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序論：在您撰寫會計檔案工作計劃時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
一、電算化會計檔案的特點：
電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據。與傳統會計檔案相比，電算化會計檔案具有以下幾個特點：
（一）、內涵廣泛。其內容不僅包括傳統概念上的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案，還包括會計電算化過程中形成的紙質文件、電子文件和系統軟件。電子檔案和紙質檔案并存，增加了管理的難度。
（二）、保存時間較短，對存儲環境要求較高。電子文件的載體是磁性物質和光盤，與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命較短，一般為5-10年，而紙質的則能達到上百年甚至千年。其影響條件主要包括以下幾點：
1、溫濕度的影響。實驗證明：保存紙質檔案的標準溫度為14℃-24℃，相對濕度為45％-60％。而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對濕度為40％±5％?？梢婋娮游募ζ錅貪穸纫蟾鼮閲栏?。
2、光和空氣的影響。光向外輻射時會產生熱量，紫外線長期照射可使磁性消退，造成信息難以讀取，空氣中的有害氣體（如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣）在一定環境下會產生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。而這兩點對紙質的載體影響相對要小的多。
3、灰塵的影響?；覊m會給電子文件和紙質文件保存載體帶來機械損傷，灰塵帶來的霉菌等有害生物會損傷和破壞這兩種載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經對其產生實質性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產生色斑和霉斑，也可以通過修復手段在很大程度上恢復其所記錄的信息，而灰塵一旦對電子載體造成危害，載體所記錄的信息可能會局部丟失，電子文件失去保存價值。
4、磁場和機械振動的影響。此項對紙質檔案無任何影響，而對電子文件載體會造成磁粉脫落、磁性消退或消失，是記錄信號丟失，記錄信息破壞，縮短電子檔案載體壽命。
（三）、電算化會計檔案便于管理、分析，迅速的獲得所需結果。如通過計算機操作和網絡交流，不僅滿足日常條件查詢、統計分析、制作會計報表、開展數據交換的需要，達到檔案信息資源共享，無紙化查閱和方便快捷的目的，節約了辦公成本，避免了紙質檔案由于頻繁翻閱帶來的磨損，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大的提高了工作效率和工作質量。
（四）、電算化會計檔案較傳統會計檔案易于修改，且不留痕跡，其原始性、真實性易于破壞。電子文件檔案在計算機系統中一經被改動，如未作備份，原來檔案就被覆蓋，內容很難被識別，；另外病毒、黑客等日益猖獗的網絡環境，也使電子文件信息檔案的安全受到嚴重危害。而紙質文件的原始性、真實性可以通過字體、字跡、圖像、印章、紙張等內容來確認。
（五）、對軟、硬件要求較高。傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存貯在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機軟硬件環境中才可以使用。會計檔案與財務軟件的版本越來越高，需要不斷的更新，更需要與之相配的硬件來兼容。
二、目前電算化會計檔案存在的問題：
結合電算化下檔案管理的新特點，電算化會計檔案管理存在著一些問題：
（1）電算化會計實施時間不長，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。
（2）會計電算化所需要的軟硬件設備不能完全到位，使得會計檔案的載體質量難以達到相關規定的要求。目前許多單位因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用。
（3）會計檔案管理制度不完善：由于沒有完善的、針對電子文件的制度規范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。
（4）缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才：電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統，所以會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。
三、如何做好電算化會計工作
對于日益嚴峻的電算化會計檔案管理的形式，我們要建立健全各種相關的法律法規的同時，要從以下幾點入手：
1、加大軟硬件設備設施的投入。選擇功能符合本單位實際業務需要的電算化會計軟件，強化系統的安全防護功能，定期維護，避免因安全問題導致會計檔案泄密或被人惡意 修改。完善硬件設施建設，提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫。
2、提高電算化會計檔案保管人員素質。由于會計檔案資料內容廣泛具有專業性、廣泛性和嚴密性的特點，所以要求檔案管理人員不僅要有會計檔案管理專業知識外，還必須具備電算化、網絡工程和信息系統知識，具備較高的計算機操作技能。
【關鍵詞】會計電算化;會計檔案管理工作
眾所周知，傳統模式下的會計檔案管理工作主要包括了人工的造冊歸檔、制定使用以及借閱手續、確定保管期限、嚴格履行銷毀手續等方面。對于相關工作人員而言，其工作量可謂是極大的，且因為各種因素的存在，從而導致其工作效率低下等現象的存在也是比比皆是的。而會計電算化的出現在很大程度上為會計檔案管理工作帶來了一定的便利性，但就相關工作人員的具體工作情況而言，其中依然存在著一系列尚待解決的問題。那么?會計電算化背景下會計檔案管理工作中究竟存在著怎樣的問題，又應當如何加以解決呢?具體如下。
一、會計電算化背景下會計檔案管理工作中存在的問題
在會計電算化的時代背景之下，相較于以往而言，各企業內部會計檔案管理工作的開展已經有了明顯的提升與進步，總體上朝著規范化、系統化的方向發展，但在實際工作過程中依然存在著許多尚待解決的問題。具體如下。
(一)會計檔案管理工作人員的專業水平與業務能力不足問題
眾所周知，傳統模式下，相關企業的會計檔案管理工作通常采用手工核算模式，這對從事會計檔案管理工作的人員而言，其工作量可謂是極大的。但該模式下，會計檔案管理工作對于相關工作人員是否熟練掌握微機這一方面并未做出具體的要求。但在會計電算化背景下，許多企業與單位已經逐步的利用計算機代替人工核算。這便要求從事會計檔案管理的相關工作人員掌握熟練運用微機的能力。但就目前各企業內部會計檔案管理工作的現狀而言，其中會計檔案管理工作人員專業水平與業務能力不足等現象已經比比皆是。就經過短期培訓的相關工作人員而言，通常情況下，除了準確掌握開機運用財務軟件的能力之外，其對于微機的各種軟件與硬件知識的掌握可謂是微乎其微。且一旦出現相關問題，其并不能夠依靠自身的實際能力及時的加以解決。相反的，往往會出現相關工作人員因為某一步驟的錯誤操作從而導致數據丟失等現象。除此之外，就熟練掌握微機的工作人員來說，隨著會計電算化進程的不斷深入，該工作對于會計檔案管理人員的要求也越發的明確化和復雜化，部分工作人員因為無法及時的對相關知識進行更新與了解或者是沒有給予足夠的重視，從而無法勝任該工作的情況也時常發生，這些問題對于在會計電算化背景下做好會計檔案管理工作而言，可謂是極其不利的存在。
(二)難以保障會計檔案管理工作的安全性
除了上文中提到的，會計電算化背景下，會計檔案管理工作人員的專業水平與業務能力不足等問題之外，難以確保其工作的安全性也成為了當前眾多工作人員需要解決的當務之急。眾所周知，在會計電算化的大背景之下，會計檔案管理工作總體上是依靠計算機加以完成的。但就計算機的網絡安全而言，其中依然存在著許多不穩定的因素。簡單來說，所謂計算機網絡安全，就其本質而言，是指利用網絡的管理控制和技術措施等，就數據的保密性、完整性以及可使用性等特性在一定的網絡環境中受到保護。但在人們日常生活的使用過程中，計算機網絡安全還是會受到一系列不安全因素的影響，比如:黑客攻擊、病毒、網絡癱瘓、信息庫數據被非法入侵等問題。具體來說，構成網絡安全威脅的眾多因素中，系統漏洞可謂是我們最為熟悉的一種主要威脅因素。通常情況下，這類系統漏洞會被許多不法者利用，通過各種方式，比如通過網絡植入木馬、病毒等方式來控制電腦甚至是攻擊電腦，從而達到竊取電腦中重要的資料和信息以及破壞系統等不良目的。這對于信息和數據的擁有者而言，可謂是一種極大的威脅。顯而易見的，該類問題的出現，往往會造成會計檔案管理信息的丟失以及被盜等現象發生。除此之外，網絡攻擊同樣給網絡安全帶來了極大的隱患。部分非法分子往往對網絡信息系統進行的人為攻擊，通過尋找系統的一系列弱點，從而以非授權的方式達到破壞、欺騙和竊取數據信息的目的。由此可見，會計電算化背景之下，會計檔案管理工作依然面臨著極為艱難的挑戰。
二、會計電算化背景下完善會計檔案管理工作的具體措施
(一)提升會計檔案管理人員專業水平與業務能力
針對前文中提到的相關企業會計檔案管理工作人員的專業水平與業務能力不足等問題，我們應當給予足夠的重視。對于從事會計檔案管理工作的相關人員而言，對其進行強力的人才培訓可謂是必不可少的重要舉措之一。正如前文中所示，提高相關工作人員的計算機業務素質是迫在眉睫的任務之一。各企業應當立足于國際水平，以培養高級技術人才為其目標，幫助相關工作人員熟練的掌握國際先進技術、精通信息技術以及熟練應用會計電算化等等。除此之外，利用會計電算化該契機，促進會計檔案管理工作人員的職能轉型，從而引發相關工作人員知識結構的變化以及其素質的提升，從而幫助其實現向復合型人才的轉變。
(二)會計檔案管理工作標準化、規范化
除了上文中提到的加強對從事會計檔案管理工作的相關工作人員的專業水平以及業務能力的提升之外，實現會計檔案管理工作的標準化以及規范化也是不容忽視的。就當前會計檔案管理工作的形式而言，其標準化與規范化方面依然存在著極大的不足。因各種工作軟件具有不一致性，會計檔案管理人員在使用的過程中會因為軟件不規范有序的問題遇到諸多不便。因此，各企業在會計檔案管理工作開展的過程中，需要考慮多個方面的細節，做到檔案規范化、標準化，從而確保檔案管理工作能夠順利進行。
(三)加強計算機網絡安全
針對上文中提到的，會計檔案管理工作中因為計算機網絡存在著一系列安全隱患，從而導致檔案管理信息丟失以及被盜的現象，我們應當采取的措施為:加強計算機網絡安全管理。計算機作為會計電算化背景下會計檔案管理工作的主要途徑，為確保其安全性，以下措施皆可采取:1、加強PC端防火墻技術的應用。防火墻作為計算機網絡安全領域的安全防御工具，在內部網和外部往中都得到了相應的使用。2、強化計算機安全評估技術的應用。除了上文中提到的加強PC端防火墻技術以此來強化計算機信息管理技術的應用外，還可以針對計算機安全評估技術進行系列的強化運用。該技術的應用對于確保計算機網絡的安全性而言，發揮著其不可取代的重要作用。因此，在確保了計算機安全的基礎之上，會計檔案管理工作才能夠順利的開展。3、構建安全信息管理模型。通過構建安全信息管理模型來確保計算機網絡安全也是極為常見的方式之一，因此，從事會計檔案管理工作的相關人員應當對其加以重視。
(四)強化檔案意識
除了上文中提到的提升會計檔案管理人員專業水平與業務能力、會計檔案管理工作標準化、規范化以及加強計算機網絡安全之外，強化相關工作人員的檔案意識也是有其必要性的。眾所周知，傳統會計檔案管理過程中，一些錯誤的觀念普遍存在于眾多工作人員之間。比如:重視憑證以及賬簿的管理，從而輕視了輔證材料的管理;重視紙質實物檔案的管理，從而輕視了磁性介質檔案管理;重視檔案移交的后續管理工作，從而忽視了前臺會計工作的檔案管理，除此之外，重視一般檔案的統一管理，輕視專門檔案的專門管理等錯誤理念。這些觀念的存在對于會計檔案管理工作而言都是極為有害的。因此，在會計電算化的背景之下，擯棄該類錯誤理念顯得尤為重要。相關企業應當根據自身企業的實際經營情況，制定符合自身的會計檔案管理工作的相關制度，并且及時的加以更新和完善，在此基礎之上，才能夠幫助相關工作人員最大限度的摒棄上文中提到的許多錯誤觀念，從而促使其在會計電算化的背景之下強化檔案意識。
三、結語
目前我國在會計電算化背景之下會計檔案管理工作依然存在著許多尚待解決的重要問題。因此，針對此類問題的存在相關工作人員應當及時的加以解決，從而確保在會計電子化背景下，會計檔案管理工作的順利展開。并且促進其規范化、效率化以及安全化的發展。
【參考文獻】
［1］安艷君．淺析會計電算化背景下的檔案管理［J］．辦公室業務，2013(13)
［2］孫萌穎．淺析會計電算化背景下的會計檔案管理實施策略［J］．宿州教育學院學報，2017(3)
會計電算化的出現,使傳統會計檔案的內涵和外沿均發生了變化,對管理工作提出了更高的要求。只有掌握電算化會計檔案的特點才能管理好會計檔案;同時管理好電算檔案,才能充分發揮電算化信息系統在單位經營管理中的作用。
一、會計電算化會計檔案的特點
眾所周知,傳統的會計檔案主要是指會計憑證、會計賬簿和會計報告等會計核算專業材料,是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據?，F在財務人員采用無紙化辦公形式,所有日常工作均在計算機上完成,會計信息的管理有以下一些顯著特點:
第一,電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。表現突出的是存儲的范圍和領域擴大了。它不僅保留了傳統意義上的紙介質會計檔案,而且還新增了存儲在磁性介質或光存儲介質上的會計數據。
第二,電算化會計檔案的存貯和調用具有很高的技術要求。傳統的會計檔案具有直觀可視性,而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用。
第三,會計電算化檔案具有多形式的載體。不僅包含通過打印等輸出的傳統意義上的會計資料信息載體紙張,更主要的是磁盤、光盤、存儲芯片。
第四,會計電算化檔案具有易遭破壞,難留痕跡的特點,同時他們又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響,因此對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。
第五,電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。隨著單位使用的會計軟件的升級,新軟件對原會計檔案的兼容應于考慮,即會計電算化檔案更需要科學地管理。
二、如何做好電算化會計檔案管理工作
為了更有效地做好電算化會計檔案工作,我們必須根據電算化會計檔案的特點,分別做好會計檔案的輸出、管理與保存、利用等方面的工作。
第一,做好電算化會計檔案的輸出。所謂電算化會計檔案的輸出是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度),把計算機系統中的所有會計數據打印拷貝存儲到存儲介質上,從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。平時采用計算機打印輸出會計憑證、銀行日記賬和現金日記賬,并把打印的活頁賬裝訂成冊?？傎~及一般賬簿可按年打印。年末應把完整的賬套數據備份出來,存入光盤或磁盤。另外還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等;計算機操作系統;財務軟件的編程語言、數據庫系統類型;財務軟件的系統名稱、版本號;財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。
第二,做好電算化會計檔案的管理與保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的,根據這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應采用雙備份法進行數據的備份,并且在每份備份上注明形成檔案的時間與數據文件容量、版本型號,并貼上寫保護字樣,存放在兩個不同的建筑物。并選擇遠離磁場、防火、防潮、防塵的場所等。對采用磁性介質保存的檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,如每半年復制一次,且最好復制雙份存放在不同的地點,防止由于磁性介質的損壞,而使會計檔案丟失,造成無法挽救的損失。
此外,還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同,這就有可能產生用現在的高版本軟件不能查閱調閱原會計檔案或者產生某些預料外的錯誤。因此,建議在系統管理員配合下,會計電算化檔案除保存各版本的原備份賬套外還應保存其升級后的會計賬套,二者的一致性是非常必要的。
第三,做好電算化會計檔案的利用。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟件系統的不斷升級,我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況:一是所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致,此時只需將所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的賬套恢復功能進行調閱即可;二是所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致,此時可以在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統,然后再進行調閱。也可對原版本會計賬套進行升級,但這會受軟件功能設計的限制,不能保證完全成功。
三、電算化會計檔案的整理與再利用
電算化會計檔案通過整理有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。通過整理可以利用歷年的數據對本單位、本部門進行歷史會計數據的比較與分析,并進行科學預測,從而為企業或部門的決策者提供可靠的決策依據,另外還可以得出本單位、本部門、甚至某一地區過去、現在與將來的發展情況與發展趨勢,使決策者在遵循市場經濟規律的前提下,制定出適合自身發展的行為規范,改善經營管理、提高經濟效益。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型,建立一整套比較完善的決策支持系統,以實現會計電算化會計檔案的再利用。
關鍵詞：會計電算化；會計檔案
一、電算化會計檔案的特點：
電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據。與傳統會計檔案相比，電算化會計檔案具有以下幾個特點：
（一）、內涵廣泛。其內容不僅包括傳統概念上的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案，還包括會計電算化過程中形成的紙質文件、電子文件和系統軟件。電子檔案和紙質檔案并存，增加了管理的難度。
（二）、保存時間較短，對存儲環境要求較高。電子文件的載體是磁性物質和光盤，與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命較短，一般為5-10年，而紙質的則能達到上百年甚至千年。其影響條件主要包括以下幾點：
1、溫濕度的影響。實驗證明：保存紙質檔案的標準溫度為14℃-24℃，相對濕度為45％-60％。而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對濕度為40％±5％?？梢婋娮游募ζ錅貪穸纫蟾鼮閲栏?。
2、光和空氣的影響。光向外輻射時會產生熱量，紫外線長期照射可使磁性消退，造成信息難以讀取，空氣中的有害氣體（如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣）在一定環境下會產生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。而這兩點對紙質的載體影響相對要小的多。
3、灰塵的影響?；覊m會給電子文件和紙質文件保存載體帶來機械損傷，灰塵帶來的霉菌等有害生物會損傷和破壞這兩種載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經對其產生實質性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產生色斑和霉斑，也可以通過修復手段在很大程度上恢復其所記錄的信息，而灰塵一旦對電子載體造成危害，載體所記錄的信息可能會局部丟失，電子文件失去保存價值。
4、磁場和機械振動的影響。此項對紙質檔案無任何影響，而對電子文件載體會造成磁粉脫落、磁性消退或消失，是記錄信號丟失，記錄信息破壞，縮短電子檔案載體壽命。
（三）、電算化會計檔案便于管理、分析，迅速的獲得所需結果。如通過計算機操作和網絡交流，不僅滿足日常條件查詢、統計分析、制作會計報表、開展數據交換的需要，達到檔案信息資源共享，無紙化查閱和方便快捷的目的，節約了辦公成本，避免了紙質檔案由于頻繁翻閱帶來的磨損，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大的提高了工作效率和工作質量。
（四）、電算化會計檔案較傳統會計檔案易于修改，且不留痕跡，其原始性、真實性易于破壞。電子文件檔案在計算機系統中一經被改動，如未作備份，原來檔案就被覆蓋，內容很難被識別，；另外病毒、黑客等日益猖獗的網絡環境，也使電子文件信息檔案的安全受到嚴重危害。而紙質文件的原始性、真實性可以通過字體、字跡、圖像、印章、紙張等內容來確認。
（五）、對軟、硬件要求較高。傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存貯在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機軟硬件環境中才可以使用。會計檔案與財務軟件的版本越來越高，需要不斷的更新，更需要與之相配的硬件來兼容。
二、目前電算化會計檔案存在的問題：
結合電算化下檔案管理的新特點，電算化會計檔案管理存在著一些問題：
（1）電算化會計實施時間不長，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。
（2）會計電算化所需要的軟硬件設備不能完全到位，使得會計檔案的載體質量難以達到相關規定的要求。目前許多單位因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用。
（3）會計檔案管理制度不完善：由于沒有完善的、針對電子文件的制度規范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。
（4）缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才：電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統，所以會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。
三、如何做好電算化會計工作
對于日益嚴峻的電算化會計檔案管理的形式，我們要建立健全各種相關的法律法規的同時，要從以下幾點入手：
1、加大軟硬件設備設施的投入。選擇功能符合本單位實際業務需要的電算化會計軟件，強化系統的安全防護功能，定期維護，避免因安全問題導致會計檔案泄密或被人惡意 修改。完善硬件設施建設，提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫。
2、提高電算化會計檔案保管人員素質。由于會計檔案資料內容廣泛具有專業性、廣泛性和嚴密性的特點，所以要求檔案管理人員不僅要有會計檔案管理專業知識外，還必須具備電算化、網絡工程和信息系統知識，具備較高的計算機操作技能。
一、電算化會計檔案管理工作的特點
1、電子檔案和紙質檔案并存，增加了管理的難度。傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質材料， 實行會計電算化以后，產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件，包括電子化會計憑證、賬簿和報表等數據， 相應電算化環境下的計算機系統軟件、財務軟件及其開發文檔等內容。但同時，傳統的紙質會計檔案還保留著。這兩種介質檔案，其保存手段、保管條件都不一樣，為管理工作帶來難度。
2、管理工作依賴于計算機系統環境。電算化會計檔案的載體不是傳統的紙張而是磁性介質， 因而具有體積小、質量輕等特點。但與傳統的會計檔案相比，電算化會計檔案管理工作依賴于計算機系統。傳統的會計檔案直觀性強， 人們可以不借助任何技術手段而直接查看到會計信息，而電算化會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件環境下才可重現。
3、電算化會計檔案的安全性、完整性要求更高。電算化會計檔案因其信息的數字化， 大大提高了會計檔案的利用效率， 便于會計檔案信息的資源共享; 但電算化會計檔案具有易破壞，難留痕跡的特點，加大了會計檔案被篡改、破壞的風險。
二、目前會計電算化下檔案管理存在的問題
1、會計檔案載體的完整性不能體現。很多單位由于單位領導和財會人員對電算化會計檔案的工作內容理解不到位，缺乏管理會計檔案的經驗，只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，或雖保管但只保管一份，從而影響會計檔案的完整性。
2、會計電算化所需要的軟硬件設備不能完全到位，使得會計檔案的載體質量難以達到相關規定的要求。目前許多單位因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用?！稌嫏n案管理辦法》規定“采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案”，并對保存期限做了規定，但目前由于一些單位沒有更新和升級輸出打印設備，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限；或因為磁盤介質的質量問題，或未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據的損壞或丟失。
3、會計檔案管理制度不完善。由于沒有完善的、針對電子文件的制度規范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。
三、做好會計檔案管理工作的對策
（一）應加大對軟硬件設備設施的投入
比如，選用功能符合本單位實際業務需要的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統的安全防護功能，進行定期維護，避免因電腦安全或網絡安全導致會計檔案泄密或被人為惡意修改；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具；完善硬件設施建設，提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫。
（二）完善電算化下會計檔案管理的各項制度
1、建立電算化會計檔案的立卷歸檔制度。按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬也要打印書面材料，并及時立卷。會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本。應注意的是，會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管。
2、建立電算化會計檔案保管制度。根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度。選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按一定順序對電子會計檔案進行分類編號和著錄，制作檔案管理文件卡片。
3、建立嚴格的借用制度。查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。
4、建立定期備份和維護制度。電算化會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時，由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些電算化會計檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。
5、建立分權限調用制度。對電算化會計檔案的各項內容要規定不同的使用權限。普通數據，可較大范圍共享；涉及單位機密的數據，僅供特定的人員使用；而設計原程序文件、數據結構文件等，則只有主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣的設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。
( 三) 提高思想重視程度。實現會計電算化的企事業單位，有關領導應當提高對電算化會計檔案資料進行科學化管理重要性的認識，并督促有關制度的建立?，F今不少實現會計電算化的企事業單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經驗。因此，應當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質，把磁性介質檔案資料的管理落到實處。
（四）提高電算化會計檔案保管人員的素質。要管理、保存和利用好電算化會計檔案，必須有相應的檔案管理人才。管理電算化會計檔案的人員比一般的檔案管理人員綜合素質要求高，除了要具備傳統的會計檔案管理專業知識外， 還必須具備電算化基礎知識、計算機軟硬件基礎知識、網絡工程和信息系統知識， 必須具備較高的計算機操作技能。要通過多種方式的培訓教育， 使我們的電算化會計檔案管理人員成為具備會計學、計算機科學、檔案學、管理學等多門學科知識， 具備良好的道德品質和潛在的創新意識與能力的復合型人才。
參考文獻
1、霍振芳：《電算化會計檔案的特點》，《唐山學院學報》2007年第5期。
會計電算化對會計檔案工作的影響探究分析
一、電算化會計檔案的特點：
電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據。與傳統會計檔案相比，電算化會計檔案具有以下幾個特點：
（一）、內涵廣泛。其內容不僅包括傳統概念上的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案，還包括會計電算化過程中形成的紙質文件、電子文件和系統軟件。電子檔案和紙質檔案并存，增加了管理的難度。
（二）、保存時間較短，對存儲環境要求較高。電子文件的載體是磁性物質和光盤，與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命較短，一般為5-10年，而紙質的則能達到上百年甚至千年。其影響條件主要包括以下幾點：
光和空氣的影響。光向外輻射時會產生熱量，紫外線長期照射可使磁性消退，造成信息難以讀取，空氣中的有害氣體（如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣）在一定環境下會產生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。而這兩點對紙質的載體影響相對要小的多。
3、灰塵的影響?；覊m會給電子文件和紙質文件保存載體帶來機械損傷，灰塵帶來的霉菌等有害生物會損傷和破壞這兩種載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經對其產生實質性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產生色斑和霉斑，也可以通過修復手段在很大程度上恢復其所記錄的信息，而灰塵一旦對電子載體造成危害，載體所記錄的信息可能會局部丟失，電子文件失去保存價值。
4、磁場和機械振動的影響。此項對紙質檔案無任何影響，而對電子文件載體會造成磁粉脫落、磁性消退或消失，是記錄信號丟失，記錄信息破壞，縮短電子檔案載體壽命。
（三）、電算化會計檔案便于管理、分析，迅速的獲得所需結果。如通過計算機操作和網絡交流，不僅滿足日常條件查詢、統計分析、制作會計報表、開展數據交換的需要，達到檔案信息資源共享，無紙化查閱和方便快捷的目的，節約了辦公成本，避免了紙質檔案由于頻繁翻閱帶來的磨損，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大的提高了工作效率和工作質量。
（四）、電算化會計檔案較傳統會計檔案易于修改，且不留痕跡，其原始性、真實性易于破壞。電子文件檔案在計算機系統中一經被改動，如未作備份，原來檔案就被覆蓋，內容很難被識別，；另外病毒、黑客等日益猖獗的網絡環境，也使電子文件信息檔案的安全受到嚴重危害。而紙質文件的原始性、真實性可以通過字體、字跡、圖像、印章、紙張等內容來確認。
（五）、對軟、硬件要求較高。傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存貯在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機軟硬件環境中才可以使用。會計檔案與財務軟件的版本越來越高，需要不斷的更新，更需要與之相配的硬件來兼容。
二、目前電算化會計檔案存在的問題：
結合電算化下檔案管理的新特點，電算化會計檔案管理存在著一些問題：
（1）電算化會計實施時間不長，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。
（2）會計電算化所需要的軟硬件設備不能完全到位，使得會計檔案的載體質量難以達到相關規定的要求。目前許多單位因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用。
（3）會計檔案管理制度不完善：由于沒有完善的、針對電子文件的制度規范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。
（4）缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才：電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統，所以會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。
三、如何做好電算化會計工作
對于日益嚴峻的電算化會計檔案管理的形式，我們要建立健全各種相關的法律法規的同時，要從以下幾點入手：
提高電算化會計檔案保管人員素質。由于會計檔案資料內容廣泛具有專業性、廣泛性和嚴密性的特點，所以要求檔案管理人員不僅要有會計檔案管理專業知識外，還必須具備電算化、網絡工程和信息系統知識，具備較高的計算機操作技能。
3、完善電算化會計檔案管理的各項制度。要按照《電子文件歸檔和管理規范》和《會計檔案管理辦法》，建立健全電算化會計檔案的保管制度、操作制度、保密制度和檔案人員崗位責任制，并依據各單位具體的會計電算化的實際情況來制定相應的檔案管理制度。
關鍵詞：會計電算化 檔案工作 檔案管理
會計電算化是我國會計工作的一個發展趨勢，隨著會計電算化工作越來越全面、深入地開展，除了提高我們的工作效率以外，還生成很多以電子形式存在的會計文件，使會計檔案工作內容大大增加，亟待在工作程序、檔案管理方法、檔案安全保護措施等方面跟進。
一、電算化會計檔案管理工作的特點
（一）紙質與電子檔案并存，管理的難度有顯著增加
傳統紙質會計檔案包括紙質材料的會計憑證、報表、賬簿等，而電算化會計檔案除保留了傳統意義上的紙質檔案外，還得貯存在計算機硬件上的數據和其他磁盤介質上的會計信息，如電子化會計憑證、賬簿和報表、電算化條件下的財務軟件、電腦系統軟件及其開發文檔等，且紙質會計檔案依舊存在。保存這兩種介質檔案的條件及手段是不一致的，增加管理難度。
（二）環境依賴性與載體特殊性，導致檔案管理有局限
以往的單位會計檔案具有很強的直觀性，使用人員可直接對會計信息進行查閱，不需要任何技術手段的輔助，而電算化會計檔案是以磁性介質為載體的，受載體的質量、存放環境、存貯信息有效期及載體在計算機文件中閱讀器的特點等因素的影響，必須在特定的計算機硬件與軟件環境下才可重現。
（三）信息共享性與檔案易修改性，增加檔案管理風險
電算化會計檔案因其信息的數字化，可以多方位檢索，容易實現網上遠距離傳送，顯著提高利用會計檔案的效率，為共享會計檔案信息提供便利。但該優勢附帶著難留痕跡、易破壞的弊端，導致會計檔案面臨著被破壞或被篡改的風險，給會計檔案管理的維護和保管帶來很大難度，所以在安全性、真實性、完整性方面的要求更高。
二、目前會計電算化下檔案工作管理存在的問題
（一）完整性不高
當下，很多單位的部分領導、財會人員等并不十分了解管理會計電算化檔案工作的具體內容，管理經驗稍顯不足，只注重保存打印的書面紙質檔案，對于保存在電腦里的會計信息在磁性介質上的備份并沒有進行歸檔，或只保管一份，在保證會計檔案完整性方面會受到消極影響。
（二）載體質量低
目前許多單位因為會計電算化所需要的軟硬件設備不能完全到位，沒將很好地保存會計軟件系統，造成單位無法調用不同版本的會計數據?！稌嬰娝慊ぷ饕幏丁贰稌嫏n案管理辦法》都有明確要求，通過計算機開展會計核算工作的單位要將打印的會計檔案保存好，并規定保存的期限。然而當下部分單位并沒有升級、更新打印輸出設備，導致打印輸出的檔案無法滿足規定的期限保存要求，或因磁盤介質質量不過關而損壞甚至丟失會計電子數據。
（三）管理會計檔案的制度不健全
單位目前尚未建立有關電子檔案的管理規范、規章制度，導致會計電算化檔案呈現出管理不規范、工作無序等不良狀態。在實踐中，會計電算化檔案的歸檔仍然選擇傳統手管理手工會計檔案的做法，只把紙質文件進行歸檔，以前的手工會計檔案直接改成了電子輸出版。
三、做好會計電算化檔案工作管理的措施
（一）提高認識，統一思想
管理會計檔案是單位管理的必要組成部分之一，單位領導務必要充分認識到管理會計檔案工作的重要性，積極改善長時間投入不足、設備老化、人員缺乏等不良狀況，全面提升開展會計檔案工作管理的軟硬件水平。
（二）完善管理會計電算化檔案的制度
一是細化單位管理會計電算化檔案工作的辦法與制度，有針對性地建立完善的立卷歸檔制度。從相關部門的要求看，各單位須及時把打印輸出的全部財務報表、記賬憑證以及會計賬簿等及時立卷；如果尚未用書面形式把會計數據打印出來，則務必要把原件保管好，且副本也要妥善保管。
二是細化計算機硬件和數據管理制度，完善建立定期維護、備份制度。會計電算化檔案要定期進行會計數據的磁性介質備份，并設立其備查登記簿，明確備份的數量、時間、保管方式等細節信息，并定期檢查、維護會計電算化檔案。
三是完善會計電算化檔案保管制度。從國家檔案局給出的統一標準來看，單位應優化磁盤介質的選擇，做好會計數據備份工作，保持分開保管存儲磁盤、備用磁盤；全面落實檔案保管室的防塵、防腐蝕等工作；依據特定的順序分類標號會計電算化檔案，及時做好相應記錄，制作好文件卡片，規范檔案管理。
四是嚴格制定并實施檔案借用制度。本單位人員在經過單位財務部門責任人的批準之后才能查閱會計電算化檔案，并依據有關規定把借閱手續辦理好；外單位人員如何需要查閱會計電算化檔案，則需取得單位的介紹信，并通過財務部門及主管的批準。
五是完善安全保密和分權限調用的制度。要規定不同會計電算化檔案的不同使用權限，可在較大范圍內共享普通數據，但只有特定人員才能使用與單位機密有關的數據，只有主管人員、開發程序的人員才能使用數據結構文件、原程序設計文件等。提升會計電算化系統的安全防護功能，定期開展維護工作，預防因計算機或網絡安全而造成會計電算化檔案被惡意修改，嚴禁泄密，從而保障檔案的安全性。
（三）加大對軟硬件設備設施的投入
合理選擇本單位配套的會計電算化軟件，要優先選擇有檔案管理輔助功能的軟件； 配備清晰度高、打印能力強的噴墨或激光打印機，以便輸出會計紙質檔案；加大建設環境設施的力度，選擇溫度穩定、清潔、安全的倉庫專門存放會計電算化檔案。
四、結束語
會計電算化檔案管理是財務管理非常關鍵的一個環節，我們必須要完善管理會計電算化檔案工作的法律法規，嚴格內部控制，健全配置環境，使會計電算化檔案在單位的決策中發揮出更大的功效。
參考文獻：
