時間：2023-05-29 16:10:58
序論：在您撰寫檔案管理的特點時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
【摘要】本文主要分析與探討檔案管理在公園管理中的特點與作用。
關鍵詞 公園管理；檔案管理；特點；作用
公園檔案的管理是有效經營公園業務的重要基礎與前提，但長期以來，公園檔案管理工作存在著基礎設施薄弱，管理者素質較低，管理技術滯后，以及檔案內容不全等方面的問題。
一、公園檔案管理工作的作用
作為國家檔案的組成部分，公園人事檔案翔實地反映了職工公園工作期間的實踐情況，能真實反映公園工作人員的工作經歷、技能、管理水平、待人接物、思想品德等方面的情況，對于公園挖掘信任、充分挖掘人力資源潛力具有重要意義，甚至能為公園人才發展計劃、學科建設規劃、專業發展方向的制定和確立提供參考意見。公園綠化檔案可作為日常工作的重要參考資料，為公園發展建設的周期性與連續性提供重要參數與憑證。而且公園綠化檔案的經濟效益也相當可觀。公園綠化部門對項目的新建、擴建或改建等，均需要公園綠化檔案。
二、公園檔案管理工作的特點
（一）檔案來源具有廣泛性。公園檔案不僅僅是來自公園本身，同時也來自相關方面的各類資料。來源廣泛性，增加了公園檔案收集與整理工作的難度，同時也是公園檔案管理重要性的充分反映。
（二）載體具有多樣性。公園檔案保存形式并不只是圖表、文字，同時還有錄音帶、照片及錄像帶等，由此才能達到聲形并茂、動靜結合的效果。
（三）保存具有針對性。公園檔案具有較高使用價值，該特點有檔案內容來決定，很多檔案內容一旦損失就不可能彌補，比方說，有些錄音、照片、錄像損失就不能再復制。
三、公園檔案管理中存在的問題
（一）基礎設施薄弱。公園檔案填寫與存檔主要以手工為主，而且建設公園檔案信息化的速度非常緩慢，公園內部檔案保存主要為紙質形式，缺乏計算機等先進設備保存與管理公園檔案，使得很多檔案在被多次利用后，出現嚴重損害，直接影響到公園檔案管理。
（二）管理隊伍專業素養不高。很多公園檔案員并沒有受過專業的訓練和培訓，甚至部分身兼多職還做其他的工作，這樣就使得他們的專業技能和職業操守參差不齊，不能達到預期的標準。
所以加強公園檔案管理隊伍的建設顯得尤為必要和迫切。
（三）管理技術滯后。大部分的公園檔案管理機構仍在進行著最原始的操作，紙和筆是他們最“先進”的工具，而這樣的工具對相關資料的記錄是簡單的不完善的，并且嚴重缺乏技術革新意識，管理技術具有單一性滯后性。所以要在公園中增加現代化信息技術操作手段。
（四）服務意識薄弱。隨著社會發展的需要，檔案開放程度有了明顯的提升，各級檔案部門通過積極向社會開放檔案信息資源促進了人才市場的發展，產生了良好的社會效益。服務性工作是對檔案管理工作的定位，檔案管理人員的服務意識是做好檔案管理工作的基礎。龐大復雜、知識密集是檔案管理事務的特點，大量的登記、分類、編纂、保管工作需要檔案管理人員有條不紊地進行，還要考慮到這些資料的查閱利用。
四、加強公園檔案管理的建議
（一）提高公園檔案管理的標準化。公園檔案管理中的標準化管理，主要指得是計算機硬件和軟件系統的標準、網絡通訊和數據庫方面的標準，有效實現信息間的共享。減少在公園檔案管理中物力和人力等不必要的投入。提升檔案管理科學化水平，需要為檔案管理建立管理制度，為檔案管理提供保障。檔案管理的重要任務之一，就是將檔案管理制度和相關的機制完善，充分認識到檔案管理的重要性。
（二）加強公園檔案安全保障體系建設。由于電子公園檔案和紙質公園檔案相比有很大的脆弱性，根據電子公園檔案管理特點有針對性地實施防護，按照“分層實施，均勻防護”原則針對公園檔案的安全性建立安全防護體系。安全防護體系的建立一方面可以通過對計算機安裝最新防火墻和殺毒軟件來達到安全防護的目的；另一方面是對電子公園檔案系統進行防護，安裝加固軟件，預防受到外界的安全威脅。
（三）提高公園檔案管理者綜合素質。首先，要在人員進入崗位之前進行嚴格的審查，對于一些素質低下，專業知識不精和有關方面知識不精的人員謝絕錄用，錄用高素質和高技能人才，只有這樣，公園檔案管理工作才能更快地發展。其次，注重對在職人員業務的培訓和繼續教育，特別是對多年從事檔案工作的老同志，鼓勵其學習新知識，提高專業技能，在職稱評定時重視從事基層檔案的老同志，給予一定的傾向政策，盡量減少基層檔案人員不安心工作和人員的嚴重外流現象。
【關鍵詞】大專院校；檔案管理；特點；問題；對策
引 言
大專院校的不斷深入發展從根本上推動了中國的教育層次由傳統“精英型”教育階段邁向“大眾型”教育階段，一定程度上推動了中國整體教育水平的提高[1]。大專院校作為我國高等教育的重要組成部分，對有效推動中國教育模式變革以及現代化教育的深入持續發展有重要的作用。而大專院校檔案管理工作作為涵蓋高校教學、科研及管理等基本內容的工作，其管理質量的好壞以及其本身所具備的特色在很大程度上會影響到整個高校各項工作的順利開展。本文就大專院校檔案管理工作的特點提出了幾點問題，通過對問題的分析以發現有效解決措施，從根本上推動大專院校檔案管理工作的發展。
1、大專院校檔案管理特點研究
大專院校檔案管理工作作為學校管理工作的重要組成部分，反映了學校的整個發展歷程以及教學、科研及管理歷程。近些年以來，隨著中國高等教育的持續發展，大專院校教育也呈現出多元化的發展趨勢，這些多元化的發展趨勢決定了其教育教學模式與管理的多樣性特點，同樣檔案管理作為高校管理工作的組成部分，也形成了其特有的發展模式與發展思路。
第一，多樣性特點。受大專院校生源范圍及教學、辦學模式多樣化的影響，很多大專院校檔案材料呈現出復雜化和多樣化的發展趨勢。同時受高校檔案資料的特殊性因素影響，比如檔案內容更多的記錄了學生的成績材料、獲獎材料、處分材料、入團入黨材料等，還包括教師及相關管理人員的學歷狀況、資歷狀況及社會經歷等內容，因此檔案管理工作呈現出一定的多樣性與復雜性特點。
第二，真實性特點。大專院校檔案材料是對學生、教職工及相關管理人員的學習、工作、實踐等內容的最原始記錄，能夠反映出其在過去某一段時期及過去所有時間段內的學習狀況、工作狀況、思想品德狀況、身體狀況、政治面貌等[2]。這些材料均需要經過學校相關部門的審查，以保證材料內容的真實性與各種手續的完備性，需要符合規定的材料撰寫的基本要求，因此檔案材料區別于個人私自撰寫的材料，也不同于手續不全或者無頭有尾等類似的材料。在材料管理過程中，如出現來源不明確或者內容不符合事實的材料，管理人員會在第一時間內將其剔除。因此可以說明大專院校檔案管理能夠真實的反映個體的狀況，具備一定的真實性特點。
第三，實用性特點。大專院校檔案管理工作是個體總體狀況的最真實記錄，相關用人單位可以根據檔案材料有效了解個體的思想政治狀況、學習狀況、家庭狀況、在校表現及整體素質，因此具備一定的實用性特點。
第四，動態性特點。這種動態性包括學生機教師的學習工作地點、學籍及工作調動等方面的變化對檔案管理工作帶來的影響。學生及教師檔案是學生及教師表現與精力的重要證明，是其他相關管理的重要基礎，因此具備有效的保存價值與參考價值，是評定個體全面發展狀況的最原始記錄與憑證，對于學生及教職工深造等具有重要的作用。另外，隨著高等院校擴招趨勢的發展以及學每年的畢業與擇業，使得檔案出現不斷流動的狀況，這種邊產生邊流動的狀況使得學校檔案管理出現一定的動態性特點，比如周期相對較短、穩定性相對較差等。
2、大專院校檔案管理特點中存在的問題分析
第一，受大專院校學生檔案管理工作多樣性與動態性等特點的影響，很多大專院校檔案管理工作中存在檔案意識薄弱的狀況，導致檔案管理工作的邊緣化。隨著大專院校的不斷發展與完善，檔案工作的基本范圍也由傳統的日常收集發展到保管、知識管理等層面。長期以來部分大專院校對檔案管理工作缺乏一定的重視，加之檔案管理工作相對復雜、多樣，且具備較短的周期性與動態性發展的特點，使得檔案管理機構難以形成系統化的管理模式，群體檔案管理意識相對薄弱，檔案管理工作逐漸走向邊緣化。
第二，檔案管理機制不健全。受檔案管理真實性的要求及動態性的發展特點的影響，很多大專院校在檔案管理工作中出現應付了事的狀況，尤其是針對學生的檔案管理，包括檔案材料與信息的移交、查閱、歸檔等環節出現不科學、管理機制不健全的狀況，沒有形成統一的管理標準，很大程度上影響了檔案管理工作的深入開展。另外，很多大專院校并沒有將學生的檔案管理工作深入納入到學校的相關管理日程上，因此缺乏有效的監督檢查環節與指導考核環節，管理機制不系統。
第三，管理人員的整體素質有待進一步提高。檔案管理具有真實性和實用性等特點，關系到學生日后工作與深入發展等問題，而現階段很多大專院校學生檔案管理工作主要靠一些兼職人員組成，其檔案管理的業務能力、理論框架等相對薄弱，同時高校也很少組織相應的培訓，導致檔案管理工作存在很多問題。同時受到人員編制及人員基本業務素質等的影響，很多檔案管理工作均以手工操作，在帶來一定質量問題的同時，還影響了工作效率。很多檔案管理人員在強大的勞動強度壓力下，無法有效提升自己的業務素質與能力，因此一定程度上限制了檔案管理工作的深入開展及其水平的有效提高[3]。
3、如何有效推動大專院校檔案管理工作的開展
第一，不斷加強對檔案管理知識的宣傳力度，強化檔案管理意識。從學生自身的利益及未來發展需求出發，重視檔案管理工作，采取多種形式宣傳檔案管理知識，提高檔案管理工作人員的基本業務素質，提高學生的檔案管理意識，推動檔案管理工作良好的內外部環境的形成。
第二，建立有效的檔案管理機制。根據學校實際發展狀況與發展階段，出臺相應的規范性檔案管理文件，使學生的檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的進一步發展。
第三，不斷提高管理人員基本素質。加強對檔案管理人員基本業務能力、知識結構、管理能力等方面的培訓，提高對檔案管理人員的培訓機會，系統的對檔案管理人員進行基礎理論知識與專業知識的培訓與指導，提高其管理水平與知識運用能力，充分掌握檔案工作的基本思維方式，不斷增強自身素質，保證檔案管理工作的有效開展。
4、結論
綜上所述，有效做好大專院校檔案管理工作，一方面能夠推動高校自身的持續性建設與發展，同時還能有效保證大學生實現有效擇業。大專院校檔案管理工作是一項相對復雜多樣的工作，但其價值卻不可替代。隨著國家教育尤其是高等教育的不斷發展以及對畢業生就業擇業的相關政策的調整，很多大專院校的檔案管理工作均缺乏一定的規章制度保證。因此需要不斷提高關于檔案管理工作重要性的認識，以學生的基本需求為主，突出人本主義的管理理念，充分調動管理人員的主觀能力型，推動檔案管理工作的深入與可持續發展。
【參考文獻】
[1]梁曉慶.高校成人教育學生檔案管理的問題及思考[J].繼續教育研究，2012（4）：44-45.
【關鍵詞】數字化；檔案；管理
數字化檔案管理不僅通過采用先進的數字化儲存技術對檔案進行了有效保管，而且通過檔案館與館之間的互借以及網絡相互聯通的方式構建了一個高速、及時，準確系統的數字化檔案管理系統。并提高了檔案信息資源管理的有效性和共享性。
一、數字化檔案管理的內涵
信息資源的有效利用和共享是信息化建設的關鍵，檔案資源因其標準化規范化的操作越來越受到人們的青睞。數字化檔案管理系統基于大規模的數據庫系統以及計算機技術，實現了對以下幾種檔案的數字化管理。如：科技、實物、文書、聲像、照片、財務和人事檔案等。數字化檔案管理對價值較高的檔案數據資料等多媒體信息進行電子存取。數字化檔案管理系統可看成是存儲數字信息的倉庫。是計算機有序組織的、可處理的信息集合，它使用數字技術對檔案進行信息資源的管理與組織，并能夠存儲大量信息，使用者可以借助于網絡資源來方便高效地檢索查詢和獲取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和時間限制的對檔案管理進行儲存和訪問。檔案作為一種重要的信息資源，在科技高速發展的今天將迎接信息技術時代的重大挑戰。為適應社會信息化發展的步伐，充分利用高科技技術對檔案信息進行管理，將信息數字化功能最大限度的發揮出來。檔案管理數字化是檔案管理發展的必然走向。
二、數字化檔案管理的特點
（1）經濟效益高。社會和經濟的快速發展使龐大的信息量和落后的辦公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企業成本大量增加。即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數字化檔案管理是機讀檔案，不再是傳統紙質為載體的檔案信息。這樣不僅節省了占地面積，節省了保管費用。而且方便查閱，因此也避免了重復印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。（2）辦公效率高。數字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進廠，退休，流動性等，要想準確了解統計這些情況，傳統的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進行查詢。數字文件通過網絡計算機管理，能夠準確地反映當前情況。數據查詢通過數字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數字文件實際上已經成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉變。（3）檔案利用率高。由于傳統的檔案大都以紙質為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網絡的實現大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。
三、提高檔案數字化管理的建議
（1）提高檔案信息管理的創新服務意識。單位領導的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應該進一步落實加強。單位在人力、物力、財力上給予檔案數字化管理工作強有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數字化管理工作。在網絡信息社會條件下，檔案管理者應該充分認識到檔案數字化管理工作所面臨的嚴峻挑戰和新形勢，檔案管理工作者應該要加強自身的職業素養，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創新意識及服務意識。（2）加強檔案管理人員數字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應該提高職業技能，進一步加強對數字化檔案信息系統的操作的技巧，應當鼓勵檔案管理者積極參加以計算機信息網絡數字化技術為核心的技能學習和培訓，并給予必要的支持。檔案管理者還應熟練掌握檔案專業知識。與此同時，單位還要積極向社會各界引進網絡信息數字技術精通的專業人才，并對在職員工定期培訓，使之成為檔案數字化管理的堅強后盾?；诖?，不僅可以提高檔案管理團隊的網絡信息技術現代化技能，而且為檔案管理數字化的實施創造了良好的條件。（3）推進檔案管理工作的標準化體系建設。檔案管理數字化的真正實現要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個檔案館所能獨立完成的，檔案信息數字化管理的真正實現，不僅要確保信息資源的共享，而且各級檔案管理主管部門要及時制定和更新檔案管理的標準規范，積極促進檔案數字化管理工作的有效實施，進一步加強檔案工作標準化體系的建立，實現檔案管理與時代和信息科技的同步發展。
檔案數字化管理與傳統以紙質為載體的檔案相比，其最大特點就是能夠通過網絡迅速查詢，其流動性也更快。檔案數字化管理的實現有利于檔案管理信息資源的開發。隨著數字化檔案管理的不斷深入研究、創新發展，數字化檔案管理將徹底代替傳統的檔案給管理方式。
參考文獻
[1]姜亮，張宇陽.淺談數字化檔案管理[J].云南檔案.2008（1）
[2]朱寶鈞.淺議高校數字化檔案管理[J].開封教育學院學報.2003（6）
一、高校檔案管理的特點
1、高校檔案管理的社會性。高校是出人才、出科研成果的地方，歷史使命決定了高校與社會的廣泛聯系。高校所招收的學生來自于社會，又在畢業后走向社會。近百年或十幾年的教學過程中，學校積累了造就培養人才全過程的檔案材料，反映了學生的學業、學歷、文體生活以及思想修養、政治素質等方面情況。高校的科研課題、技術產品設計對象都是選自社會，產生的成果服務于社會。高校保存了國家和相關單位科研項目試驗、試制全過程的檔案材料，還包括已經應用于社會的科研成果鑒定、技術專利、技術轉讓，以及新產品招投標等若干方面的檔案材料。由此而決定了高校與社會客觀廣泛的聯系，所以社會利用高校檔案是必然結果和大勢所趨。
2、高校檔案管理的綜合性。高校在培養人才過程中，有開展教學活動的第一課堂，還有實習工廠、研究院所的試驗室，此外，學生還要有針對性地參加社會實踐活動。高校檔案除了具有反映學校管理的文書檔案之外，還包括教學活動中形成的教育專業檔案、教職工管理的人事檔案、財務活動中形成的會計檔案和科研活動中形成的科技檔案，以及產業檔案、房地產檔案等等。而記述上述各種校務活動的檔案材料，構成了高校檔案的綜合性。
3、高校檔案管理的系統性。高校檔案材料形成部門龐雜，形成的檔案載體種類多、數量大，成為一個獨特的檔案管理系統。該系統包括紙質載體檔案、實物檔案，還包括電子檔案、聲像檔案；除了傳統管理方式之外，還包括虛擬形態的網絡檔案管理系統。多元檔案管理及其形成的一系列文件整理、借閱利用、復制傳真等管理活動，構成了復雜的高校檔案管理的系統性。
4、高校檔案管理的通用性。院校檔案管理活動的基本規律決定了各個院校各專業在教育體制、理念，教育方式、方法，教學內容和標準，以及教學周期、管理制度等若干方面的共性。因此，記錄和反映這些教學活動的高校檔案和高校檔案管理，也必然存在著共同的特點。某一院校的某一專業的教學大綱、教學計劃和教材，不但在同一院校的同一專業的幾屆同年級的教學活動中可以連續使用多年，而且還可以在不同院校相同專業的同年級教學中相互借鑒，或直接加以利用。隨著我國高教事業不斷發展進步，教學改革不斷深化，教學與世界接軌的步伐不斷加快，那么，某些教學理念，管理體制等宏觀管理活動，不僅在某一個國家之內，甚至在全世界范圍之內，也可以相互借鑒，相互使用。所以，高校檔案管理的通用性，就是高校檔案管理活動的一大典型特征。
5、高校檔案管理步入市場而產生的競爭性。市場經濟體制的完善，從客觀上決定了高校各項管理活動必須與市場接軌，必須逐步適應市場競爭格局這一局面。檔案管理屬于高校管理活動的一部分，在高校以市場需求為導向而培養各類人才，高校教育與社會人才市場良性互動的發展過程中，學生檔案信息資源必然為社會所需，必須與人才信息數據庫相銜接。在學?？蒲谢顒泳o密圍繞國家科研項目與應用技術試產開發過程中，在高校與企業“產學研”強強聯手運作中，高?？蒲挟a品、技術發明專利又將成為科技市場的“熱手貨”。高?？蒲袡n案信息將按照市場準入法則，逐步步入市場競爭領域。這是高校檔案管理工作發展的大勢所趨。
我們探討高校檔案管理特點，就是為了發現和掌握高校檔案管理工作的發展規律，更好多更快地發揮高校檔案的社會作用，更好地為本校及全社會服務。
二、高校檔案管理產生的作用
1、在教育評估方面的作用。開展高等教育評估是提高高校教育質量的一項重要舉措。然而，評估教育質量與檔案利用密不可分。豐富系統的檔案材料，全面準確的檔案信息，是高校開展教育評估工作的基礎和依據。無論評估工作日程安排、評估內容、操作程序、指標確定，最終都憑借大量的檔案材料，才能對一個高校作出全面、公正、準確地評估。
2、在教學改革中的作用。高等教育體制改革、教學改革、高校教職工隊伍管理改革是普遍的、越來越深化的、涉及我國長遠發展的重大活動。不管改革從哪一方面下手，進行到何種程度，取得何種成果，都與高校檔案和高校檔案管理水平密切相關。比如，全國教育資源的整合配備，高等教育發展規劃的制訂，某些高校撤并、重新組合，乃至某一高校的專業增加或更新；課程設置、教學計劃安排、師資隊伍建設、教學管理等方面改革，都是形成檔案與利用檔案之過程。而上述改革都需要在依靠檔案信息和檔案數據，在總結經驗基礎上的方案論證、修改，以確保改革穩步推進和最終成功。
3、在科學研究工作中的作用。高校為培養出社會急需、專業對口、就業率高的人才，離不開科研工作。一所高校能否具備高精尖科學研究水平，也是衡量該校教育水平、教育質量的重要標準。高?？茖W研究工作首先得力于本?？萍紮n案的利用?？茖W技術是第一生產力?？萍紮n案是具有潛在利用價值的生產力要素。充分發掘利用高?？萍紮n案資源，將高?？萍紮n案中的先進科技成果，直接為發展高?？茖W研究工作，為積累高?？萍紝嵙?，為國家科技發展、經濟建設和社會進步服好務，與企業合作，走出一條產學研良性互動的廣闊大道，都依賴于高?？萍紮n案價值的全面、系統與深入發揮。
一是領導決策的參謀。學校領導要做出科學的決策，就要進行研究，就要以檔案作為重要依據。二是處理各種問題的憑證。檔案是過去學校工作的原始記錄，可為學校處理各種問題提供憑證。如現在社會上有些人偽造學歷證明，我們通過查閱學籍檔案和有關資料，就可得到真實的情況。三檔案也是宣傳教育的素材。檔案翔實記錄了教育事業發展的歷程和教育工作者的奮斗足跡。四檔案是教育評估的主要依據。五檔案與教學改革密切相關。高等教育體制改革、教學改革、高校教職工隊伍管理改革是普遍的、越來越深化的、涉及我國長遠發展的重大活動。
近些年以來，隨著中國高等教育的持續發展，高職院校教育也呈現出多元化的發展趨勢，這些多元化的發展趨勢決定了其教育教學模式與管理的多樣性特點，同樣檔案管理作為高校管理工作的組成部分，也形成了其特有的發展模式與發展思路。
第一，多樣性特點。受大專院校生源范圍及教學、辦學模式多樣化的影響，很多大專院校檔案材料呈現出復雜化和多樣化的發展趨勢。同時受高校檔案資料的特殊性因素影響，比如檔案內容更多的記錄了學生的成績材料、獲獎材料、處分材料、入團入黨材料等，還包括教師及相關管理人員的學歷狀況、資歷狀況及社會經歷等內容，因此檔案管理工作呈現出一定的多樣性與復雜性特點。
第二，真實性特點。大專院校檔案材料是對學生、教職工及相關管理人員的學習、工作、實踐等內容的最原始記錄，能夠反映出其在過去某一段時期及過去所有時間段內的學習狀況、工作狀況、思想品德狀況、身體狀況、政治面貌等。這些材料均需要經過學校相關部門的審查，以保證材料內容的真實性與各種手續的完備性，需要符合規定的材料撰寫的基本要求，因此檔案材料區別于個人私自撰寫的材料，也不同于手續不全或者無頭有尾等類似的材料。
第三，實用性特點。大專院校檔案管理工作是個體總體狀況的最真實記錄，相關用人單位可以根據檔案材料有效了解個體的思想政治狀況、學習狀況、家庭狀況、在校表現及整體素質，因此具備一定的實用性特點。
第四，動態性特點。隨著高等院校擴招趨勢的發展以及學每年的畢業與擇業，使得檔案出現不斷流動的狀況，這種邊產生邊流動的狀況使得學校檔案管理出現一定的動態性特點，比如周期相對較短、穩定性相對較差等。
新形勢下，高職院校檔案管理與實際教育改革的需求之間還存在一定的差距，尤其是與高職深入開展產學研相結合的改革力度與成效相比，高職院校的檔案管理存在顯著的滯后性，主要表現如下：
第一，受高職院校學生檔案管理工作多樣性與動態性等特點的影響，很多大專院校檔案管理工作中存在檔案意識薄弱的狀況，導致檔案管理工作的邊緣化。
第二，檔案管理機制不健全。針對學生的檔案管理，包括檔案材料與信息的移交、查閱、歸檔等環節出現不科學、管理機制不健全的狀況，沒有形成統一的管理標準，很大程度上影響了檔案管理工作的深入開展。另外，很多高職院校并沒有將學生的檔案管理工作深入納入到學校的相關管理日程上，因此缺乏有效的監督檢查環節與指導考核環節，管理機制不系統。
第三，管理人員的整體素質有待進一步提高?，F階段很多大專院校學生檔案管理工作主要靠一些兼職人員組成，其檔案管理的業務能力、理論框架等相對薄弱，同時高校也很少組織相應的培訓，導致檔案管理工作存在很多問題。
針對以上高職院校檔案管理存在的問題，我們應該如何有效推動大專院校檔案管理工作的開展呢？
第一，不斷加強對檔案管理知識的宣傳力度，強化檔案管理意識。從學生自身的利益及未來發展需求出發，重視檔案管理工作，采取多種形式宣傳檔案管理知識，提高檔案管理工作人員的基本業務素質，提高學生的檔案管理意識，推動檔案管理工作良好的內外部環境的形成。
第二，建立有效的檔案管理機制。根據學校實際發展狀況與發展階段，出臺相應的規范性檔案管理文件，使學生的檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的進一步發展。
關鍵詞：文書檔案；管理
作為服務型及高技術型的工作，文書檔案管理不僅在各單位和企業具有重要的作用，還因為時代的進步有著巨大的發展空間。為了保障檔案質量，發揮其服務性能，就需要在安全、操作等方面進行優化，完善其制度和規范，從而確保檔案的完整性和安全性，加強信息資源的開發和利用價值。
一、文書檔案管理概況
1.文書檔案管理概念。檔案管理是企業管理工作中最基礎、最根本的工作，是信息化建設的重要部分。文書檔案管理作為檔案管理中的重要內容，在業務決策、企業發展上都承擔著重要的作用。文書檔案管理表面上可以理解為對企業事業單位等歷史資料的總結和保存，實際上還肩負著行政管理、科學研究、業務開展以及宣傳教育等多項職責，是企業和單位實現科學管理發展的基石。目前，文書檔案的重要作用不斷被人們發現，其通過收集和歸檔進行服務工作的價值也越發受到社會的關注，在現有基礎上完善管理制度和方法，提升其技術水平與保密等級等，已成為企業事業單位發展的一項核心內容，因此規范文書檔案的保密管理、創新管理手段和方法，不僅是時代潮流，也是一種必然的現實需求。
2.文書檔案管理存在的問題。文書檔案由于資料繁雜，管理過程設計人員較多、標準化過程難以控制，因此實際工作中常出現各種問題。研究文書管理方法必須對現有問題進行充分認識，以實現深入的結構調整和改進。文書檔案管理的概念產生已久，但部分人員對文書檔案的管理意識還十分不足。檔案管理工作人員過于重視紅頭文件而忽視普通的編號文件，使得檔案時間不連貫、準確性低、工作效率和工作質量低下，難以滿足信息查找和處理工作的要求。其次，一些企業或單位檔案意識淡薄，缺乏文書檔案的收集、整理、歸檔工作流程，也缺少對文書檔案保密管理原則、方式的設計和規定，無法保證文書檔案歸檔率、完整性和準確性，使得相關人員在實際工作中得不到有效的借鑒和指導，降低了檔案的利用效率。此外，在很多企業當中，檔案與文書分屬不同的管理條塊，兩部分人員若不能得到及時的信息溝通和一致的管理規范，就極容易出現銜接方面的脫節與不順暢，造成漏歸、錯歸等現象的產生。
3.未來文書檔案管理特點及發展趨勢。文書檔案具有穩定的傳承性，是企業創新和發展數據來源，同時作為行政管理中的后臺基礎工作，又決定著企業的各項事務能否順利開展。在各種文書檔案中，一些重要的檔案承載著企業的核心價值，因此具有極強的保密性。不同企業對此采取了不同的保密方法，但保密原則基本相同。文書檔案管理的保密原則主要包括全過程標準化控制、分級管理兩個方面。前者通過對文書檔案實行前端控制和全過程的保密管理，在收集、鑒定、分類等多個環節實行標準化控制，確保檔案的安全和完整性。后者則采用劃分保密等級的形式，將責任落實落實到具體個人，從而保證檔案管理的質量。除了傳承性和保密性，信息化逐漸成為現今文書檔案管理的新趨勢。傳統的方法采用紙質檔案和人工填寫，對環境和人員有較高的要求，且隨著時間的發展，必然出現一定的問題和弊端?，F階段企業電子文檔雖然普及，但部分企業和單位僅僅局限于將手寫內容轉化為電子文本，并未完全實現檔案管理的信息化，文書檔案的信息化管理還未得到真正的開發和利用。
二、新形勢下文書檔案管理改進方向
1.健全文書檔案管理規章制度。為了實現文書檔案管理工作的科學開展，需進一步細化檔案收集保管流程，明確檔案管理職責，同時根據企業或單位的實際情況以及相關的法律法規，對關鍵問題如歸檔期限等進行規范和管理。各單位在制定文書檔案管理規章制度時，應對突況做出充分考慮，避免由于管理漏洞造成不必要的損失。此外，相關領導檔案管理意識不強，資金和人員投入較少，導致檔案管理人員素質及薪資待遇普遍低于其他員工，造成其管理意識較差、責任心不強，因此，適當加大檔案管理支持力度 ，制定文書檔案管理的監督考核機制，將促進檔案管理人員工作積極性，從而提高其工作效率。信息化時代使得信息的安全性得到極大的弱化，完善的信息化建設和系統管理應具備完整的防御能力，能夠有效地對檔案的實體安全和信息安全做出保證。建立這一科學的檔案管理規章制度，就要充分考慮其保密性，做到總體設計和具體環節的安全信息管理，以適應不斷發展變化的文書檔案收集及保密需求。
2.強化檔案管理人員專業技能。作為一名優秀的檔案管理人員，專業水平和專業技能直接決定了能否應對檔案的分類整理立卷等工作，而管理人員的積極性則決定了其是否具有資料的安全保密意識以及責任感。企業或單位在招聘檔案管理人員時，從人才引進的角度，應甄選優秀的檔案管理專業人才加入企業，提升專業化人才當量。而在日常培訓時，可以通過培養管理人員對資料的敏感性樹立其管理理念，通過專業技能的學習來實現整體素質的提高。培訓的內容和形式可以多樣化，例如聘請相關學校的老師現場講解、開展團隊競賽活動等，通過加深學習體驗達到強化專業知識的目的。此外，檔案管理部門應當主動與企業文化建設部門及相關部門積極配合，加強部門之間的聯系，通過文化宣傳來提高企業或單位內部對文書檔案管理工作的了解，從而將強檔案管理人員的工作積極性和責任感。檔案管理人員的整體素質決定著文書檔案收集及歸檔工作效率及質量，多維度的培訓不僅有利于個體的自我提升，還有利于充分發揮文書檔案的最大價值。
3.搭建信息化文書檔案管理平臺。傳統文書檔案收集及歸檔工作存在過于被動且資源遺漏嚴重等問題。為此，企業或單位應對傳統文書檔案收集模式進行改進，在原有模式的基礎上搭建新的信息化文書檔案管理平臺。在平臺的研究和建立過程中，除了科技投入，還可以引進信息收集、保管的技術方法，例如圖像、聲音與文本的轉換方法，以此加深對資料的連續性和歷史性的了解。在信息保密制度下，通過相關的保密級別，對信息進行數據化處理，加強數據化檔案的安全性。最后，企業在選擇合適的管理軟件時應慎重，目前已較為成熟的辦公自動化系統和檔案管理系統為企業或單位提供了更多的選擇，新技術的發展也使得數據錄入等更為簡潔，選擇管理軟件時應對其操作難易程度、后期維護以及保密性能作出充分考量，建設與時俱進同時適合自身發展的信息化文書檔案管理平臺，充分發揮文書檔案的服務性質。信息化的管理平臺代替人工，在工作效率、失誤頻率上都有了顯著地提升，但不可避免的存在眾多安全隱患，只有管理人員加強日常的軟硬件設備維護，完善信息應急措施，才能從根本上發揮信息化平臺的優勢，確保檔案的安全。
三、Y語
文書檔案是企業發展過程的記錄者，也是核心技術和數據的承載者。明確文書檔案管理工作的特點，充分意識其價值，是各單位及企業不可缺少的任務之一。未來的文書檔案管理工作將在信息化的道路上不斷發展，其保密性和傳承性也將不斷被強化。完善文書檔案收集和歸檔等工作，建立科學的檔案管理平臺不僅是個體需要，也符合時代和社會發展的需求。
參考文獻：
1林業科技檔案的主要特點
1．1專業性
科技檔案與其他檔案的最根本區別在于它產生、形成于科技活動中，而科技活動是分專業進行的，具有較強的專業性，專業性的特點是實現科技檔案管理的重要依據之一［1］。林業科技檔案除了具備科技檔案的共性外，還有其自身的專業特點。以咸寧林科院為例，在對竹類、杉木、油料作物等方面的研究時，歸檔材料就含有調查記錄表、觀察記錄表、施工記錄表等大量的專業調查數據；如潛山森林公園規劃建設工程項目就包括建筑施工圖、工程預算書等歸檔材料，涉及建筑、水利等多個方面、多個專業的內容。
1．2成套性
林業科技項目在立項、審批、調查研究、規劃設計、工程施工、竣工驗收整個過程中都體現了成套性的特點，即圍繞著一個獨立的科研項目或課題形成，每一項都是相互關聯，密切聯系，記錄了完整的科研項目活動。
1．3階段性
由于有的林業科研項目周期長，可以根據項目需要，采取按階段歸檔的方法，即按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段進行歸檔，每完成一個階段的工作，就可以將該階段形成的科研文件整理歸檔，補充到該科研項目檔案中去，這樣的方法既利于收集、整理，又科學、有序。
1．4保密性
林業科技檔案是廣大林業科技人員在科學試驗、生產實踐中形成的，是科技工作者辛勤付出、不懈努力的成果，反映了林業建設真實記錄，在某些方面具有專屬性和獨創性，屬于國家和單位的知識產權保護范疇，必須得到尊重和保護，要加強對科技人員和科技檔案工作人員的保密教育，定期研究和審查林業科技檔案的內容，適當調整保密范圍和密級，確保林業科技檔案與科技資源的安全。
2林業科技檔案管理存在的問題
2．1檔案管理模式傳統
林業科技檔案是林業生產活動的記錄和憑證，又是林業生產活動必要的參考和依據，在林業生產活動中具有重要作用［2］，但長期以來，由于受傳統模式的影響，林業科技檔案信息化管理不夠。從檔案保存方面看，紙質多于磁質、磁質多于光質、光質多于聲像，檔案管理現代化水平低，很多林業科技單位只是簡單地把檔案信息要素錄入計算機，在查詢、借閱、管理、利用上缺乏技術支撐，嚴重影響科技檔案管理水平。
2．2科技人員存檔意識淡薄
部分科技人員對檔案材料的收集、整理、歸檔意識淡薄，只重視科學實踐活動和科技成果論文的發表，輕視檔案資料的收集，沒有認識到林業科技檔案是林業科技項目建設工作中的重要組成部分，是項目驗收的重要依據，有的人上交檔案的積極性不高，不能夠主動配合檔案管理人員工作，往往是等到檢查驗收時臨時抱佛腳，致使檔案管理難以順利開展。
2．3管理人員專業水平不強
檔案的信息化管理給新形勢下的檔案工作提出了更高的要求，然而在部分林業科技單位，檔案管理工作人員身兼數職，沒有時間、沒有精力去學習更多專業知識或進行專門培訓以此提升自己的專業技能。特別是有的檔案管理人員沒有直接參與到科研活動或科技項目具體過程中，對科研項目本身缺乏基本了解和認知，僅憑個人經驗進行分類，導致歸檔不完整、不準確、不系統，嚴重影響了林業科技檔案收集質量。
2．4檔案管理規范化程度不高
有的林業科研單位對林業科技檔案管理認識不足，對科技檔案資源運用不夠，存在重視不夠、措施不到位、規范化建設投入少等問題，致使檔案管理水平層次低。
2．5檔案管理體系不完善
盡管很多林業單位設立了專職或兼職檔案管理人員，但管理體系不夠健全和完善，缺少專業的林業科技檔案管理制度，存在著林業檔案統一管理難、歸檔立卷難、資料查閱難“三難”問題。比如在林業科技檔案統一管理方面，由于我國還沒有建立統一的林業檔案規章制度，各類林業資料往往沒有統一由林業科技檔案管理部門或管理人員進行統一管理，造成林業科技檔案不健全、不完全、不集中問題。
3林業科技檔案管理的基本規范
3．1明確歸檔范圍
林業科技檔案管理有其自身的特點和規律，必須保證林業科技檔案整理的規范化程度，切實遵循林業科技檔案以課題成套進行歸檔的特點。一般按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段組織收集資料歸檔。具體包括：科研課題審批文件、任務書、委托書、開題報告、技術考察及調研報告、課題論證報告、科研課題研究計劃和協議書、合同；各種載體的重要原始記錄；各種檢驗分析報告、實驗報告，專利申請的有關文件；設計文件、圖紙、重要的往來技術文件、課題鑒定申請書、工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料；科研投資情況、決算材料、科研成果和獎勵、申報材料及審批材料、獲獎證書、推廣應用經濟效益和社會效益的證明；推廣應用方案，技術轉讓合同，協議書，成果推廣應用中形成的技術文件及工作總結，成果宣傳報道等等。
3．2確定歸檔時間
歸檔時間的確定直接影響到歸檔文件的質量，決定著歸檔工作能否正常進行。歸檔時間應根據林業科技活動的規律和科技文件的形成特點來確定。對于周期較長的林業科研項目，一般采取按階段歸檔的方法，即按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段進行歸檔，每完成一個階段的工作，就將該階段形成的科研文件整理歸檔，補充到該科研項目檔案中去。對于活動周期不太長的林業科研項目，可在該項目結束后進行歸檔。此外，有的林業科研項目不僅周期長，而且由若干子項目、子課題組成，這些子項目、子課題一般相對獨立，可在每個子項結束后對該子項進行歸檔。為便于記憶簡易分為：按階段歸檔；在一項科技活動結束后歸檔；按子項歸檔；按年度歸檔；隨時歸檔。
3．3劃定保管期限
林業科技檔案的保管期限一般分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。劃分原則為：凡是具有長遠利用價值的應該永久保存；凡是在一定時期內，具有利用價值的可以定期30年保存；凡是在較短時期內，具有利用價值的可以定期10年保存；凡是介于相鄰兩種保管期限之間的檔案，其保存期限一律從長。
3．4注重日常管理
在林業科技檔案中新技術、新品種、知識產權和種質資源都具有非常高的經濟和社會價值，作為存儲這些信息的載體—林業科技檔案的管理就顯得尤為關鍵。因此，在日常管理中要嚴格按照《中華人民共和國檔案法及其《實施辦法》等法律規章，建立健全檔案保管、保密、利用、統計、移交和檔案人員崗位責任制等等，以嚴格的制度管人管事。
4強化林業科技檔案管理的對策措施
4．1強化認識
作為林業工作部門要充分認識到林業科技檔案管理工作是林業工作的重要組成部分，是推動林業科技進步的必要資源；是發展林業經濟、創造林業效益的基礎工作。特別是基層科研單位領導，要重視檔案管理工作，將所需經費列入單位年度財政經費預算，加大資金投入，不斷加強基礎設施建設，配備必要的硬件設施設備，建立利于檔案內網在線查詢的信息化管理系統。另外，林業科技檔案工作專業性強，檔案管理人員要強化認識，與時俱進，除了學習檔案專業基礎知識外，還需要補充林業科技專業知識，不斷提高綜合管理水平。同時，有關單位應及時組織檔案管理人員參加林業專業知識的學習培訓，抓好專業技術教育。只有這樣，林業科技檔案管理才會科學、規范、有序，檔案信息化管理水平才會得到有效提高，檔案開發利用才會便捷有效。
4．2完善制度
林業科技檔案的開發利用，離不開檔案管理制度的保障，相關林業科技單位應以國家有關檔案管理制度為依據，結合本單位實際，按照林業科技檔案管理規范和社會發展需要，建立健全相關制度，從根本上提高林業科技檔案管理正規化建設水平。
4．3加強應用
林業科技檔案工作的根本目的就是盡可能地開發利用其信息資源的潛在價值，服務于現代林業建設與林業科技發展，服務于國家的經濟建設。林業科技單位要善于提高檔案信息資源的利用率、提高檔案管理科學化程度、提高工作效率。林業科研人員要主動挖掘本地區林業科技發展特點，善于利用已有的科研成果、科技檔案信息，不斷拓展服務范圍、深入開展送科技下鄉活動，將實用的致富信息送到林農手中，為林業生產提供可靠依據。檔案管理人員要根據科學研究的實際，圍繞特定課題及時地、連續地向科研人員提供對口徑的各種檔案文獻資料，直到課題完成，通過課題跟蹤服務，使研究者及時獲得攻克難關的資料，避免重復勞動，充分發揮好服務保障作用，使課題研究人員不斷充實、修正、完善自己的研究內容和方法。
4．4實現信息化管理
檔案信息化建設是目前林業科技檔案管理必須采取的重要舉措，各單位要把科技檔案信息化建設作為信息化建設的重要組成部分進行統籌規劃，使檔案信息化建設與單位信息化建設同步協調發展。檔案管理工作人員要緊跟社會發展潮流，從收集完整齊全、真實可靠的檔案信息著手，積極應用計算機技術、光盤技術、多媒體技術，將先進科學技術和設備應用到林業科技檔案管理之中，從檔案的收集、分類、編目、存貯、查詢、借閱、歸檔等環節實施一體化管理。
4．5建設相對穩定的檔案管理隊伍
林業科技檔案工作連續性強，檔案管理人員的頻繁調動，無疑將影響到檔案工作的連續性，因此，從維護檔案工作的長遠利益考慮，必須抓緊抓實做好檔案管理人員的穩定工作，增強他們的責任感，充分調動從事檔案工作的積極性、創造性。同時要根據林業科技工作的特點和需求，不斷加強人才隊伍建設，培養一批有專業知識，有專業技術的人才充實檔案隊伍，安排相對固定的人員管理林業科技檔案，以保證檔案管理工作的延續性，從而促進林業科技檔案工作的持續穩定發展。
4．6完善檔案管理體系
