平臺，進而實現發展與創新。
一、信息時代人事檔案的管理要求
信息化時代人事檔案管理工作，不僅將用人機制最基本的真實性、公信力設為基礎職能，還將基于當前社會信息科技發展的大背景，全面推行人事檔案管理的網絡化和信息化建設設置為根本目標。而究其原因，一是便于當地政府部門在進行相關的財政預算時，能夠有針對性地增加檔案管理信息化建設的相關投入，從而鼓勵相關研發部門更為積極地開發有利于全國聯網查詢、調檔、保證信息安全的計算機信息應用系統；二是在相關管理體系當中，全面推行信息化和科學化管理和業務辦理流程，為現代化科技融入人事檔案管理工作當中提供廣泛的社會基礎。當然，這一切手段的實施，還應當借助穩定的法律制度體系支撐，從而為各項檔案管理政策的實施提供必要的法律依據。
此外，還應遵循動態性原則。由于員工是不斷成長的，所以人事檔案也是需要不斷更新的，如果不及時更新檔案，就會造成信息的延遲，影響到人力資源部門的決斷。為此，檔案管理部門應該及時根據時代的變化、員工狀況的變化、現實情況的變化，將最新的員工資料及時補充、記錄在案，強化人事檔案信息的實效性，加強動態記錄與動態管理，同時要定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內容，及時更新人事檔案的信息，從而做出合理的、有預見性的決斷。
二、信息時代人事檔案的安全要求
概括地說，信息時代對人事檔案的安全要求主要有下述兩點：第一，檔案信息之所以會面臨危險，有來自客觀環境及人為的各種介質因素。當網絡和計算機技術成為人事檔案生成的重要載體時，以計算機為代表的硬件設施，其安全與否、其抗災害能力如何就成為關系到檔案安全的重要因素。如，人事檔案存儲的外在介質在遭遇不可抗力災害（地震、火災或其它類型的自然災害）時，其固有的信息數據便很有可能隨著外在介質的被破壞，而遭受嚴重損害；又如，人事檔案管理人員出現擅離職守，或工作失誤對計算機操作和檔案管理系統造成數據損壞、導致其無法還原和備份時，同樣容易造成人事檔案運作系統的全盤崩潰。由此可見，人事檔案生成和管理過程中所涉及到的各類介質以及工作人員的良性操作，是維護檔案安全的重要因素和環節。第二，信息化之所以會給人們生活帶來便捷、給檔案管理工作人員帶來快速和高效，離不開基于網絡和數字信息所產生的傳輸性。當今社會大量的檔案信息通過云端存儲、通過計算機在四通八達的網絡當中進行點對點、甚至點對面的傳播，而這其中絕大部分信息都是具有一定隱秘性、不可對外泄露和公開的內容，如果這些數據在云端被攻克，或個人信息傳輸記錄被網絡漏洞所竊取，那么人事檔案信息安全性將遭受全面喪失。
三、推動人事檔案信息化進程工作構想
（一）科學設計檔案信息管理系統
傳統人事檔案管理模式中的員工個人信息一般為書面文字形式，信息內容較少，查詢具有一定的難度，且管理也費時費力的，不符合時展的要求和人力資源部門工作的需求，為此，應該充分利用現代信息技術，設計科學化的認識檔案管理系統，加強人事檔案管理現代化建設，實現自動化、網絡化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發檔案的潛在價值，主動提供服務；同時，應在建立內部局域網平臺，形成資源共享，以便于人才管理。此外，鑒于當前人事檔案管理工作現代化設施不足所引發的有關信息化進程的滯后，需要積極爭取更多支持和投入，依托現代化的檔案管理設施，來構建積極完備的信息管理系統。具體地說，一方面需要政府加大財政上的投入與扶持，建立起統一、高效地信息檢索系統，實現網絡資源共享的同時，為用戶提供更便捷的咨詢服務；另一方面則要加強對于原始紙質文字資料的收錄與編輯，將其統一納入網絡管理系統，保障信息資源安全，防止丟失和遺漏。
（二）強化檔案信息技術安全定位
只有保障網絡電子信息共享化和安全化的平衡，人事檔案管理才能以一種更加和諧的狀態發展，為廣大民眾提供更好的服務。而信息技術在為人事檔案管理工作帶來快捷與高效的同時，也隱藏了一定的風險，存在著檔案信息外泄以及個人隱私信息公開的可能性，這就需要強化檔案管理工作中的安全意識，完善信息技術的安全定位。具體地說，首先，要注意原有紙質檔案信息的保存環境，防治蟲蛀或因自然環境而毀壞；其次，要注意在紙質檔案電子化過程中電子信息的保存位置，進行必要的網絡監控維護以及備份，確保資料的安全性和完整性；此外，還要定期進行網絡系統的升級和排查，將電子信息的安全化使用納入有關的法律體系當中，以免不法人員竊取相關信息而給檔案所有人造成難以彌補的損失和危害。
（三）構建立體化的人才服務體系
信息化時代展開的有關人事檔案管理工作人員培訓，應當圍繞下述三方面展開：一是從根本上提升人事檔案管理工作人員的信息化意識，在保障最基本的人事派遣、檔案寄存等方面的業務能力之余，要強化其對數據庫管理和操作、計算機應用及電子信息錄入、檢索等方面的培訓；其次，要將信息操作和網絡技術應用學習能力作為競爭上崗的重要考評依據之一，以此促進工作人員不斷提升專業能力和綜合素質；第三，要以創新的思維、學習的理念不斷吸收新知識、新內容，促進工作和服務質量的提升，培養檔案管理人員樹立強烈的責任感來保障檔案信息安全。
（四）積極開展信息安全業務培訓
在信息化、數字化接踵而至的今天，人事檔案管理的工作人員更需要多角度、全方位提升其個人的綜合素質，讓業務能力與現代化、科技化、信息化的社會發展軌跡相吻合，使之更加符合人事檔案管理工作及各項事宜發展所需。首先，要建立健全人才培訓制度，以實際需求與現狀為參考作出調整與修正；其次，要面向社會廣泛吸納檔案管理人才，完善并落實人才引進制度，將檔案管理專業，或擁有高級檔案管理職稱的人才納入旗下，儲備人才資源；再者，要定期備份檔案信息數據至云端，及時構筑防火墻藝術、數字驗證碼及密碼校驗技術和入侵檢測技術來為其安全性提升打下籌碼，避免出現“一用皆可、一損俱損”的狀況出現。而在數據的備份時，還要充分考慮到原始數據所處地區可能會誘發的各類自然災害或是其他會威脅到檔案安全的因素，并基于此搭建異地備份平臺，必要時可增加一定的資金和設備投入，以完善對于人事檔案的備份與數據更新，以備突發事件下的特殊需求。
四、總結與建議
人事檔案記錄著最真實、最全面地員工信息的材料，因此在人事檔案管理工作中，必須確保檔案的絕對真實與全面，并在原有基礎上進行認真清查，詳細準確地核對人員信息，剔除無效、虛假信息，對員工提供的虛假材料進行甄別與清除，擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，強化檔案信息錄入，從而獲得最全面的員工信息，建立人才數據庫，為企事業單位人力資源部門提供最全面、最準確的信息憑據。
目前，我國現行法律規定中明確指出檔案管理人員可以將自身在日常工作和服務中所面臨的問題以書面形式反映到有關法制部門，再由法制部門呈送給國家權力機關，以此依據目前的發展現實不斷完善管理規范，為此，人事檔案管理在信息化進程中，還應以完善的立法體系作為保障，系統地整理所面臨的共性問題，例如網絡系統共享、信息資源公開等方面內容，報送給有關部門報備，使之將其制度化、規范化，再通過構建有效的法律制度和規劃來進一步保障人事檔案更趨向于規范化管理。
參考文獻：
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1.1人事檔案的內容與特點
人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。高校學生檔案則是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據。對于事業單位來說，人事檔案相當重要。人事檔案的管理與員工的人事管理相統一，才便于發揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節，保管人事檔案而不知當事人已調往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅持“檔隨人走”，在員工調走后的一周以內，必須將其人事檔案轉往新的管理部門[1]。
1.2人事檔案管理與人力資源的關系
人事檔案管理是人力資源管理在新時代的新要求，也是人力資源管理的組成部分，企業是人事檔案記錄了員工的各種檔案與信息。這是人力資源管理的必然要求。只有充分利用這些信息，在進入人力資源工作的時候我們才能選拔出最優秀的人才，最適合的人選。同時，這些人事檔案的收集和集中，也體現了我國對人才和人力資源工作的重視，同時使部門和企業更好更快地發展[2]。
1.3人事檔案管理的發展現狀與提升意見
我國人事檔案管理的做的技術化水平還是偏低，沒有一套系統的人事檔案管理辦法，而且存在弄虛作假，使用不當等現象，對此我們應該加強人事檔案管理的技術水平，提升保密工作，提升檔案的標準化和系統化升級，運用數字化的專業技術，提升人力資源檔案的管理水平。對此我們給出以下幾點建議，首先，企業和部門應該對人才進行深入的了解，對人才的生活檔案和技術檔案進行一步步的記錄，樹立良好的人事檔案管理理念。其次，明確制度，加強技術支持和投入，使人事檔案管理更加制度化，科技化。最后我們要積極學習國內外的先進理念，融為己用，使得自身人事檔案管理水平得到進步，為人才選拔打下良好基礎。
2.國內外人力資源檔案管理給我們的啟示
2.1國外人力資源檔案管理方法
在美國，人力資源管理一般分成兩類，一類是是公立的人力資源檔案管理，一類是私立的人力資源檔案管理。他們分管著不同的部門，公立人力資源管理主要的管理范圍是政府的公職人員、公務員等國家部門的職員，而私立的人力資源檔案管理主要分管銀行、公司等私人企業的人力資源檔案。在公立的人力資源檔案管理方面，美國有著自己獨特的途徑。凡是在政府內的公職人員，都會經過考核，任命，培訓，退休等步驟。而在美國的各個州也有他們自己不同的管理方案，這些方案都會匯總到一個叫人力資源檔案管理辦公室的地方，對人才進行集中的選拔[3]。
而私人人力資源檔案管理工作則更加的復雜，私人的人力資源管理模式是企業化，私人化的。在這里，它包括了一個員工從入職到離職甚至是死亡的一切過程，這些檔案中還包括員工的社保賬號，身份賬號還有銀行的信用情況，這些檔案與資料可以幫助經理對員工進行深入的了解與考察，而且檔案本身不會接觸到他的所有者，保證了檔案的公平公正。
在法國，這種情況又有所不同，法國的公務員制度是從上到下分級的檔案記錄制度，沒有公共和私人之分，這套人力資源管理檔案系統記錄了公務員甚至是員工從生到死的一切檔案信息，這種集中管理模式也值得我們國家借鑒。
2.2國內人力資源檔案管理的特點
我國人事檔案的存儲由幾方面組成，如任免、工資等方面的有關文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發展的歷史，能展現員工家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容，總之，人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌[4]。
關鍵詞：辦公室；檔案管理；工作改進；人員素質
辦公室檔案管理在一個單位的管理工作中有著很重要的地位，加強辦公室檔案管理，能夠提升一個單位的管理水平，提高單位的整體辦事效率。本文將在分析辦公室檔案管理工作的特點基礎上，探討如何改進辦公室檔案管理的工作以及怎樣提高辦公室檔案管理工作人員的素質。
一、 辦公室檔案管理工作的特點
1、 重點在于收集和保存資料
檔案能夠真實地記載事件、人物和過程，檔案管理能夠為后人引用和借鑒。辦公室檔案管理的工作重點在于收集一些相關的文件和書報資料等等，然后將它們分門別類地歸檔，再利用信息化的手段進行保存和管理。
2、檔案種類繁雜
辦公室檔案包括各種各樣的內容，比如單位的會計檔案、行政管理檔案、特種載體檔案和科技檔案等等，還包括上級單位印發的“紅頭文件”、本單位的各種協議、合同和責任書等等，而且還包括各種錄音、錄像等電子檔案，所以辦公室檔案的種類十分繁雜。
二、改進辦公室檔案管理工作的措施
辦公室的檔案管理十分重要，因為它跟辦公室的各項業務的工作的開展具有直接的聯系，辦公室的檔案管理工作效率影響到整個單位的工作的開展，因此，有必要加強對辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來了一定的難度。所以，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個方面加以改進：
1、建立辦公室檔案管理機制
首先，在辦公室檔案管理中，要將文件管理和檔案管理結合在一起，讓檔案部門為了方便后期對文件的管理，參與到文件的前期管理過程中，從而減少檔案部門在文件管理后期中的難度，使得文件的歸梢管理、形成處理和后期的查閱和利用等工作環節都實現統一指導和管理。其次，要制定詳細的檔案管理程序和規定的條文，使得檔案管理工作盡可能地細化。最后，要嚴格地執行條文的規定，禁止各種濫發文件和發放無用、無效文件的行為。
2、強化檔案收集
檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環節，因此，要改進檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作。首先，要規范檔案的范文，對檔案進行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進行整理和保管；然后，要規范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現以后，要對檔案再進行目錄編號，以方便后期的檢索工作，再在計算機系統中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實現對檔案的網上管理。
3、提高檔案管理人員素質
檔案管理工作主要是由專人來負責的，所以檔案管理人員素質的高低就直接影響到了檔案管理工作的水平。檔案管理人員首先要嚴格控制辦公室檔案材料的進出，做好專人收文、專人傳閱、專人登記和傳閱卡的傳遞等等，還要在領導的安排下，做好科室的起草、編號、附發文卡、辦公室登記等工作，以及負責好日常的檔案管理工作等。
三、提高辦公室檔案管理人員素質的對策
1、加強對檔案管理人員的業務培訓
由于檔案管理隨著時代的發展也在不斷地變化，所以檔案管理人員的知識也要隨著時代的進步而進步，要做到這一點，就必須定期地加強對檔案管理人員的培訓。在結合實際的基礎上，有針對性地邀請檔案管理專家或者有豐富經驗的檔案管理者對檔案管理人員進行培訓，鞏固他們的知識，并且提高他們的現代化管理知識水平。還可以讓檔案管理人員多參加檔案管理的經驗交流活動，讓他們吸收先進的檔案管理經驗，然后深入到自己的工作中去。
2、提高檔案管理人員理論與實踐相結合的能力
單位要多組織辦公室檔案管理人員進行同行管理經驗的探討，舉辦各種檔案研討會和論壇講座，讓檔案管理人員熟悉國內外檔案管理的動態。其次，要讓檔案管理人員多學習網絡通信技術、信息存儲技術、多媒體技術和數字化技術等等現代新技術，巧用現代化的檔案管理方式，提高他們的工作效率，使辦公室檔案的管理跟上時代的發展要求。
3、加強檔案管理人員自身素質的修養
首先，檔案管理人員要提高自己的思想政治素質和職業道德素質，不做違反國家法律的事情；其次，檔案管理人員要提高自己的業務素質，鞏固理論知識的學習，而且不斷地掌握現代科學技術，提高自己的業務操作能力；最后，檔案管理人員還要提高自身的身心素質，檔案管理工作是一項比較繁雜的工作，日常工作比較瑣碎，辦公室檔案管理人員必須適應這種繁雜的工作，能夠泰然地處理這些雜物，做到不急不亂，認真細致地做好每一項工作。
總結：
檔案管理工作是單位辦公室的一項重要工作，檔案管理的水平影響到辦公室的工作效率和整個單位的工作的順利進行。辦公室檔案管理的工作比較繁雜、檔案種類比較繁多，所以檔案管理人員必須通過各種方式改進工作，使得檔案的管理更加輕松和高效。此外，檔案管理人員素質也是影響辦公室檔案管理工作的一個重要因素，檔案管理人員必須努力提高自身的素質，才能夠滿足現代辦公室檔案管理工作的要求。
參考文獻：
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當今世界，信息被視為與能源和材料并重的人類社會的三大支柱之一，伴隨著現代科學技術的發展，對于檔案信息資源的存儲及傳遞提出新的要求。因此，建立現代化的檔案管理體系勢在必行。
一、煤田地質檔案信息數字化、網絡化是現代化建設的需求
1.以往煤田地質技術資料檔案的歸檔、保存及檢索方式以手工為主，影響了地質測試技術資料檔案的應用效率及測試技術資料的價值發揮，特別是建國初期及六十、七十年代的資料檔案。手工整理其方式趨于落后，查閱起來效率低，且同一時段、同一資料只能有一人借閱，而且技術檔案已易損毀或遺失。
2.現代化信息技術使煤田地質測試技術檔案能及時歸檔，從而促進信息資源能夠得到及時的資源共享。在年終歸檔時，只需向其地質檔案館移交一份分類組卷清單，把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到地質檔案管理系統數據原件即可，從而使地質檔案工作人員減少了檔案數據錄入工作。
3.煤田地質檔案部門出于自身管理需要，使用計算機管理檔案形成了大量的現代化檔案信息，使廣大煤田地質勘探人員和工程技術人員可以不出單位，就能與國內的專家進行項目合作，煤田地質測試項目技術數據查詢、學術交流等。
二、煤田地質檔案現代化管理的特點
1.煤田地質檔案信息化水平高，主要表現在以下幾個方面：
(1)由于電子文件可利用互聯網作為傳載工具，這樣就可以方便、快捷將地質測試技術資料存儲起來。
(2)信息技術促進煤田地質檔案資料的利用價值，它能夠真實反映原始資料的基本情況，錄入進去的檔案資料具有相當高的可信度，即使在數據傳輸過程中出現錯誤也能很容易被發現，并能夠得到及時的糾正，從而保證數據的真實性。
(3)煤田地質檔案資料的傳輸速度快，電子文件以二進制比特流的形式傳輸。在局域網上，數據傳輸的速率相當驚人。
(4)不受地域性的限制。這個特點使得辦公室的概念成了一個虛擬的概念，這也是我們組建虛擬檔案室的概念基礎。
2.開放利用是煤田地質檔案管理的重要宗旨。只有積極利用煤田地質測試技術檔案，才能夠充分體現它的價值所在。煤田地質測試檔案是國家軟力量的重要組成部分，它在學術、教育以及意識形態的宣傳領域都有著不可替代的地位。
3.伴隨著信息技術的不斷發展，越來越多的煤田地質資料檔案文件。通過計算機掃描，轉換成PDF或者其他的電子格式，存儲在計算機中或被刻錄成光盤。由于有了相當數量的電子文檔，極大地方便了煤田地質檔案數據庫的建立、資料的計算機查詢和檔案的深度開發利用。地質檔案館不僅非常注重搜集當前形式的電子文檔和紙質文檔，而且對歷史文件也進行轉換存儲。煤田地質檔案管理系統能夠處理各種類型電子文件，對一些特殊的文件類型，該系統主要是將其成果文件管理起來。使用這些成果文件首先要將成果文件下載到本機用相應專業的解釋軟件執行打開這樣就能夠實現對各種類型的檔案進行管理。
三、現代化煤田地質檔案管理工作的目標
1.構建完善的煤田地質檔案基礎數據庫，使煤田地質檔案信息化建設基本滿足煤碳資源事業發展的要求。
2.引進和合理開發煤田地質檔案數字化信息系統，逐步建立方便實用、更新和升級的煤田地質調查基礎信息技術管理體系和機制，逐步建立煤碳資源動態監測體系，便于煤田地質調查評價信息的總結、分析、調查、促進煤田地質檔案工作的高效運行和科學監督。
3.合理完善煤田地質檔案調查辦公自動化為目標的檔案信息系統。
四、對現代化煤田地質檔案管理的幾點建議
1.完善地質檔案目錄搜索信息資料庫。積極推動地質檔案工作的合理開展。全面整頓和規范礦產資源勘查開發秩序。堅決落實《地質資料檔案著錄細則》，按照信息化地質資料目錄數據庫收錄要求，結合地質檔案信息技術手段，盡快對地質檔案進行資料收錄，開發信息化與數字化相結合的地質檔案目錄檢索體系，實現地質檔案的計算機遠程管理系統。實施地質檔案資料的合理應用。提高地質資料認知、資源勘查和地質勘探水平。提升地質檔案裝備水平。提高現有地質檔案利用的效率，增強礦產資源勘查、收錄技術和地質檔案信息資料的研究開發能力，充分發揮地質檔案資料在地質科技領域的作用。
2.構建基礎地質學信息資料數據庫，進行地質檔案雙重管理模式。
