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2006年,我區農行系統的檔案管理工作在省分行辦公室和地縣兩級檔案行政管理部門的指導幫助,以及各級行領導的重視、支持下,認真貫徹《檔案法》和《中國農業銀行檔案管理辦法》,緊密結合《中國農業銀行各類檔案歸檔范圍及保管期限的規定(試行)》以及《甘肅省〈歸檔文件整理規則〉實施細則》,從薄弱環節和業務基礎工作入手,在不斷完善基礎建設,逐步推行規范管理的前提下,積極主動抓了全區各行的檔案管理達標升級工作,取得了一定成效。到年末,全區九個縣支行和地分行機關10個單位的檔案室,有 9個達標,其中 3個單位達到“省一級”,3個單位達到“省二級”,2個單位達到“省三級”,1個單位達到縣(市)一級。所有達標單位均已基本成為門類齊全、結構合理、內容豐富的綜合檔案室,檔案的利用價值和利用效果普遍有了提高。
一年來,主要做了以下幾項工作:
一、加強組織領導,建立完善組織管理體系
按照上級行和當地檔案管理部門的指示要求,地分行將檔案管理工作當作內部管理和加強精神文明、企業文化建設的一項重要內容,給予了高度重視。首先通過組織學習《檔案法》和《甘肅省檔案管理條例》,以及上級行關于檔案管理的有關規定,強化了全行員工,特別是檔案文秘人員的執法守法意識和崗位職責意識,使各級領導和全體員工對檔案管理工作重要性的認識不斷有所提高,為開創全行檔案管理工作的新局面奠定了基礎。二是明確分管領導和配合協作部門,按照有關規定要求,選拔配齊了具有一定文化素質和有較強實踐經驗的檔案管理人員。每個單位都把檔案管理工作列為分管領導的重要議事日程,作為辦公室主任的重要職責,定期分析研究檔案工作,及時解決存在的問題,并把此項工作納入崗位責任制中,確保檔案工作與業務經營工作同步發展。三是根據上級行和當地檔案行政管理部門的有關要求,結合全區檔案達標工作的實際,地分行提出爭取在年內一次性達標的具體目標,并將此項工作的任務目標落實到具體部門,實行部門領導責任制,從而加強了對各縣支行檔案工作的領導、督促和幫助,為促進全行系統檔案工作的不斷規范起到了有力的組織保障作用。
二、認真落實檔案管理達標升級工作
我行根據實際情況,提出了具體的貫徹意見和措施,使達標升級工作得到了地縣兩級行領導的高度重視和大力支持;地分行主管領導對檔案達標升級工作經常進行強調,就做好全區農行系統檔案管理達標升級工作做了具體部署和要求,引起了各縣支行的高度重視,使必要的人、財、物得到了及時落實;同時為了全面帶動全區農行的達標升級工作,地分行辦公室積極與地區檔案處聯系溝通,及時對有關達標升級的具體規定事項進行請示、咨詢和研究,制定了具體的落實方案。首先從地分行機關抓起,對當年的文書檔案按新的要求進行了整理、裝訂和充實提高,并從管理體系、干部隊伍、管理制度、檔案設施、業務建設、開發利用6個方面中的具體內容抓起,逐條進行認真仔細的補充完善,然后按規定在組織有關部門進行自查的基礎上,及時向檔案管理部門進行了申報,經檢查驗收,保持了“省一級”標準。為帶動促進全行的檔案達標升級工作發揮了積極作用。
三、建立健全了各項檔案管理制度
2004年,我們在認真學習《檔案法》和《甘肅省檔案管理條例》的基礎上,按照《全省農行2003年檔案工作要點》及《中國農業銀行各類檔案歸檔范圍及保管期限的規定》,狠抓落實,把建立和完善各項檔案管理制度當作加強檔案管理工作的重點,列入了部門工作的重要議事日程。一是邀請檔案行政管理部門的專職人員親臨現場指導幫助,對不符合制度規定的有關具體問題及時進行了整改和糾正。二是認真按照檔案管理的有關規定和要求,結合農行特點,統一制定了《檔案管理制度匯編》,從檔案人員的崗位職責,到檔案的保管、查詢、移交、保密、安全、統計、鑒定、銷毀、接收、利用等各個方面都建立了比較系統完善的制度。三是全面落實了各種登記制度,從收藏、借閱、利用,到保管接交,都統一實行嚴格的登記簽字制度,有效杜絕了丟失、泄密、損毀等各類事故的發生,初步實現了檔案管理的規范化、程序化和制度化。
四、重視加強業務基礎建設,檔案管理服務水平有所提高
一年來,我們認真按照總行《檔案管理辦法》的要求,在不斷建立完善檔案設施和管理制度的同時,集中精力,主抓了業務基礎建設。一是通過強調、檢查和督導落實,使全行每個單位的檔案用房、安全設施、檔案裝具等管理設備不斷完善。二是注重抓了文件的歸檔收集,特別是對積存文件中一些應歸檔而未歸檔的重要文件,進行了再收集,使檔案內容不斷得到了豐富和充實。地分行檔案室在完善達標后,對歷年的收、發文件進行了全面的清理清查,對每個部門或個人保存的文件全部進行了清理收回,使室藏案卷卷數達到1583卷、2649件,使檔案室的門類、結構及信息內容初具規模,為更好地服務全行的改革與經營創造了條件。三是積極提供服務,使檔案利用的效果及價值有了顯著提高。據不完全統計, 2004年全行檔案利用共190多人次,僅地分行機關檔案查閱就達40多人次,使檔案的自身價值得到了充分發揮。
五、存在的主要問題和2004年檔案工作的設想
回顧我行2004年的檔案工作,由于上級行和當地檔案行政管理部門的大力指導幫助,在地縣兩級行領導的關心支持和全體檔案人員的辛勤努力下,不論從升級達標,還是業務基礎建設等方面都取得了一定的成績。但是,就全行檔案工作與全行改革發展的整體狀況比較,還很不協調,特別是與上級行的要求還有一定的差距。一是由于縣支行機關人員精簡后,檔案管理人力嚴重不足,兼職人員沒有經過培訓,檔案管理的業務素質較差,不適應檔案管理新的要求;二是由于全行費用十分緊張,對有關檔案達標所要求的資金、設備等難以保證,整體上不適應檔案管理要求,要達到規范化管理規定,需要投入大量的資金;三是個別支行對檔案工作重視不夠,有1個縣支行至今未達標。四是制度建設不太完善,部分檔案室的登記制度不落實,流于形式;五是業務基礎建設亟待進一步加強,門類不齊,結構單一,室藏檔案不全,財務、人事、信貸檔案未統一保管的問題仍未解決。上述問題的存在,與檢查指導不到位有很大關系,對此,我們將在新的一年里重點加以改進。
按照上級行和當地檔案管理部門的指示要求,地分行將檔案管理工作當作內部管理和提高精神文明、企業文化建設的一項重要內容,給予了高度重視。首先通過組織學習《檔案法》和《甘肅省檔案管理條例》,以及上級行關于檔案管理的有關規定,強化了全行員工,特別是檔案文秘人員的執法守法意識和崗位職責意識,使各級領導和全體員工對檔案管理工作重要性的認識不斷有所提高,為開創全行檔案管理工作的新局面奠定了基礎。二是明確分管領導和配合協作部門,按照有關規定要求,選拔配齊了具有一定文化素質和有較強實踐經驗的檔案管理人員。每個單位都把檔案管理工作列為分管領導的重要議事日程,作為辦公室主任的重要職責,定期分析研究檔案工作,及時解決存在的問題,并把此項工作納入崗位責任制中,確保檔案工作與業務經營工作同步發展。三是根據上級行和當地檔案行政管理部門的有關要求,結合全區檔案達標工作的實際,地分行提出爭取在年內一次性達標的具體目標,并將此項工作的任務目標落實到具體部門,實行部門領導責任制,從而加強了對各縣支行檔案工作的領導、督促和幫助,為促進全行系統檔案工作的不斷規范起到了有力的組織保障作用。
二、認真落實檔案管理達標升級工作
我行根據實際情況,提出了具體的貫徹意見和措施,使達標升級工作得到了地縣兩級行領導的高度重視和大力支持;地分行主管領導對檔案達標升級工作經常進行強調,就做好全區農行系統檔案管理達標升級工作做了具體部署和要求,引起了各縣支行的高度重視,使必要的人、財、物得到了及時落實;同時為了全面帶動全區農行的達標升級工作,地分行辦公室積極與地區檔案處聯系溝通,及時對有關達標升級的具體規定事項進行請示、咨詢和研究,制定了具體的落實方案。首先從地分行機關抓起,對當年的文書檔案按新的要求進行了整理、裝訂和充實提高,并從管理體系、干部隊伍、管理制度、檔案設施、業務建設、開發利用6個方面中的具體內容抓起,逐條進行認真仔細的補充完善,然后按規定在組織有關部門進行自查的基礎上,及時向檔案管理部門進行了申報,經檢查驗收,保持了“省一級”標準。為帶動促進全行的檔案達標升級工作發揮了積極作用。
三、建立健全了各項檔案管理制度
20xx年,我們在認真學習《檔案法》和《甘肅省檔案管理條例》的基礎上,按照《全省農行20xx年檔案工作要點》及《中國農業銀行各類檔案歸檔范圍及保管期限的規定》,狠抓落實,把建立和完善各項檔案管理制度當作加強檔案管理工作的重點,列入了部門工作的重要議事日程。一是邀請檔案行政管理部門的專職人員親臨現場指導幫助,對不符合制度規定的有關具體問題及時進行了整改和糾正。二是認真按照檔案管理的有關規定和要求,結合農行特點,統一制定了《檔案管理制度匯編》,從檔案人員的崗位職責,到檔案的保管、查詢、移交、保密、安全、統計、鑒定、銷毀、接收、利用等各個方面都建立了比較系統完善的制度。三是全面落實了各種登記制度,從收藏、借閱、利用,到保管接交,都統一實行嚴格的登記簽字制度,有效杜絕了丟失、泄密、損毀等各類事故的發生,初步實現了檔案管理的規范化、程序化和制度化。
四、重視加強業務基礎建設,檔案管理服務水平有所提高
一年來,我們認真按照總行《檔案管理辦法》的要求,在不斷建立完善檔案設施和管理制度的同時,集中精力,主抓了業務基礎建設。一是通過強調、檢查和督導落實,使全行每個單位的檔案用房、安全設施、檔案裝具等管理設備不斷完善。二是注重抓了文件的歸檔收集,特別是對積存文件中一些應歸檔而未歸檔的重要文件,進行了再收集,使檔案內容不斷得到了豐富和充實。地分行檔案室在完善達標后,對歷年的收、發文件進行了全面的清理清查,對每個部門或個人保存的文件全部進行了清理收回,使室藏案卷卷數達到1583卷、2649件,使檔案室的門類、結構及信息內容初具規模,為更好地服務全行的改革與經營創造了條件。三是積極提供服務,使檔案利用的效果及價值有了顯著提高。據不完全統計,20xx年全行檔案利用共190多人次,僅地分行機關檔案查閱就達40多人次,使檔案的自身價值得到了充分發揮。
五、存在的主要問題和20xx年檔案工作的設想
一、2014年檔案工作完成情況
(一)抓組織領導,建立完善組織管理體系。按照上級行和當地檔案管理部門的指示要求,分行將檔案管理工作當作內部管理和加強精神文明、企業文化建設的一項重要內容,通過組織學習《檔案法》和《檔案管理條例》,以及上級行關于檔案管理的有關規定,強化了全行員工,特別是檔案文秘人員的執法守法意識和崗位職責意識。明確了分管領導和配合協作部門,把檔案管理工作列為分管領導的重要議事日程,定期分析研究檔案工作,及時解決存在的問題,并把此項工作納入崗位責任制中,落實到具體部門,實行部門領導責任制,從而加強了對各支行檔案工作的領導、督促和幫助,為促進全行系統檔案工作的不斷規范起到了有力的組織保障作用。
(二)抓標準化管理,努力提高檔案管理工作質量。分行按照集中統一管理原則,對全轄業務檔案實行了集中統一管理。全行的法人客戶信貸檔案,個人客戶信貸檔案,文書、財務會計、科技、特殊載體檔案等都基本上實現了集中管理。進一步規范了操作流程,在各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面,都嚴格遵守檔案管理制度,確保檔案收集充分、檔案交接手續齊全、檔案整理規范、檔案內容完整、檔案管理期限劃分準確,做到交接有手續、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據。同時做好檔案統計工作,確保檔案統計報表上報的及時和準確完整。
(三)抓制度完善,進一步做好保密工作。我行制定了一整套的保密制度,做到事事有章可循,能夠嚴格按照文件保密制度辦理手續傳遞文件。行領導在工作中自覺遵守保密制度,嚴格執行保密紀律,自覺做到“三個堅持”,即堅持在辦公室閱文制度;堅持外出開會帶回的文件先登記保管,再按規定傳閱;堅持文件傳閱制度,做到文件不橫傳、不抽走,確保文件萬無一失。對信息、數據、人事管理等秘密實行“三?!敝贫?,即專卷入檔、專卷保存和專人管理。加強密碼的通訊管理,依法進行保密監督,加強了印章、印鑒、有價證券、密押管理等。特別是加強計算機網絡系統的技術防范和管理,制定、完善計算機網絡保密管理的措施,對上網的資料、數據、信息和技防手段等作出明確規定,確保了內部信息網絡的絕對安全。
(四)抓防治結合,加強檔案安全工作。我們把檔案安全工作放在首要位置,堅持“防治結合,以防為主”的方針,通過定期或不定期對檔案實體進行安全檢查,及時發現問題,及時匯報處理,保證了檔案實體的安全;通過定期或不定期對庫房防護設施的運行情況進行檢查,確保了所配備設施的正常運行;通過檢查庫房環境,定期測記溫濕度變化,定期投放防蟲藥物,確保了庫房溫濕度適宜,庫房清潔衛生,檔案無蟲霉滋生現象。
(五)抓系統運用,努力提高檔案信息化管理水平。按照上級行的工作安排部署,我們按時完成了對文書檔案的錄入工作,積極做好各種檔案管理系統的推廣工作,除了檔案工作人員做到熟練掌握和應用檔案系統的各項功能,能充分利用系統完成監測分析、督促歸檔、保管利用等各項工作外,還按規定及時向全行開放了各系統的客戶端,準確、合規地建立用戶,設置權限,以滿足遠程網上調閱的需要。
二、存在的主要問題
我行的檔案管理工作雖然取得了一定成績,但也還存在一些不足:一是在檔案工作管理方面,支行的部分永久文書檔案以及科技、特殊載體檔案尚未集中到分行檔案部門管理,沒有出臺檔案工作機構設置情況的文件。二是在檔案管理工作方面,照片檔案不夠齊全,已收公文檔案中處理單不齊全,沒有及時對已超過保管期限的檔案進行鑒定和銷毀。三是在檔案保密方面,個別單位對保密工作重要性認識的不足,在保密制度的嚴格執行上還存在著一定的不平衡性。四是檔案管理工作創新方面,我行在檔案管理理念、管理方式、管理手段的創新上有些薄弱。這些問題都有待下步認真解決。
三、2015年檔案工作計劃
針對當前檔案管理工作面臨的實際情況和工作中存在的問題,我們進行了認真研究,并制定了2015年檔案工作計劃:
一是進一步健全完善各項檔案管理制度。在認真學習《檔案法》和《檔案管理條例》的基礎上,按照上級行要求,把建立和完善各項檔案管理制度當作加強檔案管理工作的重點,認真按照檔案管理的有關規定和要求,結合分行特點,從檔案人員的崗位職責,到檔案的保管、查詢、移交、保密、安全、統計、鑒定、銷毀、接收、利用等各個方面都建立比較系統完善的制度。從收藏、借閱、利用,到保管接交,都統一實行嚴格的登記簽字制度,有效杜絕丟失、泄密、損毀等各類事故的發生,實現檔案管理的規范化、程序化和制度化。
二是進一步提高檔案管理服務水平。在不斷建立完善檔案設施和管理制度的同時,集中精力抓好業務基礎建設,通過強調、檢查和督導落實,使全行每個單位的檔案用房、安全設施、檔案裝具等管理設備不斷完善。注重抓好文件的歸檔收集,特別是對積存文件中一些應歸檔而未歸檔的重要文件,進行了再收集,使檔案內容不斷得到豐富和充實。并將按照正規庫房標準配備相應設施,以確保檔案工作的正常開展,確保檔案實體的安全。
一、檔案工作基本情況幾年前,**支行檔案工作在市分行及地方檔案館的指導下,經過全體辦公室人員的努力,實現檔案達標管理,進入省二級檔案行列。近年來,由于精簡機構,壓縮人員,目前我行只配有兼職檔案人員,由辦公室秘書兼任。在市分行檔案部門和地方檔案專業人員的業務指導下,我行兼職檔案員學會了檔案的建立、整理、分檔、保管等具體業務操作工作,克服了人手少的困難,管理類檔案整理歸檔等情況清晰完整。
二、檔案業務管理情況我行檔案實行分類分部門管理,辦公室負責管理類檔案的歸檔整理和歸檔工作,信貸類檔案按照上級行要求單獨設置檔案室,仍隸屬支行檔案部門管理,會計類檔案由會計部門整理后交辦公室檔案員存檔保管。我行實行檔案查閱、借閱登記制度,確保檔案資料完整保存。
三、檔案利用情況20**年我行查閱檔案共計80余次,其中使用最多的屬管理類檔案(50多次),通過充分利用資料信息,在業務宣傳,成果展覽、金融志的編篡等方面,起到了不可替代的作用,作出了磨滅的貢獻。如,在20**年編篡金融志的工作中(按人民銀行的要求,編篡時間從1986年—2000年),跨度15年,時間長,內容繁雜,檔案資料查找任務重。在辦公室檔案管理員和編篡人員的通力合作下,順利完成了我行金融志的初稿編輯工作,受到人民銀行和政府黨史部門的好評,其初稿被認定為在編篡金融志的金融部門中質量第一。又如,在春節前夕,市文化局組織全市省級文明單位開展創建成果圖片展覽活動(我行是金融系統唯一的參加單位)。我行辦公室在查閱大量資料的基礎上與支行其他部門合作,將近5年來的存貸款增長幅、人員素質結構等以柱狀圖、扇形圖表示,通過彩色噴繪成圖片展示出來,效果非常醒目,在廣大市民中產生了較強烈的反響。
四、存在的問題及建議
一是硬件設施不完備?,F有的檔案柜已裝滿,需購置新的儲柜,檔案柜陳舊老化,不合規范管理的要求。
建議:重新購置一整套新設備,以適應需要。
長期以來,我行緊緊圍繞上級行檔案工作的安排部署,在市分行的高度重視下,嚴格按照國家有關檔案工作的法律、法規和總行的檔案工作規章制度,堅持檔案集中統一管理原則,不斷加大我行的檔案工作力度,努力提高檔案工作管理水平,科學保管各類檔案,做到檔案管理與業務發展有效結合,以充分發揮和利用檔案資源的使用價值。今年,我們結合我行檔案工作現狀,特別是“5.12”汶川大地震對我行檔案工作造成嚴重影響的實際情況,確立了“一年一進步,三年一大步”,力爭20xx年我行檔案工作目標管理考核達到一級標準”的工作目標。
我們主要做了以下幾方面工作:
(一)加強領導,落實責任,強化檔案工作組織建設。
一是明確部門,落實責任。由綜合管理部門負責全行檔案日常工作管理及年度目標考核工作,研究解決檔案工作中存在的問題,并及時向行領導匯報。二是配備精干高效,結構合理,數量充足的專職檔案人員,確保了檔案工作的正常,持續開展。三是梳理檔案管理制度,制定檔案工作發展規劃。近幾年檔案管理的辦法制度隨著業務的發展都在不斷修改完善,為保證檔案工作跟上業務發展的需要,我們及時對相關的管理制度、辦法、操作流程進行了梳理,確保檔案管理與業務發展的有效結合。上半年,按照上級行的總體安排部署,并結合我行實際,我們制定了檔案管理三年目標規劃,確立了“一年一進步,三年一大步,力爭20xx年我行檔案工作目標管理考核達到一級標準”的工作目標。四是檢查監督日?;?。我們按期對全行的檔案工作及檔案管理情況進行檢查監督,及時發現問題,及時整改。五是努力加強檔案宣傳工作。我們通過各行處,部室組織員工了解,學習,熟悉檔案管理的相關規定,提高了員工的檔案法制意識,在全行上下形成良好的檔案工作環境。
(二)強化檔案標準化管理,努力提高檔案管理質量。
一是初步建立了綜合檔案管理體系。按照集中統一管理原則,我們對全轄業務檔案實行了集中統一管理。全行的法人客戶信貸檔案,個人客戶信貸檔案,文書、財務會計、科技、特殊載體檔案等都基本上實現了集中管理;二是規范操作流程,強化管理制度。我們在各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面,都嚴格遵守檔案管理制度,確保檔案收集充分、檔案交接手續齊全、檔案整理規范、檔案內容完整、檔案管理期限劃分準確,做到交接有手續、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據。三是重視全卷宗的建設。我們正在逐步建立內容充實,規范的全宗卷。四是做好檔案統計工作,確保檔案統計報表上報的及時和準確完整。
(三)堅持“防治結合,以防為主”的方針,加強檔案安全工作
我們自始自終把檔案安全工作放在首要位置,堅持“防治結合,以防為主”的方針。一是重視對檔案實體的安全管理檢查。檔案管理人員通過定期或不定期對檔案實體進行安全檢查,檢查檔案實體是否存在水浸、霉變、粘連、字跡退色看不清、蟲蛀、鼠咬等現象,并做好檢查記錄,及時發現問題,及時匯報處理,保證了檔案實體的安全。二是重視檔案庫房設施的硬件建設。今年根據檔案工作需要,增配了一臺微機,并準備按檔案管理標準建設檔案庫房以及帶監控錄像設備的借閱室,但由于地震原因,這些工作未能按計劃進行。三是重視日常安全檢查。檔案管理人員通過定期或不定期對庫房防護設施的運行情況進行檢查,確保了所配備設施的正常運行;通過定期或不定期檢查庫房環境,定期測記溫濕度變化,定期投放防蟲藥物,定期檢查照明情況,定期檢查防火防盜,確保了庫房溫濕度適宜,庫房清潔衛生,檔案無蟲霉滋生現象。
一.加強組織領導,明晰責任分工
由于這次檔案清理涉及部門較多,集中體現“量大、時間跨度大、工作責任大”等“三大”特點,我行高度重視檔案清理工作,認真制定工作方案,定期召開小組工作會,及時了解階段性工作進展,抓好督促指導。為了做好清理工作,我行建立好上下聯動、部門協作的工作機制,行領導召集會議研究部署,各部門負責人之間不斷溝通協調,仔細商討檔案清理、移交、保管等相關事宜,達成一致意見。按照“應清盡清、先清后銷、依法合規”工作原則,創新工作思路,克服檔案多、時間緊、人手少困難,多措并舉確保檔案梳理和清點工作有效開展。
二.認真開展清理,全面有序推進
本次清理對象為我行綜合檔案部門保管的自建行以來至2018年底的各門類檔案。我行嚴格按照檔案清理銷毀工作計劃制定階段性工作時間表,將超期限、超范圍和不再具有保管價值的檔案通過鑒定剔出去,將仍有保存價值的重新劃定保管期限繼續保管,一是利用綜合辦公平臺檔案管理系統中各類檔案存量記錄和實體檔案存量對比核實,用耐心真正做到“一件一件文件過,一份一份清”,確保數量的準確。二是明晰工作步驟,一方面確定檔案清理范圍,另一方面按“超范圍歸檔、超期限保管、不再具有保管價值”三個標準將不同類別不同保管期限的檔案分類登記,保證工作高效完成。從局部到全面層層推進檔案清理銷毀工作。我行按照上級行計劃時間提前完成檔案篩選清理、造冊、檔案鑒定等各項工作,截至目前,我行篩選清理超期限文書檔案4181件,需銷毀文書檔案2203件;超期限會計檔案564件全部銷毀。
一年來,主要做了以下幾項工作:
一、加強組織領導,建立完善組織管理體系
按照上級行和當地檔案管理部門的指示要求,地分行將檔案管理工作當作內部管理和加強精神文明、企業文化建設的一項重要內容,給予了高度重視。首先通過組織學習《檔案法》和《省檔案管理條例》,以及上級行關于檔案管理的有關規定,強化了全行員工,特別是檔案文秘人員的執法守法意識和崗位職責意識,使各級領導和全體員工對檔案管理工作重要性的認識不斷有所提高,為開創全行檔案管理工作的新局面奠定了基礎。二是明確分管領導和配合協作部門,按照有關規定要求,選拔配齊了具有一定文化素質和有較強實踐經驗的檔案管理人員。每個單位都把檔案管理工作列為分管領導的重要議事日程,作為辦公室主任的重要職責,定期分析研究檔案工作,及時解決存在的問題,并把此項工作納入崗位責任制中,確保檔案工作與業務經營工作同步發展。三是根據上級行和當地檔案行政管理部門的有關要求,結合全區檔案達標工作的實際,地分行提出爭取在年內一次性達標的具體目標,并將此項工作的任務目標落實到具體部門,實行部門領導責任制,從而加強了對各縣支行檔案工作的領導、督促和幫助,為促進全行系統檔案工作的不斷規范起到了有力的組織保障作用。
二、認真落實檔案管理達標升級工作
我行根據實際情況,提出了具體的貫徹意見和措施,使達標升級工作得到了地縣兩級行領導的高度重視和大力支持;地分行主管領導對檔案達標升級工作經常進行強調,就做好全區農行系統檔案管理達標升級工作做了具體部署和要求,引起了各縣支行的高度重視,使必要的人、財、物得到了及時落實;同時為了全面帶動全區農行的達標升級工作,地分行辦公室積極與地區檔案處聯系溝通,及時對有關達標升級的具體規定事項進行請示、咨詢和研究,制定了具體的落實方案。首先從地分行機關抓起,對當年的文書檔案按新的要求進行了整理、裝訂和充實提高,并從管理體系、干部隊伍、管理制度、檔案設施、業務建設、開發利用6個方面中的具體內容抓起,逐條進行認真仔細的補充完善,然后按規定在組織有關部門進行自查的基礎上,及時向檔案管理部門進行了申報,經檢查驗收,保持了“省一級”標準。為帶動促進全行的檔案達標升級工作發揮了積極作用。
三、建立健全了各項檔案管理制度
年,我們在認真學習《檔案法》和《省檔案管理條例》的基礎上,按照《全省農行年檔案工作要點》及《中國農業銀行各類檔案歸檔范圍及保管期限的規定》,狠抓落實,把建立和完善各項檔案管理制度當作加強檔案管理工作的重點,列入了部門工作的重要議事日程。一是邀請檔案行政管理部門的專職人員親臨現場指導幫助,對不符合制度規定的有關具體問題及時進行了整改和糾正。二是認真按照檔案管理的有關規定和要求,結合農行特點,統一制定了《檔案管理制度匯編》,從檔案人員的崗位職責,到檔案的保管、查詢、移交、保密、安全、統計、鑒定、銷毀、接收、利用等各個方面都建立了比較系統完善的制度。三是全面落實了各種登記制度,從收藏、借閱、利用,到保管接交,都統一實行嚴格的登記簽字制度,有效杜絕了丟失、泄密、損毀等各類事故的發生,初步實現了檔案管理的規范化、程序化和制度化。
四、重視加強業務基礎建設,檔案管理服務水平有所提高
一年來,我們認真按照總行《檔案管理辦法》的要求,在不斷建立完善檔案設施和管理制度的同時,集中精力,主抓了業務基礎建設。一是通過強調、檢查和督導落實,使全行每個單位的檔案用房、安全設施、檔案裝具等管理設備不斷完善。二是注重抓了文件的歸檔收集,特別是對積存文件中一些應歸檔而未歸檔的重要文件,進行了再收集,使檔案內容不斷得到了豐富和充實。地分行檔案室在完善達標后,對歷年的收、發文件進行了全面的清理清查,對每個部門或個人保存的文件全部進行了清理收回,使室藏案卷卷數達到1583卷、2649件,使檔案室的門類、結構及信息內容初具規模,為更好地服務全行的改革與經營創造了條件。三是積極提供服務,使檔案利用的效果及價值有了顯著提高。據不完全統計,年全行檔案利用共190多人次,僅地分行機關檔案查閱就達40多人次,使檔案的自身價值得到了充分發揮。