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中圖分類號：G647 文獻標識碼：A
收錄日期：2013年2月27日
凡在基建管理和基建工程項目活動過程中直接形成，具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等均屬基建類檔案歸檔材料。高?；n案是反映學?；窘ㄔO工作的真實原始記錄，是學校檔案的重要組成部分，也是學校的寶貴財富。做好高?；n案管理，逐步完善管理方法具有現實意義。
一、我國高?；n案管理現狀
1、檔案意識淡薄，材料收集不齊全。檔案部門的宣傳力度不夠，導致高校的基建部門以及主管領導對基建檔案工作重視不夠，造成一些基建管理人員檔案意識淡薄，存在“重建設，輕檔案”的思想，基建檔案材料收集不齊全，案卷管理不規范的現象較普遍。
2、制度不嚴，缺少保障措施。雖然《普通高校檔案管理辦法》頒布實施了多年，但是許多高校沒有制定相關基建檔案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建檔案因政策水平的差異而大相徑庭；有的高校的規范、制度甚至只有大致框架，沒有細則，造成基建檔案工作沒有納入年度工作計劃、崗位責任制及考核范圍。保障制度的缺失，表現在經費保障問題上?；n案管理和其他類別的檔案管理一樣，需要專用的設備和經費支持，但學校每年用于檔案的專項費用很少，使基建檔案管理缺少必要的設施和設備。保障制度的缺失還易造成人員配備的不足。
3、歸檔的基建檔案質量不高。從已歸檔的材料中發現，基建檔案的材料普遍質量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復印件；有些圖紙上有任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍較低，在已歸檔的基建檔案中，一般學校只能做到“目錄級”的管理，即只能在檔案信息管理系統上檢索到目錄，而沒有相應的電子文件。還有的學校因為未能進行部門立卷制度，只是上交材料，需要檔案部門進一步整理。
4、檔案載體不豐富。按規定，施工過程每個階段均要留下照片或是電子文件，但實際情況是，要么特殊載體的材料匱乏，要么沒有相應的材料，給學校造成不可彌補的損失。
二、加強高?；n案科學化管理的對策
1、加強基建檔案工作領導。國家教委6號令《普通高等學校檔案管理辦法》中第三條明確指出：“高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，各高校必須把檔案工作納入學校整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理?！笨梢?，檔案管理工作是整個學校發展過程中不可忽視的重要組成部分，領導對檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案工作的主要因素。這就要求學校領導高度重視基建檔案工作，在人員、經費、設施上給予大力支持，切實將檔案工作納入學校的目標管理，加大檔案執法力度，認真研究和解決檔案工作中的實際問題。
2、提高檔案人員素質。搞好工程建設，要把提高檔案人員的素質放在重要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是否具有良好的愛崗敬業精神和服務態度?；ü芾聿块T作為基建檔案的產生和使用部門，檔案人員更應當自覺提高對各種基建資料妥善保管和及時歸檔的責任心和自覺性。在具體工作中，注重加強檔案人員素質訓練、加強科學管理，要從基建管理和檔案管理兩方面進行專業學習知識和培訓，不斷提高檔案管理人員的業務水平及檔案管理能力。
3、完善基建檔案管理制度。一個工程項目的檔案資料收集齊全與否，完善制度是關鍵。將基建檔案工作納入日常管理工作中，使檔案工作做到“有法可依，違法必究”，這是保證基建檔案工作規范化、標準化、制度化的前提。高校要結合本校的工作實際，制定出一套切實可行的規章制度，并經常進行檢查、督促。在實際運作中，因基本建設檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業技術性強，所有參建單位的檔案工作質量更應該及時地進行約束和指導。工程建設項目完成后，不論是總承包還是分包，不論建設工程項目大小，必須堅持工程項目建檔工作按照檔案管理規范要求與工程建設、竣工驗收同步；堅持檔案部門與基建部門相結合，齊抓共管做好基建竣工歸檔工作，明確項目檔案工作的分管領導到位；指定項目專職檔案人員到位；落實項目施工、安裝編制竣工技術資料、圖紙的人員到位。
4、做好基建檔案工作“三同步”管理?！叭健笔菄覍n案管理提出的基本要求，其內涵主要包括：基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的施工圖的驗收同步進行。在制定本單位或本部門的規定、規范、細則等規章制度的同時，應建立項目基建檔案管理工作制度，在與施工單位簽訂合同時，把項目基建檔案工作要求附在合同中，使施工單位既明確基建檔案的總要求，又明確如何做好這項工作，以及竣工驗收應提供的檔案資料，以及資料套數，從而克服管理工作的無章可循、無據可依的混亂現象，使基建檔案進入正?；芾?。
5、實現檔案工作網絡化管理。隨著高校對計算機技術及網絡技術的全面普及使用，利用數據庫技術和多媒體技術對基建檔案進行管理，將大大提高工作效率，更好地為工程建設與管理服務。目前，高?；窘ㄔO檔案的管理工作，已經進入從經驗管理向先進科學技術管理階段，傳統的檔案管理方法往往工作量大、存檔不方便，而且不利于及時查找。如果管理方法仍停滯不前，就不能有效保護及利用基建檔案為學校服務。如果參與了高校網絡整體建設，實現檔案工作網絡化管理，基建檔案將更好地被管理和利用，更好地適應現代化管理需要。
主要參考文獻：
[1]陳傳華，劉學應.對高?；n案管理的認識[J].科技情報開發與經濟，2005.10.
一、認證檢查簡介
目前，邵陽市直一、二級機構有近200個單位檔案工作規范化管理未達到省二級以上標準，為促進這些單位檔案工作發展，我局決定2012年開展市級標準認證工作，納入全年工作計劃，并經市委常委會議研究同意，納入“檔案工作規范化管理年”活動一項重要內容。年初，在印發的《邵陽市檔案工作規范化管理年》（邵檔發[2012]2號）中推出市級認證標準，文件中確定“8月為評估合格認證月”。6月，我局印發了《關于開展首批檔案工作規范化管理合格認證檢查的通知》（邵檔業[2012]4號）文件，首批確定134個單位為合格認證檢查對象。8月份，全局領導、干部分成6組開展合格認證檢查。截止目前，一共檢查了99個單位，達到市級合格標準有50個，限期改正有49個，其中書面限期改正28個，口頭限期改正21個，較好地促進了基層單位檔案工作的發展。
二、認證檢查的特點
1.追究性特點。根據《檔案法》第六條規定“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業，對全國的檔案事業實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導”，《檔案執法監督檢查工作暫行規定》第八條規定“縣級以上檔案行政管理部門對各自管轄范圍內檔案法規的貫徹實施情況進行監督檢查。檔案執法監督檢查應與檔案業務工作密切結合，檢查的內容和重點應根據檔案法規實施的情況具體確定”。為此，我們按“檢查的內容和重點”結合本地的實際情況，加大對基層單位檔案工作薄弱環節的監督指導，以認證的形式，重點檢查薄弱環節，促進工作發展。這樣，依法檢查，合格底線，不容打折。凡是認證不合格的單位，依法追究，限期改正。認證檢查與其他檢查有明顯的不同，非淺嘗輒止，而是追究到底，直到合格。追究性特點，提示我們“開弓沒有回頭箭”。
2.必檢性特點。凡未達到檔案工作規范化管理省二級標準以上的單位，都在合格檢查認證之列，一改過去對那些檔案工作管理差的單位沒有一個較硬的措施來監督的局面，“江邊洗蘿卜，一個個來”。同時也強化了檔案行政管理部門的職責，就是不能容許檔案工作不合格的存在，沒認證的必須檢查認證，不合格的必須抓緊改正。合格認證評估借鑒《湖南省檔案工作規范化管理標準》的評估模式，按照《邵陽市檔案工作合格標準評分細則》的內容全面檢查評估，集檢查、監督、指導為一體，采用100分制，其中組織管理20分，保管保護25分，基礎業務工作35分，開發利用20分。通過聽、看、評、議等程序，將認證檢查情況向被檢查單位反饋。必檢性特點，告訴我們檔案行政管理部門贏得了“發球權”。
3.強制性特點。認證合格除評估總分要求在60分以上，還強調必須具備3個條件：一是必須健立健全檔案管理各項工作制度。如檔案工作人員崗位職責、保密、庫房管理、安全保衛、查閱利用、立卷歸檔、電子文件歸檔管理等制度，缺一項扣0.5分，缺3項制度（含3項）的為不合格標準。二是必須不存在安全隱患。三是必須各門類檔案整理達到80%的記分比例。如文書檔案、業務或專業檔案、會計檔案、基建檔案、特殊載體檔案等門類檔案整理規范（10分），每門類檔案整理計2分。這3條是檔案執法監督下達整改通知前提條件，10項行為所涵蓋的內容，我們從中選擇這3條，是基層單位普通存在的薄弱環節，把它作為合格認證檢查的重點，也是單位必須做好檔案工作的底線。同時，也是我們開展認證工作的底氣，具有較強的強制性。強制性特點揭示認證檢查的底線和底氣所在。
三、認證檢查的意義
1.加大依法行政力度，形成長效機制。合格認證檢查的推出，檢查對象廣，按《檔案法》規定屬地管理的原則，任何單位無一例外，對檔案工作規范化管理未達到省二級以上標準的單位都有了約束機制。檔案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓勵爭創省二級以上標準，使檔案工作監督指導得以全面展開，具有追究性、必檢性、強制性三大特點，加大了依法行政的力度，并且合格證不搞終身制，3-4年復查一次。由此，激活整個認證體系，形成了對基層單位檔案管理長效的監督機制。
2.促進平衡發展，消除死角隱患。我市共有省特級檔案室 28個，市直單位省一級檔案室65個，而還有為數不少的單位沒有達到省二級標準，檔案工作缺乏爭先創優、上等達標意識，發展不平衡。開展檔案合格認證檢查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要進行認證，這樣對后進單位有較大的促進作用。確保合格的底線，單位再無理由借口，推諉不動，停滯不前，促使全市檔案工作全面、平衡發展。特別是消除了基層單位檔案工作存在的安全隱患，以及《檔案法》難以輻射到的死角。
3.完善認證體系，打造高低呼應的格局。檔案工作認證管理，是國家檔案局在《加強對基層單位檔案工作的監督指導的意見》文件中，給予充分肯定的一種監督指導方式。但僅有的《湖南省檔案規范化管理標準》的自愿申報認證模式，尚不足以推動工作全面開展，新建立的市級標準合格認證檢查模式，能彌補省級上等達標輻射面的不足。省、市標準一高一低，一柔一剛，這樣就自然形成高低呼應、剛柔相濟的認證格局，使認證管理體系更逐完善。
四、認證檢查的不足
1.出臺模式還不夠規范。合格認證工作在今年全市檔案工作會議上進行了部署安排，合格認證標準在《邵陽市檔案工作規范化管理年》文件中推出，而沒有單獨行文，相應的認證管理辦法，由于種種原因沒有及時跟進，合格認證管理辦法正式出臺，要爭取市委、市政府兩辦的名義，甚至以市政府的名義印發，這樣文件出臺規格高，執行力度大。
2.宣傳、行動還不夠深入。合格認證工作是我市檔案工作的一項新生事物，市直動了，縣區沒動，這項工作要進一步宣傳貫徹落實，統一認識，統一標準，統一行動，要努力形成合格認證大勢所趨的氛圍。同時對基層單位要掌握認證的主動權，分期分批督促他們達到合格標準。對基層單位也要相應開展以合格標準為內容的專門培訓、指導，如我局9月份組織了未合格單位開展檔案整理“三集中”立卷活動。
3.評估條款還有待完善。目前認證還處于試行階段，通過試行檢驗，評估條款有的需要調整。如評估條款中涉及當前檔案中心工作的，可隨時調整，如圍繞貫徹國家檔案局8號令，編制檔案保管期限表，圍繞民生檔案工作，開展家庭建檔工作，這些工作有的只是一時的。所以，今后修改時以“檔案中心工作或當前檔案工作”靈活設置考評欄目為宜。
一、不斷提升檔案信息化水平，加強數字檔案館建設
1、努力實現信息化載體、平臺的完善提升。開展好民生檔案信息區域共享服務平臺建設，2013年將聯網其它十一個檔案館，力爭早日實現市民生檔案信息區域共享服務。
2、致力于數字檔案館的長期發展和服務功能的提升。實現檔案管理軟件升級，以保障市區兩級檔案館在檔案數字化管理和資源共享上取得統一。
3、加強公共信息網絡平臺建設。2013年除對局檔案信息網、區政府網、區委政務公開網、區基層黨建網等網上信息及時進行更新、補充和完善外，如財力允許，計劃對局檔案信息網進行版面更新及維護。
4、繼續完善數字化檔案館建設。一是重點做好館藏檔案全文數據庫建設和文件級目錄數據庫的補充完善工作。區檔案館需掃描的館藏重要檔案約54萬頁、民生檔案208萬頁，共計約262萬頁，截止2012年共計完成了82萬頁民生檔案的全文掃描。按照市兩辦轉發《市檔案局關于加強數字檔案館建設的意見》2014年底檔案館必須全部完成檔案數據庫建設任務(包括目錄數據庫、重要檔案全文數據庫、照片檔案數據庫、多媒體檔案數據庫)的要求，2013年我局將計劃再完成35萬頁全文掃描和文件級目錄補充完善任務。二是做好應進館檔案的全文數字化工作。為落實上級要求，確保檔案館數字化水平，對2013年以后進館的重要和民生檔案也要實現全文數字化，為此建議該項工作所需資金由區財政統一解決，區檔案館根據規范要求具體負責實施，以確保工作質量及資金使用的合理化。
二、加強檔案資源建設，嚴格履行檔案指導監管職能
1、狠抓檔案資源源頭建設。做好2013年度機關事業單位歸檔文件材料整理歸檔指導工作，力爭建檔完成率達到100%。
2、認真貫徹落實省政府247號令《省重大活動檔案管理辦法》。繼續按照區長批示意見，加強重大活動、重大事件檔案的指導、監管及服務工作。
3、深入貫徹市委、市府兩辦轉發《市檔案局關于加強全市重點工作檔案管理的意見》。一方面指導做好區重點工作推進過程中文件材料的收集、整理、歸檔，另一方面加強重點建設項目檔案工作指導，協調相關部門，及時摸清2013年轄區內重點建設項目檔案情況，按要求做好重點工程、棚改項目檔案管理登記，及時跟進指導，積極服務區重點工作。
4、積極推進省級、市級社會主義新農村建設檔案工作示范鄉（鎮）、村創建工作。積極發動，強化指導，以點帶面，典型帶動，大力推進社會主義新農村建設檔案規范化管理水平，力爭2013年創建新農村示范辦事處1個、示范村6個。
5、深入貫徹落實《企業檔案工作規范》。結合日常指導及業務培訓，積極引導和指導民營企業提高檔案意識，逐步規范檔案工作。還要及時做好改制、破產等產權變動企業檔案處置工作監管，依法指導企業做好檔案的保護和整理移交，確保改制企業檔案的完整、安全和妥善處置。
三、著力構建三個體系，積極促和諧惠民生
1、圍繞豐富優化館藏，建立覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系，做好檔案的收集征集工作。繼續貫徹國家檔案局9號令精神，根據相關規定制發《區檔案館接收檔案范圍細則》，擴大檔案接收范圍。一是認真完成正常的檔案接收工作。二是重點做好機構改革中各部門的檔案和民生檔案收集進館工作。三是積極開展全區重點工作、重大活動、重點建設項目等檔案的收集工作。如繼續定期跟進收集采集“第一書記”檔案材料，切實做好該項重大活動檔案的收集、整理、保管、移交工作，確保選派“第一書記”、實施“千日攻堅，村村提升”工程檔案資料的齊全完整。四是有重點的開展城市記憶檔案的采集接收。五是加強電子檔案的收集工作。六是開展檔案的社會征集工作。為確保該項工作的順利進行，2013年將加強征集力度，加大收集投入，對重要及珍貴的檔案史料嘗試有償收集。
2、圍繞建立方便快捷的檔案利用體系，不斷提升檔案利用服務水平，開展檔案優質服務。完善檔案服務品牌建設，保持“巾幗文明崗”榮譽，開展好民生檔案信息區域共享服務，為我區群眾提供更加高效快捷的檔案查詢利用。及時開放到期檔案，做好檔案資料的編研工作。
3、圍繞建立檔案保密安全體系，加大檔案資料的保護和管理力度。一是做好檔案庫房的維修。2012年省建筑設計研究院對我館檔案庫房存在安全隱患的部分進行了鑒定，經鑒定庫房存在安全隱患，需采取措施進行加固。2013年需對檔案庫房二樓、三樓部分進行修繕加固，確保檔案庫房安全。二是積極要求增加庫房面積。近年來館藏檔案的數量和門類劇增，出現了檔案館庫用房緊張的問題，并且因國家檔案局9號令的頒布擴大了檔案接收范圍，以后每年檔案進館單位和數量將大幅增加，致使館藏存放壓力陡增。明年需爭取增加庫房面積，用于緩解檔案庫房嚴重不足的局面。三是嚴格執行檔案管理的各項規章制度，加強庫房管理，確保檔案的完整與安全。
1 明確責任，始終把檔案管理工作擺在重要位置
為切實加強檔案管理工作，該局從三個方面入手，強化檔案管理工作的主體意識和責任意識。
一是強化領導到位。將檔案管理工作始終擺在全局工作的突出位置，納入每年整體工作計劃，與各項業務工作同部署、同推進、同考核。同時，為加強檔案的管理與利用，專門成立了以分管局長為組長檔案管理領導小組，相關科室負責人、崗位業務人員組成檔案網絡體系，對全局形成的各種門類、各種載體的檔案實行綜合管理，建立了統一領導、統一管理、統一制度，層次分明、健全完善、運轉高效的檔案管理機構。領導小組經常調度，及時了解解決工作中出現的困難和問題，并在人、財、物上向檔案工作傾斜，為檔案管理工作全面上水平、上臺階打下良好基礎。
二是責任落實到位。嚴格實施檔案工作責任制，把檔案工作納入目標管理，實行主管領導、政工科長、檔案管理人員三級責任連帶責任制，并與年終考核掛鉤，層層簽訂目標責任書，明確工作目標，落實領導責任，形成了分管領導負總責、政工科長日常抓、專職檔案員具體抓，一級抓一級，層層抓落實的檔案管理責任運行機制。
三是人員配備到位。政工科配備了一名兼職檔案員，負責全局檔案工作管理，在各科室確定了3名責任心強、熱愛檔案工作的兼職檔案員，具體負責本科室檔案的收集、整理和歸檔工作，形成了以局檔案室為主、各科室齊抓共管的檔案管理工作網絡。
2 加強建設，全面提高檔案管理工作的軟硬件水平
該局嚴格按照檔案管理標準，切實加強制度建設、基礎設施建設、檔案管理隊伍建設，全面提升檔案管理工作的軟硬件水平。
一是加強制度建設。嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》和《山東省檔案管理條例》等法律、法規，建立完善了以崗位責任制、檔案歸檔、保管、保密、利用、統計為主要內容的《乳山市機關事務管理局檔案管理規定》、《乳山市機關事務管理局檔案分類大綱》及其它9種規章制度，并把各項檔案管理制度上墻公布，使檔案管理工作行之有據、有章可循，從制度上保證檔案管理工作規范有序。
二是加強基礎設施建設。根據檔案室建設規模的要求，累計投資10多萬元，建立了兩個專門的檔案室，設置面積50多平方米，配備鐵皮檔案柜36個，安裝豪華型移動密集架4組、防磁柜1臺、溫濕度計1個、電腦2臺、復印機1臺、打印機1臺、碎紙機1臺，掃描儀1臺等，極大限度地改善了檔案保管條件，為檔案管理提供了良好的設施保障。安裝了窗簾、防盜門，防盜窗、滅火器等設施，保證了檔案的安全，嚴格達到“十防”要求，為檔案管理上檔次、上水平創造了扎實的物質條件。
三是加強檔案管理隊伍建設。該局高度重視加強檔案管理人員的培訓，提高檔案人員的業務素質。一方面，每年都組織檔案人員參加市檔案局組織的檔案知識培訓及文書檔案歸檔培訓，累計培訓人員20多人次；另一方面，每季度舉辦一次內部檔案業務知識培訓班，組織人員認真學習《檔案法》、《檔案管理規范》及檔案利用等方面熱藎提高檔案業務素質，能夠利用政府系統辦公系統軟件，接收上級來文、內部公文制發，以及文書檔案的歸檔、存放、查閱等，使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用。
3 突出重點，充分發揮好檔案管理工作的作用
在檔案利用上，該局突出重點，積極發揮檔案管理工作的作用，為機關事務各項工作的開展提供保障和依據。
一是突出規范整理。按照《文件材料歸檔范圍及要求》，檔案管理人員專門對文書、會計、基建、財務、聲像等各門類檔案進行了持續的完善補充和規范整理，從材料的形成、收集，到編排、裝訂、歸檔等各個環節上嚴格把關，保證了歸檔案卷的質量。截止目前，歸檔文書檔案30卷462件，財務檔案2639冊、基建房產檔案3564卷7635件，公車檔案86卷1118件，人事檔案259卷357件，其它檔案89卷（件）。對所有檔案都做到了檔案目錄符合規則，保管期限劃分準確，排列編號規范。編有醒目的庫房、柜、格檔案存放指引標記。建立了檔案統計臺帳和檔案基礎數據庫，檢索工具編制配套，能保證查找檔案資料快捷、準確。
中國氣象局氣象檔案館（以下簡稱氣象檔案館）館藏的我國器測氣象觀測記錄始于19世紀40年代，而可利用的數字化氣象記錄檔案基本始于解放后。大量紙質氣象記錄檔案無論在實體所占空間還是在內容記錄時間跨度上都處于絕對優勢地位，這種檔案的實體狀況嚴重限制了其信息提供利用的時間范圍與空間范圍，降低了其信息利用的效率，亟待數字化。在此背景下，氣象檔案館于2007年2月正式啟動了氣象記錄檔案數字化項目。近期，氣象檔案館決定，在做好此次低溫雨雪冰凍災害災后重建階段檔案服務的同時，加快歷史氣象檔案數字化的步伐，加大檔案數字化的力度。
制定氣象記錄檔案數字化方案
為順利完成氣象記錄檔案數字化，氣象檔案館在項目啟動前制定了完整的方案，對氣象記錄檔案數字化的內涵、范圍、建設原則和組織實施方案等方面作出了明確的定義與說明，對什么是氣象記錄檔案數字化、如何開展氣象記錄檔案數字化等問題給出了詳細的闡釋。
參考現有氣象記錄電子文件格式，我館決定將TXT格式作為本次電子文本形態氣象記錄檔案的標準格式。
一、 對數字形態檔案信息進行科學管理
數字化氣象記錄檔案信息的編目是以傳統形態氣象記錄檔案目錄為基礎，結合新生成數字化形態氣象記錄檔案信息的組成形式及內容特點，以條目的形式對數字化形態氣象記錄檔案信息的內容種類、信息組織形式、記錄責任者、觀測要素、時空范圍等信息內容與形式屬性進行概括的工作。為規范該項工作，我館制定了《數字化氣象檔案案卷級和文件級目錄著錄格式》，對著錄內容與格式作出明確規定。
數字化形態氣象記錄檔案的整理是指按照相關檔案管理規定對新生成數字化氣象記錄檔案進行完整性檢查、質量和格式檢查及邏輯分類與排序的工作，它是數字形態氣象記錄檔案信息生成的基本環節，其工作質量直接影響到檔案歸檔后的管理與利用。氣象檔案館制定了《歷史氣象檔案掃描電子文件檢查方案》等技術規范來對數字化形態氣象記錄檔案的整理提供技術支撐。
數字化氣象記錄檔案的存儲是將整理完成的數字化形態氣象記錄檔案存儲在特定的磁帶、磁盤或光盤上的工作。根據現有電子檔案存儲設備及檔案管理和利用的需求，我館要求數字化氣象記錄檔案使用磁帶、光盤各存儲一套。歸檔存儲的各種技術指標，按照《電子文件歸檔與管理規范（GB/T 18894―2002）》等相關規定執行。
二、 對數字形態氣象記錄檔案信息進行有效利用
對數字形態氣象記錄檔案信息進行有效利用是本次檔案數字化的最終目的，需要解決的主要問題是確定提供利用的范圍、對象及方式。根據中國氣象局《氣象資料共享管理辦法》規定，本次檔案數字化形成的所有數字形態氣象記錄檔案信息都應提供利用，提供利用的對象及其利用權限參照該辦法中的相關規定執行，提供利用的時間順序由數字化形態信息歸檔的先后順序決定。
檔案利用的方式可根據是否使用網絡分為在線與離線兩種。離線服務與傳統氣象記錄檔案的服務相同，按同一規章制度及程序執行。在線服務是通過建立網絡平臺來滿足用戶通過網絡調用檔案的需求。與離線服務相比，在線服務工作相對復雜，其主要任務是滿足檔案管理與利用需求的系統平臺建設。為建設系統平臺，我們制定了《歷史氣象檔案電子文件應用服務系統功能需求》，委托數字化加工企業據此開發。
三、 氣象記錄檔案數字化實施原則
氣象記錄檔案數字化實施原則是數字化工作必須遵循的強制性規則，是達到數字化總體目標的重要保證。根據檔案管理需求與數字化工作總體目標，氣象檔案館確定了四條原則：保證檔案的安全性：氣象記錄檔案的安全包括實體安全與內容信息安全兩方面；保證檔案的有序性：氣象記錄檔案的有序性包括紙質或縮微膠片氣象記錄檔案的有序性和數字化形態檔案信息的有序性；保證檔案信息的真實性：在檔案數字化實施過程中保證原始氣象記錄檔案內容信息的真實性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同對氣象記錄檔案信息組織形式要求也不同，檔案數字化產品的特點與形式必須兼顧檔案的管理需求與用戶的利用需求。
氣象記錄檔案數字化的經驗與不足
通過對氣象記錄檔案數字化方案的貫徹執行，氣象檔案館實現了館藏194萬頁氣象記錄檔案的掃描數字化，完成了數字化檔案應用服務系統的開發建設。在實現檔案數字化既定目標的同時，取得了寶貴的實踐經驗，為館藏其他檔案數字化及全國氣象記錄檔案數字化奠定了堅實基礎。
通過對氣象記錄檔案數字化工作實施情況的分析，總結出以下經驗：即只有對氣象記錄檔案數字化流程進行全程管理、規范管理、安全管理才能較好地完成數字化工作。
1.全程管理是氣象記錄檔案數字化成功的基本保證。根據氣象記錄檔案數字化方案的有關規定，本次檔案數字化工作實現了數字化流程的全程介入管理和全面細節管理，有效保證了傳統形態信息的安全、有序，較好地保證了數字化產品的質量與應用效果。
2. 規范管理是氣象記錄檔案數字化成功的關鍵。由于本次數字化的氣象記錄檔案數量巨大、種類眾多、格式復雜，使得數字化工作任務繁重、技術問題繁雜、工作流程復雜、產品質量控制困難。為此，必須制定詳盡的數字化操作流程及技術標準來規范具體的檔案數字化工作。
3. 安全管理是氣象記錄檔案數字化的基本要求。為做好數字化過程中的檔案安全保障工作，氣象檔案館采取了諸多措施，如提供專用的數字化加工場地、制定規范檔案移交與歸還的《歷史氣象檔案交接管理辦法》、制定響應突發安全事件的《氣象檔案館防火應急預案》、在數字化加工合同中明確規定檔案保密與保護條款等。
4. 檔案修復與數字化工作同步進行。由于檔案修復工作需翻閱全部檔案并進行破損情況鑒定，為節約時間和減少檔案原件調用次數，氣象檔案館將破損檔案鑒選與檔案整理編頁同時進行。
根據檔案數字化的具體情況，結合工作實踐，總結了以下三點不足：
1. 前期傳統載體檔案整理工作不足。由于歷史原因，在數字化工作開展初期許多需要數字化的氣象記錄檔案沒有編頁，氣象檔案館與數字化加工企業的檔案交接以冊而不是以頁為單位進行，一方面給檔案完整性檢查帶來不便，另一方面也給數字形態檔案信息文件排序造成了障礙。為解決該問題，氣象檔案館不得不對這些檔案以原檔案實體狀態及檔案內容的內在邏輯聯系作為數字化文件完整性檢查與文件排序的依據。
2.數字化加工進度控制不足。本次氣象記錄檔案數字化在進度控制方面有所欠缺，未按預定計劃完成數字化任務。原因主要在于氣象記錄檔案數字化是一項任務繁重、流程復雜的工作，在實際工作中存在很多無法預見的問題。
3.檔案信息安全管理不足。本次氣象記錄檔案數字化工作對檔案實體安全進行了有效的管理，但對檔案內容信息安全的管理在檔案內容接觸范圍及檔案傳輸控制方面略有不足。第一，數字化工作委托企業進行，在客觀上不可避免地擴大了檔案信息的接觸范圍。第二，數字化過程有質量檢查、格式檢查、信息復制等環節，無法實現掃描與存儲設備的全封閉管理，給檔案內容信息的外泄留下隱患。目前，我們正針對如何對檔案信息內容進行更嚴密的安全管理做深入研究。
一、當前檔案管理基礎工作實施的現狀及問題
從當前我國檔案館的實際情況來看，所館藏的檔案信息具有數量多、時間跨度長等特點，并且在對這些檔案進行管理的過程中大多采用封閉式管理方式，即加強檔案的收藏，要求不丟失案卷。但是我們需要注意的是，管理者在對檔案進行管理的過程中，對于每個時期的檔案管理都采用不同的整理質量與整理規格，這就導致其出現各種各樣的問題，其主要體現在以下幾個方面：1）檔案信息在管理的過程中編號并不具有規范化特征，缺乏目錄號，出現了“一卷多冊”的現象；2）管理者在編制案卷標題的過程中不夠規范化，編制的標題與其中的內容不符，這就不利于管理者后期的管理；3）檔案館內大多數案卷都沒有目錄，當管理者將先進的信息技術應用在其中時，用戶根本不能夠對檔案信息的檢索。由此看來，這些問題在很大程度上制約了檔案事業的健康發展，這就需要管理者針對問題采取最有效的措施，這樣才能夠提高檔案管理水平。
二、加強基礎工作有利于提高檔案管理水平
通過實踐經驗證明，要想在實際工作中提高檔案管理水平，就需要管理者規范自己的行為，采取最科學合理的管理方法對檔案信息進行管理。
1、檔案館藏去粗取精，對檔案信息全面普查
對于館藏信息進行全面復查是實現檔案管理規范化的首要工作。目前，大多數檔案館在對當心信息進行管理的過程中都不會進行清查，知識很多檔案信息繁雜、凌亂，這既不利于管理者的管理，因此我們很有必要對檔案信息進行全面普查，針對于其中已經過期或者無用的文件剔除，這樣才能夠提高檔案信息的管理效率。
2、案卷重新組合，實現檔案信息管理的規范化
在檔案館內，有大部分案卷過厚，內容相對較為混雜，這就需要管理者對其進行重新組合，將其中聯系緊密的文件組合在一起，而其中若還存在缺少頁碼或者沒有案卷標題的檔案，還要求管理人員在重新加工一遍從而保證案卷的規范化。通過對案卷的重新組合，不僅能夠提高檔案管理水平，還能夠提高檔案的利用率，有助于檔案信息管理實現現代化與自動化。
3、對案卷統一分類，方便用戶對檔案信息的檢索
在檔案管理工作中，通過計算機技術、網絡技術的應用有利于用戶對檔案信息的檢索，因此再來滿足用戶的需求，管理者在對案卷進行管理的過程中必須要嚴格按照國家現行的相關規定編制一套完善的分類規則，然后嚴格按照這一規則進行分類，并統一檔案信息的分類號，這樣也就有利于檔案管理實現規范化與標準化，達到理想的管理效果。
4、規范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。凡是要求批復的文件寫“請示”，凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。
三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中，計算機數據的準備工作是一個大工程，尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。
1、分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的，就是要使檔案為社會所用。而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力
在著錄過程中，可以將案卷分為三個層次進行著錄，即：將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。
關鍵詞：住房公積金；檔案；數字化
0 引言
隨著信息技術和計算機技術的不斷發展，社會進入了數字化時代，計算機技術和信息技術也逐漸被引入到住房公積金的檔案管理工作中。檔案管理是住房公積金內部管理工作中的重點，檔案的數字化能夠增強員工工作的連貫性、提高工作效率、促進住房公積金的發展。因此，住房公積金檔案數字化成為了當前住房公積金檔案管理的主流趨勢?；诖?，筆者進行了相關介紹。
1 以立項方式積極開展檔案數字化工作研究
按照國家檔案局規定向中央檔案館移交檔案后現存館藏檔案二十多萬卷（冊）。要想實現館藏紙質檔案數字化，必須首先做好前期的準備工作。利用信息化建設平臺，通過“數字化工程項目”立項，組建數字化工程項目團隊，對檔案數字化工作開展研究。主要研究內容：以紙質檔案為基礎，探索和研究檔案數字化相關標準與制度規范，設計數字化工作流程，依托“基礎條件建設項目”所配備的各種數字化加工軟硬件設施，開展館藏檔案數字化工作，推進檔案工作由傳統檔案管理模式向數字檔案管理模式轉變，為構建數字檔案資源共享平臺，實現單位檔案信息資源共享提供基礎保障和數據支撐。
2 確定檔案數字化對象
國家檔案局頒布的《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）中明確規定了數字化對象的確定原則，即“應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化”。在豐富的館藏檔案中，如何確定檔案數字化對象成為重要的課題。數字化工程項目團隊首先對所有館藏檔案進行了認真分析，對于永久或長期保存的檔案，本著“急用、常用、重要”的原則進行鑒定。具體原則如下：
2.1 利用優先原則
館藏檔案數字化的目的是提供快捷的利用服務，檔案數字化工作要圍繞實現便捷的利用服務而展開，這樣才能體現檔案的真正價值，發揮檔案數字化工作的效益。利用優先，即必須把檔案利用者的需求放在首位，在充分考慮利用者需要的前提下對檔案進行鑒定，將符合條件的檔案確定為數字化對象。檔案館根據日常提供利用所掌握的信息，把提供利用價值高、瀕臨破損的檔案確定為檔案數字化對象。
2.2 系統完整原則
在確定檔案數字化對象時，我們還要保證數字化檔案的系統性、完整性和準確性。在館藏的文書檔案中，反映同一職能活動的檔案既有請示又有批復，還有文件底稿、簽字頁等，為了保證文書檔案的系統性、完整性和準確性，我們決定對每件文書檔案的最終底稿、簽字頁及文件的全部內容都進行數字化；科技檔案的數字化則按照歸檔文件的總目錄，對每個項目的技術文件與產品圖樣進行全部數字化。
3 設計檔案數字化工作流程
《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）中規定紙質檔案數字化的基本環節主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。數字化工程項目團隊根據館藏檔案確定的檔案數字化對象，設計出符合館藏檔案需要的《檔案數字化加工流程》（由于目錄數據庫建庫及數據導入等工作已先期完成，流程設計不涵蓋此內容）。
4 制定檔案數字化技術標準，明確崗位職責
檔案數字化工作流程確定后，數字化工程項目團隊開始著手制定適用于我館館藏的《檔案數字化加工技術標準》，按照檔案數字化工作流程中的每個環節設置崗位，制定《檔案數字化加工崗位職責》。其崗位職責有以下內容：
4.1 調檔
調檔人員按照數字化掃描工作計劃將檔案從庫房調出，在《檔案數字化工作登記表（簿）》登記記錄后分發給不同的編頁人員進行編頁處理。調檔人員對調檔案卷數量負責。
4.2 編頁
編頁人員根據《紙質檔案頁碼編制規則》，對紙質檔案逐頁編寫頁碼，并將其標注在規定位置。如果發現目錄中標注的頁數與實際檔案頁數不一致，則按實際頁數對其目錄頁數進行修改。編頁人員對編頁檔案數量和目錄頁數負責。
4.3 拆卷
拆卷人員在不損壞檔案原貌的情況下，對檔案進行拆卷，拆除書釘、夾子等金屬物，保證檔案以單頁形式提供給掃描人員進行掃描。對一些膠水粘過的檔案以不損壞檔案為準則，根據實際情況由拆卷人員確定是否拆成單頁。拆卷人員對紙質檔案安全負責。
4.4 修復
修復人員要對破損嚴重無法直接進行掃描的紙質檔案進行技術修復，因褶皺影響掃描質量的原件要先采取壓平或熨平等方式進行技術處理。修復人員對檔案信息完整性負責。
4.5 掃描
掃描人員要根據紙質檔案的情況，選擇相應的掃描儀及軟件，確定掃描軟件設置，完成檔案掃描，保證掃描圖像完整、清晰、美觀，做到在30%縮率的顯示下，深不結塊，淺不斷線，保證掃描質量。掃描人員對檔案掃描質量負責。
4.6 質檢
質檢人員對掃描圖像進行質量檢驗，檢查圖像的偏斜度、清晰度以及完整性，發現不符合圖像質量要求的應進行圖像處理；因操作不當造成圖像不完整或無法清晰識別的應重新進行掃描；掃描圖像的排序與檔案原件不一致的應進行調整；發現文件漏掃的應及時補掃并正確插入圖像。對大幅面檔案采用分區小幅面掃描后形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合成為一個完整的圖像，拼接后應與檔案原件核實確保拼接無誤，保證檔案的整體性。質檢人員對掃描圖像質量負責。
4.7 抽檢
抽檢人員負責對質檢后的掃描圖像進行抽查檢驗，原則上抽檢率不低于20%，抽檢不合格退回至質檢人員，抽檢合格的傳遞至掛接人員。抽檢人員對掛接圖像質量負責。
4.8 掛接
掛接人員通過檔號等唯一關聯與檔案目錄數據庫進行有效掛接，建立起全圖文的檔案數據庫。掛接人員對掛接數據的完整性負責。
4.9 數據備份
為保證數據的安全，要對掛接后的完整數據及時進行備份。備份采用在線、離線相結合的方式進行多套備份。備份數據應進行檢驗，包括檢驗備份數據能否打開，數據信息能否完成恢復等。數據備份人員對備份數據質量負責。
4.10 裝卷
裝卷人員負責對已掃描檔案進行逐頁、逐卷檢查核對，按卷（件）清點頁數并與卷內目錄頁數核對無誤后進行檔案復原裝訂，確保檔案恢復到初始狀態。復原裝訂后的檔案要做到不丟頁、不掉頁、不倒頁，裝訂結實整齊。裝卷人員對復原裝訂質量負責。
4.11 還檔
還檔人員對復原后的檔案核實登記后，按照紙質檔案原存址返還入庫。還檔人員對入庫紙質檔案卷數和存址正確性負責。
5 建議
（1） 由專項團隊負責項目推進與實施檔案館藏檔案數字化工作是借助于單位信息化建設平臺，通過“數字化工程項目”立項，組建數字化工程項目團隊，按照項目管理方式推進館藏檔案數字化工作，保證了檔案數字化工作在規定的時間節點內完成工作任務。
（2）制定出一套切實可行的檔案數字化相關制度和標準。檔案館結合行業檔案數字化工作實際，以館藏檔案數字化為基礎，相繼出臺了《檔案數字化加工流程》、《紙質檔案頁碼編制規則》、《檔案數字化加工技術標準》等一系列檔案數字化相關制度與標準，為全系統數字檔案館建設奠定了基礎，積累了經驗，具備了指導全系統開展檔案數字化的能力。
（3）建立數字化工程項目協調會制度。在項目實施之初建立了協調會制度，及時協調解決項目實施過程中遇到的各種技術、操作和管理等問題，為項目的順利推進起到了保障作用。
（4）分組管理，建立業績增長的激勵機制。按照《檔案數字化加工流程》和《檔案數字化加工崗位職責》，對項目人員進行分組管理，確保檔案數字化各項工作過程可控、可追溯。為了建立健全項目團隊工作業績增長激勵機制，引入了企業管理理念，對編頁、掃描、質檢、抽檢、掛接等崗位的人員實行計件獎勵，體現多勞多得原則，促使員工的業績增長，保證了項目進度。
6 結語
綜上所述，住房公積金檔案中的數據資料是單位各項工作開展的重要依據，對住房公積金的可持續發展具有十分重要的作用，加強住房公積金檔案的數字化建設十分必要。在檔案數字化工作中，住房公積金要結合相關實踐經驗，合理設計檔案數字化工作，制定完整的技術標準，同時加強對專業人才隊伍的培養，從而做好住房公積金檔案數字化工作，促進住房公積金的可持續發展。
參考文獻
