時間：2023-05-30 14:44:46
序論：在您撰寫電子化檔案管理時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
1 檔案管理電子化的重要性
（一）有利于提高檔案管理工作效率
時代的發展，科技的進步，運用計算機進行檔案的電子化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、檢索速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，節省檔案管理人員時間，使檔案管理工作的效率得到全面的提升。
（二）能夠為管理決策提供可靠的信息
檔案是一種資源，地方的發展和單位所開展的業務都被檔案真實的記錄。制定決策時，除了要結合當前實際，還要借鑒和參考以前的決策，通過對之前決策的分析和對比，制定幾個可選方案，優中選優，從而選出最佳的可行性方案，同時也可以有效避免錯誤決策的重復出現。檔案管理信息化建設改變了以往翻查大量紙質檔案的局面，節省了檔案查找的時間，降低出錯率，使查找資料更加方便快捷，為管理決策提供可靠的信息。
（三）有利于為科研工作提供智能化服務
計算機技術和網絡技術的快速發展和廣泛應用，檔案電子化在快速分析方面的優勢尤為突出，此外，在進行綜合研究上，也表現出其獨特的優越性。雖然前期需要一定的投資和時間，但可以為今后的工作帶來巨大的效益。網絡技術的應用使得遠程服務成為可能，使資源共享得以實現，信息二次編著的時間也大幅減少，信息服務變得更加智能化和人性化，服務質量和服務效率也明顯提高。
2 檔案管理電子化的特點及優點
檔案記錄了單位日常工作的方方面面，在單位業務發展上有著不容忽視的作用。檔案管理不再是以前單純的紙質媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應用，在收集、檢索和應用等檔案功能發揮作用的時候，檔案管理的現代化也就體現出了對比傳統檔案管理方式的優勢。
檔案管理的電子化，即計算機和多媒體化。電子檔案對比傳統檔案的優勢體現在很多方面：一是在收集檔案方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設備中，這比傳統的檔案管理方式在時間和空間上有明顯的優勢；二是在選擇檔案方面。電子化的檔案比傳統檔案更加方便和快捷，可以隨時從電子設備上抽調出來，便于查詢利用。三是在處理檔案方面。如檔案需要進行綜合處理或者修改數據，電子檔案隨時隨地都可以進行，遇到特殊或緊急情況，傳統檔案不能滿足迅速發展的社會需要。
但電子檔案的保管具有難度較大、范圍廣泛、要求嚴格以及成本高昂等特點。首先，要確保電子檔案安全。安全是電子檔案保管的首要任務。其次，要做好全程控制。電子檔案的保管是全面、系統的保管，是一種對過程的管理。再次，要做好前端控制。在文件生產之前就采取控制措施，能有效的預防影響電子文件安全的因素，確保其真實、完整、可讀。
3 檔案管理電子化的現狀及主要問題
（一）對檔案管理電子化的重視程度不足
首先是規范化問題。目前，電子化檔案管理的方式還不夠規范，沒有統一的管理制度作為制約，這就導致有的檔案管理者在處理電子檔案時存在隨意性，造成檔案的錯誤、遺失和泄露。其次是缺乏資金支持。檔案管理電子化需要一定的資金及時間投入，一些單位沒有與時俱進的思想理念，不能夠將設備配備齊全，或者設備達不到應有的標準。另外，計算機的軟件沒有定期更新，導致一些檔案數據出現錯誤，也會給檔案管理帶來不必要的麻煩，影響檔案管理電子化的發展。
（二）缺乏專業的電子化檔案管理人才
檔案電子化管理是結合當前現代化的計算機技術及網絡技術為一體的管理，電子文件的登記、立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的，這就要求檔案管理者不僅要具備檔案管理方面的豐富經驗及相關素質，還要具備一定的電子技術能力以及管理能力。檔案管理者要熟悉電子檔案的全程規范管理，還要掌握計算機系統和網絡安全防護知識。然而目前，具備全面能力及素質的檔案管理人員還相對缺乏。
4 提高電子化檔案管理水平的途徑
（一）轉變思想觀念，樹立電子化管理意識
新的檔案載體呈現出的特點，要求檔案管理者轉變傳統管理理念，在實體檔案管理方法的基礎上加以創新。首先，制定電子檔案收集、整理、保管、利用等相關制度，對電子檔案的管理加以約束。其次，加強檔案管理電子化的宣傳力度，提高檔案管理者對電子檔案的重視程度，使檔案管理者習慣使用電子設備處理龐大的檔案數據。提高檔案管理者電子檔案保管意識，改變傳統的檔案保管理念，做好備份、維護數據庫等工作，時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，使檔案管理人員能夠跟進檔案管理電子化的進程。
（二）強化電子化硬件建設，確保電子化管理的實現
實現檔案管理的電子化，不僅僅需要依靠人們觀念的革新和檔案從業人員掌握應有的現代化管理理念與技術，也需要確保檔案管理電子化中所需要的設備和工具。隨著計算機技術和網絡的發展，極大的提高了工作效能，實現了檔案資料管理的無紙化和科學化辦公，為檔案管理的信息化建設提供了技術保障。為了強化和加快檔案管理的電子化發展，需要單位管理者高度重視檔案工作，加強對檔案管理工作各個方面的投入，改善現有的檔案存儲環境和處理數據的局限性，購置一些有助于檔案信息化建設的硬件，并及時更換老舊的電子存儲設備，應用最新的軟件，保證電子設備的運行能夠配合日常檔案管理工作的需要，確保檔案信息數據應用及時和有效，真正的把檔案管理的電子化落到實處。
（三）培養檔案管理電子化的創新型人才
檔案管理電子化對檔案管理者提出了更高的要求，需要檔案管理者不僅要具備檔案管理的相關知識，還要熟練掌握各種檔案軟件的操作和應用，因此建立復合型的檔案管理隊伍，提高檔案管理人員的綜合素質，也是檔案管理電子化的重要環節。從管理單位角度，應有計劃地對檔案管理人員進行計算機、網絡、檔案軟件等方面信息化技能培訓，提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數據的能力。檔案管理人員應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平，以適應檔案事業的發展。
（四）增強電子檔案信息和數據的安全性
電子設備比起傳統的紙質檔案雖然方便快捷，但電子設備一旦出現故障，對檔案信息和數據具有毀滅性的損害。因此，安全對于檔案信息來說極為重要。首先，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識。增強檔案管理人員綜合分析處理數據、維護檔案信息的能力，以及遇到電子存儲設備故障應該如何應對等方面的知識。其次，是提高電子檔案存儲設備的時效性，及時更新維護，注意檔案存儲設備的安全性，處理檔案的電腦不得連網，不得隨意插入U盤等，避免病毒的侵害。
5結語
綜上，在當今網絡技術和社會經濟不斷發展的時代，檔案管理以社會信息化為基礎，應用先進的現代信息技術，使檔案管理工作與時俱進、開拓創新，實現真正意義上的檔案管理電子化，讓檔案管理工作為全社會提供更好的服務，也讓檔案管理工作順利健康的持續發展。
［關鍵詞］ 檔案管理； 電子化； 信息技術； 思考
［中圖分類號］ G271 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）15- 0099- 02
加快檔案信息電子化建設，實現檔案工作各個環節的自動化，是實現檔案工作現代化，提高檔案信息管理系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。檔案信息電子化是一項需要運用多種學科知識、多專業配合、多部門協作的復雜系統工程。2005年金溝河流域管理處檔案室初步建成了文書檔案處理信息系統，2009年完善了全處范圍的局域網建設，使檔案管理不斷向信息電子化管理的目標推進。
1 檔案信息電子化的作用
在辦公自動化系統中，電子文件從起草、定稿到印發都在計算機上進行，它便于修改、復制的特性，使得在紙質檔案中最能體現檔案原始性的形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理中的最后一個文本，沒有草稿與正稿的區別，文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。在信息電子化條件下，傳統的檔案工作開始引進現代化技術，使得檔案工作中的技術含量明顯增加，對檔案管理工作造成非常大的影響。檔案信息電子化的作用主要有以下幾個方面：
（1） 檔案信息電子化，可充分利用現代化辦公設備技術，減少對紙張等自然資源的耗費，提高工作效率。
（2） 檔案信息電子化，可改變信息再次利用受人員經費限制的影響，依靠個人即可較容易地根據需要進行再開發，避免了因外在因素的限制，使檔案工作者的勞動成果利用較難的現象。
（3） 檔案信息電子化，可利用計算機網絡，使電子檔案方便地傳輸共享，單位領導及相關人員可方便快捷地得到所需的文件資料，有效地提高了服務質量。
2 實現檔案管理電子化應注意的問題
本文結合金溝河流域管理處在檔案管理電子化中遇到的問題，談一些粗淺的看法。
2．1 實現檔案管理電子化，首先應做到檔案標準化、規范化
在推進檔案管理電子化的過程中，主要問題不是硬件設備的不完善，而是軟件的功能與單位的實際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標準化、規范化滯后和應用軟件太多太亂等問題，對整體應用水平的提高帶來了較大的不利影響。要推進檔案電子化建設，必須考慮檔案工作的各個方面和細節，做到檔案標準化、規范化，才能發揮系統的作用。
2．2 電子化系統的開發應注重系統整體水平的提高
檔案信息電子化系統的開發應注重整個系統功能的完善，組成系統的各個子功能模塊都應周密考慮，特別應重視網絡功能的利用，這樣才能充分提高系統的綜合能力。部分功能模塊或一個重要模塊的不完善，都可能造成系統應用水平的低下。系統開發完成后，應進行充分的測試，針對單位的實際應用，逐一檢測每個功能模塊，通過不斷細致的修改完善，使系統的整體管理水平有較大的提高。
2．3 重視檔案信息數據庫的建設
檔案電子化管理的核心和基礎是檔案信息數據庫，檔案信息數據庫是指在計算機上存儲的相互關聯的，具有一定組織結構的檔案信息數據的集合。數據庫建設中一定要統一認識，軟件開發人員同檔案業務人員應充分溝通，協同配合，明確檔案數據的收集來源，針對不同的來源和類型，做好信息數字化的處理、歸檔，方便后期信息數據的錄入。同時，要面向應用，充分考慮計算機軟硬件平臺的飛速發展變化，不斷完善數據庫的內容結構。
2．4 應制訂切實有效的技術方案
在實現檔案管理電子化的過程中，應根據本單位的情況，實事求是地分析現狀，充分考慮本單位的發展需求及先進技術的未來發展，制訂出切實可行的方案，追求經濟與效益的最優比，避免追求大而全，高標準高檔次，造成系統設備購置后不能充分利用，投資浪費現象的發生。
要充分做好歸檔電子文件的技術處理工作，保護電子文檔的安全。通過采取技術手段，將已歸檔的電子文件進行安全處理，保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性。
要解決好電子文件的保存問題。要根據不同存儲介質的特性，注重外界光、水分、灰塵、磁場等對電子文件的影響，加強防護，同時做好定期檢查和備份，以保證電子文件中原始信息的長期保存。
2．5 根據單位實際加強管理
檔案信息電子化的管理，最終目的是要做到集中管理和方便應用相結合。由于歷史的原因，在不少的單位都不同程度地存在集中統一管理不力和使用不方便的問題。通過電子化的推進，使用不方便的問題可逐步解決。但是，集中統一管理問題，因許多檔案信息歸類到單位內不同的部門，由各自管理，未歸入檔案部門進行管理，使檔案信息電子化系統信息不全，形成信息分割，一方面造成資源浪費，另一方面也影響了信息的使用。
2．6 重視人才管理
檔案信息電子化的最終落實，要通過檔案管理人員的應用來實現，其素質水平的高低直接影響電子化水平的應用效果。對于單位來說，應加強組織領導，有針對性地進行業務培訓，使檔案管理人員其基本掌握信息技術的新知識，熟練系統的操作；檔案管理人員要加強自身的學習，不斷補充新知識，努力鉆研業務，以適應信息時代檔案事業的發展要求。
總之，檔案信息電子化管理的最終目的在于開發應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。實現檔案管理的電子化，要充分考慮單位的實際情況，統籌兼顧，循序漸進，利用先進技術，逐步完善系統的各項功能；同時，在建設過程中，要充分調動各方面的積極性，通過深入分析與電子化相關的諸多方面的情況及發展趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑，以達到提高檔案管理水平的目的。
主要參考文獻
1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
2在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
3標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化的發展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。
三、檔案信息電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：
1可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。
2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
3檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
關鍵詞：檔案管理；信息化
在互聯網時代的大背景下，將一個單位的檔案管理工作從原有的模式中解放出來，對于提高一個單位檔案管理能力具有強烈的現實意義。然而在檔案管理電子化的過程中，由于缺乏相關經驗，也暴露出許多問題。本文將分析當納管理現代化與電子化的優勢與特點，并結合實際，提出改進方案，促進一個單位檔案管理工作的高效性與合理性。
1 現代化和電子化檔案管理的特點及優點
1.1 高效性
相比傳統的檔案管理模式，電子化檔案管理運用先進的信息技術，將檔案管理工作提升到新的層次。如今檔案管理工作更依賴計算機等高端媒體技術。一方面，計算機依靠其強大的儲存功能與信息處理能力，將一個單位檔案管理工作的效率大大提高了。另一方面，電子化檔案管理擁有無可比擬的數據加工能力，有效規避了各種失誤，尤其在處理在處理特殊緊急情況時，電子化檔案管理表現出方便快捷的特征，提升了一個單位檔案工作的精確化管理能力。[1]
1.2 綜合性
現代化及電子化檔案管理工作并非摒棄傳統的檔案管理方式，而是將舊的檔案管理模式融合到電子化檔案管理模式之中。例如，如今檔案管理工作不僅依靠紙質媒體，還運用多媒體技術，從而強化了一個單位的綜合管理能力，在檔案收集、檢索、應用方面，都有很大的提升。同時，相比傳統的檔案管理模式，現代化及電子化檔案管理模式優勢還表現在處理檔案的效率與能力上，都遠遠的由于傳統檔案管理模式，從而表現出巨大的應用潛力，將檔案功能在一個單位中發揮到極致。
1.3 便攜性
依靠紙質媒體的傳統檔案管理模式，已經無法適應當今社會的發展。依靠計算機多媒體技術的現代化及電子化檔案管理模式，能夠克服傳統檔案管理模式不適宜攜帶的缺點。[2]同時，傳統檔案管理模式在檔案文件轉移中，容易出現丟失與損壞的情況，因此使一個單位的工作處理速度大打折扣。而電子檔案擁有便于攜帶的優點，能夠通過網絡平臺迅速的處理數據。此外，電子化檔案管理的優勢還表現在強大的儲存于檢索功能上，依靠計算機的檔案管理工作，免去了對物理空間的需要，只需要儲存在便于攜帶的電子設備中，就能隨時的進行查詢與檢索。
2 檔案管理中存在的問題
2.1 對檔案管理工作不夠重視
受傳統的觀念影響，檔案管理工作一直未受到足夠的重視。一方面，是因為領導層未能全面的認識檔案管理工作，將其當成一個儲存性質的工作，沒有能夠認識到檔案管理工作與一個單位運轉之間的關系，因此在檔案管理工作的投入上較少，無法達到檔案管理工作的要求，造成一個單位檔案管理工作普遍滯后的情況。另一方面，檔案管理工作還受一個單位的工作模式的影響，而在一個單位的編制體系中，檔案管理工作也一直處于較為基層的位置，這嚴重影響檔案管理工作的人才交替，導致一個單位中檔案管理工作流于表面。
2.2 管理模式不規范
科技的發展也帶動了其他領域工作的革新，但技術的革新在一個單位的檔案管理中卻暴露出一些問題，管理模式無法適應新型技術，成為一個單位檔案管理中的主要問題。相關工作人員沒能將多媒體技術完全的納入自身的工作之中，在許多工作環節，依舊使用著落后于新興技術的手段，早成人工與多媒體技術的工作內容重疊，管理模式很大程度上限制了一個單位檔案管理的工作效率，從而造成資源的浪費。[3]
2.3 檔案管理制度不健全
檔案管理制度不健全，表現在一個單位檔案管理制度無法全面的涵蓋檔案管理的日常工作，在全面性上有所不足。這主要是由于制定檔案管理制度，在工作的過程中，沒有全面的考察檔案管理工作的流程，因此導致檔案管理制度的制定工作脫離實際，缺乏對相關工作人員的約束能力。除此之外，檔案管理制度缺乏對某些特殊情況的處理方法，導致檔案管理制度無法行使其職能，也給相關工作人員的管理造成一定的影響。
3 提高檔案管理水平的有效措施
3.1 檔案保存查詢實現電子化
檔案保存查詢功能電子化是提高檔案管理水平的有效措施。首先，要將檔案的內容進行整理錄入，將傳統檔案的紙質文檔轉化為電子文檔。相比紙質文檔，電子文檔的特點是更易保存、方便查詢。因此實現檔案保存查詢功能的電子化，還需要相關工作人員大量的錄入工作，能夠將檔案進行及時、有序的分門別類，從而有利于一個單位開展工作的需要。[4]
3.2 建立完善的檔案管理制度
完善檔案管理制度，是提升一個單位檔案規范化管理能力的重要途徑，也是一個單位開展檔案管理工作的基礎。因此要求相關工作人員能夠從實際出發，實事求是的進行檔案管理制度建設。需要從新形勢、新要求出發，針對當前的工作要求，與時俱進，從而推動一個單位檔案管理工作電子化。首先應當做的，是擴充檔案管理制度的內容，在一個單位工作的過程中，更新檔案管理工作的內容，從而增加檔案管理制度的全面性，在合理化的基礎上不斷增加新的制度。除此之外，還需要配合一個單位的總體目標，有側重的完善檔案管理制度，對現有的檔案管理制度進行清理，剔除過時的部分，保證檔案管理制度能夠與時俱進。同時，還能保證一個單位的內部工作人員的積極性，按照檔案管理制度，落實現代化檔案管理的工作。
3.3 加強檔案電子化管理的重視程度
加強一個單位電子化管理的重視程度，首先要從領導層的認識出發。加強部門領導對一個單位檔案管理的重視程度，一方面，能夠提高一個單位檔案管理的力度，重新整合檔案管理部門在一個單位中的資源配比，從而提高檔案管理部門在一個單位中的重要程度，不僅局限于基層工作的位置。另一方面，領導層的重視，是對檔案管理工作的有力的保障，在領導層的支持下，相關工作人員要進一步的提升檔案電子化管理的工作水平，給一個單位的檔案管理工作提供資金及技術的支持。
3.4 形成檔案管理的網絡體系
在檔案管理的電子化的轉型過程中，需要建立與之對應的網絡體系，一方面，健全的平臺是一個單位檔案管理的基礎，從而使檔案信息更加權威、專業。另一方面，利用互聯網的開放性與平等性，能夠讓一個單位內的檔案管理工作人員更好的參與進現代化檔案管理工作中。加強檔案管理人員的能力建設，是強化檔案管理體系的重要途徑，通過有針對性的崗前培訓工作，能在一定程度上，增強檔案管理人員的專業素養，確保管理人員的素質符合一個單位運轉的需要。[5]
4 結語
一個單位檔案管理工作現代化及電子化是順應時代的發展，也一定程度上反映了一單位檔案管理工作的未來發展方向。因此要求相關工作人員在開展檔案管理的工作中，能夠將先進的信息技術融入到自身的工作中來，從而更好地適應社會的發展。
參考文獻
[1]崔儒佼.芻議事業單位檔案管理的現代化及電子化發展[J].黑龍江科技信息，2016，07：157.
[2]邊俊士，張偉.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析[J].中國當代醫藥，2012，02：165-166.
[3]孫紅雁，邱明東，王櫻樺.淺探信息化條件下會計檔案的電子化管理[J].商業會計，2012，19：124-126.
［關鍵詞］文書檔案 信息電子化應用 存在問題 應對方法
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面過程和成果。隨著改革形勢的發展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應用信息電子化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識。
一、應用信息電子化的文書檔案管理的優點
1.辦公效率大幅提高
計算機強大的信息處理能力也是正確運用信息電子化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。
3.電子文件保存的穩定性
與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
二、應用信息電子化的文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。
2.對檔案綜合管理人員要求高
對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點應對方法
文書檔案的信息電子化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。
1.信息化系統內、外網隔離
在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護信息化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進入信息化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質
一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。
四、結束語
文書檔案的信息電子化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。我們在充分享受網絡信息電子化方便、快捷的同時，更要時刻注意維護系統信息的安全。
參考文獻：
[1]徐莉：淺談文書檔案的計算機管理[J]．平頂山師專學報，2001，5
[2]裴承志 奧多：辦公自動化與文書檔案管理[J]．中國冶金教育，2002，2
電子檔案主要是利用計算機來對檔案信息進行記錄，并將其制作成為能夠供人們閱讀、傳輸和處理的電子文件。相較于紙質檔案來講，電子檔案在安全性方面還存在一定的不足之處。但由于電子檔案的便捷性和高效性，有利于為人們提供更優質的檔案服務，因此需要對檔案管理電子化給予充分的重視，并對檔案管理電子化實施過程中存在的問題進行有效解決和完善，從而使檔案工作能夠更好的服務于人們的工作和生活。
一、檔案管理電子化實施中存在的問題
（一）沒有統一的檔案管理系統。當前我國檔案還處于紙質檔案和電子檔案共存發展的局面下，在當前檔案網絡建設過程中，還沒有統一的檔案管理系統，不僅建設標準缺乏統一性，而且沒有數據交換的機讀目錄檔案系統，這就對檔案開發、服務和共享等工作的開展帶來較大的制約影響，無法真正意義上實現檔案資源的共享。
（二）不具備通用性。長期以來我國檔案一直采用紙質載體的管理模式，檔案管理電子化起步較晚，在建設過程中還存在許多問題，不具備通用性，各單位不僅使用的計算機型號和規格不統一，而且所選用的檔案管理軟件也存在較大的差異，這就導致各單位之間的資源在共享過程中面臨著較大的難題。另外，當前檔案管理系統軟件開發存在一定的滯后性，當前還沒有開發出來一個能夠共同完成文件檢索和管理所有文檔檔案信息的軟件，不利于檔案信息管理中快速編輯的實現，也給我國檔案管理電子化的發展帶來了較大的阻礙。
（三）檔案管理缺乏標準性和規范性。檔案管理電子化的實現，需要從強化檔案管理標準化和規范化的工作入手。但當前檔案管理中，長期以來對紙質檔案管理缺乏重視，這也使檔案管理整體質量不高，缺乏規范性，各類檔案著錄細則缺乏相容性，而且系統軟件移植性也較差，不同的檔案管理系統都是針對自身的需求來對檔案信息進行歸納管理，從而導致檔案管理缺乏標準性和規范性。
（四）檔案管理人員的素質有待提高。在檔案管理電子化實施過程中需要由具有較強綜合素質的檔案管理人才的支持。檔案管理人員不僅要具備專業的檔案管理知識，而且能夠對計算機進行操作，掌握各類先進的技術。但在當前許多檔案管理部門中，檔案管理人員整體技術水平較低，復合型人才缺乏，部分人員對接技術接受能力較差，因此即使配置了現代化的檔案管理設備，也無法有效的發揮出設備的重要作用，這對檔案管理電子化的實現帶來了較大的影響。
二、檔案管理電子化實現的路徑
（一）加強檔案管理的標準化、規范化。在推進檔案管理電子化的過程中，主要問題不是硬件設備的不完善，而是軟件的功能與單位的實際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標準化、規范化滯后和應用軟件太多太亂等問題，對整體應用水平的提高帶來了較大的不利影響。要推進檔案電子化建設，必須考慮檔案工作的各個方面和細節，做到檔案標準化、規范化，才能發揮系統的作用。
（二）建立電子檔案的資源共享平臺。建立統一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問題。例如，可以在單位內部的局域網服務器上建立一個專門的區域，為電子檔案的共享提供平臺，并按部門或者檔案的類型對其進行分類、整理，并按分類的結果編寫檔案目錄，把相關的檔案放在相應的目錄之下，并對不同等級設置不同的訪問權限，在為查詢者提供便利、提高工作效率的同時，還能夠確保資源的安全性、準確性及可靠性。
（三）重視檔案信息數據庫的建設。檔案管理電子化實施過程中，需要以檔案信息數據庫作為重要的核心和基礎。通過構建檔案信息數字庫，形成檔案信息數據集合，以此來推動檔案管理電子化的實現。在具體實施過程中，檔案管理軟件開發人員需要加強與檔案管理人員的溝通和聯系，對檔案數據收集來源進行我，并針對不同檔案信息的來源和類型來對檔案進行數字化處理和歸檔，為后續檔案的開發利用奠定良好的基礎。另外，在檔案信息數據庫建設過程中，還需要針對當前計算機軟件和硬件平臺的快速發展變化情況，做數據庫內容結構的完善工作。
（四）加強對電子檔案管理人員的培養。在檔案管理電子化建設過程中，對檔案管理人員提出了更高的要求。這就需要積極引進即懂計算機技術又懂檔案專業知識的復合型人才，同時加強對現有檔案管理人員的培訓，加大培訓的投入力度，努力提高檔案管理人員的計算機專業技能，增強自身的專業知識的積累，能夠熟練操作各種先進的檔案電子管理的設備，加快推進檔案管理電子化目標的實現。
（五）做好硬件設施的維護、更新工作。由于科技的不斷進步，計算機也在不斷地更新換代，因此，對于電子檔案管理工作所依賴的計算機技術和軟件技術也要緊隨時代的腳步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件設施的維護和更新工作是相當重要的。
[關鍵詞]招投標業務，電子化檔案，檔案管理
中圖分類號：F284 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）03-0332-01
一、招投標業務電子檔案管理當中存在的問題分析
傳統的招投標業務檔案管理以紙質為主，無論是保存還是借閱管理都存在著諸多不便，加之許多單位對檔案管理工作的重視程度都不夠，使相當數量的檔案管理環境完全達不到要求，導致檔案霉變、蟲蛀甚至是丟失。目前，招投標檔案管理主要存在以下幾個方面的問題。第一，管理水平相對而言不高，如多為手工整理，隨意堆放，導致借閱和查詢都非常有困難；檔案檔號的編排不規范；檔案管理的制度以及人員配備都不齊全。第二，檔案量大和管理的力度不匹配，招投標大量進行，尤其是招標機構內更是大量囤積資料，使得檔案管理成為嚴重的工作負擔，長達十幾年的保存期更是給相當數量的機構帶來極大的管理負擔。第三，完整性上達不到要求，歸檔的檔案本應完整記錄整個項目在招投標活動當中的記錄，但是實際當中是很難做到完整的，尤其是在傳統的模式下時，基本上是完全不可能將所有的文件都一并入庫的。
二、招投標業務電子檔案管理的必要性分析
傳統檔案工作當中以紙質文件為主要對象，在文件形成之后進行必要的立卷和歸檔，已經形成完整的工作流程、管理制度和工作方法，隨著現代科學技術以及電子信息技術的飛速發展，電子檔案管理成為檔案管理急需適應和應用的一種新模式。在電子檔案當中，除了傳統紙質文件的保存以外，還會有海量的電子文檔、照片以及視頻等，納入到檔案管理范圍之內，但是發展到目前為止，總體上仍然套用的傳統檔案管理模式。
電子檔案是由招投標業務階段所形成的全部電子文件所組成，記錄的是全部業務工作的歷史記錄，包括文字和聲像等，這樣一些材料是后續的監督檢查當中不可獲取的資料，通過對檔案資料的審查和了解，才能夠最大程度地還原當時招投標的真實過程。電子檔案依靠于計算機和網絡技術，有很多優勢，如能實現遠距離的傳輸和海量儲存、資源的高效共享、攜帶和查閱等，這些都是傳統檔案管理模式完全無法實現的。l展到目前為止，全國范圍內都在進行電子招投標的推廣和使用，電子化檔案管理的實現也將開始成為體現招投標電子化水平的重要標志。
三、招投標業務電子檔案的管理措施分析
1.規范保存年限
在招投標活動中，會涉及到較多方面的單位和人員，如招標單位、投標單位、招標單位、行業主管部門或者是政府服務部門以及監督機構等，招投標業務首先就是會形成較多的檔案類文件，其次就是針對于同一內容往往所形成的資料和需要存檔的文件也是不盡相同的，這就意味著，在實際管理工作當中是不可能將形成的所有文件全部都存檔起來的。加之資料保存期方面的規定，更使招標單位或者是交易服務單位等交易量大的單位不可能將全部資料都保存起來，針對于此，在進行檔案管理時要嚴格按照歸檔范圍和保存年限來進行控制與保存管理。
2.電子檔案的管理要點
電子化的管理方式對于檔案管理工作而言是非常有利的，一是儲存量大，二是查詢快速簡便，三是便于規范管理。但是在管理過程當中需要注意以下幾點。第一，考慮到電子招投標業務當中的流程都是在網上進行，包括業務審批和備案、網上投標報名和網絡投標、評委的抽取與開評中標等，在對電子檔案進行管理時，有必要選擇上述一些關鍵的節點來進行資料的整理與收集，同時保證資料文件的真實可靠性，這些都是非常重要的。第二，電子文件信息的儲存于保護。電子檔案的優勢較多，但也并不是完全沒有缺陷，首要的就是考慮到電子信息與載體可分離所導致的文件信息可能被盜竊、修改甚至是刪除和銷毀等。發展到目前為止，電子信息的保護措施已涉及到較多方面，如防火墻、數字印章、數據加密或者是存取權限的控制等，但是要保護電子信息不受損害仍然是一個任重道遠的過程。第三，要考慮到歸檔后電子檔案載體介質的壽命問題，需要對檔案保存期未滿而介質保存期將至的電子文件進行必要的復制和備份。
3.電子檔案的文件識別問題
科學技術和網絡技術的飛速發展使得無論是電腦軟件還是電腦硬件技術都不斷的提升和創新，而作為歷史見證的電子檔案很重要的一點就是要隨時能夠被調閱和識別，這一點對于招投標業務的電子檔案而言是非常關鍵的，也可以認為就是招投標電子檔案的特殊之處所在。電子檔案的文件識別問題主要體現在兩個方面，一方面是應用軟件更新，導致低版本的文件無法兼容和被識別，另一方面是硬件和新的計算機配置不兼容，無法讀取儲存高達十年以上的軟盤文件。
四、結語
電子化的招投標是必然的趨勢，電子化檔案管理也是電子化招投標不可或缺和忽視的組成部分，也就是檔案管理學領域內需要拓展研究的部分。針對于此，建立完善的電子檔案管理制度，對電子檔案完整性、安全性和可用性的保障都是非常有效的，對于電子招投標業務的發展水平同樣有著促進作用。
參考文獻
[1] 程亮宏，黃玉英.淺議建設工程招投標電子檔案的科學管理[J].寧夏黨校學報，2009（3）：125-126.
